Г-жа Оффайс Тьюн

Если Вы не думали очень об импортировании и экспорте, это, вероятно, потому что Вы не должны использовать эти featuresyet. Много баз данных - абсолютно счастливое проживание тихая, уединенная жизнь. Однако, импортирование и экспорт могли бы пригодиться по нескольким причинам. Рано или поздно одна из этих причин будет относиться к Вам. However, importing and exporting might come in handy for a few reasons. Sooner or later, one of these reasons will apply to you.

Понимание Экспорта

Экспорт - более легкая часть уравнения. Экспорт, более простой чем импортирование, потому что это вовлекает движущуюся информацию от более строгого местоположения хранения (база данных) одному с меньшим количеством правил (другой тип документа).

---

Отметьте: Экспорт - способ передать копию Вашей информации к другому местоположению. Оригинальная копия всегда остается в Доступе. Нет никакого смысла в изменении экспортируемой копии. Вместо этого если Вы нуждаетесь в изменениях, сделайте их в базе данных, и затем выполните экспортную операцию снова. There’s no point in changing the exported copy. Instead, if you need changes, make them in the database, and then perform the export operation again.

---

Вот некоторые из наиболее распространенных причин, люди решают экспортировать информацию:

• Вы хотите послать некоторую информацию по электронной почте другу. Вы не хотите посылать базу данных Доступа, потому что у Вашего друга нет Доступа копии, или Вы хотите, чтобы он видел только некоторых не все данные.

• Вы создаете представление в PowerPoint. Самый легкий способ ослепить и убедить Ваших пэров состоит в том, чтобы показать им некоторую внушительную информацию от Вашей базы данных.

• Вы хотите проанализировать информацию в Excel. Доступ является большим для хранения и управления Вашими данными, но это не дает Вам инструменты, чтобы помочь Вам выяснить то, что все это означает. Если Вы хотите произвести подсчеты с мощными формулами и гладкими особенностями наброска, имеет смысл перемещать это в Excel. If you want to crunch the numbers with heavy duty formulas and slick charting features, it makes sense to move it to Excel.

Некоторые программы достаточно интеллектуальны, чтобы вытащить информацию из базы данных Доступа все самостоятельно. Word одного примера, который обеспечивает особенность составления стандартных писем, которая позволяет Вам брать список имен и адресов от базы данных, и затем использовать их, чтобы создать лейблы отправки по почте, персонифицированные формы, или любой другой вид документов партии. Используя эту функцию, Вы не должны выполнить экспорт вместо этого, Вы можете только указать Word на свой файл базы данных Доступа. (За дополнительной информацией об особенности составления стандартных писем Word, см. Word 2007: Недостающее Руководство.) feature that lets you take a list of names and addresses from a database, and then use them to create mailing labels, personalized forms, or any other sort of batch paperwork. When using this feature, you don’t need to perform any exporting instead, you can just point Word to your Access database file. (For more information about Word’s mail merge feature, see Word 2007: The Missing Manual.)

Понимание Импорта

Вы нуждаетесь в импортировании всякий раз, когда есть информация вне Вашей базы данных, которая принадлежит в этом. Предположите, что Вы создаете современную базу данных электронной коммерции для своей фермы буйвола. Однако, некоторые из Ваших партнеров продаж все еще заполняют формы, используя старую крупноформатную таблицу Excel. Теперь, Вы нуждаетесь в способе получить информацию из крупноформатной таблицы Excel и в Вашу базу данных. However, some of your sales associates still fill out forms using an old Excel spreadsheet. Now, you need a way to get the information out of the Excel spreadsheet and into your database.

---

Наконечник: Ваш торговый персонал подвел Вас. Они действительно не должны войти в данные в документ для другой программы. Вместо этого они должны использовать форму, это разработано для того, чтобы зарегистрировать продажи, как описано в Главе 9. Instead, they should use a form that’s designed for logging sales, as described in Chapter 9.

---

У операций по импорту есть две ключевых проблемы. Первое удостоверяется, что данные соответствуют строгим требованиям базы данных. Как Вы узнали в Главе 1, базы данных являются сумасшедшими правилом, и они грубо выбрасывают любую информацию, которая не соответствует (например, текст в области даты). Вторая проблема имеет дело с информацией, которая не вполне выравнивает upin другие слова, его представление в базе данных не соответствует его представлению во внешнем документе. Эта головная боль, более распространенная, что Вы можете думать. As you learned in Chapter 1, databases are rule-crazy, and they rudely toss out any information that doesn’t fit (for example, text in a date field). The second challenge is dealing with information that doesn’t quite line upin other words, its representation in the database doesn’t match its representation in the external document. This headache’s more common that you may think.

В Вашей базе данных Вы могли бы использовать коды состояний (как 4302), в то время как крупноформатная таблица Вы хотите импортировать имена статуса использования (как Первоочередность). Или, Вы, возможно, должны сломать информацию, которую Вы импортируете больше чем в одну связанную таблицу, даже при том, что это сохранено вместе в единственном документе. Крупноформатная таблица потребительского заказа для Вашей фермы буйвола могла включать информацию о клиенте (который соответствует столу Customers), и информация для заказа (для стола Orders). К сожалению, у Вас нет никакого легкого способа решить эти проблемы. Если внешние данные не будут соответствовать представлению в базе данных точно, то Вы должны будете изменить это вручную прежде или после операции по импорту. The customer order spreadsheet for your buffalo farm could include customer information (which corresponds to the Customers table) and order information (for the Orders table). Sadly, you don’t have any easy way to solve these problems. If the external data doesn’t match the representation in the database exactly, you’ll need to change it by hand before or after the import operation.

Популярность: [2 %?]