Госпожа Мелодия Office

Некоторые из экономящих время оборок Excel могут сделать Вашу жизнь легче, когда Вы входите в данные в рабочий лист. Эта секция покрывает четыре таких особенности: Автополный, Автоправильный, Автозаполнитесь, и Автоподгонка, наряду с главными кандидатами Excel на Пожизненное Самое полезное вознаграждение Достижения: Уничтожьте и Сделайте заново. AutoComplete, Auto-Correct, AutoFill, and AutoFit, along with Excel’s top candidates for the Lifetime Most Useful Achievement award: Undo and Redo.

Иллюстрация 2-6. Щипание региональных параметров настройки на Вашем компьютере дает Вам полный контроль над тем, как Excel признает даты. Используйте меню со спуском, чтобы определить сепаратор даты, заказ месяца, дня, и компонентов года в дате, и как Excel должен интерпретировать годы с двумя цифрами. Вы можете смешать и соответствовать этим параметрам настройки свободно, хотя Вы могли завершить с компьютером, это - полностью прилавок, интуитивный другим людям. Прочитайте остальную часть этого входа» Use the pull-down menus to specify the date separator, order of month, day, and year components in a date, and how Excel should interpret two-digit years. You can mix and match these settings freely, although you could wind up with a computer that’s completely counter intuitive to other people. Read the rest of this entry »

Популярность: 8 % [?]

Смотря на выравнивание ячейки, Вы можете легко сказать, как Excel интерпретирует Ваши данные. Это услужливо. Но что случается, когда интерпретация Excel имеет разногласия с Вашими пожеланиями? Например, что, если Вы печатаете кое в чем, Вы рассматриваете число, но Excel странно рассматривает это как текст, или наоборот? Первый шаг к решению этой проблемы схватывает логику позади автоматического процесса принятия решений Excel. But what happens when Excel’s interpretation is at odds with your wishes? For example, what if you type in something you consider a number but Excel freakishly treats it as text, or vice versa? The first step to solving this problem is grasping the logic behind Excel’s automatic decision-making process.

Как Excel решает, что Ваши данные - текст

Если Ваша ячейка соответствует любому из следующих критериев, Excel автоматически рассматривает содержание как обычный текст:

• Это содержит любые письма. Таким образом, C123 - текст, не число.

• Именно любая пунктуация Excel не может интерпретировать в цифровой форме. Пунктуация, позволенная в числах и датах, включает запятую,(), десятичную запятую (.), и передовой разрез (/) или черта (-) для дат. Когда Вы печатаете в любой другой пунктуации, Excel рассматривает ячейку как текст. Таким образом, 14! текст, не число. When you type in any other punctuation, Excel treats the cell as text. Thus, 14! is text, not a number.

Иногда, Excel читает Ваши данные неправильный путь. Например, у Вас может быть ценность как номер социального страхования или номер кредитной карточки, это составлено полностью числовых характеров, но что Вы хотите рассматривать как текст, потому что Вы никогда не хотите выполнять вычисления с ним. Но Excel не знает то, что Вы до, и таким образом он автоматически рассматривает ценность как число. Вы можете также столкнуться с проблемами, когда Вы предшествуете тексту с равным знаком (который говорит Excel, что у Вас есть формула в продвижении), или когда Вы используете ряд чисел и черт, что Вы не намереваетесь быть частью даты (например, Вы хотите вступить 1-2-3, но Вы не хотите, чтобы Excel прочитал это, поскольку 2 января, 2007which то, что это хочет сделать). But Excel doesn’t know what you’re up to, and so it automatically treats the value as a number. You can also run into problems when you precede text with the equal sign (which tells Excel that you have a formula in progress), or when you use a series of numbers and dashes that you don’t intend to be part of a date (for example, you want to enter 1-2-3 but you don’t want Excel to read it as January 2, 2007which is what it wants to do).

Во всех этих случаях, простое решение. Прежде, чем Вы напечатаете ценность ячейки, начните, печатая апостроф (''). Апостроф говорит Excel рассматривать содержание ячейки как текст. Иллюстрация 2-3 показывает Вам, как она работает. Прочитайте остальную часть этого входа» The apostrophe tells Excel to treat the cell content as text. Figure 2-3 shows you how it works. Read the rest of this entry »

Популярность: 7 % [?]

Одна из самых важных особенностей Excel - своя способность различить различные типы информации. Типичный рабочий лист содержит и текст и числа. Нет много, Вы можете сделать в Excel с обычным текстом (кроме, располагают в алфавитном порядке список, выступают, простое проверяют орфографию, и применяют некоторое основное форматирование). С другой стороны, Excel дает Вам широкий диапазон вариантов для числовых данных. Например, Вы можете натянуть свои числа вместе в сложные вычисления и формулы, или Вы можете изобразить их в виде графика на диаграмме. Программы, которые не пытаются отделить текст и числа как Microsoft Word, например не могут обеспечить эти особенности. There isn’t a lot you can do in Excel with ordinary text (other than alphabetize a list, perform a simple spell check, and apply some basic formatting). On the other hand, Excel gives you a wide range of options for numeric data. For example, you can string your numbers together into complex calculations and formulas, or you can graph them on a chart. Programs that don’t try to separate text and numbers like Microsoft Word, for example can’t provide these features.

Большую часть времени, когда Вы входите в информацию в Excel, Вы явно не указываете тип данных. Вместо этого Excel исследует информацию, которую Вы напечатали, и, основанные на Вашем форматировании и других подсказках, классифицирует это автоматически. Excel различает четыре основных типа данных: Excel distinguishes between four core data types:

• Обычный текст. Этот тип данных включает заголовки колонки, описания, и любое содержание, которое Excel не может идентифицировать как один из других типов данных.

• Числа. Этот тип данных включает цены, целые числа, фракции, проценты, и любой тип числовых данных. Числа - основной компонент большинства рабочих листов Excel. Numbers are the basic ingredient of most Excel worksheets.

• Даты и времена. Этот тип данных включает даты (как 3 октября 2007), времена (как 4:30 пополудни), и объединенную дату и информацию времени (как 3 октября 2007, 4:30 пополудни). Вы можете войти в дату и информацию времени во множестве форматов. You can enter date and time information in a variety of formats.

• Истинные или ложные ценности. Этот тип данных (известный в geekdom как Булево значение) может содержать одну из двух вещей: ВЕРНЫЙ или ЛОЖНЫЙ (показанный во всех капиталах). Вы не нуждаетесь в типах Булевых данных в большинстве рабочих листов, но они полезны в рабочих листах, которые включают Визуальный Основной макро-кодекс или те формулы комплекса использования, которые оценивают условия.) can contain one of two things: TRUE or FALSE (displayed in all capitals). You don’t need Boolean data types in most worksheets, but they’re useful in worksheets that include Visual Basic macro code or that use complex formulas that evaluate conditions.

Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: 8 % [?]

В эти сложные и неуверенные времена, предсказывая эффективность бизнеса все более и более важно. Сегодня, более чем когда-либо, менеджеры на всех уровнях должны сделать интеллектуальный predic¦-tions из будущих продаж и тенденций прибыли как часть их полной бизнес-стратегии. Продажами forecast¦-луга шесть месяцев, год, или даже три года в будущем, менеджеры могут ожидать связанные потребности, такие как приобретения служащего, складская площадь, и сырье require¦-ments. Точно так же прогноз прибыли позволяет планирование будущего расширения com¦-pany. By forecast­ing sales six months, a year, or even three years down the road, managers can anticipate related needs such as employee acquisitions, warehouse space, and raw material require­ments. Similarly, a profit forecast enables the planning of the future expansion of a com­pany.

Деловой прогноз был вокруг много лет, и различные методы были некоторый развиты более успешные чем другие. Самый общий метод прогноза - качественное “место штанов” подход, в котором менеджер (или группа менеджеров) оценивает будущие тенденции, основанные на опыте и знании рынка. Этот метод, однако, страдает от врожденной субъективности и краткосрочного центра, потому что много man¦-agers имеют тенденцию экстраполировать от недавнего опыта и игнорировать долгосрочную тенденцию. Другие методы (такие как усреднение прошлых результатов) более объективны, но вообще полезны для fore¦-кастинга только нескольких месяцев заранее. This method, however, suffers from an inherent subjectivity and a short-term focus because many man­agers tend to extrapolate from recent experience and ignore the long-term trend. Other methods (such as averaging past results) are more objective but generally useful for fore­casting only a few months in advance.

В бизнесе это становится все более и более популярным, чтобы использовать статистический инструмент, названный analy¦-сестрой регресса, чтобы определить отношения между одним явлением, которое зависит от другого. Например, автомобильные продажи могли бы зависеть от процентных ставок, и проданные единицы могли бы зависеть от Прочитанной остальной части этого входа»

Популярность: 11 % [?]

Ранее в этой главе, Вы узнали, как составить таблицу, которая расширяется автоматически, поскольку Вы добавляете новые частные значения (см. “Автоматически Расширение Диаграммы, чтобы Включать Новые Данные”). Это - полезная уловка, которую я использую все время, но это действительно приводит к одной проблеме: Вы можете закончить с большим количеством частных значений в диаграмме, и спустя некоторое время Вы должны изменить размеры диаграммы горизонтально, чтобы поддержать визуальную целостность заговора. Конечно, это приводит к полностью различному prob¦-lem: В конечном счете Ваша диаграмма становится более широкой чем окно Excel, таким образом Вы должны использовать горизонтальный бар свитка, чтобы видеть различные части диаграммы. You can end up with a lot of data points in the chart, and after awhile you have to resize the chart horizontally to maintain the visual integrity of the plot. Of course, that leads to an entirely different prob­lem: Eventually your chart becomes wider than the Excel window, so you need to use the horizontal scroll bar to see different parts of the chart.

Лучшее решение состоит в том, чтобы держать Вашу диаграмму тем же самым размером, но добавить завивающийся элемент к этому, которое позволяет Вам двинуться вперед-назад через данные. Вы настраиваете это, добавляя бар свитка к рабочему листу и используя ценности, произведенные баром свитка, чтобы создать динамически названные диапазоны, которые изменяются как барные изменения ценности свитка. Тогда, поскольку Вы видели ранее в этой главе (см. “Набросок Динамического Диапазона”), Вы формируете свою диаграмму, чтобы использовать эти dynami¦-cally, названные диапазонами. Результат состоит в том, что, поскольку Вы завиваетесь вперед и назад в баре свитка, данные, подготовленные на диаграммах, двигаются вперед и назад тем же самым количеством. Then, as you saw earlier in this chapter (see “Charting a Dynamic Range”), you configure your chart to use these dynami­cally named ranges. The result is that as you scroll forward and backward in the scroll bar, the data plotted on the charts moves forward and backward by the same amount.

Вы начинаете, преобразовывая Ваши данные рабочего листа в стол. Иллюстрация 1 показывает данные в качестве примера, что я использую в этой секции. Это - стол (названный Table2) ежемесячных продаж, который бежит с января 1998 до декабря 2007. Я готовлю Месяц и Фактические колонки в диаграмме. Прочитайте остальную часть этого входа» It’s a table (named Table2) of monthly sales that runs from January, 1998 to December, 2007. I plot the Month and Actual columns in the chart. Read the rest of this entry »

Популярность: 9 % [?]

В более ранней иллюстрации я взорвал одну из частей диаграммы пирога и затем добавил форму с некоторыми объяснительными данными о составе других часть. В большинстве диаграмм пирога Вы используете часть "Других", потому что данные компонентов, которые составляют этот пункт, являются слишком маленькими, чтобы показать должным образом на диаграмме пирога. Таким образом, части были бы настолько тонкими, что они будут тверды выбрать из окружающих частей. That is, the slices would be so thin that they’d be hard to pick out from the surrounding slices.

Если Вы хотите, чтобы другие видели данные, представленные частью "Других", Excel предлагает другой тип диаграммы пирога, это идеально: Бар типа Пирога. С этим типом диаграммы наименьшие пункты данных собраны в единственную часть, как прежде, но тогда отдельные пункты, которые включают ту часть, показаны в отделенном сложенном барном маркере. With this chart type, the smallest data items are gathered into a single slice, as before, but then the separate items that comprise that slice are displayed in a separated stacked bar marker.

Чтобы создать Бар диаграммы Пирога, выберите свои данные, выберите Вставку, Пирог, Бар Пирога. Иллюстрация 1 показывает пример.

Иллюстрация 1 Бар диаграммы Пирога показывает маленький val¦-ues ряда данных в отдельном сложенном барном маркере.

Признаки Technorati: картируйте маленькие ценности, барную диаграмму пирога, превзойдите 2007

Популярность: 5 % [?]

Диаграмма пирога показывает пропорцию целого, которое внесено каждой ценностью в единственном ряду данных. Целое представлено как круг ("пирог"), и каждая ценность показана как пропорциональная "часть" круга. Вы можете использовать диаграммы пирога, чтобы представить данные о продаже товаров propor¦-tionally областью или продуктом, или показать популяционные данные, такие как возрастные диапазоны или голосующие образцы. You can use pie charts to represent sales figures propor­tionally by region or by product, or to show population data such as age ranges or voting patterns.

Чтобы составить таблицу пирога, выберите свои данные, выберите Вставку, Пирог, и щелкните типом диаграммы пирога, который Вы хотите. В галерее диаграммы пирога, заметьте, что Excel включает Взорванный тип Пирога. В малопонятном жаргоне диаграммы пирога, взрывая часть означает отделять ту часть некоторым количеством так, чтобы это появилось самостоятельно. Это - полезный способ выдвинуть на первый план специальную часть. Однако, Взорванный тип Пирога взрывает каждую часть, которая не является что полезна. Если Вы хотите взорвать только единственную часть, Вы должны вставить регулярный пирог, картируют и затем следуют за этими шагами: In pie chart lingo, exploding a slice means separating that slice by some amount so that it appears on its own. This is a useful way to highlight a special slice. However, the Exploded Pie type explodes every slice, which isn’t that useful. If you want to explode just a single slice, you need insert a regular pie chart and then follow these steps:

1. Щелкните диаграммой пирога, чтобы выбрать это.
2. Щелкните любой частью, чтобы выбрать ряд и затем щелкнуть частью, которую Вы хотите взорвать. Это должно теперь быть единственным отобранным частным значением.
3. Выберите Расположение, Выбор Формата, чтобы показать диалоговое окно Format Data Point.
4. В счете Вариантов Ряда, щелкните и тяните ползунок Взрыва Пункта к Отдельному концу (направо). Вы можете также войти в ценность процента в связанное текстовое окно. Прочитайте остальную часть этого входа» Read the rest of this entry »

Популярность: 5 % [?]

Если Вы подготовите два различных ряда на той же самой диаграмме, то результат не будет выглядеть хорошим, если два ряда будут использовать дико различные диапазоны данных. Хороший пример - диаграмма запаса, которая включает один ряд за цены на момент закрытия биржи и другой ряд для объема. Цены могли бы быть измерены в десятках долларов, тогда как объемы могли бы быть измерены в десятках тысяч единиц. Как Вы можете объединить эти два несоизмеримых хранилища данных так, чтобы Вы могли видеть оба ряда должным образом? The prices might be measured in tens of dollars, whereas the volumes might be measured in tens of thousands of units. How can you combine these two disparate data sources so that you can see both series properly?

Уловка здесь должна добавить другой вертикального названный вторичной осью - и сказать Excel готовить один из рядов, используя ту ось. Вот шаги, чтобы следовать:

1. Щелкните диаграммой, чтобы выбрать это.
2. Щелкните рядом данных, который Вы хотите подготовить на вторичной оси.
3. Выберите Расположение, Выбор Формата, чтобы показать диалоговое окно Format Data Series.
4. В счете Вариантов Ряда, щелкните Вторичным выбором Оси.
5. Щелкните Близко.

Иллюстрация 1 показывает диаграмму в качестве примера с двумя вертикальными топорами - первичная ось на левых заговорах Близкий ряд, и вторичная ось на праве готовит ряд Объема.

Иллюстрация 1, Если у Вас есть ряд с дико различными данными val¦-ues, готовит одного из них на вторичной оси.

Признаки Technorati: секунда dispaly вертикальная ось

Популярность: 8 % [?]

Большинство диаграмм использует статические данные как свое хранилище данных. Однако, весьма обычно для диаграммы использовать хранилище данных, которое постоянно расширяется. На рабочем листе курса акций, например, Вы могли бы войти в ежедневные цены в течение данного месяца. Вместо того, чтобы ждать до конца месяца, чтобы составить таблицу, полезно картировать существующие данные и обновить диаграмму, поскольку Вы добавляете новые цены каждый день. On a stock price worksheet, for example, you might enter daily prices for a given month. Rather than wait until the end of the month to create the chart, it is useful to chart the existing data and update the chart as you add new prices each day.

Твердый способ достигнуть этого состоит в том, чтобы отредактировать ссылки диапазона для лейблов оси категории, и ряд данных оценивает каждый раз, когда Вы добавляете новые данные. К счастью, Excel 2007 дает Вам намного более легкий метод. Как с динамическими диапазонами Вы узнали в предыдущей секции, уловка должна преобразовать Ваши данные в стол. Когда диапазон лейбла оси категории и диапазон ряда данных - часть стола, Excel автоматически расширяет диаграмму, чтобы включать любые новые данные, которые Вы добавляете к столу. Отметьте, что Вы получаете это преимущество без любой другой суеты и беспокойства. Как только Вы преобразовываете диапазон данных в стол, Ваша диаграмма становится динамичной основанный на данных стола. Вы не должны редактировать РЯД (), функционируют или выполняют любые другие тайные задачи. As with the dynamic ranges you learned about in the previous section, the trick is to convert your data to a table. When the category axis label range and data series range are part of a table, Excel automatically expands the chart to include any new data that you add to the table. Note that you get this advantage without any other fuss and bother. As soon as you convert the data range to a table, your chart becomes dynamic based on the table data. You don’t need to edit the SERIES() function or perform any other arcane tasks.

ОТМЕТИТЬ

Другое преимущество, которое Вы получаете с этой уловкой, состоит в том, что это, doesn†™ t имеет значение, когда Вы преобразовываете данные в стол. Вы можете выполнить преобразование или прежде или после того, как you†™ ve составлял Вашу таблицу; Excel все еще расширит диаграмму автоматически, чтобы приспособить новые данные стола. Excel will still expand the chart automatically to accommodate new table data.

Признаки Technorati: расширение чертит автоматически, новые данные выделяются

Популярность: 6 % [?]

Большинство данных диаграммы состоит из всего диапазона ячеек, но иногда необходимо картировать только часть диапазона. Если у Вас есть данные запаса, например, Вы можете хотеть визуализировать только деталь 7-, 14-, или 30-дневную часть данных. Если диаграмма еще не существует, только выберите часть диапазона, Вы хотите работать с и затем вставить диаграмму. Если диаграмма уже существует, есть два метода, которые Вы можете использовать, чтобы приспособить ряд данных: If the chart doesn’t exist yet, just select the portion of the range you want to work with and then insert the chart. If the chart already exists, there are two methods you can use to adjust the data series:

• Щелкните диаграммой и затем выберите Проект, Выберите Данные, чтобы открыть диалоговое окно Select Data Source. Для диапазона ценности, щелкните кнопкой Edit в Записях Легенды (Ряд) секция, чтобы показать диалоговое окно Edit Series, приспособить ссылку Ценностей Ряда, и затем нажать OK. Для категорий, щелкните кнопкой Edit в Горизонтальном (Категория) секция Лейблов Оси, чтобы показать диалоговое окно Axis Labels, приспособить ссылку Диапазона Лейбла Оси, и затем нажать OK.dit button in the Legend Entries (Series) section to display the Edit Series dialog box, adjust the Series Values reference, and then click OK. For the categories, click the Edit button in the Horizontal (Category) Axis Labels section to display the Axis Labels dialog box, adjust the Axis Label Range reference, and then click OK. Values reference, and then click OK. For the categories, click the Edit button in the Horizontal (Category) Axis Labels section to display the Axis Labels dialog box, adjust the Axis Label Range reference, and then click OK. (Category) Axis Labels section to display the Axis Labels dialog box, adjust the Axis Label Range reference, and then click OK.
• Щелкните диаграммой, щелкните любым пунктом в ряду данных, и затем приспособьте ссылки диапазона, используемые в РЯДУ () функция, которая показывает в баре формулы. Я объясняю функцию следующим образом.

Вот является синтаксис для РЯДА () функцией:

РЯД ([название], [category_labels], ценности, заказ)

Например, вот является РЯД () функцией для диаграммы линии, которая показала ранее: Прочитайте остальную часть этого входа»

Популярность: 9 % [?]