As formas adquirem o seu nome de formas de papel que as pessoas usam para registrar a informação quando um computador não é prático. Dependendo da sua situação, podem criar uma forma de Acesso que se parece com uma forma de papel que a sua companhia ou a organização usam. Se estiverem trabalhando em um banco, podem criar uma forma de Acesso que expõe a informação no mesmo acordo básico que uma forma aplicada de cliente baseada no papel. Este acordo faz fácil copiar a informação do papel no seu banco de dados. Contudo, a maior parte do tempo as formas que projetam não têm um equivalente do mundo real. Os criarão do zero e os usarão para fazer a entrada de dados mais fácil.

Para entender porque as formas são uma parte indispensável de quase todos os bancos de dados, ajuda a considerar primeiro as faltas do datasheet. Aqui estão algumas áreas onde as formas batem no datasheet:

• Melhores planos. No datasheet, cada campo ocupa uma coluna única. Este acordo trabalha bem para mesas com poucos campos, mas leva ao lado a lado infinito que se enrola em mesas maiores. Em uma forma, podem assegurar-se os dados dos quais precisam é sempre à vista. Também podem usar cor, linhas e quadros para ajudar a separar pedaços diferentes do conteúdo.

• Extra informação. Podem tapar uma forma com qualquer texto que querem, que significa que podem acrescentar pistas que ajudam newbies a entender os dados que têm de fornecer. Também podem acrescentar o exemplo detailsfor calculado, podem calcular e expor as compras totais feitas por um cliente sem forçar alguém a acender uma pergunta separada.

• Relações de mesa. Muitas tarefas implicam registros acrescentam de mais de uma mesa relacionada. Se um novo cliente colocar uma ordem no banco de dados de Disparate de Butique, então têm de criar um novo registro nos Clientes e mesas de Ordens, junto com um ou vários registros na mesa de OrderDetails. Uma forma deixa-os fazer todo este trabalho em um lugar (em vez de forçá-los a abrir dois ou três datasheets).

• Botões e outras coisas. As formas apoiam controlsbuttons, conexões, listas, e outras partes de fantasia da interface de usuário importam que podem acrescentar à sua forma. A pessoa que usa o seu banco de dados então pode clicar em um botão para disparar uma tarefa relacionada (como abertura de outra forma ou impressão de um relatório).

As formas propriamente projetadas são o que os geeks chamam a parte dianteira de um banco de dados. Em um banco de dados que usa formas, podem editar dados, executar pesquisas e cuidar todas das suas tarefas cotidianas sem tocar alguma vez um datasheet.

Popularidade: 2% [?]

O relatório de ProductCatalog apresenta todos os registros da mesa de produtos. Contudo, os relatórios muitas vezes têm de filtrar somente um subconjunto importante da informação. Por exemplo, podem querer analisar as vendas de produtos em uma categoria específica ou as ordens feitas por clientes em uma cidade específica. Em caso de ProductCatalog, é lógico omitir itens descontinuados. No fim de tudo, não há nenhuma razão do Disparate de Butique para anunciar itens que já não vende.

Podem reduzir os resultados que se incluem em um relatório de dois modos. Já aprenderam sobre uma opção: criar uma pergunta que extrai os resultados que querem, e logo utilização que questionam para construir o seu relatório. Esta opção é uma boa escolha se já tiverem uma pergunta que ajusta a conta ou planejam usar este subconjunto de dados com vários objetivos (relatórios, edição, outras perguntas, e assim por diante).

Outra escolha é aplicar a filtração por meio de colocações de relatório. A vantagem desta técnica consiste em que podem modificar as colocações de filtro rapidamente e repetidamente. Se planejarem usar o mesmo relatório de imprimir vários subconjuntos diferentes de dados, esta aproximação é a melhor. Por exemplo, podem filtrar os produtos em uma categoria, imprimi-los, e logo ajustar a filtração para selecionar produtos em uma categoria diferente, que também podem imprimir.

O relatório que filtra trabalha o mesmo caminho datasheet filtração faz (discutido detalhadamente na Seção 3.2.2). Têm duas opções: Leiam o resto desta entrada»

Popularidade: 2% [?]

Aqui está um truque de formatação simples mas potente: Acrescentem um contexto sombreado a cada segunda linha. A formatação de linha alterna dá um bocado de pulem ao relatório mais claro, mas também serve um objetivo prático. Em relatórios densos, as bandas sombreadas facilitam para leitores distinguir cada linha e seguir uma linha de uma coluna ao seguinte.

Para aplicar um formato de linha alterno, têm de clicar imediatamente para a esquerda de qualquer linha. Naquele ponto, a linha inteira fica selecionada, e os Instrumentos de Leiaute de Relatório | o botão Formatting Font Alternate Fill acende-se. (O botão Alternate Fill parece a uma minigrade. Aparece diretamente abaixo do botão Fill. ) Podem clicar nele, e logo escolher uma cor.

Se clicarem em um dos valores na linha, o botão Alternate Fill não se acenderá, e não serão capazes de modificar-se a alternação enchem a cor.

8.3.1.3. Grades de coordenadas

Quando criam um novo relatório, os seus dados arranjam-se em uma mesa invisível. Esta mesa não inclui nenhuma grade de coordenadas, portanto as suas cópias impressas parecem lisas e peso leve. Mas se forem um amante de grade de coordenadas reservado, estarão felizes de saber que podem acrescentar bordas à mesa de relatório. Isso é com você se querem acrescentá-los em todo lugar para guardar dados cuidadosamente arregimentados em células separadas ou somente usá-los judiciosamente para destacar colunas importantes. Leiam o resto desta entrada»

Popularidade: 2% [?]

Podem usar os Instrumentos de Leiaute de Relatório | Formatando Formatação da seção da faixa para ajustar campos numéricos (como o campo de Preços no relatório de ProductCatalog). Encontrarão uma lista cair que os deixa escolher várias opções para formatar números:

• O Número geral dá um número básico, sem babados. O acesso dá a cada valor o número de dígitos decimais dos quais precisa.

• A moeda assegura-se que cada número tem dois pontos decimais e adquire o símbolo de moeda isto configura-se para o seu computador (baseado na sua localidade geográfica).

  Os grandes números conseguem que milhares de vírgulas de separador separem os dígitos, como em US$ 1,111.99.

• O euro é semelhante à Moeda, exceto ele mostra o símbolo de moeda pelo euro.

• Fixado dá a cada número o mesmo número de lugares decimais. (Inicialmente é dois, mas podem usar os botões Increase Decimals e Decrease Decimals, mostrados na Figura 8-15, para modificar isto. ) Os grandes números não adquirem vírgulas.

• O padrão é o mesmo como fixado, exceto grandes números realmente adquirem os milhares de vírgula de separador (como em 1,111.99).

• Os por cento supõem que cada número seja um valor fracionário que representa uma percentagem, onde 1.0 é 100 por cento. Assim, se têm o número 48, o Acesso modifica isto para 4800.00 por cento. (Podem modificar o número de lugares decimais com os botões Increase Decimals e Decrease Decimals. )

• As exposições científicas cada número usando a notação científica, portanto 48 se torna 4.80E+01 (que é um modo de fantasia de dizer 4.8 multiplicados por ¹⁰¹ lhes dá o número isto guarda-se no campo). A notação científica usa-se para mostrar números que têm escalas vastamente diferentes com um número semelhante de dígitos. Podem modificar o número de lugares decimais usando os botões Increase Decimals e Decrease Decimals.

Também podem modificar o número de dígitos que se expõem para a direita do ponto decimal clicando nos botões Increase Decimals e Decrease Decimals nos Instrumentos de Leiaute de Relatório | Formatando Formatação da seção da faixa.

Popularidade: 2% [?]

AutoFormats são uma ótima maneira adquirir um ramo de formatar feito em uma pressa. Contudo, às vezes querem usar mais de um toque pessoal e formatar as partes diferentes do seu relatório à mão.

Para aplicar a formatação mais visada, têm de seguir uma aproximação de passo duplo. Em primeiro lugar, selecionem a porção do relatório que querem formatar. Em segundo lugar, cliquem em uma ordem nos Instrumentos de Leiaute de Relatório | Formatação da seção de Fonte da faixa (a Figura 8-15).

A figura 8-15. Os Instrumentos de Leiaute de Relatório | Formatação de seção de Fonte tapam-se com instrumentos de formatação básicos.

Os Instrumentos de Leiaute | Formatação de seção de Fonte deixam-nos ajustar todos os seguintes detalhes:

• O tamanho de fonte e fonte (Calibri de 11 pontos é o fácil do padrão de olhos)

• O alinhamento de texto (deixado, direito ou centro)

• A cor de texto e cor de fundo

Embora possam formatar o título, data ou seções de número de página do relatório, passarão a maioria do seu tempo formatando as cabeçadas de coluna e os valores de coluna. Para formatar uma cabeçada de coluna, cliquem nele. Para formatar os valores de coluna, cliquem em alguém dos valores na coluna. A figura 8-16 mostra um exemplo. Leiam o resto desta entrada»

Popularidade: 2% [?]

Por enquanto, aprenderam a criar relatórios simples que mostram toda a informação que querem em uma mesa compacta. O único problema com estes relatórios consiste em que todos eles olham o mesmo. Se estiverem trabalhando em uma fazenda de cubículo para uma companhia de seguro multinacional, esta semelhança parda é provavelmente uma boa coisa. Mas aqueles que ainda têm um pulso podem querer avivar os seus relatórios com bordas, fontes exóticas e uma arremetida da cor.

O modo mais rápido de aplicar a formatação é usar um de AutoFormats preconstruídos (mostrado na Figura 8-14) dos Instrumentos de Leiaute de Relatório | Formatação de AutoFormat lista de AutoFormat. Cada AutoFormat aplica uma combinação de fontes, cores e colocações de borda. AutoFormats deixam-nos transformar o aspeto inteiro do seu relatório em um passo, mas não lhes dão o controle de granulação fina para aplicar exatamente os detalhes que querem.

A figura 8-14. Cliquem a flecha cair (deu voltas) para ver todo o AutoFormats disponível. (Ou, se têm um monitor realmente grande, as visualizações de AutoFormat aparecem diretamente na faixa. ) Cada visualização de unha de polegar mostra as cores e um bocado do contexto que o formato usa, mas têm de aplicá-lo antes que realmente possam ver a que parece.

Leiam o resto desta entrada»

Popularidade: 2% [?]

Para exportar um relatório como um arquivo PDF, precisam o "Salvam Como PDF ou XPS” add-in. Adquiri-lo, espuma a www.microsoft.com/downloads e procura de “PDF”. As conexões os levarão a uma página onde podem carregar do add-in e instalá-lo com somente uns cliques de par.

Uma vez que instalam o add-in, todas as suas aplicações de Office terão a capacidade de exportar os seus documentos no formato de PDF. Em um relatório de Acesso, trabalham esta magia escolhendo Dados de Pré-visualização PDF ou XPS enquanto têm um relatório no modo de Pré-visualização. Ou, podem clicar com o botão direito no seu relatório no vidro de navegação, e logo escolher PDF de Exportação ou XPS.

Quando exportam um arquivo PDF, adquirem algumas extra opções na caixa de diálogo "Publish as PDF or XPS" (a Figura 8-13). Os arquivos de PDF podem exportar-se com resolução diferente e colocações de qualidade (que pela maior parte afetam relatórios que têm quadros). Normalmente, usam colocações de qualidade mais alta se estiverem planejando imprimir o seu arquivo PDF porque as impressoras usam resoluções mais altas do que monitores de computador.

A figura 8-13. A caixa de diálogo "Publish as PDF or XPS" parece muito à caixa de diálogo Export As, exceto ele tem um botão Publish em vez de um botão Export. Podem acender o “Arquivo aberto depois de publicar” checkbox para dizer a Acesso abrir o arquivo PDF no Adobe Reader (assunção que o mandam instalar) depois que o processo de publicação é completo, portanto podem verificar o resultado.

A caixa de diálogo "Publish as PDF or XPS" dá-lhes algum controle sob as colocações de qualidade com o "Otimiza para” opções. Se somente estiverem exportando uma cópia de PDF portanto outras pessoas podem examinar a informação no seu relatório, escolher “O tamanho mínimo (publicando online)” para salvar algum espaço. De outro lado, se há uma possibilidade que as pessoas que leem o seu PDF possam querer imprimi-lo, escolher “O padrão (publicação online e impressão)” em vez disso. Exportarão um arquivo PDF ligeiramente maior que fará para uma melhor cópia impressa. Leiam o resto desta entrada»

Popularidade: 6% [?]

A pestana Print Preview é um bocado de uma esquisitice, porque inclui algumas ordens que não têm nada a com a impressão do seu relatório. As ordens na seção de Dados de Pré-visualização deixam-nos tomar um instantâneo dos dados de relatório atuais, e logo exportá-lo para algum outro tipo do arquivo portanto podem examiná-lo do lado de fora de Acesso ou trabalho com ele em outro programa. Esta técnica é grande um para usar se quiserem compartilhar alguns dados com outras pessoas (lido: impressionem o chefe).

Embora o Acesso apoie muitos formatos diferentes para exportar um relatório, usarão somente alguns com relatórios. (Os outros são mais úteis quando estão exportando dados puros de uma mesa ou pergunta, como explicado no Capítulo 10. ) Os formatos úteis para exportar relatórios incluem:

• Word. Esta opção transforma o seu relatório em um documento que podem abrir no Microsoft Word. Contudo, o Acesso a formato usa é um bocado desgracioso. (Separa cada coluna com etiquetas e cada linha com um regresso difícil, que faz difícil reajustar os dados depois do fato no Word. ) Uma característica de exportação mais bonita poria os dados de relatório em uma mesa de Word, que faria muito mais fácil trabalhar com.

• Documento HTML. Esta opção transforma o seu relatório em um documento HTML rico, conveniente para pôr no correio na Web ou somente abrir-se diretamente da sua unidade de disco rígido. A vantagem deste formato consiste em que tudo têm de examiná-lo é um Navegador da Web (e quem não tem um daqueles? ). O único desconto consiste em que a formatação, o leiaute e a paginação do seu relatório não se conservarão exatamente, que é uma desvantagem se alguém quiser imprimir o relatório exportado.

• Espectador de instantâneo. Esta opção cria um arquivo de instantâneo.snp, que cada um pode abrir para examinar e imprimir o relatório totalmente formatado. Para examinar o arquivo de instantâneo, precisam do programa Snapshot Viewer livre de Microsoft. (Para carregar dele, espuma a http://office.microsoft.com e procura “de Espectador de Instantâneo. ”) Embora o Espectador de Instantâneo trabalhe perfeitamente bem, a maior parte de pessoas preferem usar o formato de PDF mais padrão (depois na lista), que fornece as mesmas características. (De fato, o Espectador de Instantâneo é um bocado de um remanescente de versões mais adiantadas de Office. )

• PDF ou XPS. Esta opção deixa-os conservar a sua formatação de relatório exata (portanto o seu relatório pode imprimir-se), e deixa pessoas que não têm Acesso (e possivelmente até não tenham Windows) examinem o seu relatório. A única desvantagem é que esta característica não se inclui no pacote de Acesso básico. Em vez disso, têm de instalar um add-in livre para adquiri-lo (verão como na Seção 8.2.3). Para mais informação sobre o PDF e formatos de XPS, ver a caixa “Aprender a Amar PDFs” abaixo.

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Popularidade: 2% [?]

Para adquirir uma visualização da que o seu relatório impresso parecerá, cliquem com o botão direito no título de etiqueta de relatório e logo escolham a Pré-visualização ou escolham a Pré-visualização de Impressão de botão Office. O modo de pré-visualização não os deixa fazer qualquer modificação ou seleciona qualquer parte do relatório. Limitam-se a ampliar e fora, e mover-se da página à página (ver a Figura 8-11). Quando se terminam olhando para a sua pré-visualização, escolhem a Pré-visualização Visualização Fechada Pré-visualização Fechada.

A figura 8-11. No modo de Pré-visualização, para ampliar, clique uma vez com o rato. Cliquem outra vez para subir rapidamente voltam atrás à visão de página cheia. Também podem usar os botões de navegação de página no fundo da janela para mover-se de uma página para o seguinte, e o corredor de zumbido (não mostrado) para mais exato subir rapidamente. Mas as ordens mais úteis aparecem na faixa, que os deixa torcer as colocações de impressão e exportar os seus resultados de relatório a outro tipo do arquivo. Leiam o resto desta entrada»

Popularidade: 2% [?]

Por enquanto, aprenderam como criar rapidamente um relatório baseado em uma mesa ou uma pergunta. Contudo, têm outra escolha que podem começar com uma ardósia em branca e explicitamente acrescentar cada campo que querem. Ambas as aproximações são igualmente válidas. Podem preferir usar a técnica de criação rápida quando querem construir um relatório que estreitamente segue a estrutura de uma mesa existente ou pergunta. De outro lado, se planejam criar um relatório que usa somente alguns campos de uma mesa, podem encontrar que é mais fácil começar do zero.

Aqui está como criam um relatório do fundo:

1. Selecionem criam o relatório de espaço em branco de relatórios.

   Um relatório novo, vazio aparece na visão de Leiaute. A Lista de Campanha aparece à direita, com todas as mesas no seu banco de dados.

2. Acrescentem os campos que querem da mesa apropriada, arrastando-os da Lista de Campanha para a superfície de relatório ou clicando duas vezes neles.

   Também podem usar campos de mesas relacionadas. Por exemplo, podem criar um relatório que informação sobre produto sobre associações e os detalhes de categoria de cada produto. Neste caso, o relatório automaticamente usa uma pergunta de junção (a Seção 6.3) para adquirir os resultados.

3. Formatem as colunas. Leiam o resto desta entrada»

Popularidade: 2% [?]

As formas adquirem o seu nome de formas de papel que as pessoas usam para registrar a informação quando um computador não é prático. Dependendo da sua situação, podem criar uma forma de Acesso que se parece com uma forma de papel que a sua companhia ou a organização usam. Se estiverem trabalhando em um banco, podem criar uma forma de Acesso que expõe a informação no mesmo acordo básico que uma forma aplicada de cliente baseada no papel. Este acordo faz fácil copiar a informação do papel no seu banco de dados. Contudo, a maior parte do tempo as formas que projetam não têm um equivalente do mundo real. Os criarão do zero e os usarão para fazer a entrada de dados mais fácil.

Para entender porque as formas são uma parte indispensável de quase todos os bancos de dados, ajuda a considerar primeiro as faltas do datasheet. Aqui estão algumas áreas onde as formas batem no datasheet:

• Melhores planos. No datasheet, cada campo ocupa uma coluna única. Este acordo trabalha bem para mesas com poucos campos, mas leva ao lado a lado infinito que se enrola em mesas maiores. Em uma forma, podem assegurar-se os dados dos quais precisam é sempre à vista. Também podem usar cor, linhas e quadros para ajudar a separar pedaços diferentes do conteúdo.

• Extra informação. Podem tapar uma forma com qualquer texto que querem, que significa que podem acrescentar pistas que ajudam newbies a entender os dados que têm de fornecer. Também podem acrescentar o exemplo detailsfor calculado, podem calcular e expor as compras totais feitas por um cliente sem forçar alguém a acender uma pergunta separada.

• Relações de mesa. Muitas tarefas implicam registros acrescentam de mais de uma mesa relacionada. Se um novo cliente colocar uma ordem no banco de dados de Disparate de Butique, então têm de criar um novo registro nos Clientes e mesas de Ordens, junto com um ou vários registros na mesa de OrderDetails. Uma forma deixa-os fazer todo este trabalho em um lugar (em vez de forçá-los a abrir dois ou três datasheets).

• Botões e outras coisas. As formas apoiam controlsbuttons, conexões, listas, e outras partes de fantasia da interface de usuário importam que podem acrescentar à sua forma. A pessoa que usa o seu banco de dados então pode clicar em um botão para disparar uma tarefa relacionada (como abertura de outra forma ou impressão de um relatório).

As formas propriamente projetadas são o que os geeks chamam a parte dianteira de um banco de dados. Em um banco de dados que usa formas, podem editar dados, executar pesquisas e cuidar todas das suas tarefas cotidianas sem tocar alguma vez um datasheet.

Popularidade: 2% [?]

O relatório de ProductCatalog apresenta todos os registros da mesa de produtos. Contudo, os relatórios muitas vezes têm de filtrar somente um subconjunto importante da informação. Por exemplo, podem querer analisar as vendas de produtos em uma categoria específica ou as ordens feitas por clientes em uma cidade específica. Em caso de ProductCatalog, é lógico omitir itens descontinuados. No fim de tudo, não há nenhuma razão do Disparate de Butique para anunciar itens que já não vende.

Podem reduzir os resultados que se incluem em um relatório de dois modos. Já aprenderam sobre uma opção: criar uma pergunta que extrai os resultados que querem, e logo utilização que questionam para construir o seu relatório. Esta opção é uma boa escolha se já tiverem uma pergunta que ajusta a conta ou planejam usar este subconjunto de dados com vários objetivos (relatórios, edição, outras perguntas, e assim por diante).

Outra escolha é aplicar a filtração por meio de colocações de relatório. A vantagem desta técnica consiste em que podem modificar as colocações de filtro rapidamente e repetidamente. Se planejarem usar o mesmo relatório de imprimir vários subconjuntos diferentes de dados, esta aproximação é a melhor. Por exemplo, podem filtrar os produtos em uma categoria, imprimi-los, e logo ajustar a filtração para selecionar produtos em uma categoria diferente, que também podem imprimir.

O relatório que filtra trabalha o mesmo caminho datasheet filtração faz (discutido detalhadamente na Seção 3.2.2). Têm duas opções: Leiam o resto desta entrada»

Popularidade: 2% [?]

Aqui está um truque de formatação simples mas potente: Acrescentem um contexto sombreado a cada segunda linha. A formatação de linha alterna dá um bocado de pulem ao relatório mais claro, mas também serve um objetivo prático. Em relatórios densos, as bandas sombreadas facilitam para leitores distinguir cada linha e seguir uma linha de uma coluna ao seguinte.

Para aplicar um formato de linha alterno, têm de clicar imediatamente para a esquerda de qualquer linha. Naquele ponto, a linha inteira fica selecionada, e os Instrumentos de Leiaute de Relatório | o botão Formatting Font Alternate Fill acende-se. (O botão Alternate Fill parece a uma minigrade. Aparece diretamente abaixo do botão Fill. ) Podem clicar nele, e logo escolher uma cor.

Se clicarem em um dos valores na linha, o botão Alternate Fill não se acenderá, e não serão capazes de modificar-se a alternação enchem a cor.

8.3.1.3. Grades de coordenadas

Quando criam um novo relatório, os seus dados arranjam-se em uma mesa invisível. Esta mesa não inclui nenhuma grade de coordenadas, portanto as suas cópias impressas parecem lisas e peso leve. Mas se forem um amante de grade de coordenadas reservado, estarão felizes de saber que podem acrescentar bordas à mesa de relatório. Isso é com você se querem acrescentá-los em todo lugar para guardar dados cuidadosamente arregimentados em células separadas ou somente usá-los judiciosamente para destacar colunas importantes. Leiam o resto desta entrada»

Popularidade: 2% [?]

Podem usar os Instrumentos de Leiaute de Relatório | Formatando Formatação da seção da faixa para ajustar campos numéricos (como o campo de Preços no relatório de ProductCatalog). Encontrarão uma lista cair que os deixa escolher várias opções para formatar números:

• O Número geral dá um número básico, sem babados. O acesso dá a cada valor o número de dígitos decimais dos quais precisa.

• A moeda assegura-se que cada número tem dois pontos decimais e adquire o símbolo de moeda isto configura-se para o seu computador (baseado na sua localidade geográfica).

  Os grandes números conseguem que milhares de vírgulas de separador separem os dígitos, como em US$ 1,111.99.

• O euro é semelhante à Moeda, exceto ele mostra o símbolo de moeda pelo euro.

• Fixado dá a cada número o mesmo número de lugares decimais. (Inicialmente é dois, mas podem usar os botões Increase Decimals e Decrease Decimals, mostrados na Figura 8-15, para modificar isto. ) Os grandes números não adquirem vírgulas.

• O padrão é o mesmo como fixado, exceto grandes números realmente adquirem os milhares de vírgula de separador (como em 1,111.99).

• Os por cento supõem que cada número seja um valor fracionário que representa uma percentagem, onde 1.0 é 100 por cento. Assim, se têm o número 48, o Acesso modifica isto para 4800.00 por cento. (Podem modificar o número de lugares decimais com os botões Increase Decimals e Decrease Decimals. )

• As exposições científicas cada número usando a notação científica, portanto 48 se torna 4.80E+01 (que é um modo de fantasia de dizer 4.8 multiplicados por ¹⁰¹ lhes dá o número isto guarda-se no campo). A notação científica usa-se para mostrar números que têm escalas vastamente diferentes com um número semelhante de dígitos. Podem modificar o número de lugares decimais usando os botões Increase Decimals e Decrease Decimals.

Também podem modificar o número de dígitos que se expõem para a direita do ponto decimal clicando nos botões Increase Decimals e Decrease Decimals nos Instrumentos de Leiaute de Relatório | Formatando Formatação da seção da faixa.

Popularidade: 2% [?]

AutoFormats são uma ótima maneira adquirir um ramo de formatar feito em uma pressa. Contudo, às vezes querem usar mais de um toque pessoal e formatar as partes diferentes do seu relatório à mão.

Para aplicar a formatação mais visada, têm de seguir uma aproximação de passo duplo. Em primeiro lugar, selecionem a porção do relatório que querem formatar. Em segundo lugar, cliquem em uma ordem nos Instrumentos de Leiaute de Relatório | Formatação da seção de Fonte da faixa (a Figura 8-15).

A figura 8-15. Os Instrumentos de Leiaute de Relatório | Formatação de seção de Fonte tapam-se com instrumentos de formatação básicos.

Os Instrumentos de Leiaute | Formatação de seção de Fonte deixam-nos ajustar todos os seguintes detalhes:

• O tamanho de fonte e fonte (Calibri de 11 pontos é o fácil do padrão de olhos)

• O alinhamento de texto (deixado, direito ou centro)

• A cor de texto e cor de fundo

Embora possam formatar o título, data ou seções de número de página do relatório, passarão a maioria do seu tempo formatando as cabeçadas de coluna e os valores de coluna. Para formatar uma cabeçada de coluna, cliquem nele. Para formatar os valores de coluna, cliquem em alguém dos valores na coluna. A figura 8-16 mostra um exemplo. Leiam o resto desta entrada»

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Por enquanto, aprenderam a criar relatórios simples que mostram toda a informação que querem em uma mesa compacta. O único problema com estes relatórios consiste em que todos eles olham o mesmo. Se estiverem trabalhando em uma fazenda de cubículo para uma companhia de seguro multinacional, esta semelhança parda é provavelmente uma boa coisa. Mas aqueles que ainda têm um pulso podem querer avivar os seus relatórios com bordas, fontes exóticas e uma arremetida da cor.

O modo mais rápido de aplicar a formatação é usar um de AutoFormats preconstruídos (mostrado na Figura 8-14) dos Instrumentos de Leiaute de Relatório | Formatação de AutoFormat lista de AutoFormat. Cada AutoFormat aplica uma combinação de fontes, cores e colocações de borda. AutoFormats deixam-nos transformar o aspeto inteiro do seu relatório em um passo, mas não lhes dão o controle de granulação fina para aplicar exatamente os detalhes que querem.

A figura 8-14. Cliquem a flecha cair (deu voltas) para ver todo o AutoFormats disponível. (Ou, se têm um monitor realmente grande, as visualizações de AutoFormat aparecem diretamente na faixa. ) Cada visualização de unha de polegar mostra as cores e um bocado do contexto que o formato usa, mas têm de aplicá-lo antes que realmente possam ver a que parece.

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Para exportar um relatório como um arquivo PDF, precisam o "Salvam Como PDF ou XPS” add-in. Adquiri-lo, espuma a www.microsoft.com/downloads e procura de “PDF”. As conexões os levarão a uma página onde podem carregar do add-in e instalá-lo com somente uns cliques de par.

Uma vez que instalam o add-in, todas as suas aplicações de Office terão a capacidade de exportar os seus documentos no formato de PDF. Em um relatório de Acesso, trabalham esta magia escolhendo Dados de Pré-visualização PDF ou XPS enquanto têm um relatório no modo de Pré-visualização. Ou, podem clicar com o botão direito no seu relatório no vidro de navegação, e logo escolher PDF de Exportação ou XPS.

Quando exportam um arquivo PDF, adquirem algumas extra opções na caixa de diálogo "Publish as PDF or XPS" (a Figura 8-13). Os arquivos de PDF podem exportar-se com resolução diferente e colocações de qualidade (que pela maior parte afetam relatórios que têm quadros). Normalmente, usam colocações de qualidade mais alta se estiverem planejando imprimir o seu arquivo PDF porque as impressoras usam resoluções mais altas do que monitores de computador.

A figura 8-13. A caixa de diálogo "Publish as PDF or XPS" parece muito à caixa de diálogo Export As, exceto ele tem um botão Publish em vez de um botão Export. Podem acender o “Arquivo aberto depois de publicar” checkbox para dizer a Acesso abrir o arquivo PDF no Adobe Reader (assunção que o mandam instalar) depois que o processo de publicação é completo, portanto podem verificar o resultado.

A caixa de diálogo "Publish as PDF or XPS" dá-lhes algum controle sob as colocações de qualidade com o "Otimiza para” opções. Se somente estiverem exportando uma cópia de PDF portanto outras pessoas podem examinar a informação no seu relatório, escolher “O tamanho mínimo (publicando online)” para salvar algum espaço. De outro lado, se há uma possibilidade que as pessoas que leem o seu PDF possam querer imprimi-lo, escolher “O padrão (publicação online e impressão)” em vez disso. Exportarão um arquivo PDF ligeiramente maior que fará para uma melhor cópia impressa. Leiam o resto desta entrada»

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A pestana Print Preview é um bocado de uma esquisitice, porque inclui algumas ordens que não têm nada a com a impressão do seu relatório. As ordens na seção de Dados de Pré-visualização deixam-nos tomar um instantâneo dos dados de relatório atuais, e logo exportá-lo para algum outro tipo do arquivo portanto podem examiná-lo do lado de fora de Acesso ou trabalho com ele em outro programa. Esta técnica é grande um para usar se quiserem compartilhar alguns dados com outras pessoas (lido: impressionem o chefe).

Embora o Acesso apoie muitos formatos diferentes para exportar um relatório, usarão somente alguns com relatórios. (Os outros são mais úteis quando estão exportando dados puros de uma mesa ou pergunta, como explicado no Capítulo 10. ) Os formatos úteis para exportar relatórios incluem:

• Word. Esta opção transforma o seu relatório em um documento que podem abrir no Microsoft Word. Contudo, o Acesso a formato usa é um bocado desgracioso. (Separa cada coluna com etiquetas e cada linha com um regresso difícil, que faz difícil reajustar os dados depois do fato no Word. ) Uma característica de exportação mais bonita poria os dados de relatório em uma mesa de Word, que faria muito mais fácil trabalhar com.

• Documento HTML. Esta opção transforma o seu relatório em um documento HTML rico, conveniente para pôr no correio na Web ou somente abrir-se diretamente da sua unidade de disco rígido. A vantagem deste formato consiste em que tudo têm de examiná-lo é um Navegador da Web (e quem não tem um daqueles? ). O único desconto consiste em que a formatação, o leiaute e a paginação do seu relatório não se conservarão exatamente, que é uma desvantagem se alguém quiser imprimir o relatório exportado.

• Espectador de instantâneo. Esta opção cria um arquivo de instantâneo.snp, que cada um pode abrir para examinar e imprimir o relatório totalmente formatado. Para examinar o arquivo de instantâneo, precisam do programa Snapshot Viewer livre de Microsoft. (Para carregar dele, espuma a http://office.microsoft.com e procura “de Espectador de Instantâneo. ”) Embora o Espectador de Instantâneo trabalhe perfeitamente bem, a maior parte de pessoas preferem usar o formato de PDF mais padrão (depois na lista), que fornece as mesmas características. (De fato, o Espectador de Instantâneo é um bocado de um remanescente de versões mais adiantadas de Office. )

• PDF ou XPS. Esta opção deixa-os conservar a sua formatação de relatório exata (portanto o seu relatório pode imprimir-se), e deixa pessoas que não têm Acesso (e possivelmente até não tenham Windows) examinem o seu relatório. A única desvantagem é que esta característica não se inclui no pacote de Acesso básico. Em vez disso, têm de instalar um add-in livre para adquiri-lo (verão como na Seção 8.2.3). Para mais informação sobre o PDF e formatos de XPS, ver a caixa “Aprender a Amar PDFs” abaixo.

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Para adquirir uma visualização da que o seu relatório impresso parecerá, cliquem com o botão direito no título de etiqueta de relatório e logo escolham a Pré-visualização ou escolham a Pré-visualização de Impressão de botão Office. O modo de pré-visualização não os deixa fazer qualquer modificação ou seleciona qualquer parte do relatório. Limitam-se a ampliar e fora, e mover-se da página à página (ver a Figura 8-11). Quando se terminam olhando para a sua pré-visualização, escolhem a Pré-visualização Visualização Fechada Pré-visualização Fechada.

A figura 8-11. No modo de Pré-visualização, para ampliar, clique uma vez com o rato. Cliquem outra vez para subir rapidamente voltam atrás à visão de página cheia. Também podem usar os botões de navegação de página no fundo da janela para mover-se de uma página para o seguinte, e o corredor de zumbido (não mostrado) para mais exato subir rapidamente. Mas as ordens mais úteis aparecem na faixa, que os deixa torcer as colocações de impressão e exportar os seus resultados de relatório a outro tipo do arquivo. Leiam o resto desta entrada»

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Por enquanto, aprenderam como criar rapidamente um relatório baseado em uma mesa ou uma pergunta. Contudo, têm outra escolha que podem começar com uma ardósia em branca e explicitamente acrescentar cada campo que querem. Ambas as aproximações são igualmente válidas. Podem preferir usar a técnica de criação rápida quando querem construir um relatório que estreitamente segue a estrutura de uma mesa existente ou pergunta. De outro lado, se planejam criar um relatório que usa somente alguns campos de uma mesa, podem encontrar que é mais fácil começar do zero.

Aqui está como criam um relatório do fundo:

1. Selecionem criam o relatório de espaço em branco de relatórios.

   Um relatório novo, vazio aparece na visão de Leiaute. A Lista de Campanha aparece à direita, com todas as mesas no seu banco de dados.

2. Acrescentem os campos que querem da mesa apropriada, arrastando-os da Lista de Campanha para a superfície de relatório ou clicando duas vezes neles.

   Também podem usar campos de mesas relacionadas. Por exemplo, podem criar um relatório que informação sobre produto sobre associações e os detalhes de categoria de cada produto. Neste caso, o relatório automaticamente usa uma pergunta de junção (a Seção 6.3) para adquirir os resultados.

3. Formatem as colunas. Leiam o resto desta entrada»

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