Чтобы импортировать из файла Excel, Ваши данные должны быть организованы в основном столе. Идеально, у Вас есть заголовки колонки, которые соответствуют областям в Вашей базе данных. Вы должны урезать любые данные, которые Вы не хотите импортировать (как другие клетки в соответствии с таблицей, которые не являются частью стола). Вы должны также удалить ценности, вычисленные, используя формулы Excel. (Как Вы узнали в Разделе 2.5.5, Вы не должны сохранить вычисленные ценности в столе, потому что они вводят риск непоследовательных данных.)

Как только у Вас есть убранный стол данных в файле Excel, Вы готовы начать процесс импорта:

1. Выберите Внешний Excel Импорта Данных, выберите свой файл Excel, и затем определите, как Вы хотите добавить импортированную информацию к своей базе данных. Тогда, нажать OK.

   Вы изучили, как принять эти решения в шагах 1 - 3 в Разделе 10.3.2.

2. Выберите рабочий лист, который предоставляет Вашим данным помещение (рисунок 10-5).

   Файлы Excel, или учебные пособия, начинаются с трех рабочих листов. Большинство людей шлепается свои данные по первому, который первоначально называют Sheet1. Если Вы - эксперт по Excel, то Вы, возможно, определяли раздел более сложного рабочего листа как названный диапазон. Если так, Вы можете выбрать, который назвал диапазон от списка.

3. Щелкните Next.

4. Если Ваши данные о Excel ссорятся с заголовками колонки, то выберите, Первый Ряд Содержит Заголовки Колонки.

   Эти заголовки становятся отправной точкой для Ваших имен полей. Если Вы не выбираете, Первый Ряд Содержит Заголовки Колонки, то Excel рассматривает первый ряд как обычный отчет.

5. Щелкните Next.

   Если Вы составляете новую таблицу для своих импортированных отчетов, то Доступ просит, чтобы Вы формировали области, которые Вы создаете. Если Вы прилагаете отчеты к существующему столу, то пропустите вперед к шагу 7.

   
   Рисунок 10-5. У этого файла учебного пособия Excel есть стандартные три рабочих листа: Sheet1, Sheet2, и Sheet3. Когда Вы делаете выбор, Вы видите предварительный просмотр данных.

6. Для каждой области Вы можете выбрать имя поля, тип данных, и должна ли область быть внесена (Раздел 4.1.3) в указатель. Тогда, щелкните Next.

   Доступ высказывает некоторые интеллектуальные предположения, основанные на данных, которые это там, но Вам решать точно настраивать детали. Например, если у Вас есть колонка с целыми числами, Вы можете хотеть изменить тип данных от Двойного (который поддерживает фракционные числа) к Целому числу, как показано в рисунке 10-6.

7. Выберите, хотите ли Вы, чтобы Доступ создал первичный ключ.

   Выберите, "Позволяют Доступу добавлять первичный ключ”, если Вы хотели бы, чтобы Доступ создал нумеруемую автоматически область удостоверения личности (который является вообще хорошей идеей). Если данные, которые Вы импортируете уже, включают область, Вы хотите использовать в качестве ключа, затем выбрать, "Выбирают мой собственный первичный ключ”, и затем выбирают правую сторону поля.

8. В Импорте в текстовое окно Стола введите имя стола, к которому Вы хотите создать или добавить Ваши отчеты.

   
   Рисунок 10-6. Чтобы формировать область, выберите это в предварительном просмотре, и затем приспособьте параметры настройки. Если Вы решаете, что не хотите импортировать область вообще, то Вы можете выбрать, "Не импортируют область”, чтобы проигнорировать это в целом.

9. Нажмите кнопку Finish, чтобы завершить Ваш выбор.

   Однажды полный импорт Вы можете выбрать, сэкономить ли Ваши шаги импорта для повторного использования.

Вы найдете некоторые потенциальные камни преткновения, импортируя данные из Excel. Чистые ценности и области, самые общие проблемы, происходят, когда волшебник Импорта предполагает, что есть данные в части Вашего рабочего листа, который не содержит информации. (Это могло произойти, если есть клетка с только пространством где-нибудь на Вашем рабочем листе, или даже если у Вас есть клетка, которая имела обыкновение содержать данные, но была с тех пор удалена.) После того, как Вы выполняете свой импорт, Вы, возможно, должны очистить свой стол, чтобы решить проблемы как они, удаляя пустые области и отчеты.

Популярность: [25 %?]

Чтобы импортировать из файла Excel, Ваши данные должны быть организованы в основном столе. Идеально, у Вас есть заголовки колонки, которые соответствуют областям в Вашей базе данных. Вы должны урезать любые данные, которые Вы не хотите импортировать (как другие клетки в соответствии с таблицей, которые не являются частью стола). Вы должны также удалить ценности, вычисленные, используя формулы Excel. (Как Вы узнали в Разделе 2.5.5, Вы не должны сохранить вычисленные ценности в столе, потому что они вводят риск непоследовательных данных.)

Как только у Вас есть убранный стол данных в файле Excel, Вы готовы начать процесс импорта:

1. Выберите Внешний Excel Импорта Данных, выберите свой файл Excel, и затем определите, как Вы хотите добавить импортированную информацию к своей базе данных. Тогда, нажать OK.

   Вы изучили, как принять эти решения в шагах 1 - 3 в Разделе 10.3.2.

2. Выберите рабочий лист, который предоставляет Вашим данным помещение (рисунок 10-5).

   Файлы Excel, или учебные пособия, начинаются с трех рабочих листов. Большинство людей шлепается свои данные по первому, который первоначально называют Sheet1. Если Вы - эксперт по Excel, то Вы, возможно, определяли раздел более сложного рабочего листа как названный диапазон. Если так, Вы можете выбрать, который назвал диапазон от списка.

3. Щелкните Next.

4. Если Ваши данные о Excel ссорятся с заголовками колонки, то выберите, Первый Ряд Содержит Заголовки Колонки.

   Эти заголовки становятся отправной точкой для Ваших имен полей. Если Вы не выбираете, Первый Ряд Содержит Заголовки Колонки, то Excel рассматривает первый ряд как обычный отчет.

5. Щелкните Next.

   Если Вы составляете новую таблицу для своих импортированных отчетов, то Доступ просит, чтобы Вы формировали области, которые Вы создаете. Если Вы прилагаете отчеты к существующему столу, то пропустите вперед к шагу 7.

   
   Рисунок 10-5. У этого файла учебного пособия Excel есть стандартные три рабочих листа: Sheet1, Sheet2, и Sheet3. Когда Вы делаете выбор, Вы видите предварительный просмотр данных.

6. Для каждой области Вы можете выбрать имя поля, тип данных, и должна ли область быть внесена (Раздел 4.1.3) в указатель. Тогда, щелкните Next.

   Доступ высказывает некоторые интеллектуальные предположения, основанные на данных, которые это там, но Вам решать точно настраивать детали. Например, если у Вас есть колонка с целыми числами, Вы можете хотеть изменить тип данных от Двойного (который поддерживает фракционные числа) к Целому числу, как показано в рисунке 10-6.

7. Выберите, хотите ли Вы, чтобы Доступ создал первичный ключ.

   Выберите, "Позволяют Доступу добавлять первичный ключ”, если Вы хотели бы, чтобы Доступ создал нумеруемую автоматически область удостоверения личности (который является вообще хорошей идеей). Если данные, которые Вы импортируете уже, включают область, Вы хотите использовать в качестве ключа, затем выбрать, "Выбирают мой собственный первичный ключ”, и затем выбирают правую сторону поля.

8. В Импорте в текстовое окно Стола введите имя стола, к которому Вы хотите создать или добавить Ваши отчеты.

   
   Рисунок 10-6. Чтобы формировать область, выберите это в предварительном просмотре, и затем приспособьте параметры настройки. Если Вы решаете, что не хотите импортировать область вообще, то Вы можете выбрать, "Не импортируют область”, чтобы проигнорировать это в целом.

9. Нажмите кнопку Finish, чтобы завершить Ваш выбор.

   Однажды полный импорт Вы можете выбрать, сэкономить ли Ваши шаги импорта для повторного использования.

Вы найдете некоторые потенциальные камни преткновения, импортируя данные из Excel. Чистые ценности и области, самые общие проблемы, происходят, когда волшебник Импорта предполагает, что есть данные в части Вашего рабочего листа, который не содержит информации. (Это могло произойти, если есть клетка с только пространством где-нибудь на Вашем рабочем листе, или даже если у Вас есть клетка, которая имела обыкновение содержать данные, но была с тех пор удалена.) После того, как Вы выполняете свой импорт, Вы, возможно, должны очистить свой стол, чтобы решить проблемы как они, удаляя пустые области и отчеты.

Популярность: [25 %?]