Формы получают свое имя от бумажных форм, которые люди используют, чтобы сделать запись информации, когда компьютер не удобен. В зависимости от Вашей ситуации Вы можете создать форму Доступа, которая напоминает бумажную форму, которую используют Ваша компания или организация. Если Вы работаете в банке, Вы можете создать форму Доступа, которая излагает информацию в той же самой основной договоренности как бумажная потребительская анкета. Эта договоренность облегчает копировать информацию с бумаги в Вашу базу данных. Однако, большую часть времени у форм, которые Вы проектируете, нет реального эквивалента. Вы будете создавать их на пустом месте и использовать их, чтобы сделать ввод данных легче.

Чтобы понять, почему формы - обязательная часть почти всех баз данных, она помогает сначала рассмотреть недостатки спецификации. Вот некоторые области, где формы бьют спецификацию:

• Лучшие меры. В спецификации каждая область занимает единственную колонку. Эта договоренность работает хорошо на столы с немногими областями, но приводит к бесконечному от стороны к стороне, завивающемуся в больших столах. В форме Вы можете удостовериться данные, в которых Вы нуждаетесь, всегда в поле зрения. Вы можете также использовать цвет, линии и картины, чтобы помочь отделить различные куски содержания.

• Дополнительная информация. Вы можете заполнить форму любым текстом, который Вы хотите, что означает, что Вы можете добавить подсказки, которые помогают новичкам понять данные, которыми они должны снабдить. Вы можете также добавить вычисленный detailsfor пример, Вы можете вычислить и показать полные покупки, сделанные клиентом, не вынуждая кого-то разжечь отдельный вопрос.

• Отношения стола. Много задач вовлекают добавляющие отчеты больше чем к одному связанному столу. Если новый клиент размещает заказ в базе данных Boutique Fudge, то Вы должны создать новый отчет в Клиентах и таблицы Заказов, наряду с одним или более отчетами в столе OrderDetails. Форма позволяет Вам делать всю эту работу в одном месте (вместо того, чтобы вынудить Вас открыть две или три спецификации).

• Кнопки и другие виджеты. Формы поддерживают controlsbuttons, ссылки, списки, и другие необычные части пользовательского интерфейса имеют значение, что Вы можете добавить к своей форме. Человек, использующий Вашу базу данных, может тогда щелкнуть кнопкой, чтобы исчерпать связанную задачу (как открытие другой формы или печать отчета).

Должным образом разработанные формы - то, что выродки называют передним концом базы данных. В базе данных, которая использует формы, Вы можете отредактировать данные, выполнить поиски и заботиться все Ваши ежедневные задачи, никогда не касаясь спецификации.

Популярность: [2%?]

Отчет ProductCatalog представляет все отчеты от стола продуктов. Однако, отчеты часто должны отфильтровывать просто важное подмножество информации. Например, Вы можете хотеть проанализировать продажи продуктов в определенной категории или заказах, сделанных клиентами в определенном городе. В случае ProductCatalog логично не учесть прекращенные пункты. В конце концов, нет никакой причины Выдумки Магазина, чтобы рекламировать пункты, которые она больше не продает.

Вы можете срезать результаты, которые включены в отчет двумя способами. Вы уже узнали об одном выборе: создание вопроса, который извлекает результаты, которые Вы хотите, и затем использование, которые подвергают сомнению, чтобы построить Ваш отчет. Этот выбор - хороший выбор, если у Вас уже есть вопрос, который отвечает всем требованиям, или Вы планируете использовать это подмножество данных в нескольких целях (отчеты, редактирование, другие вопросы, и так далее).

Другой выбор состоит в том, чтобы применить проникающие параметры настройки отчета. Преимущество этой техники состоит в том, что Вы можете изменить настройки фильтра быстро и неоднократно. Если Вы планируете использовать тот же самый отчет напечатать несколько различных подмножеств данных, этот подход является лучшим. Например, Вы могли отфильтровать продукты в одной категории, напечатать их, и затем приспособить фильтрование, чтобы выбрать продукты в различной категории, которую Вы могли также напечатать.

Отчет, проникающий, работает тот же самый способ, которым фильтрование спецификации делает (обсужденный подробно в Разделе 3.2.2). У Вас есть два варианта: Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: [2%?]

Вот простая, но сильная уловка форматирования: Добавьте заштрихованный фон к каждому второму ряду. Переменное форматирование ряда дает немного блеска самому простому отчету, но это также служит практической цели. В плотных отчетах заштрихованные группы облегчают для читателей отличать каждый ряд и следовать за рядом от одной колонки до следующего.

Чтобы применить переменный формат ряда, Вы должны немедленно щелкнуть налево от любого ряда. В том пункте весь ряд становится отобранным, и Инструменты Расположения Отчета |, кнопка Formatting Font Alternate Fill включена. (Кнопка Alternate Fill похожа на минисетку. Это появляется прямо под кнопкой Fill. ) Вы можете щелкнуть им, и затем выбрать цвет.

Если Вы щелкнете одной из ценностей в ряду, то кнопка Alternate Fill не будет включена, и Вы не будете в состоянии измениться, чередование заполняют цвет.

8.3.1.3. Gridlines

Когда Вы создаете новый отчет, Ваши данные устроены в невидимом столе. Этот стол не включает gridlines, таким образом, Ваши распечатки выглядят гладкими и легкими. Но если Вы будете туалетом gridline любитель, то Вы будете счастливы знать, что Вы можете добавить границы к столу отчета. Вам решать, ли Вы хотите добавить их всюду, чтобы сохранять данные тщательно систематизируемыми в отдельных клетках или просто использовать их рассудительно, чтобы выдвинуть на первый план важные колонки. Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: [2%?]

Вы можете использовать Инструменты Расположения Отчета | Форматирующий Форматирование раздела ленты, чтобы приспособить числовые области (как Ценовая область в отчете ProductCatalog). Вы найдете выпадающий список, который позволяет Вам выбирать различные варианты для того, чтобы отформатировать числа:

• Общее Число дает основное, упрощенное число. Доступ дает каждой ценности число десятичных цифр, в которых это нуждается.

• Валюта удостоверяется, что каждое число имеет две десятичных запятые и получает символ валюты, это формируется для Вашего компьютера (основанный на его географическом месте действия).

  Большие количества заставляют тысячи запятых сепаратора отделять цифры, как в 1,111.99$.

• Евро подобен Валюте, кроме него показывает символ валюты за евро.

• Установленный дает каждому числу то же самое число десятичных разрядов. (Первоначально это два, но Вы можете использовать кнопки Increase Decimals и Decrease Decimals, показанные в рисунке 8-15, чтобы изменить это. ) Большие количества не получают запятые.

• Стандарт совпадает с установленный, кроме больших количеств действительно получают тысячи запятой сепаратора (как в 1,111.99).

• Процент предполагает, что каждое число - фракционная ценность, которая представляет процент, где 1.0 100 процентов. Таким образом, если у Вас есть номер 48, Доступ изменяет это на 4800.00 процента. (Вы можете изменить число десятичных разрядов с кнопками Increase Decimals и Decrease Decimals. )

• Научные показы каждое число, используя научное примечание, таким образом, 48 становится 4.80E+01 (то, которое является необычным способом сказать 4.8 умноженных ¹⁰¹, дает Вам число, это сохранено в области). Научное примечание используется, чтобы показать числа, у которых есть весьма различные весы с подобным числом цифр. Вы можете изменить число десятичных разрядов, используя кнопки Increase Decimals и Decrease Decimals.

Вы можете также изменить число цифр, которые показаны направо от десятичной запятой, щелкая кнопками Increase Decimals и Decrease Decimals в Инструментах Расположения Отчета | Форматирующий Форматирование раздела ленты.

Популярность: [2%?]

AutoFormats - отличный способ получить связку форматирования сделанного второпях. Однако, иногда Вы хотите использовать больше индивидуального подхода и отформатировать различные части Вашего отчета вручную.

Чтобы применить более предназначенное форматирование, Вы должны следовать за двухступенчатым подходом. Во-первых, выберите часть отчета, который Вы хотите отформатировать. Во-вторых, щелкните командой в Инструментах Расположения Отчета | Форматирование раздела Шрифта ленты (рисунок 8-15).

Рисунок 8-15. Инструменты Расположения Отчета | Форматирование секции Шрифта заполнены основными инструментами форматирования.

Инструменты Расположения | Форматирование секции Шрифта позволяют Вам регулировать все следующие детали:

• Шрифт и размер шрифта (Calibri на 11 пунктов - легкое по глазному стандарту),

• Текстовое выравнивание (оставленный, право или центр)

• Текстовый цвет и второстепенный цвет

Хотя Вы можете отформатировать название, дату или части номера страницы отчета, Вы проведете большую часть своего времени, форматируя заголовки колонки и значения столбца. Чтобы отформатировать заголовок колонки, щелкните им. Чтобы отформатировать значения столбца, щелкните любой из ценностей в колонке. Рисунок 8-16 показывает пример. Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: [2%?]

До сих пор Вы учились создавать простые отчеты, которые показывают всю информацию, которую Вы хотите в компактном столе. Единственная проблема с этими отчетами состоит в том, что они все выглядят одинаково. Если Вы работаете в ферме кабины на многонациональную страховую компанию, это серое сходство - вероятно, хорошая вещь. Но те, у кого все еще есть пульс, могут хотеть подбодрить их отчеты с границами, экзотическими шрифтами и чертой цвета.

Самый быстрый способ применить форматирование состоит в том, чтобы использовать один из предварительно построенных AutoFormats (показанный в рисунке 8-14) от Инструментов Расположения Отчета | Форматирование AutoFormat список AutoFormat. Каждый AutoFormat применяет комбинацию шрифтов, цветов и параметров настройки границы. AutoFormats позволяют Вам преобразовывать весь вид Вашего отчета за один шаг, но они не дают Вам мелкозернистый контроль, чтобы применить точно детали, которые Вы хотите.

Рисунок 8-14. Щелкните стрелка вниз снижения (кружилась), чтобы видеть весь доступный AutoFormats. (Или, если у Вас есть действительно крупный монитор, предварительные просмотры AutoFormat кажутся правильными в ленте. ) Каждый уменьшенный предварительный просмотр показывает цветам и немного фон, что формат использует, но Вы должны применить его прежде, чем Вы сможете действительно видеть то, на что это похоже.

Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: [2%?]

Чтобы экспортировать отчет как файл PDF, Вы нуждаетесь, "Сохраняют Как PDF или XPS,” добавьте - в. Получить его, прибой к www.microsoft.com/downloads, и поиск "PDF". Связи приведут Вас к странице, где Вы можете загрузить добавление - в и установить его просто парой щелчков.

Как только Вы устанавливаете добавление - в, у всех Ваших Офисных приложений будет способность экспортировать их документы в Формате PDF. В отчете о Доступе Вы работаете это волшебство, выбирая Данные о Предварительном просмотре информации, выводимой на печать PDF или XPS, в то время как у Вас есть отчет в способе Предварительного просмотра информации, выводимой на печать. Или, Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по своему отчету в навигационном стекле, и затем выбрать Экспорт PDF или XPS.

Когда Вы экспортируете файл PDF, Вы получаете несколько дополнительных вариантов в диалоговом окне "Publish as PDF or XPS" (рисунок 8-13). Файлы PDF могут быть экспортированы с различной резолюцией и качественными параметрами настройки (которые главным образом затрагивают отчеты, у которых есть картины). Обычно, Вы используете параметры настройки более высокого качества, если Вы планируете напечатать свой файл PDF, потому что печатники используют более высокие резолюции, чем компьютерные мониторы.

Рисунок 8-13. Диалоговое окно "Publish as PDF or XPS" много походит на диалоговое окно Export As, кроме него имеет кнопку Publish вместо кнопки Export. Вы можете включить “Открытый файл после публикации” checkbox, чтобы сказать Доступу открывать файл PDF в Adobe Reader (предполагающий, что Вам установили его) после того, как процесс публикации полон, таким образом, Вы можете проверить результат.

Диалоговое окно "Publish as PDF or XPS" дает Вам, некоторый контроль над качественными параметрами настройки с “Оптимизирует для” вариантов. Если Вы просто экспортируете копию PDF, таким образом, другие люди могут рассмотреть информацию в Вашем отчете, выбрать “Минимальный размер (издающий онлайн)”, чтобы оставить некоторое свободное место. С другой стороны, если есть возможность, что люди, читающие Ваш PDF, могут хотеть распечатать его, выбрать “Стандарт (публикация онлайн и печать)” вместо этого. Вы экспортируете немного больший файл PDF, который сделает для лучшей распечатки. Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: [6%?]

Вкладка Print Preview - что-то вроде причуды, потому что это включает несколько команд, у которых ничего нет к с печатью Вашего отчета. Команды в секции Данных о Предварительном просмотре информации, выводимой на печать позволяют Вам брать снимок текущих данных об отчете, и затем экспортировать его в некоторый другой тип файла, таким образом, Вы можете рассмотреть его за пределами Доступа или работы с ним в другой программе. Эта техника - большая, чтобы использовать, если Вы хотите разделить некоторые данные с другими людьми (прочитанный: произведите на босса впечатление).

Хотя Доступ поддерживает много различных форматов для того, чтобы экспортировать отчет, Вы будете использовать только некоторых с отчетами. (Другие более полезны, когда Вы экспортируете чистые данные от стола или вопроса, как объяснено в Главе 10. ) Полезные форматы для того, чтобы экспортировать отчеты включают:

• Word. Этот выбор преобразовывает Ваш отчет в документ, который Вы можете открыть в Microsoft Word. Однако, Доступ формата использует, немного неуклюже. (Это отделяет каждую колонку счетами и каждую линию с трудным возвращением, которое мешает перестраивать данные после факта в Word. ) Более хорошая экспортная особенность поместила бы данные об отчете в стол Word, который сделает намного легче работать с.

• Документ HTML. Этот выбор преобразовывает Ваш отчет в богатый документ HTML, подходящий для того, чтобы отправить в Сети или просто открыться прямо от Вашего жесткого диска. Преимущество этого формата состоит в том, что все, Вы должны рассмотреть его, является Web-браузером (и у кого нет одного из тех? ). Единственный недостаток состоит в том, что форматирование, расположение и нумерация страниц Вашего отчета не будут сохранены точно, который является неудобством, если кто-то хочет напечатать экспортируемый отчет.

• Зритель снимка. Этот выбор создает.snp файл снимка, который любой может открыть для представления и напечатать полностью отформатированный отчет. Чтобы рассмотреть файл снимка, Вы нуждаетесь в бесплатной программе Зрителя Снимка Microsoft. (Чтобы загрузить его, прибой к http://office.microsoft.com и поиск “Зрителя Снимка. ”), Хотя Зритель Снимка работает отлично, большинство людей предпочитает использовать более стандартный Формат PDF (затем в списке), который обеспечивает те же самые особенности. (Правдиво, Зритель Снимка - что-то вроде пережитка от более ранних версий Офиса. )

• PDF или XPS. Этот выбор позволяет Вам сохранять свое точное форматирование отчета (таким образом, Ваш отчет может быть напечатан), и это позволяет людям, у которых нет Доступа (и возможно даже не имейте Windows), просмотрите свой отчет. Единственное неудобство - то, что эта особенность не включена в основной пакет Доступа. Вместо этого Вы должны установить свободное, добавляют - в получить его (Вы будете видеть как в Разделе 8.2.3). За дополнительной информацией о PDF и форматах XPS, см., что коробка “Учится Любить PDFs” ниже.

Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: [2%?]

Чтобы получить предварительный просмотр того, на что будет похож Ваш печатный отчет, щелкните правой кнопкой мыши по названию счета отчета и затем выберите Предварительный просмотр информации, выводимой на печать или выберите Предварительный просмотр информации, выводимой на печать Печати кнопки Office. Способ Предварительного просмотра информации, выводимой на печать не позволяет Вам вносить любые изменения или выбирает любую часть отчета. Вы ограничены увеличением и уменьшением масштаба и перемещением от страницы до страницы (см. рисунок 8-11). Когда Вы закончены, смотря на Ваш предварительный просмотр информации, выводимой на печать, выбираете Предварительный просмотр информации, выводимой на печать Близкий Предварительный просмотр Плотного набора Предварительного просмотра.

Рисунок 8-11. В способе Предварительного просмотра информации, выводимой на печать, чтобы увеличить масштаб, щелчок однажды с мышью. Щелкните еще раз, чтобы изменить масштаб изображения, отступают к полному просмотру. Вы можете также использовать кнопки навигации страницы у основания окна, чтобы переместиться от одной страницы до следующего, и ползунок увеличения масштаба изображения (не показанный) для более точного изменения масштаб изображения. Но самые полезные команды появляются в ленте, которая позволяет Вам щипать параметры настройки печати и экспортировать Ваши результаты отчета в другой тип файла. Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: [2%?]

До сих пор Вы изучили, как быстро создать отчет, основанный на столе или вопросе. Однако, у Вас есть другой выбор, который Вы можете начать с чистого сланца и явно добавить каждую область, которую Вы хотите. Оба подхода одинаково действительны. Вы можете предпочесть использовать быструю технику создания, когда Вы хотите построить отчет, который близко следует за структурой существующего стола или вопроса. С другой стороны, если Вы планируете создать отчет, который использует всего несколько областей от стола, Вы можете найти, что легче начаться на пустом месте.

Вот то, как Вы создаете отчет из восходящего:

1. Выберите создают отчет о бланке отчетов.

   Новый, пустой отчет появляется в представлении Расположения. Полевой Список появляется справа со всеми столами в Вашей базе данных.

2. Добавьте области, которые Вы хотите от соответствующего стола, или таща их из Полевого Списка на поверхность отчета или дважды щелкая по ним.

   Вы можете также использовать области от связанных столов. Например, Вы можете создать отчет, что информация о продукте объединений и категория детализируют для каждого продукта. В этом случае отчет автоматически использует вопрос соединения (Раздел 6.3), чтобы получить результаты.

3. Отформатируйте колонки. Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: [2%?]

Формы получают свое имя от бумажных форм, которые люди используют, чтобы сделать запись информации, когда компьютер не удобен. В зависимости от Вашей ситуации Вы можете создать форму Доступа, которая напоминает бумажную форму, которую используют Ваша компания или организация. Если Вы работаете в банке, Вы можете создать форму Доступа, которая излагает информацию в той же самой основной договоренности как бумажная потребительская анкета. Эта договоренность облегчает копировать информацию с бумаги в Вашу базу данных. Однако, большую часть времени у форм, которые Вы проектируете, нет реального эквивалента. Вы будете создавать их на пустом месте и использовать их, чтобы сделать ввод данных легче.

Чтобы понять, почему формы - обязательная часть почти всех баз данных, она помогает сначала рассмотреть недостатки спецификации. Вот некоторые области, где формы бьют спецификацию:

• Лучшие меры. В спецификации каждая область занимает единственную колонку. Эта договоренность работает хорошо на столы с немногими областями, но приводит к бесконечному от стороны к стороне, завивающемуся в больших столах. В форме Вы можете удостовериться данные, в которых Вы нуждаетесь, всегда в поле зрения. Вы можете также использовать цвет, линии и картины, чтобы помочь отделить различные куски содержания.

• Дополнительная информация. Вы можете заполнить форму любым текстом, который Вы хотите, что означает, что Вы можете добавить подсказки, которые помогают новичкам понять данные, которыми они должны снабдить. Вы можете также добавить вычисленный detailsfor пример, Вы можете вычислить и показать полные покупки, сделанные клиентом, не вынуждая кого-то разжечь отдельный вопрос.

• Отношения стола. Много задач вовлекают добавляющие отчеты больше чем к одному связанному столу. Если новый клиент размещает заказ в базе данных Boutique Fudge, то Вы должны создать новый отчет в Клиентах и таблицы Заказов, наряду с одним или более отчетами в столе OrderDetails. Форма позволяет Вам делать всю эту работу в одном месте (вместо того, чтобы вынудить Вас открыть две или три спецификации).

• Кнопки и другие виджеты. Формы поддерживают controlsbuttons, ссылки, списки, и другие необычные части пользовательского интерфейса имеют значение, что Вы можете добавить к своей форме. Человек, использующий Вашу базу данных, может тогда щелкнуть кнопкой, чтобы исчерпать связанную задачу (как открытие другой формы или печать отчета).

Должным образом разработанные формы - то, что выродки называют передним концом базы данных. В базе данных, которая использует формы, Вы можете отредактировать данные, выполнить поиски и заботиться все Ваши ежедневные задачи, никогда не касаясь спецификации.

Популярность: [2%?]

Отчет ProductCatalog представляет все отчеты от стола продуктов. Однако, отчеты часто должны отфильтровывать просто важное подмножество информации. Например, Вы можете хотеть проанализировать продажи продуктов в определенной категории или заказах, сделанных клиентами в определенном городе. В случае ProductCatalog логично не учесть прекращенные пункты. В конце концов, нет никакой причины Выдумки Магазина, чтобы рекламировать пункты, которые она больше не продает.

Вы можете срезать результаты, которые включены в отчет двумя способами. Вы уже узнали об одном выборе: создание вопроса, который извлекает результаты, которые Вы хотите, и затем использование, которые подвергают сомнению, чтобы построить Ваш отчет. Этот выбор - хороший выбор, если у Вас уже есть вопрос, который отвечает всем требованиям, или Вы планируете использовать это подмножество данных в нескольких целях (отчеты, редактирование, другие вопросы, и так далее).

Другой выбор состоит в том, чтобы применить проникающие параметры настройки отчета. Преимущество этой техники состоит в том, что Вы можете изменить настройки фильтра быстро и неоднократно. Если Вы планируете использовать тот же самый отчет напечатать несколько различных подмножеств данных, этот подход является лучшим. Например, Вы могли отфильтровать продукты в одной категории, напечатать их, и затем приспособить фильтрование, чтобы выбрать продукты в различной категории, которую Вы могли также напечатать.

Отчет, проникающий, работает тот же самый способ, которым фильтрование спецификации делает (обсужденный подробно в Разделе 3.2.2). У Вас есть два варианта: Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: [2%?]

Вот простая, но сильная уловка форматирования: Добавьте заштрихованный фон к каждому второму ряду. Переменное форматирование ряда дает немного блеска самому простому отчету, но это также служит практической цели. В плотных отчетах заштрихованные группы облегчают для читателей отличать каждый ряд и следовать за рядом от одной колонки до следующего.

Чтобы применить переменный формат ряда, Вы должны немедленно щелкнуть налево от любого ряда. В том пункте весь ряд становится отобранным, и Инструменты Расположения Отчета |, кнопка Formatting Font Alternate Fill включена. (Кнопка Alternate Fill похожа на минисетку. Это появляется прямо под кнопкой Fill. ) Вы можете щелкнуть им, и затем выбрать цвет.

Если Вы щелкнете одной из ценностей в ряду, то кнопка Alternate Fill не будет включена, и Вы не будете в состоянии измениться, чередование заполняют цвет.

8.3.1.3. Gridlines

Когда Вы создаете новый отчет, Ваши данные устроены в невидимом столе. Этот стол не включает gridlines, таким образом, Ваши распечатки выглядят гладкими и легкими. Но если Вы будете туалетом gridline любитель, то Вы будете счастливы знать, что Вы можете добавить границы к столу отчета. Вам решать, ли Вы хотите добавить их всюду, чтобы сохранять данные тщательно систематизируемыми в отдельных клетках или просто использовать их рассудительно, чтобы выдвинуть на первый план важные колонки. Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: [2%?]

Вы можете использовать Инструменты Расположения Отчета | Форматирующий Форматирование раздела ленты, чтобы приспособить числовые области (как Ценовая область в отчете ProductCatalog). Вы найдете выпадающий список, который позволяет Вам выбирать различные варианты для того, чтобы отформатировать числа:

• Общее Число дает основное, упрощенное число. Доступ дает каждой ценности число десятичных цифр, в которых это нуждается.

• Валюта удостоверяется, что каждое число имеет две десятичных запятые и получает символ валюты, это формируется для Вашего компьютера (основанный на его географическом месте действия).

  Большие количества заставляют тысячи запятых сепаратора отделять цифры, как в 1,111.99$.

• Евро подобен Валюте, кроме него показывает символ валюты за евро.

• Установленный дает каждому числу то же самое число десятичных разрядов. (Первоначально это два, но Вы можете использовать кнопки Increase Decimals и Decrease Decimals, показанные в рисунке 8-15, чтобы изменить это. ) Большие количества не получают запятые.

• Стандарт совпадает с установленный, кроме больших количеств действительно получают тысячи запятой сепаратора (как в 1,111.99).

• Процент предполагает, что каждое число - фракционная ценность, которая представляет процент, где 1.0 100 процентов. Таким образом, если у Вас есть номер 48, Доступ изменяет это на 4800.00 процента. (Вы можете изменить число десятичных разрядов с кнопками Increase Decimals и Decrease Decimals. )

• Научные показы каждое число, используя научное примечание, таким образом, 48 становится 4.80E+01 (то, которое является необычным способом сказать 4.8 умноженных ¹⁰¹, дает Вам число, это сохранено в области). Научное примечание используется, чтобы показать числа, у которых есть весьма различные весы с подобным числом цифр. Вы можете изменить число десятичных разрядов, используя кнопки Increase Decimals и Decrease Decimals.

Вы можете также изменить число цифр, которые показаны направо от десятичной запятой, щелкая кнопками Increase Decimals и Decrease Decimals в Инструментах Расположения Отчета | Форматирующий Форматирование раздела ленты.

Популярность: [2%?]

AutoFormats - отличный способ получить связку форматирования сделанного второпях. Однако, иногда Вы хотите использовать больше индивидуального подхода и отформатировать различные части Вашего отчета вручную.

Чтобы применить более предназначенное форматирование, Вы должны следовать за двухступенчатым подходом. Во-первых, выберите часть отчета, который Вы хотите отформатировать. Во-вторых, щелкните командой в Инструментах Расположения Отчета | Форматирование раздела Шрифта ленты (рисунок 8-15).

Рисунок 8-15. Инструменты Расположения Отчета | Форматирование секции Шрифта заполнены основными инструментами форматирования.

Инструменты Расположения | Форматирование секции Шрифта позволяют Вам регулировать все следующие детали:

• Шрифт и размер шрифта (Calibri на 11 пунктов - легкое по глазному стандарту),

• Текстовое выравнивание (оставленный, право или центр)

• Текстовый цвет и второстепенный цвет

Хотя Вы можете отформатировать название, дату или части номера страницы отчета, Вы проведете большую часть своего времени, форматируя заголовки колонки и значения столбца. Чтобы отформатировать заголовок колонки, щелкните им. Чтобы отформатировать значения столбца, щелкните любой из ценностей в колонке. Рисунок 8-16 показывает пример. Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: [2%?]

До сих пор Вы учились создавать простые отчеты, которые показывают всю информацию, которую Вы хотите в компактном столе. Единственная проблема с этими отчетами состоит в том, что они все выглядят одинаково. Если Вы работаете в ферме кабины на многонациональную страховую компанию, это серое сходство - вероятно, хорошая вещь. Но те, у кого все еще есть пульс, могут хотеть подбодрить их отчеты с границами, экзотическими шрифтами и чертой цвета.

Самый быстрый способ применить форматирование состоит в том, чтобы использовать один из предварительно построенных AutoFormats (показанный в рисунке 8-14) от Инструментов Расположения Отчета | Форматирование AutoFormat список AutoFormat. Каждый AutoFormat применяет комбинацию шрифтов, цветов и параметров настройки границы. AutoFormats позволяют Вам преобразовывать весь вид Вашего отчета за один шаг, но они не дают Вам мелкозернистый контроль, чтобы применить точно детали, которые Вы хотите.

Рисунок 8-14. Щелкните стрелка вниз снижения (кружилась), чтобы видеть весь доступный AutoFormats. (Или, если у Вас есть действительно крупный монитор, предварительные просмотры AutoFormat кажутся правильными в ленте. ) Каждый уменьшенный предварительный просмотр показывает цветам и немного фон, что формат использует, но Вы должны применить его прежде, чем Вы сможете действительно видеть то, на что это похоже.

Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: [2%?]

Чтобы экспортировать отчет как файл PDF, Вы нуждаетесь, "Сохраняют Как PDF или XPS,” добавьте - в. Получить его, прибой к www.microsoft.com/downloads, и поиск "PDF". Связи приведут Вас к странице, где Вы можете загрузить добавление - в и установить его просто парой щелчков.

Как только Вы устанавливаете добавление - в, у всех Ваших Офисных приложений будет способность экспортировать их документы в Формате PDF. В отчете о Доступе Вы работаете это волшебство, выбирая Данные о Предварительном просмотре информации, выводимой на печать PDF или XPS, в то время как у Вас есть отчет в способе Предварительного просмотра информации, выводимой на печать. Или, Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по своему отчету в навигационном стекле, и затем выбрать Экспорт PDF или XPS.

Когда Вы экспортируете файл PDF, Вы получаете несколько дополнительных вариантов в диалоговом окне "Publish as PDF or XPS" (рисунок 8-13). Файлы PDF могут быть экспортированы с различной резолюцией и качественными параметрами настройки (которые главным образом затрагивают отчеты, у которых есть картины). Обычно, Вы используете параметры настройки более высокого качества, если Вы планируете напечатать свой файл PDF, потому что печатники используют более высокие резолюции, чем компьютерные мониторы.

Рисунок 8-13. Диалоговое окно "Publish as PDF or XPS" много походит на диалоговое окно Export As, кроме него имеет кнопку Publish вместо кнопки Export. Вы можете включить “Открытый файл после публикации” checkbox, чтобы сказать Доступу открывать файл PDF в Adobe Reader (предполагающий, что Вам установили его) после того, как процесс публикации полон, таким образом, Вы можете проверить результат.

Диалоговое окно "Publish as PDF or XPS" дает Вам, некоторый контроль над качественными параметрами настройки с “Оптимизирует для” вариантов. Если Вы просто экспортируете копию PDF, таким образом, другие люди могут рассмотреть информацию в Вашем отчете, выбрать “Минимальный размер (издающий онлайн)”, чтобы оставить некоторое свободное место. С другой стороны, если есть возможность, что люди, читающие Ваш PDF, могут хотеть распечатать его, выбрать “Стандарт (публикация онлайн и печать)” вместо этого. Вы экспортируете немного больший файл PDF, который сделает для лучшей распечатки. Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: [6%?]

Вкладка Print Preview - что-то вроде причуды, потому что это включает несколько команд, у которых ничего нет к с печатью Вашего отчета. Команды в секции Данных о Предварительном просмотре информации, выводимой на печать позволяют Вам брать снимок текущих данных об отчете, и затем экспортировать его в некоторый другой тип файла, таким образом, Вы можете рассмотреть его за пределами Доступа или работы с ним в другой программе. Эта техника - большая, чтобы использовать, если Вы хотите разделить некоторые данные с другими людьми (прочитанный: произведите на босса впечатление).

Хотя Доступ поддерживает много различных форматов для того, чтобы экспортировать отчет, Вы будете использовать только некоторых с отчетами. (Другие более полезны, когда Вы экспортируете чистые данные от стола или вопроса, как объяснено в Главе 10. ) Полезные форматы для того, чтобы экспортировать отчеты включают:

• Word. Этот выбор преобразовывает Ваш отчет в документ, который Вы можете открыть в Microsoft Word. Однако, Доступ формата использует, немного неуклюже. (Это отделяет каждую колонку счетами и каждую линию с трудным возвращением, которое мешает перестраивать данные после факта в Word. ) Более хорошая экспортная особенность поместила бы данные об отчете в стол Word, который сделает намного легче работать с.

• Документ HTML. Этот выбор преобразовывает Ваш отчет в богатый документ HTML, подходящий для того, чтобы отправить в Сети или просто открыться прямо от Вашего жесткого диска. Преимущество этого формата состоит в том, что все, Вы должны рассмотреть его, является Web-браузером (и у кого нет одного из тех? ). Единственный недостаток состоит в том, что форматирование, расположение и нумерация страниц Вашего отчета не будут сохранены точно, который является неудобством, если кто-то хочет напечатать экспортируемый отчет.

• Зритель снимка. Этот выбор создает.snp файл снимка, который любой может открыть для представления и напечатать полностью отформатированный отчет. Чтобы рассмотреть файл снимка, Вы нуждаетесь в бесплатной программе Зрителя Снимка Microsoft. (Чтобы загрузить его, прибой к http://office.microsoft.com и поиск “Зрителя Снимка. ”), Хотя Зритель Снимка работает отлично, большинство людей предпочитает использовать более стандартный Формат PDF (затем в списке), который обеспечивает те же самые особенности. (Правдиво, Зритель Снимка - что-то вроде пережитка от более ранних версий Офиса. )

• PDF или XPS. Этот выбор позволяет Вам сохранять свое точное форматирование отчета (таким образом, Ваш отчет может быть напечатан), и это позволяет людям, у которых нет Доступа (и возможно даже не имейте Windows), просмотрите свой отчет. Единственное неудобство - то, что эта особенность не включена в основной пакет Доступа. Вместо этого Вы должны установить свободное, добавляют - в получить его (Вы будете видеть как в Разделе 8.2.3). За дополнительной информацией о PDF и форматах XPS, см., что коробка “Учится Любить PDFs” ниже.

Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: [2%?]

Чтобы получить предварительный просмотр того, на что будет похож Ваш печатный отчет, щелкните правой кнопкой мыши по названию счета отчета и затем выберите Предварительный просмотр информации, выводимой на печать или выберите Предварительный просмотр информации, выводимой на печать Печати кнопки Office. Способ Предварительного просмотра информации, выводимой на печать не позволяет Вам вносить любые изменения или выбирает любую часть отчета. Вы ограничены увеличением и уменьшением масштаба и перемещением от страницы до страницы (см. рисунок 8-11). Когда Вы закончены, смотря на Ваш предварительный просмотр информации, выводимой на печать, выбираете Предварительный просмотр информации, выводимой на печать Близкий Предварительный просмотр Плотного набора Предварительного просмотра.

Рисунок 8-11. В способе Предварительного просмотра информации, выводимой на печать, чтобы увеличить масштаб, щелчок однажды с мышью. Щелкните еще раз, чтобы изменить масштаб изображения, отступают к полному просмотру. Вы можете также использовать кнопки навигации страницы у основания окна, чтобы переместиться от одной страницы до следующего, и ползунок увеличения масштаба изображения (не показанный) для более точного изменения масштаб изображения. Но самые полезные команды появляются в ленте, которая позволяет Вам щипать параметры настройки печати и экспортировать Ваши результаты отчета в другой тип файла. Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: [2%?]

До сих пор Вы изучили, как быстро создать отчет, основанный на столе или вопросе. Однако, у Вас есть другой выбор, который Вы можете начать с чистого сланца и явно добавить каждую область, которую Вы хотите. Оба подхода одинаково действительны. Вы можете предпочесть использовать быструю технику создания, когда Вы хотите построить отчет, который близко следует за структурой существующего стола или вопроса. С другой стороны, если Вы планируете создать отчет, который использует всего несколько областей от стола, Вы можете найти, что легче начаться на пустом месте.

Вот то, как Вы создаете отчет из восходящего:

1. Выберите создают отчет о бланке отчетов.

   Новый, пустой отчет появляется в представлении Расположения. Полевой Список появляется справа со всеми столами в Вашей базе данных.

2. Добавьте области, которые Вы хотите от соответствующего стола, или таща их из Полевого Списка на поверхность отчета или дважды щелкая по ним.

   Вы можете также использовать области от связанных столов. Например, Вы можете создать отчет, что информация о продукте объединений и категория детализируют для каждого продукта. В этом случае отчет автоматически использует вопрос соединения (Раздел 6.3), чтобы получить результаты.

3. Отформатируйте колонки. Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: [2%?]