Вкладка Print Preview - что-то вроде причуды, потому что это включает несколько команд, у которых ничего нет к с печатью Вашего отчета. Команды в секции Данных о Предварительном просмотре информации, выводимой на печать позволяют Вам брать снимок текущих данных об отчете, и затем экспортировать его в некоторый другой тип файла, таким образом, Вы можете рассмотреть его за пределами Доступа или работы с ним в другой программе. Эта техника - большая, чтобы использовать, если Вы хотите разделить некоторые данные с другими людьми (прочитанный: произведите на босса впечатление).

Хотя Доступ поддерживает много различных форматов для того, чтобы экспортировать отчет, Вы будете использовать только некоторых с отчетами. (Другие более полезны, когда Вы экспортируете чистые данные от стола или вопроса, как объяснено в Главе 10. ) Полезные форматы для того, чтобы экспортировать отчеты включают:

• Word. Этот выбор преобразовывает Ваш отчет в документ, который Вы можете открыть в Microsoft Word. Однако, Доступ формата использует, немного неуклюже. (Это отделяет каждую колонку счетами и каждую линию с трудным возвращением, которое мешает перестраивать данные после факта в Word. ) Более хорошая экспортная особенность поместила бы данные об отчете в стол Word, который сделает намного легче работать с.

• Документ HTML. Этот выбор преобразовывает Ваш отчет в богатый документ HTML, подходящий для того, чтобы отправить в Сети или просто открыться прямо от Вашего жесткого диска. Преимущество этого формата состоит в том, что все, Вы должны рассмотреть его, является Web-браузером (и у кого нет одного из тех? ). Единственный недостаток состоит в том, что форматирование, расположение и нумерация страниц Вашего отчета не будут сохранены точно, который является неудобством, если кто-то хочет напечатать экспортируемый отчет.

• Зритель снимка. Этот выбор создает.snp файл снимка, который любой может открыть для представления и напечатать полностью отформатированный отчет. Чтобы рассмотреть файл снимка, Вы нуждаетесь в бесплатной программе Зрителя Снимка Microsoft. (Чтобы загрузить его, прибой к http://office.microsoft.com и поиск “Зрителя Снимка. ”), Хотя Зритель Снимка работает отлично, большинство людей предпочитает использовать более стандартный Формат PDF (затем в списке), который обеспечивает те же самые особенности. (Правдиво, Зритель Снимка - что-то вроде пережитка от более ранних версий Офиса. )

• PDF или XPS. Этот выбор позволяет Вам сохранять свое точное форматирование отчета (таким образом, Ваш отчет может быть напечатан), и это позволяет людям, у которых нет Доступа (и возможно даже не имейте Windows), просмотрите свой отчет. Единственное неудобство - то, что эта особенность не включена в основной пакет Доступа. Вместо этого Вы должны установить свободное, добавляют - в получить его (Вы будете видеть как в Разделе 8.2.3). За дополнительной информацией о PDF и форматах XPS, см., что коробка “Учится Любить PDFs” ниже.

Независимо от того, которые форматируют Вас использование, процесс - по существу то же самое:

1. Если Вы уже не находитесь в способе Предварительного просмотра информации, выводимой на печать, щелкните правой кнопкой мыши по названию счета отчета, и затем выберите Предварительный просмотр информации, выводимой на печать.

2. Щелкните одной из кнопок в разделе Данных о Предварительном просмотре информации, выводимой на печать ленты, в зависимости от формата, который Вы хотите использовать для Вашего экспорта.

   Например, выберите Word Данных о Предварительном просмотре информации, выводимой на печать, чтобы скопировать результаты Вашего отчета в совместимый с Word документ. Некоторые варианты сохранены в соответствии с меню Print Preview Data More, и Вы не будете видеть экспортный выбор PDF, пока Вы не установите PDF, добавляют - в (как описано в следующей секции).

3. Выберите название файла назначения (рисунок 8-12).

   Файл назначения - место, где экспортируемые данные будут храниться.

   
   Рисунок 8-12. Доступ предполагает, что Вы хотите имя, которое соответствует Вашему отчету (например, ProductCatalog.rtf, если отчет ProductCatalog экспортируется в богатый текстовый документ, который может быть открыт в Word). Однако, Вы можете изменить имя файла на то, что Вы хотите.

4. Если Вы хотите открыть свой экспортируемый файл в связанной программе, проверьте, что урегулирование “Открывает файл назначения после того, как экспортная операция полна.”

   Скажите, что Вы экспортируете документ Word, и Вы выбираете этот выбор; Доступ экспортирует данные, Word запуска, и загрузит документ. Это - хороший способ удостовериться, что Ваше экспортное действие работало как ожидалось. Этот выбор работает, только если у Вас есть программа, в которой Вы нуждаетесь на своем компьютере.

5. Нажмите OK, чтобы выполнить экспорт.

   Проигнорируйте другие два checkboxes, которые являются grayed. Они применяются только, чтобы экспортировать операции, которые работают с другими объектами базы данных.

   ---

   Примечание: Помните, экспортирование отчета походит на печать отчета. Ваш экспортируемый файл содержит данные, которые существовали в тот момент. Если Вы решаете неделю спустя, что нуждаетесь в более свежих данных, Вы должны экспортировать свой отчет снова.
   

   ---

6. Выберите, хотите ли Вы сохранить свои экспортные настройки.

   Сохраняя Ваши экспортные настройки, Вы можете быстро повторить свое экспортное действие позже. Например, если Вы экспортируете в документ Word и сохраняете экспортные настройки, Вы можете экспортировать данные об отчете завтра, на следующей неделе, или год в будущем.

   ---

   Наконечник: Вы не должны открыть свой отчет, чтобы экспортировать его. Вместо этого Вы можете использовать все команды, в которых Вы нуждаетесь прямо от навигационного стекла. Просто щелкните правой кнопкой мыши по названию отчета, и затем выберите Экспорт, чтобы показать меню всех Ваших экспортных вариантов от файлов PDF до страниц HTML. Вы будете также видеть несколько вариантов, которые не появляются во вкладке Export ленты, включая возможности для экспорта отчета более старой, базе данных, о которой почти забывают, и продуктам крупноформатной таблицы как dBase, Парадокс и Лотус 1-2-3.
   

   ---

Популярность: [2%?]

Вкладка Print Preview - что-то вроде причуды, потому что это включает несколько команд, у которых ничего нет к с печатью Вашего отчета. Команды в секции Данных о Предварительном просмотре информации, выводимой на печать позволяют Вам брать снимок текущих данных об отчете, и затем экспортировать его в некоторый другой тип файла, таким образом, Вы можете рассмотреть его за пределами Доступа или работы с ним в другой программе. Эта техника - большая, чтобы использовать, если Вы хотите разделить некоторые данные с другими людьми (прочитанный: произведите на босса впечатление).

Хотя Доступ поддерживает много различных форматов для того, чтобы экспортировать отчет, Вы будете использовать только некоторых с отчетами. (Другие более полезны, когда Вы экспортируете чистые данные от стола или вопроса, как объяснено в Главе 10. ) Полезные форматы для того, чтобы экспортировать отчеты включают:

• Word. Этот выбор преобразовывает Ваш отчет в документ, который Вы можете открыть в Microsoft Word. Однако, Доступ формата использует, немного неуклюже. (Это отделяет каждую колонку счетами и каждую линию с трудным возвращением, которое мешает перестраивать данные после факта в Word. ) Более хорошая экспортная особенность поместила бы данные об отчете в стол Word, который сделает намного легче работать с.

• Документ HTML. Этот выбор преобразовывает Ваш отчет в богатый документ HTML, подходящий для того, чтобы отправить в Сети или просто открыться прямо от Вашего жесткого диска. Преимущество этого формата состоит в том, что все, Вы должны рассмотреть его, является Web-браузером (и у кого нет одного из тех? ). Единственный недостаток состоит в том, что форматирование, расположение и нумерация страниц Вашего отчета не будут сохранены точно, который является неудобством, если кто-то хочет напечатать экспортируемый отчет.

• Зритель снимка. Этот выбор создает.snp файл снимка, который любой может открыть для представления и напечатать полностью отформатированный отчет. Чтобы рассмотреть файл снимка, Вы нуждаетесь в бесплатной программе Зрителя Снимка Microsoft. (Чтобы загрузить его, прибой к http://office.microsoft.com и поиск “Зрителя Снимка. ”), Хотя Зритель Снимка работает отлично, большинство людей предпочитает использовать более стандартный Формат PDF (затем в списке), который обеспечивает те же самые особенности. (Правдиво, Зритель Снимка - что-то вроде пережитка от более ранних версий Офиса. )

• PDF или XPS. Этот выбор позволяет Вам сохранять свое точное форматирование отчета (таким образом, Ваш отчет может быть напечатан), и это позволяет людям, у которых нет Доступа (и возможно даже не имейте Windows), просмотрите свой отчет. Единственное неудобство - то, что эта особенность не включена в основной пакет Доступа. Вместо этого Вы должны установить свободное, добавляют - в получить его (Вы будете видеть как в Разделе 8.2.3). За дополнительной информацией о PDF и форматах XPS, см., что коробка “Учится Любить PDFs” ниже.

Независимо от того, которые форматируют Вас использование, процесс - по существу то же самое:

1. Если Вы уже не находитесь в способе Предварительного просмотра информации, выводимой на печать, щелкните правой кнопкой мыши по названию счета отчета, и затем выберите Предварительный просмотр информации, выводимой на печать.

2. Щелкните одной из кнопок в разделе Данных о Предварительном просмотре информации, выводимой на печать ленты, в зависимости от формата, который Вы хотите использовать для Вашего экспорта.

   Например, выберите Word Данных о Предварительном просмотре информации, выводимой на печать, чтобы скопировать результаты Вашего отчета в совместимый с Word документ. Некоторые варианты сохранены в соответствии с меню Print Preview Data More, и Вы не будете видеть экспортный выбор PDF, пока Вы не установите PDF, добавляют - в (как описано в следующей секции).

3. Выберите название файла назначения (рисунок 8-12).

   Файл назначения - место, где экспортируемые данные будут храниться.

   
   Рисунок 8-12. Доступ предполагает, что Вы хотите имя, которое соответствует Вашему отчету (например, ProductCatalog.rtf, если отчет ProductCatalog экспортируется в богатый текстовый документ, который может быть открыт в Word). Однако, Вы можете изменить имя файла на то, что Вы хотите.

4. Если Вы хотите открыть свой экспортируемый файл в связанной программе, проверьте, что урегулирование “Открывает файл назначения после того, как экспортная операция полна.”

   Скажите, что Вы экспортируете документ Word, и Вы выбираете этот выбор; Доступ экспортирует данные, Word запуска, и загрузит документ. Это - хороший способ удостовериться, что Ваше экспортное действие работало как ожидалось. Этот выбор работает, только если у Вас есть программа, в которой Вы нуждаетесь на своем компьютере.

5. Нажмите OK, чтобы выполнить экспорт.

   Проигнорируйте другие два checkboxes, которые являются grayed. Они применяются только, чтобы экспортировать операции, которые работают с другими объектами базы данных.

   ---

   Примечание: Помните, экспортирование отчета походит на печать отчета. Ваш экспортируемый файл содержит данные, которые существовали в тот момент. Если Вы решаете неделю спустя, что нуждаетесь в более свежих данных, Вы должны экспортировать свой отчет снова.
   

   ---

6. Выберите, хотите ли Вы сохранить свои экспортные настройки.

   Сохраняя Ваши экспортные настройки, Вы можете быстро повторить свое экспортное действие позже. Например, если Вы экспортируете в документ Word и сохраняете экспортные настройки, Вы можете экспортировать данные об отчете завтра, на следующей неделе, или год в будущем.

   ---

   Наконечник: Вы не должны открыть свой отчет, чтобы экспортировать его. Вместо этого Вы можете использовать все команды, в которых Вы нуждаетесь прямо от навигационного стекла. Просто щелкните правой кнопкой мыши по названию отчета, и затем выберите Экспорт, чтобы показать меню всех Ваших экспортных вариантов от файлов PDF до страниц HTML. Вы будете также видеть несколько вариантов, которые не появляются во вкладке Export ленты, включая возможности для экспорта отчета более старой, базе данных, о которой почти забывают, и продуктам крупноформатной таблицы как dBase, Парадокс и Лотус 1-2-3.
   

   ---

Популярность: [2%?]