Госпожа Мелодия Office

Если Вы не думали очень об импортировании и экспорте, это вероятно, потому что Вы не должны использовать эти featuresyet. Много баз данных - полностью счастливое проживание тихая, уединенная жизнь. Однако, импортирование и экспорт могли бы пригодиться по нескольким причинам. Рано или поздно, одна из этих причин будет относиться к Вам. However, importing and exporting might come in handy for a few reasons. Sooner or later, one of these reasons will apply to you.

Понимание Экспорта

Экспорт - более легкая часть уравнения. Экспорт, более простой чем импортирование, потому что это вовлекает движущуюся информацию от более строгого местоположения хранения (база данных) одному с меньшим количеством правил (другой тип документа).

Вот некоторые из самых общих причин, люди решают экспортировать информацию:

• Вы хотите послать по электронной почте немного информации другу. Вы не хотите посылать базу данных Доступа, потому что у Вашего друга нет копии Доступ, или Вы хотите, чтобы он видел только некоторых не все данные.

• Вы создаете представление в PowerPoint. Самый легкий способ ослепить и убедить Ваших пэров состоит в том, чтобы показать им немного внушительной информации от Вашей базы данных.

• Вы хотите проанализировать информацию в Excel. Доступ является большим для хранения и управления Вашими данными, но это не дает Вам инструменты, чтобы помочь Вам выяснить то, что все это означает. Если Вы хотите грызть числа с формулами напряженного режима и гладкими особенностями наброска, имеет смысл перемещать это в Excel. If you want to crunch the numbers with heavy duty formulas and slick charting features, it makes sense to move it to Excel.

Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: 2 % [?]

Основанный на ограниченных вариантах расположения страницы, Вы могли бы предположить, что нет очень, Вы можете сделать, настраивают распечатку. Однако, Вы фактически имеете больше контроля, чем Вы понимаете. Многие из вариантов форматирования, о которых Вы узнали в этой главе также, имеют эффект на Вашу распечатку. Применяя правильное форматирование, Вы можете создать лучшую распечатку. Many of the formatting options that you’ve learned about in this chapter also have an effect on your printout. By applying the right formatting, you can create a better printout.

Вот некоторые про подсказки печати, которые объясняют, как различные выборы форматирования влияют на Ваши распечатки:

• Шрифт. Распечатки используют Ваш размер шрифта и шрифта спецификации. Сократите это, и Вы можете согласоваться больше в меньшем количестве места. Scale this down, and you can fit more in less space.

• Порядок следования столбцов и сокрытие колонки. Переупорядочьте свои колонки перед распечатыванием, чтобы удовлетворить тому, что Вы хотите видеть на странице. Еще лучше, используйте колонку, скрывающую (Секцию 3.1.4), чтобы скрыть области, которые не важны. Even better, use column hiding (Section 3.1.4) to conceal fields that aren’t important.

• Ширина колонки и высота ряда. Доступ использует точный widths и высоты, которые Вы установили на своей спецификации. Сожмите некоторые колонки вниз, чтобы соответствовать больше, и расширить ряды, если у Вас есть области с большим количеством текста, и Вы хотите, чтобы они обернули по многократным линиям. Squeeze some columns down to fit more, and expand rows if you have fields with large amounts of text and you want them to wrap over multiple lines.

• Замороженные колонки. Если стол, слишком широкий, чтобы соответствовать на Вашей распечатке, то замороженная колонка напечатана на каждой части. Например, если Вы заморозите область FirstName, то Вы будете видеть это на каждой отдельной странице, таким образом Вы не должны будете выравнивать страницы до находки, кто то, кто. For example, if you freeze the FirstName field, you’ll see it on every separate page, so you don’t need to line the pages up to find up who’s who.

• Варианты вида. Они помогают Вам веять через данные в datasheetand, они могут сделать то же самое для распечатки. Примените их перед печатью. Apply them before printing.

• Варианты фильтра. Они - незамеченные герои печати Доступа. Используйте их, чтобы получить только важные ряды. Тем путем, Ваша распечатка имеет точно, в чем Вы нуждаетесь. Use them to get just the important rows. That way, your printout has exactly what you need.

Единственная проблема, перед которой Вы оказываетесь, когда использование этих параметров настройки является фактом, что Вы не можете установить их из окна предварительного просмотра информации, выводимой на печать. Вместо этого Вы должны заставить их в спецификации, скачке к окну предварительного просмотра информации, выводимой на печать видеть результат, скачок назад к спецификации, чтобы изменить их немного больше, скачок назад к окну предварительного просмотра информации, выводимой на печать, и так далее. Этот процесс может быстро стать утомляющим. This process can quickly get tiring.

Популярность: 2 % [?]

Ранее в этой главе, я показал Вам, как заставить Word автоматически побуждать Вас для свойств документа, потому что экономия metadata является хорошей идеей для большинства документов. Однако, это не такая хорошая идея, если Вы поделились документом с другими людьми, особенно peo¦-ple за пределами Вашей организации. Поэтому metadata мог бы содержать частные или sen¦-sitive данные, которые Вы вероятно не хотите, чтобы посторонние видели. Это также относится к другим данным документа, таким как комментарии рецензентов и аннотации. That’s because the metadata might contain private or sen­sitive data that you probably don’t want outsiders to see. This also applies to other document data, such as reviewers’ comments and annotations.

Удаление этого вида данных вручную не является только отнимающим много времени, но и также легко пропустить вещь или два. Чтобы выручить, Word (и другие главные программы Office 2007) идет с Инспектором Документа, который может искать потенциально частные данные и удалить их из документа автоматически. Инспектор Документа может удалить следующие данные документа: The Document Inspector can remove the following document data:

• Свойства документа
• Заголовки, нижние сноски, отметки уровня воды, и скрытый текст
• Личная информация, такая как Ваше имя пользователя и Ваша личная итоговая информация
• Версии документа
• Рецензент комментирует и аннотации
• Таможенные данные XML

Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: 3 % [?]