A etiqueta de Pré-visualização é um bocado de uma esquisitice, porque inclui algumas ordens que não têm nada a com a impressão do seu relatório. As ordens na seção de Dados de Pré-visualização deixam-no tomar um instantâneo dos dados de relatório atuais, e logo exportá-lo para algum outro tipo do arquivo portanto você pode examiná-lo do lado de fora de Acesso ou trabalho com ele em outro programa. Esta técnica é grande um para usar se você quiser compartilhar alguns dados com outras pessoas (lido: impressione o chefe).

Embora o Acesso apoie muitos formatos diferentes para exportar um relatório, você usará somente alguns com relatórios. (Os outros são mais úteis quando você está exportando dados puros de uma mesa ou pergunta, como explicado no Capítulo 10.) Os formatos úteis para exportar relatórios incluem:

• Palavra. Esta opção transforma o seu relatório em um documento que você pode abrir no Microsoft Word. Contudo, o formato Access usa é um bocado desgracioso. (Ele separa cada coluna com etiquetas e cada linha com um regresso difícil, que faz difícil reajustar os dados depois do fato na Palavra.) Uma característica de exportação mais bonita poria os dados de relatório em uma mesa de Palavra, que faria muito mais fácil trabalhar com.

• Documento HTML. Esta opção transforma o seu relatório em um documento HTML rico, conveniente para pôr no correio na Web ou somente abrir-se diretamente da sua unidade de disco rígido. A vantagem deste formato consiste em que tudo você tem de examiná-lo é um Navegador da Web (e quem não tem um daqueles?). O único desconto consiste em que a formatação, o leiaute, e a paginação do seu relatório não serão conservados exatamente, que é uma desvantagem se alguém quiser imprimir o relatório exportado.

• Espectador de Instantâneo. Esta opção cria um arquivo de instantâneo.snp, que alguém pode abrir para examinar e imprimir o relatório totalmente formatado. Para examinar o arquivo de instantâneo, você precisa do programa de Espectador de Instantâneo livre de Microsoft. (Para carregar dele, espuma a http://office.microsoft.com e procura “Espectador de Instantâneo.”) Embora o Espectador de Instantâneo trabalhe perfeitamente bem, a maior parte de pessoas preferem usar o formato PDF mais padrão (depois na lista), que fornece as mesmas características. (De fato, o Espectador de Instantâneo é um bocado de um remanescente de versões mais adiantadas de Office.)

• PDF ou XPS. Esta opção deixa-o conservar a sua formatação de relatório exata (portanto o seu relatório pode ser impresso), e ele deixa pessoas que não têm Acesso (e possivelmente até não tenha Windows) examine o seu relatório. A única desvantagem é que esta característica não está incluída no pacote de Acesso básico. Em vez disso, você tem de instalar um add-in livre para adquiri-lo (você verá como na Seção 8.2.3). Para mais informação sobre os formatos de PDF E XPS, ver a caixa “Aprender a Amar PDFs” abaixo.

Não importa que o formatam uso, o processo é essencialmente o mesmo:

1. Se você não está já no modo Print Preview, o clique direito o título de etiqueta de relatório, e logo escolhe a Pré-visualização.

2. Clique um dos botões na seção de Dados de Pré-visualização da faixa, dependendo do formato que você quer usar para a sua exportação.

   Por exemplo, escolha a Palavra de Dados de Pré-visualização para copiar os resultados do seu relatório em um documento compatível com a Palavra. Algumas opções são guardadas de acordo com o cardápio Print Preview Data More, e você não verá uma opção de exportação de PDF até que você instale o add-in PDF (como descrito na seguinte seção).

3. Escolha um nome do arquivo de destino (a Figura 8-12).

   O arquivo de destino é o lugar onde os dados exportados serão guardados.

   
   A figura 8-12. O acesso supõe que você queira um nome que combina com o seu relatório (por exemplo, ProductCatalog.rtf se o relatório de ProductCatalog for exportado a um documento de texto rico que pode ser aberto na Palavra). Contudo, você pode modificar o nome do arquivo para o que você quer.

4. Se você desejar abrir o seu arquivo exportado no programa relacionado, verifique que a colocação “Abre o arquivo de destino depois que a operação de exportação é completa.”

   Diga que você está exportando um documento de Palavra e você escolhe esta opção; o Acesso exportará os dados, lançará a Palavra, e carregará o documento. Isto é um bom modo de assegurar-se que a sua operação de exportação trabalhou como esperado. Esta opção trabalha só se você tiver o programa você precisa no seu computador.

5. Clique o OK para executar a exportação.

   Ignore outros dois checkboxes, que são grayed fora. Eles aplicam-se só para exportar operações que trabalham com outros objetos de banco de dados.

   ---

   Observe: Lembre-se, exportando um relatório parece-se com a impressão de um relatório. O seu arquivo exportado contém os dados que existiram naquele momento. Se você decidir uma semana depois que você precisa de dados mais recentes, você tem de exportar o seu relatório novamente.
   

   ---

6. Selecione se você quer salvar as suas colocações de exportação.

   Salvando as suas colocações de exportação, você pode repetir rapidamente a sua operação de exportação mais tarde. Por exemplo, se você exporta a um documento de Palavra e salva as colocações de exportação, você pode exportar os dados de relatório amanhã, a próxima semana, ou um ano no futuro.

   ---

   Ponta: Você não precisa de abrir o seu relatório para exportá-lo. Em vez disso, você pode usar todas as ordens das quais você precisa diretamente do vidro de navegação. Somente o clique direito o nome de relatório, e logo escolhe a Exportação para mostrar um cardápio de todas as suas opções de exportação, de arquivos PDF a páginas de HTML. Você também verá algumas opções que não aparecem na etiqueta de Exportação da faixa, inclusive opções para exportar o relatório a banco de dados mais velho, quase esquecido e produtos de planilha como dBase, Paradoxo, e Lótus 1-2-3.
   

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Popularidade: 2 % [?]

A etiqueta de Pré-visualização é um bocado de uma esquisitice, porque inclui algumas ordens que não têm nada a com a impressão do seu relatório. As ordens na seção de Dados de Pré-visualização deixam-no tomar um instantâneo dos dados de relatório atuais, e logo exportá-lo para algum outro tipo do arquivo portanto você pode examiná-lo do lado de fora de Acesso ou trabalho com ele em outro programa. Esta técnica é grande um para usar se você quiser compartilhar alguns dados com outras pessoas (lido: impressione o chefe).

Embora o Acesso apoie muitos formatos diferentes para exportar um relatório, você usará somente alguns com relatórios. (Os outros são mais úteis quando você está exportando dados puros de uma mesa ou pergunta, como explicado no Capítulo 10.) Os formatos úteis para exportar relatórios incluem:

• Palavra. Esta opção transforma o seu relatório em um documento que você pode abrir no Microsoft Word. Contudo, o formato Access usa é um bocado desgracioso. (Ele separa cada coluna com etiquetas e cada linha com um regresso difícil, que faz difícil reajustar os dados depois do fato na Palavra.) Uma característica de exportação mais bonita poria os dados de relatório em uma mesa de Palavra, que faria muito mais fácil trabalhar com.

• Documento HTML. Esta opção transforma o seu relatório em um documento HTML rico, conveniente para pôr no correio na Web ou somente abrir-se diretamente da sua unidade de disco rígido. A vantagem deste formato consiste em que tudo você tem de examiná-lo é um Navegador da Web (e quem não tem um daqueles?). O único desconto consiste em que a formatação, o leiaute, e a paginação do seu relatório não serão conservados exatamente, que é uma desvantagem se alguém quiser imprimir o relatório exportado.

• Espectador de Instantâneo. Esta opção cria um arquivo de instantâneo.snp, que alguém pode abrir para examinar e imprimir o relatório totalmente formatado. Para examinar o arquivo de instantâneo, você precisa do programa de Espectador de Instantâneo livre de Microsoft. (Para carregar dele, espuma a http://office.microsoft.com e procura “Espectador de Instantâneo.”) Embora o Espectador de Instantâneo trabalhe perfeitamente bem, a maior parte de pessoas preferem usar o formato PDF mais padrão (depois na lista), que fornece as mesmas características. (De fato, o Espectador de Instantâneo é um bocado de um remanescente de versões mais adiantadas de Office.)

• PDF ou XPS. Esta opção deixa-o conservar a sua formatação de relatório exata (portanto o seu relatório pode ser impresso), e ele deixa pessoas que não têm Acesso (e possivelmente até não tenha Windows) examine o seu relatório. A única desvantagem é que esta característica não está incluída no pacote de Acesso básico. Em vez disso, você tem de instalar um add-in livre para adquiri-lo (você verá como na Seção 8.2.3). Para mais informação sobre os formatos de PDF E XPS, ver a caixa “Aprender a Amar PDFs” abaixo.

Não importa que o formatam uso, o processo é essencialmente o mesmo:

1. Se você não está já no modo Print Preview, o clique direito o título de etiqueta de relatório, e logo escolhe a Pré-visualização.

2. Clique um dos botões na seção de Dados de Pré-visualização da faixa, dependendo do formato que você quer usar para a sua exportação.

   Por exemplo, escolha a Palavra de Dados de Pré-visualização para copiar os resultados do seu relatório em um documento compatível com a Palavra. Algumas opções são guardadas de acordo com o cardápio Print Preview Data More, e você não verá uma opção de exportação de PDF até que você instale o add-in PDF (como descrito na seguinte seção).

3. Escolha um nome do arquivo de destino (a Figura 8-12).

   O arquivo de destino é o lugar onde os dados exportados serão guardados.

   
   A figura 8-12. O acesso supõe que você queira um nome que combina com o seu relatório (por exemplo, ProductCatalog.rtf se o relatório de ProductCatalog for exportado a um documento de texto rico que pode ser aberto na Palavra). Contudo, você pode modificar o nome do arquivo para o que você quer.

4. Se você desejar abrir o seu arquivo exportado no programa relacionado, verifique que a colocação “Abre o arquivo de destino depois que a operação de exportação é completa.”

   Diga que você está exportando um documento de Palavra e você escolhe esta opção; o Acesso exportará os dados, lançará a Palavra, e carregará o documento. Isto é um bom modo de assegurar-se que a sua operação de exportação trabalhou como esperado. Esta opção trabalha só se você tiver o programa você precisa no seu computador.

5. Clique o OK para executar a exportação.

   Ignore outros dois checkboxes, que são grayed fora. Eles aplicam-se só para exportar operações que trabalham com outros objetos de banco de dados.

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   Observe: Lembre-se, exportando um relatório parece-se com a impressão de um relatório. O seu arquivo exportado contém os dados que existiram naquele momento. Se você decidir uma semana depois que você precisa de dados mais recentes, você tem de exportar o seu relatório novamente.
   

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6. Selecione se você quer salvar as suas colocações de exportação.

   Salvando as suas colocações de exportação, você pode repetir rapidamente a sua operação de exportação mais tarde. Por exemplo, se você exporta a um documento de Palavra e salva as colocações de exportação, você pode exportar os dados de relatório amanhã, a próxima semana, ou um ano no futuro.

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   Ponta: Você não precisa de abrir o seu relatório para exportá-lo. Em vez disso, você pode usar todas as ordens das quais você precisa diretamente do vidro de navegação. Somente o clique direito o nome de relatório, e logo escolhe a Exportação para mostrar um cardápio de todas as suas opções de exportação, de arquivos PDF a páginas de HTML. Você também verá algumas opções que não aparecem na etiqueta de Exportação da faixa, inclusive opções para exportar o relatório a banco de dados mais velho, quase esquecido e produtos de planilha como dBase, Paradoxo, e Lótus 1-2-3.
   

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