Госпожа Мелодия Office

Чтобы импортировать из файла Excel, Ваши данные должны быть организованы в основном столе. Идеально, у Вас есть заголовки колонки, которые соответствуют областям в Вашей базе данных. Вы должны урезать любые данные, которые Вы не хотите импортировать (как другие ячейки под столом, которые не являются частью стола). Вы должны также удалить ценности, вычисленные, используя формулы Excel. (Поскольку Вы учились в Секции 2.5.5, Вы не должны сохранить вычисленные ценности в столе, потому что они вводят риск непоследовательных данных.) You should trim out any data that you don’t want to import (like other cells under the table that aren’t a part of the table). You should also remove values calculated using Excel formulas. (As you learned in Section 2.5.5, you shouldn’t store calculated values in a table, because they introduce the risk of inconsistent data.)

Как только у Вас есть вымытый стол данных в файле Excel, Вы готовы начать процесс импорта:

1. Выберите Внешний Excel Импорта Данных, выберите свой файл Excel, и затем определите, как Вы хотите добавить импортированную информацию к своей базе данных. Тогда, нажать OK.

   Вы узнали, как принять эти решения в шагах 1 - 3 в Секции 10.3.2.

2. Выберите рабочий лист, который предоставляет Вашим данным жилище (иллюстрация 10-5).

   Файлы Excel, или учебные пособия, начинаются с трех рабочих листов. Большинство людей шлепается свои данные по первому, который первоначально называют Sheet1. Если Вы - эксперт по Excel, то Вы, возможно, определяли секцию более сложного рабочего листа как названный диапазон. Если так, Вы можете выбрать, который назвал диапазон от списка. If you’re an Excel expert, then you might have designated a section of a more complex worksheet as a named range. If so, you can pick that named range from the list.

3. Щелкните Затем.

4. Если Ваши данные Excel ссорятся с заголовками колонки, затем выбрать, Первый Ряд Содержит Заголовки Колонки.

   Эти заголовки становятся отправной точкой для Ваших имен полей. Если Вы не выбираете, Первый Ряд Содержит Заголовки Колонки, то Excel рассматривает первый ряд как обычный отчет.

5. Щелкните Затем.

   Если Вы составляете новую таблицу для своих импортированных отчетов, то Доступ просит, чтобы Вы формировали области, которые Вы создаете. Если Вы прилагаете отчеты на существующий стол, то пропустите вперед, чтобы ступить 7.

   
   Иллюстрация 10-5. У Этого файла учебного пособия Excel есть стандартные три рабочих листа: Sheet1, Sheet2, и Sheet3. Когда Вы делаете выбор, Вы видите предварительный просмотр данных. Sheet1, Sheet2, and Sheet3. When you make a selection, you see a preview of the data.

6. Для каждой области Вы можете выбрать имя поля, тип данных, и должна ли область быть внесена (Секция 4.1.3 в указатель). Тогда, щелкните Затем.

   Доступ высказывает некоторые интеллектуальные предположения, основанные на данных, которые это там, но Вам решать точно настраивать детали. Например, если у Вас есть колонка с целыми числами, Вы можете хотеть изменить тип данных от Двойного (который поддерживает фракционные числа) к Целому числу, как показано в иллюстрации 10-6..

7. Выберите, хотите ли Вы, чтобы Доступ создал первичный ключ.

   Выберите, "Позволяют Доступу добавлять первичный ключ”, если Вы хотели бы, чтобы Доступ создал автопронумерованную область удостоверения личности (который является вообще хорошей идеей). Если данные, которые Вы импортируете уже, включают область, Вы хотите использовать как ключ, затем выбрать, "Выбирают мой собственный первичный ключ”, и затем выбирают правильную область.

8. В Импорте в текстовое окно Стола, напечатайте название стола, на который Вы хотите создать или добавить Ваши отчеты.

   
   Иллюстрация 10-6. Чтобы формировать область, выберите это в предварительном просмотре, и затем приспособьте параметры настройки. Если Вы решаете, что Вы не хотите импортировать область вообще, то Вы можете выбрать, "не импортируют область”, чтобы проигнорировать это в целом. If you decide you don’t want to import a field at all, then you can choose “Do not import field” to ignore it altogether.

9. Щелкните Концом, чтобы завершить Ваши выборы.

   Однажды полный импорт Вы можете выбрать, спасти ли Ваши шаги импорта для повторного использования.

Вы найдете некоторые потенциальные камни преткновения, импортируя данные из Excel. Чистые ценности и области, самые общие проблемы, происходят, когда волшебник Импорта предполагает, что есть данные в части Вашего рабочего листа, который не содержит информации. (Это могло случиться, есть ли ячейка с только местом где-нибудь на Вашем рабочем листе, или даже если у Вас есть ячейка, которая имела обыкновение содержать данные, но была с тех пор удалена.) После того, как Вы выполняете свой импорт, Вы, возможно, должны вымыть свой стол, чтобы установить проблемы как они, удаляя пустые области и отчеты. (This could happen if there’s a cell with just a space somewhere on your worksheet, or even if you have a cell that used to contain data but has since been deleted.) After you perform your import, you may need to clean up your table to fix problems like these by deleting empty fields and records.

Популярность: 13 % [?]