No mundo dos negócios, muitos dos nossos documentos são esforços colaborativos que são criados, editados, ou comentaram por múltiplas pessoas. Esta espécie do trabalho de equipe é comum em Palavra, Excel, e PowerPoint, mas está tornando-se cada vez mais a norma no Acesso, também. Os cenários de colaboração de Acesso mais comuns implicam a colocação do banco de dados em uma pasta de rede compartilhada ou movimento de alguns ou todos dos dados a um sítio SharePoint.

Estas soluções de intranet são perfeitas se você só tiver algumas pessoas que colaboram nos dados. Contudo, e se você precisa de introduzir de dúzias ou até centenas de pessoas? Por exemplo, você poderia precisar de alguns dados de cada empregado ou entrada de um grande número de gerentes de produto ou chefes de departamento. Em tais casos, não faz sentido para dar cada permissão de pessoa de acessar o banco de dados. No passado, os administradores de banco de dados normalmente distribuíam perguntas para cada pessoa que pede os dados necessários, e logo um usuário de entrada de dados introduziria as respostas no banco de dados.

Afortunadamente, esta solução cara e lenta será logo uma coisa do passado graças a uma nova característica de 2007 de Acesso chamada Recolha de dados de Acesso (ADC). Com ADC, você cria uma forma que inclui campos dos dados que você quer reunir, colocar aquela forma em uma mensagem de email de HTML, e logo enviar àquela mensagem a cada pessoa de que você quer reunir os dados. Cada pessoa preenche o formulário e devolve a mensagem, que então é salvada em uma pasta de Perspectiva especial chamada Respostas de Recolha de dados de Acesso. Você então sincroniza o Acesso (à mão ou automaticamente) com aquelas respostas, e os dados são acrescentados à mesa subjacente.

PRUDÊNCIA

Muitas pessoas fundam os seus clientes de e-mail para ler mensagens no texto simples, e isto não está bem para ADC. Em primeiro lugar, examinar a mensagem ADC no texto simples impede o usuário de ver a forma em absoluto. Em segundo lugar, mesmo se o usuário converte a mensagem no HTML (clicando a barra de informação e logo clicando Display como HTML), o Acesso percebe isto como uma "modificação" à forma, e ele não processará a resposta. Isto é, na pasta de Respostas de Recolha de dados de Acesso, a coluna Data Collection Status da resposta diz o seguinte:
Fracasso: não Pode processar esta mensagem de email. A forma nesta mensagem de email é corrupta ou foi modificada.
O usuário deve apagar a opção de Perspectiva de ler mensagens no texto simples (escolha Instrumentos, Centro de Confiança, clique o E-mail Security, e logo clique para desativar o Lido Todo o Correio Padrão na caixa de seleção Plain Text), responda e preencha a forma de ADC, e logo reinicialize a opção de texto simples.

Criar a mensagem de Recolha de dados de Acesso

Melhor de todos, criando uma forma de ADC é um estalo graças a um mago de Acesso que constrói a forma passo a passo. Aqui está como ele trabalha:

1. 1. No vidro de Navegação, clique a mesa que você quer usar para guardar os dados colecionados.
2. 2. Escolha Dados Externos, Crie o e-mail. O acesso começa o Mago ADC.
3. 3. Clique Depois. O mago pergunta se você quer usar uma forma de HTML ou uma forma de InfoPath.
4. 4. Clique a Forma de HTML e logo clique o Next.
5. 5. Se a mesa já contiver dados, o mago pergunta se você quer reunir a nova informação ou atualizar a informação existente. Clique uma das seguintes opções e logo clique o Next:
   • Reúna o Novo Único clique de informação esta opção de enviar uma forma em branca para novos dados.
   • Atualize o Clique de informação Existente esta opção de enviar dados existentes para o recipiente para editar. O registro que contém o endereço do recipiente é o registro que o recipiente edita.
6. 6. Para cada campo você quer incluir na forma, clicar o campo e logo clicar> (ou clique>> para acrescentar todos os campos). Clique o Next.
7. 7. Se você quiser que o Acesso sincronize automaticamente com a Perspectiva quando as respostas chegam, clique para ativar o Automaticamente Respostas de Processo e Acrescentar Dados à caixa de seleção Table (onde a Mesa é o nome da mesa você selecionou no passo 1) e logo clique o Next.
8. 8. Selecione como você quer especificar os recipientes de mensagem (clique o Next depois que você faz a sua escolha):
   • Entre nos Endereços de e-mail em Microsoft Office Outlook-Click esta opção de entrar nos recipientes à mão na janela de mensagem de Perspectiva que expõe depois. Omita ao Passo 10.
   • Use os Endereços de e-mail Guardados em um Campo no clique do Banco de dados esta opção se você mandar guardar os endereços dos recipientes no banco de dados atual. Prossiga ao Passo 9.
9. 9. Especifique os endereços no banco de dados usando uma das seguintes opções (clique o Next quando você é feito):
   • A Mesa Atual ou clique da Pergunta esta opção se os endereços de e-mail forem guardados na mesa você usa com ADC. Use a lista associada para clicar o campo que contém os endereços.
   • Um clique da Mesa Associado esta opção se os endereços residirem em outra mesa que está relacionada à mesa atual. Em primeiro lugar, use a lista associada para clicar o campo na mesa atual na qual a relação é baseada. Em segundo lugar, quando o Acesso expõe uma lista de campos na mesa relacionada, use a lista para clicar o campo que conÂ-tains o e-mail dirige.
10. 10. Edite a mensagem Sujeito e Introdução, como necessário. Se os endereços vieram do banco de dados de Acesso, clique onde você quer os endereços acrescentados: o A Campo, Campo de Centímetro cúbico, ou Campo Bcc. Clique o Next.
11. 11. Você agora tem dois modos de prosseguir:
    • Se você escolher um campo Access dos endereços de recipiente, clique o Next. O acesso disÂ-joga uma lista dos recipientes com caixas de seleção de cada endereço. Deixe as caixas de seleção ativadas para os recipientes você quer receber a mensagem. Quando você é feito, clique o Send.
    • Se você especificar recipientes via a Perspectiva, clique o Create para criar a mensagem, selecione os recipientes, e logo clique o Send.

Trabalhar com Respostas de Recolha de dados de Acesso

Se você receber uma mensagem ADC, você tem de preencher os campos e devolver a mensagem. Aqui estão os passos para seguir:

1. Clique a mensagem de Recolha de dados de Acesso e logo clique o Reply. O acesso expõe a janela de mensagem.
2. O rolo de papel abaixo o corpo de mensagem até que você veja a forma, como mostrado na Figura 1.

A figura 1 Quando você responde a uma mensagem ADC, preenche cada campo de forma no corpo da resposta.

3. Clique dentro de um campo de forma e datilografe os dados.
4. Repita o Passo 3 de cada campo.
5. Depois que você preenche cada campo, clique o Send.

Achado de Registros Duplicados com uma Pergunta

Como mencionado antes, quando você recebe respostas às suas mensagens, eles são automaticamente derrotados à pasta de Respostas de Recolha de dados de Acesso na Perspectiva. (Isto é uma subpasta da pasta de Caixa de entrada.) Se você não fundou o Acesso para tratar automaticamente as respostas, siga estes passos para tratar manualmente uma resposta:

1. Em Perspectiva, aberta a resposta.
2. Clique o Export ao Acesso. A perspectiva pede que você se confirme.
3. Clique o OK. A perspectiva exporta os dados.
4. Clique o OK.

Etiquetas de Technorati: dados de acesso via e-mail

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No mundo dos negócios, muitos dos nossos documentos são esforços colaborativos que são criados, editados, ou comentaram por múltiplas pessoas. Esta espécie do trabalho de equipe é comum em Palavra, Excel, e PowerPoint, mas está tornando-se cada vez mais a norma no Acesso, também. Os cenários de colaboração de Acesso mais comuns implicam a colocação do banco de dados em uma pasta de rede compartilhada ou movimento de alguns ou todos dos dados a um sítio SharePoint.

Estas soluções de intranet são perfeitas se você só tiver algumas pessoas que colaboram nos dados. Contudo, e se você precisa de introduzir de dúzias ou até centenas de pessoas? Por exemplo, você poderia precisar de alguns dados de cada empregado ou entrada de um grande número de gerentes de produto ou chefes de departamento. Em tais casos, não faz sentido para dar cada permissão de pessoa de acessar o banco de dados. No passado, os administradores de banco de dados normalmente distribuíam perguntas para cada pessoa que pede os dados necessários, e logo um usuário de entrada de dados introduziria as respostas no banco de dados.

Afortunadamente, esta solução cara e lenta será logo uma coisa do passado graças a uma nova característica de 2007 de Acesso chamada Recolha de dados de Acesso (ADC). Com ADC, você cria uma forma que inclui campos dos dados que você quer reunir, colocar aquela forma em uma mensagem de email de HTML, e logo enviar àquela mensagem a cada pessoa de que você quer reunir os dados. Cada pessoa preenche o formulário e devolve a mensagem, que então é salvada em uma pasta de Perspectiva especial chamada Respostas de Recolha de dados de Acesso. Você então sincroniza o Acesso (à mão ou automaticamente) com aquelas respostas, e os dados são acrescentados à mesa subjacente.

PRUDÊNCIA

Muitas pessoas fundam os seus clientes de e-mail para ler mensagens no texto simples, e isto não está bem para ADC. Em primeiro lugar, examinar a mensagem ADC no texto simples impede o usuário de ver a forma em absoluto. Em segundo lugar, mesmo se o usuário converte a mensagem no HTML (clicando a barra de informação e logo clicando Display como HTML), o Acesso percebe isto como uma "modificação" à forma, e ele não processará a resposta. Isto é, na pasta de Respostas de Recolha de dados de Acesso, a coluna Data Collection Status da resposta diz o seguinte:
Fracasso: não Pode processar esta mensagem de email. A forma nesta mensagem de email é corrupta ou foi modificada.
O usuário deve apagar a opção de Perspectiva de ler mensagens no texto simples (escolha Instrumentos, Centro de Confiança, clique o E-mail Security, e logo clique para desativar o Lido Todo o Correio Padrão na caixa de seleção Plain Text), responda e preencha a forma de ADC, e logo reinicialize a opção de texto simples.

Criar a mensagem de Recolha de dados de Acesso

Melhor de todos, criando uma forma de ADC é um estalo graças a um mago de Acesso que constrói a forma passo a passo. Aqui está como ele trabalha:

1. 1. No vidro de Navegação, clique a mesa que você quer usar para guardar os dados colecionados.
2. 2. Escolha Dados Externos, Crie o e-mail. O acesso começa o Mago ADC.
3. 3. Clique Depois. O mago pergunta se você quer usar uma forma de HTML ou uma forma de InfoPath.
4. 4. Clique a Forma de HTML e logo clique o Next.
5. 5. Se a mesa já contiver dados, o mago pergunta se você quer reunir a nova informação ou atualizar a informação existente. Clique uma das seguintes opções e logo clique o Next:
   • Reúna o Novo Único clique de informação esta opção de enviar uma forma em branca para novos dados.
   • Atualize o Clique de informação Existente esta opção de enviar dados existentes para o recipiente para editar. O registro que contém o endereço do recipiente é o registro que o recipiente edita.
6. 6. Para cada campo você quer incluir na forma, clicar o campo e logo clicar> (ou clique>> para acrescentar todos os campos). Clique o Next.
7. 7. Se você quiser que o Acesso sincronize automaticamente com a Perspectiva quando as respostas chegam, clique para ativar o Automaticamente Respostas de Processo e Acrescentar Dados à caixa de seleção Table (onde a Mesa é o nome da mesa você selecionou no passo 1) e logo clique o Next.
8. 8. Selecione como você quer especificar os recipientes de mensagem (clique o Next depois que você faz a sua escolha):
   • Entre nos Endereços de e-mail em Microsoft Office Outlook-Click esta opção de entrar nos recipientes à mão na janela de mensagem de Perspectiva que expõe depois. Omita ao Passo 10.
   • Use os Endereços de e-mail Guardados em um Campo no clique do Banco de dados esta opção se você mandar guardar os endereços dos recipientes no banco de dados atual. Prossiga ao Passo 9.
9. 9. Especifique os endereços no banco de dados usando uma das seguintes opções (clique o Next quando você é feito):
   • A Mesa Atual ou clique da Pergunta esta opção se os endereços de e-mail forem guardados na mesa você usa com ADC. Use a lista associada para clicar o campo que contém os endereços.
   • Um clique da Mesa Associado esta opção se os endereços residirem em outra mesa que está relacionada à mesa atual. Em primeiro lugar, use a lista associada para clicar o campo na mesa atual na qual a relação é baseada. Em segundo lugar, quando o Acesso expõe uma lista de campos na mesa relacionada, use a lista para clicar o campo que conÂ-tains o e-mail dirige.
10. 10. Edite a mensagem Sujeito e Introdução, como necessário. Se os endereços vieram do banco de dados de Acesso, clique onde você quer os endereços acrescentados: o A Campo, Campo de Centímetro cúbico, ou Campo Bcc. Clique o Next.
11. 11. Você agora tem dois modos de prosseguir:
    • Se você escolher um campo Access dos endereços de recipiente, clique o Next. O acesso disÂ-joga uma lista dos recipientes com caixas de seleção de cada endereço. Deixe as caixas de seleção ativadas para os recipientes você quer receber a mensagem. Quando você é feito, clique o Send.
    • Se você especificar recipientes via a Perspectiva, clique o Create para criar a mensagem, selecione os recipientes, e logo clique o Send.

Trabalhar com Respostas de Recolha de dados de Acesso

Se você receber uma mensagem ADC, você tem de preencher os campos e devolver a mensagem. Aqui estão os passos para seguir:

1. Clique a mensagem de Recolha de dados de Acesso e logo clique o Reply. O acesso expõe a janela de mensagem.
2. O rolo de papel abaixo o corpo de mensagem até que você veja a forma, como mostrado na Figura 1.

A figura 1 Quando você responde a uma mensagem ADC, preenche cada campo de forma no corpo da resposta.

3. Clique dentro de um campo de forma e datilografe os dados.
4. Repita o Passo 3 de cada campo.
5. Depois que você preenche cada campo, clique o Send.

Achado de Registros Duplicados com uma Pergunta

Como mencionado antes, quando você recebe respostas às suas mensagens, eles são automaticamente derrotados à pasta de Respostas de Recolha de dados de Acesso na Perspectiva. (Isto é uma subpasta da pasta de Caixa de entrada.) Se você não fundou o Acesso para tratar automaticamente as respostas, siga estes passos para tratar manualmente uma resposta:

1. Em Perspectiva, aberta a resposta.
2. Clique o Export ao Acesso. A perspectiva pede que você se confirme.
3. Clique o OK. A perspectiva exporta os dados.
4. Clique o OK.

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