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Julho
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08
Modos rápidos de Acrescentar Dados em Excel 2007
Microsoft Excel, Dicas & Truques Acrescente comentários2.2.3.1. Costume Autoenche listas
O Excel guarda uma coleção de Autoenchem listas que envia à cada vez você usa a característica. Você pode acrescentar as suas próprias listas à coleção, que se estende as séries Autoenchem-se reconhece. Por exemplo, o Excel não vem o jogo para entender Kermit, Monstro de Biscoito, Grover, Grande Pássaro, Oscar, e Snuffleupagus como uma série, mas você pode acrescentá-lo à mistura.
Mas porque a preocupação para acrescentar o costume se inclina à coleção de Excel? No fim de tudo, se você tem de datilografar na lista inteira antes que você a use, é Autoenchem realmente salvá-lo algum trabalho? O benefício ocorre quando você tem de criar a mesma lista em múltiplas planilhas, em que caso você pode datilografá-lo somente uma vez e logo usar Autoenchem-se para recriá-lo tão muitas vezes como você gostaria.
Para criar uma lista alfandegária, siga estes passos:
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Escolha
Opções de Excel de botão de Office.A janela Options de Excel familiar aparece.
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Escolha a seção Popular, e logo clique o Edit Custom Lists.
Aqui, você pode tomar um tolo em listas predestinadas de Excel, e acrescentar o seu próprio (a Figura 2-9).
-
Nas “Listas alfandegárias” caixa no lado abandonado da caixa de diálogo, selecione a NOVA LISTA.
Esta ação diz a Excel que você está pronto para criar uma nova lista.
A figura 2-9. Aqui, uma nova lista alfandegária de cores está sendo acrescentada.
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Na “Caixa” de entradas de lista no lado certo da caixa de diálogo, datilografe na sua lista.
Separe cada item com uma vírgula ou pela prensagem Entram. A lista na Figura 2-9 mostra uma série de nomes a cores separados por vírgulas.
Se você já tenha datilografado a sua lista na sua planilha, você pode salvar um pouco de trabalho. Em vez de redatilografar a lista, clique dentro da caixa de texto etiquetada “Lista de importação de células.” Então, clique a planilha e arraste-se para selecionar as células que contêm a lista. (Cada item na lista deve estar em uma célula separada, e a lista inteira deve estar em uma série de células adjacentes em uma coluna única ou uma linha única.) Quando você é terminado, clique o Import, e o Excel copia as entradas de célula na nova lista que você está criando.
-
Clique o Add para guardar a sua lista.
Em qualquer ponto posterior a tempo, você pode voltar a esta caixa de diálogo, selecionar a lista salvada, e modificá-lo na janela à direita. Somente clique o Add para confiar as suas modificações depois de fazer uma modificação, ou clicar o Delete para retirar a lista inteiramente.
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Clique o OK para fechar a caixa de diálogo de Listas Alfandegária, e OKAY novamente fechar a janela Options de Excel.
Você pode começar agora a usar a lista com a planilha atual ou em uma nova planilha. Somente datilografe o primeiro item na sua lista e logo siga os passos Autoencher delineados na seção prévia.
2.2.4. Autopróprio
A seção 1.2 (a Figura 1-5) explicou como você pode arrastar a borda de uma coluna para alterar o tamanho dela. Para a maior conveniência, o Excel também fornece uma característica Autoprópria que automaticamente alarga colunas para ajustar conteúdos transbordam perfeitamente (infelizmente, ele não inclui uma opção "encolhem-se para ajustar-se").
| JÓIA NO ÁSPERO Muitos outros Modos de Ajustar Largura de Coluna |
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O Excel dá-lhe a capacidade de controlar precisamente larguras de coluna. Modificar a largura de uma coluna, o clique direito a cabeçada de coluna em cima da coluna, e logo escolher a Largura de Coluna. O tamanho de coluna não ajustado padrão é uns 8.43 carateres compactos, mas você pode modificar isto para qualquer número de carateres. (Lembre-se de que porque as fontes diferentes usam cartas de tamanho diferentes, o número de carateres que você especifica aqui pode não equivaler diretamente ao número de carateres na sua coluna.) Você também pode ajustar múltiplas larguras de coluna ao mesmo tempo. Somente selecione múltiplas colunas (clique a primeira cabeçada de coluna, e logo arraste-se à esquerda ou ao direito de selecionar mais colunas). Agora, quando você aplica uma nova largura, o Excel usa-o para todas as colunas selecionadas. Finalmente, você pode construir a largura padrão a colunas, que é a largura que o Excel destina a colunas em cada nova planilha que você cria. Para estabelecer a largura padrão, escolha |
As Primaveras de característica Autopróprias em ação em três situações:
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Quando você datilografa um número ou data isto é demasiado largo para ajustar-se em uma célula, o Excel automaticamente alarga a coluna para acomodar o novo conteúdo. (O Excel não estende automaticamente colunas quando você datilografa no texto, de qualquer modo)
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Se você clicar duas vezes a borda certa de uma cabeçada de coluna, o Excel automaticamente estende a coluna para ajustar a entrada mais larga que ele contém. Este truque trabalha para todos os tipos de dados, inclusive datas, números, e texto.
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Se você selecionar
o Formato de Células de Casa Seleção Autoprópria, o Excel automaticamente estende a coluna para ajustar o conteúdo na célula ativa. Esta característica é útil se você tiver uma coluna isto é composto de entradas relativamente estreitas, mas que também tem um título de coluna longo. Nesta situação, você não pode querer estender a coluna à largura cheia do título. Em vez disso, você pode desejar ajustar a coluna para ajustar uma entrada típica e permitir ao título transbordar à seguinte coluna.
Observe: Quando uma coluna é já bastante grande para o seu conteúdo, Autopróprio não tem nenhum efeito.
Enquanto Autoajustar automaticamente alarga colunas quando você datilografa em um número ou data em uma célula, você ainda pode encolher uma coluna depois que você entrou na sua informação.
Tenha em mente, contudo, que quando as suas colunas são demasiado estreitas, o Excel expõe os dados de célula diferentemente, dependendo do tipo da informação. Quando as suas células contêm o texto, é inteiramente possível para uma célula ficar sobreposto (e por meio disso obscurecer) o outro, um problema primeiro descrito no Capítulo 1. Contudo, se o Excel permitiu números truncados, pode estar enganando. Por exemplo, se você esmaga uma célula com o preço de fabricantes de café para que eles pareçam custar US$ 2 (em vez de US$ 200), você poderia rematar a ordenação de um presente caro de todos os seus colaboradores. Para prevenir este problema, o Excel nunca trunca um número ou data. Em vez disso, se você encolheu a largura de uma célula para que o número não possa ajustar-se, você verá uma série de sinais de número (como #####) preencher a célula inteira. Este aviso é somente o modo de Excel de dizer-lhe que você é fora do espaço. Uma vez que você alarga a coluna à mão (ou usando Autopróprio), o número original reaparece. (Até lá, você ainda pode ver o número guardado na célula movendo-se para a célula e olhando na barra de fórmula.)
2.2.5. Desfaça e Refaça
Editando uma planilha, um guru de Excel pode fazer tanto (ou mais) erros como um noviço. Estes erros incluem a cópia de células no lugar errado, eliminação de algo importante, ou somente criação de um desordem da formatação de célula. Os mestres de Excel podem recuperar-se muito mais rapidamente, contudo, porque eles confiam Desfazem e Refazem. Chegue o hábito de convidar estas características, e você estará bem no seu caminho ao Excel gurudom.
| ESQUINA DE NOSTALGIA Faça mais com Desfazem |
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Os torcedores de Excel de longo prazo realizarão que o 2007 de Excel Desfaz a característica é vastamente melhorado. As versões prévias do Excel foram limitadas a uns 16 níveis vis de Desfazem. 2007 de Excel vai muito melhor com 100 níveis, que o deixa viajar mais atrás na história da sua planilha. Outra melhora bem-vinda que você pode não ter notado é o fato que o Excel 2007 não compensa a história Desfazer quando você salva a sua planilha. Em versões prévias do Excel, isto foi um quirkas que exaspera logo como você decidiu salvar o seu trabalho, você perdeu em qualquer possibilidade de desfazer uma ação. Agora, a história Desfazer permanece até que você feche o seu livro de exercícios. |
Como eles trabalham? Como você cria a sua planilha, o Excel registra cada modificação que você faz. Como o computador moderno tem recursos vastos de extra memória e poder computacional (isto é, quando ele não está dirigindo o último jogo de ação em tempo real tridimensional), o Excel pode guardar este log sem reduzir a velocidade do seu computador para baixo de um bit.
Se você fizer uma modificação à sua planilha de que você não gosta (diga que você inadvertidamente elimina o plano de folha de pagamentos inteiro da sua companhia), você pode usar o Excel Desfazem a história para inverter a modificação. Na barra de ferramentas de Acesso Rápida, simplesmente clique o botão Undo (a Figura 2-10), ou aperte o atalho de teclado superútil Ctrl+Z. O Excel imediatamente restitui a sua planilha ao seu estado justo antes da modificação última. Se você mudar de idéia novamente, você pode reverter ao estado modificado (conhecido a peritos como “anulação do seu desfazer”) pela escolha Editam Refazem, ou apertando Ctrl+Y.
As coisas tornam-se interessantes quando você quer ir mais atrás do que somente uma modificação prévia, porque o Excel somente não guarda uma modificação na memória. Em vez disso, ele segue a pista de 100 ações últimas que você fez. E ele segue a pista quase de algo que você faz a uma planilha, inclusive a célula edita, formatação de célula, redução e operações de pasta, e muito mais. Por conseguinte, se você faz uma série de modificações você não gosta, ou se você descobrir um erro um pouco depois descendo pela rua, então você pode retroceder pela série inteira de modificações, um após outro. Cada vez você aperta Ctrl+Z, você volta uma modificação na história. Esta capacidade de inverter múltiplas modificações faz Desfazem uma das características mais valiosas alguma vez acrescentadas a qualquer pacote de software.
A figura 2-10. Ao topo da página: Quando você ronda por cima do botão Undo, você vê uma descrição de texto da ação mais recente, que é o que você desfará se você clicar longe. Aqui, o texto Olá somente foi datilografado em uma célula, como o Excel explica.
Fundo: Clique a flecha que aponta abaixo na borda do botão Undo para ver uma história de todas as suas ações recentes, do mais recente (topo) ao mais velho (fundo). Se você clicar um item isto está abaixo a lista, você executará uma operação megadesfazer que desfaz todas as ações selecionadas. Neste exemplo, três ações estão a ponto ser roladas entrada de texto backthe na célula B2, e duas operações de formato (que modificou o formato de número e o contexto enchem da célula A2).
Ponta: A característica Desfazer significa que você não precisa de ter medo executar uma modificação que pode não ser o que você quer. Os peritos de Excel muitas vezes provam novas ações, e logo simplesmente invertem-nos se as ações não tiverem o efeito desejado.
A característica Desfazer levanta um dilema interessante. Quando você pode voltar 100 níveis na história do seu documento, como você sabe exatamente o que se modifica você está invertendo? A maior parte de pessoas não se lembram de 100 modificações prévias que eles fizeram a uma planilha, que faz demais fácil inverter uma modificação que você de fato quer guardar. O Excel fornece a solução só não guardando a pista de velhas versões de planilha, mas também guardando uma descrição simples de cada modificação. Você não vê esta descrição se você usar o Ctrl+Z e atalhos Ctrl+Y. Contudo, quando você ronda por cima do botão na barra de ferramentas de Acesso Rápida, você verá a ação que você está desfazendo enumerado lá.
Por exemplo, se você datilografa olá na célula A1, e logo o elimina, logo quando você ronda por cima do botão Undo na barra de ferramentas de Acesso Rápida, ele diz “Desfazem Claro (Ctrl+Z)”. Quando você escolhe esta opção, a palavra olá volta. E se você ronda por cima do botão Undo novamente, agora diz, “Desfaça a Datilografia 'olá' em A2 (Ctrl+Z)”, como mostrado na Figura 2-10, topo.
Observe: Ocasionalmente, quando você executa uma tarefa de análise promovida com uma planilha extremamente complexa, o Excel pode decidir que não pode permitir-se guardar uma velha versão da sua planilha na memória. Quando o Excel bate neste ponto, avisa-o antes que você faça a modificação, e dá-lhe a possibilidade de cancelar editar ou continuar (sem a possibilidade de desfazer a modificação). Nesta situação rara, você pode querer cancelar a modificação, salvar a sua planilha como um apoio, e logo continuar.
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