Senhora Melodia de Office

Se você não tenha pensado muito em importação e exportação, é provavelmente porque você não precisa de usar estes featuresyet. Muitos bancos de dados são a vida completamente feliz uma vida tranqüila, solitária. Contudo, a importação e a exportação poderiam entrar práticas por algumas razões. Mais cedo ou mais tarde, uma destas razões vai se aplicar a você. However, importing and exporting might come in handy for a few reasons. Sooner or later, one of these reasons will apply to you.

Compreensão de Exportações

A exportação é a parte mais fácil da equação. A exportação mais simples do que a importação, porque ele implica a informação móvel de uma posição de armazenamento mais estrita (o banco de dados) a um com menos regras (outro tipo do documento).

Aqui estão algumas razões mais comuns as pessoas decidem exportar a informação:

• Você quer mandar um pouco de informação por correio eletrónico a um amigo. Você não quer enviar o banco de dados de Acesso porque o seu amigo não tem uma cópia Acesso, ou você quer que ele veja só alguns não todos dos dados.

• Você está criando uma apresentação em PowerPoint. O modo mais fácil de deslumbrar e convencer os seus pares é mostrar-lhes um pouco de informação impressionante do seu banco de dados.

• Você quer analisar a informação no Excel. O acesso é grande para guardar e dirigir os seus dados, mas ele não lhe dá os instrumentos para ajudá-lo a compreender que tudo ele meios. Se você quiser mastigar ruidosamente os números com fórmulas de dever pesadas e características traçam um gráfico lisas, faz sentido para movê-lo para o Excel. If you want to crunch the numbers with heavy duty formulas and slick charting features, it makes sense to move it to Excel.

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Baseado nas opções de leiaute de página limitadas, você poderia supor que não haja muito você pode fazer constroem uma cópia impressa. Contudo, você de fato tem mais controle do que você realiza. Muitas das opções de formatação sobre que você aprendeu neste capítulo também têm um efeito sobre a sua cópia impressa. Aplicando a formatação certa, você pode criar uma melhor cópia impressa. Many of the formatting options that you’ve learned about in this chapter also have an effect on your printout. By applying the right formatting, you can create a better printout.

Aqui estão algumas pro dicas de impressão que explicam como as escolhas de formatação diferentes influem nas suas cópias impressas:

• Fonte. As cópias impressas usam o seu tamanho de fonte e fonte datasheet. Reduza isto, e você pode ajustar-se mais em menos espaço. Scale this down, and you can fit more in less space.

• Ordem de coluna e ocultação de coluna. Reordene que às suas colunas antes de imprimir ajustem o que você quer ver na página. Mesmo melhor, use a coluna que esconde (a Seção 3.1.4) para esconder campos que não são importantes. Even better, use column hiding (Section 3.1.4) to conceal fields that aren’t important.

• Coluna widths e altura de linha. O acesso usa o widths exato e alturas que você estabeleceu no seu datasheet. Aperte algumas colunas abaixo para ajustar-se mais, e estender linhas se você tiver campos com grandes montantes do texto e você quer que eles enrolem por cima de múltiplas linhas. Squeeze some columns down to fit more, and expand rows if you have fields with large amounts of text and you want them to wrap over multiple lines.

• Colunas congeladas. Se uma mesa demasiado larga para ajustar-se na sua cópia impressa, então a coluna congelada é impressa em cada parte. Por exemplo, se você congelar o campo FirstName, você o verá em cada página separada, portanto você não precisa de alinhar as páginas até encontram quem é quem. For example, if you freeze the FirstName field, you’ll see it on every separate page, so you don’t need to line the pages up to find up who’s who.

• Opções de tipo. Eles ajudam-no brisa por dados em um datasheetand eles podem fazer o mesmo de uma cópia impressa. Aplique-os antes da impressão. Apply them before printing.

• Opções de filtro. Estes são os heróis não cantados da impressão de Acesso. Use-os para adquirir somente as linhas importantes. Aqueles caminho, a sua cópia impressa tem exatamente de que você precisa. Use them to get just the important rows. That way, your printout has exactly what you need.

O único desafio do qual você enfrenta quando a utilização destas colocações é o fato que você não pode estabelecê-los da janela de pré-visualização. Em vez disso, você tem de estabelecê-los no datasheet, pular para a janela de pré-visualização para ver o resultado, salto atrás ao datasheet para modificá-los um bocado mais, salto atrás à janela de pré-visualização, e assim por diante. Este processo pode tornar-se rapidamente cansativo. This process can quickly get tiring.

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Antes neste capítulo, mostrei-lhe como conseguir que a Palavra o incite automaticamente para propriedades de documento porque a economia metadata é uma boa idéia da maior parte de documentos. Contudo, não é uma tão boa idéia se você estiver compartilhando um documento com outras pessoas, em particular peoÂ-ple do lado de fora da sua organização. É porque o metadata poderia conter dados privados ou senÂ-sitive que você provavelmente não quer que intrusos vejam. Isto também se aplica a outros dados de documento, tais como comentários de revisores e anotações. That’s because the metadata might contain private or sen­sitive data that you probably don’t want outsiders to see. This also applies to other document data, such as reviewers’ comments and annotations.

Retirar esta espécie de dados à mão não é só demorado, mas é também fácil faltar a uma coisa ou dois. Para sustentar, a Palavra (e outros programas do Office 2007 principais) vem com um Inspetor de Documento que pode procurar dados potencialmente privados e retirá-los do documento automaticamente. O Inspetor de Documento pode retirar os seguintes dados de documento: The Document Inspector can remove the following document data:

• Propriedades de documento
• Cabeçadas, rodapés, linhas de água, e texto escondido
• Informação pessoal, tal como o seu username e a sua informação sumária pessoal
• Versões de documento
• O revisor comenta e anotações
• Dados de XML alfandegários

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