Para executar uma operação de exportação, siga estes passos:

1. No vidro de navegação, selecione a mesa que você quer exportar.

   Infelizmente, você não pode exportar mais de uma mesa ao mesmo tempo. Contudo, você pode exportar somente uma porção de uma mesa. Um modo de fazer esta exportação parcial deve abrir a mesa, e logo selecionar as linhas que você quer exportar. (Uma vez que você começa o processo de exportação, você vê uma opção que o deixa exportar somente as linhas selecionadas.) Você também pode criar uma pergunta que adquire somente as linhas que você quer. Você pode exportar os resultados de pergunta selecionando a pergunta no vidro de navegação em vez da mesa subjacente.

2. Clique o botão que corresponde ao tipo do arquivo que você quer exportar.

   Quando você escolhe um formato, o Acesso lança o mago de Exportação (a Figura 10-8).

   
   A figura 10-8. O mago de Exportação varia dependendo do formato de exportação que você está usando. Mas o primeiro passo sempre para escolher o seu arquivo, e logo estabelecer as opções de exportação mostradas aqui. Leia o resto desta entrada»

Popularidade: 24 % [?]

Tão como você pode importar a informação de outros arquivos e pô-la de repente no seu banco de dados, você também pode tomar a informação existente e carregá-la a outro formato. Você vai se comprometer muitas vezes a que este passo para deixar alguma outra pessoa ou programa adquira as suas mãos sobre a sua informação sem precisar de atravessar o Acesso.

Exportando os seus dados, você pode usar mesmo assim formatos mais que você pode usar em uma operação de importação, muito outro. Aqui está um enfraquecimento das escolhas mais populares:

• Acesso. Transfere a mesa de Acesso (ou um tipo diferente do objeto) a outro arquivo de banco de dados de Acesso. Esta característica não é tão potente como a importação de Acesso objeta, porque você é limitado a um objeto de uma vez. Por essa razão, as pessoas não o usam como muitas vezes.

• Excel. Põe os dados nas células de uma planilha de Excel. Perfeito se você quer usar instrumentos de Excel para analisar uma tendência comercial ou traçar um diagrama de lucro.

• Palavra. Põe os dados em um documento de Palavra, separando cada coluna com etiquetas e cada linha com um regresso difícil. Este formato parte muito para ser desejado, porque é difícil reajustar os dados depois do fato na Palavra. (Uma característica de exportação mais bonita poria os dados de relatório em uma mesa de Palavra, que faria muito mais fácil trabalhar com.)

• PDF ou XPS. Cria um arquivo PDF pronto para a impressão com a formatação exata e leiaute que você veria se você enviou a mesa à sua impressora. Diferentemente de Excel ou documentos de Palavra, você não pode editar um PDF fileyou’re limitado a revisão do relatório e impressão ele.

  ---

  Observe: O PDF ou a opção XPS aparecem só se você tenha instalado um add-in livre de Office. A seção 8.2.3 descreve como adquiri-lo.
  

  ---

• Documento HTML. Cria uma Página da Web de HTML pronta para a web que você pode pôr no correio a um Web site ou uma intranet de companhia. O formato HTML que o Acesso gera parece notavelmente ao seu relatório verdadeiro, impresso.

• Arquivo de texto. Deposita os dados em um arquivo de texto simples, com etiquetas e os espaços costumaram arranjar os dados. Você perde cores, fontes, bordas, e outros detalhes de formatação. Este formato não é muito usefulthink dele como último recurso não para transferir dados para outro programa se nenhum de outro trabalho de opções de exportação.

• Arquivo de XML. Salva os dados em um texto.xml arquivo, sem qualquer formatação. Esta opção faz sentido se você estiver usando algum tipo do programa automatizado que pode ler o arquivo de XML exportado e processar os dados.

Popularidade: 24 % [?]

Os arquivos de texto são o menor denominador comum da troca de dados. Se você estiver usando um programa que cria o Acesso a arquivos não pode importar, então o texto simples pode ser a sua única avenida.

Mais uma vez, você começa escolhendo o seu arquivo, e logo selecionando como você quer acrescentar a informação ao seu banco de dados. Então, o mago de Importação toma-o por muitos outros passos:

1. Especifique o tipo do arquivo de texto.

   O acesso pode importar de dois tipos de arquivos de texto:

   • Os arquivos de texto delimitados usam algum tipo do separador para indicar onde cada campo termina. Por exemplo, Joe, Piscapone, 43 são uma linha do texto você pode achar em um fileit’s de texto delimitado três valores de campo separados por vírgulas.

   • Os arquivos de texto de largura fixa separam um registro em campos separados pela posição. Cada campo tem um certo número de carateres alocados para ele, e se você não usar todos eles, então o Acesso enche o espaço restante (até o seguinte campo) com carateres espaciais.

   Leia o resto desta entrada»

Popularidade: 25 % [?]

Para importar de um arquivo de Excel, os seus dados devem ser organizados em uma mesa básica. De maneira ideal, você tem títulos de coluna que combinam com os campos no seu banco de dados. Você deve cortar fora quaisquer dados que você não quer importar (como outras células abaixo da mesa que não são uma parte da mesa). Você também deve retirar valores calculados usando fórmulas de Excel. (Como você aprendeu na Seção 2.5.5, você não deve guardar valores calculados em uma mesa, porque eles introduzem o risco de dados inconsistentes.)

Uma vez que você tem uma mesa limpada de dados em um arquivo de Excel, você está pronto para começar o processo de importação:

1. Escolha o Excel de Importação de Dados Externo, escolha o seu arquivo de Excel, e logo especifique como você quer acrescentar a informação importada ao seu banco de dados. Então, clique o OK.

   Você aprendeu como tomar estas decisões nos passos 1 para 3 na Seção 10.3.2.

2. Escolha a planilha que aloja os seus dados (a Figura 10-5).

   Os arquivos de Excel, ou livros de exercícios, começam com três planilhas. A maior parte de pessoas estatelam-se os seus dados sobre o primeiro, que é inicialmente denominado Sheet1. Se você é um perito de Excel, então você poderia ter indicado uma seção de uma planilha mais complexa como uma variedade denominada. Nesse caso você pode escolher o que denominou a variedade da lista.

3. Clique o Next.

4. Se os seus dados de Excel brigarem com títulos de coluna, então selecione a Primeira Linha Contém Títulos de Coluna.

   Estes títulos tornam-se o ponto de partida dos seus nomes de campo. Se você não selecionar a Primeira Linha Contém Títulos de Coluna, então o Excel trata a primeira linha como um registro ordinário.

5. Clique o Next. Leia o resto desta entrada»

Popularidade: 25 % [?]

Não importa que tipo de dados você quer importar, você atravessará os mesmos passos básicos. Aqui está um resumo:

1. Na seção de Importação de Dados Externa da faixa, clique o botão que corresponde ao tipo do arquivo que você quer importar.

   Quando você escolhe um formato, o Acesso lança o mago de Importação (a Figura 10-4).

2. Digite o nome do arquivo que você quer importar.

   Se você não se lembrar do caminho de arquivo (ou você somente não quer datilografá-lo à mão), então clique o Browse, e logo navegue ao lugar certo na janela File Open. Uma vez que você encontra o arquivo, o clica duas vezes.

3. Selecione onde colocar o conteúdo importado no seu banco de dados.

   Você tem três escolhas possíveis para colocar os seus dados. Dependendo do formato de arquivo você está usando, todos que estes podem não estar disponíveis.

   • Crie uma nova mesa. Esta opção cria uma nova mesa fresca dos dados que você está importando, que o salva a dor de cabeça da preocupação com registros contrários. Contudo, se uma mesa do mesmo nome já existe no banco de dados de Acesso, então esta opção apaga-o. Leia o resto desta entrada»

Popularidade: 25 % [?]

A maior parte do tempo, você importará dados isto está em um destes cinco formatos comuns:

• Acesso. Quando você usa esta opção, você não está executando uma conversão. Em vez disso, você está tomando um objeto de banco de dados de outro arquivo de banco de dados de Acesso, e copiando-o no banco de dados atual.

• Excel. Puxa os dados de uma planilha de Excel.

• Lista de SharePoint. Puxa os dados de uma lista isto é apresentado em um servidor SharePoint (que uso de grandes empresas ajudar funcionários a colaborar). Você não precisa de importar a informação SharePoint para trabalhar com ele. Você também pode editar listas de SharePoint diretamente no Acesso. Acesso 2007: O Manual Ausente tem muito mais sobre a obtenção de Acesso e SharePoint para colaborar.

• Arquivo de texto. Tira os dados de um arquivo de texto simples. Tipicamente, os arquivos de texto simples usam algum tipo do caráter (como uma vírgula) para separar valores de campo. Este formato universalmente entendido apoiou por muitos programas, inclusive quase cada parte do software de planilha alguma vez escrito. Usando esta opção, o Acesso dá uma olhada no arquivo de texto como ele tenta compreender como é organizado. Contudo, você adquire a possibilidade de confirmar ou corrigir o pressentimento antes que você importe quaisquer dados, como descrito na Seção 10.3.4.

• Arquivo de XML. Tira os dados de um arquivo de XML estruturado. O XML é um formato de transversal plataforma usado para representar qualquer tipo da informação.

Usando o botão More, você encontrará vário outro, escolhas de importação mais exóticas:

• Banco de dados de ODBC. A informação sobre agarramentos de quase qualquer produto de banco de dados, contanto que ele tenha um motorista ODBC. Esta opção trabalha em particular bem se você tiver de adquirir dados fora de um banco de dados de lado do servidor de alta qualidade como Oráculo, Servidor de SQL, ou MySQL.

• Documento HTML. Informação sobre extratos de uma lista ou uma mesa em uma Página da Web de HTML. Desde o HTML um padrão isto é notoriamente solto (e de vez em quando francamente molhado), você deve tentar evitar esta opção. Você provavelmente terá problemas de importação.

• Pasta de Perspectiva. Tira a informação de uma pasta no Rápido de Perspectiva ou Perspectiva.

• Arquivo de dBase, Arquivo de Paradoxo, e Lótus 1-2-3 Arquivo. Tira a informação de um arquivo criado com um destes programas Paleolíticos.

Popularidade: 24 % [?]

Embora a aproximação de redução-e-pasta de prancheta seja arrumada, não sempre realiza. Se você tiver de exportar dados a um arquivo e você não manda instalar o programa correspondente no seu computador (ou você somente não quer preocupar-se com dirigi-lo), então você precisa de um modo diferente de transferir a sua informação. Semelhantemente se você está carregando de dados da Web ou informação atraente de um programa que não apoia a redução-e-pasta de Windows, você precisa da característica de importação de Acesso crescida.

Quando Microsoft projetou o Acesso 2007, eles passaram um bit justo do tempo fazendo a importação e características de exportação mais claras e mais francas. Atualmente, você pode fazer toda a importação e a exportação de você querem de uma etiqueta de faixa única, que é denominada Dados Externos (a Figura 10-3).

A figura 10-3. A seção de Importação de etiqueta de Dados Externa deixa-o dados de tubo no Acesso usando vários formatos. A seção de Exportação faz o reverseit toma a sua mesa, e exporta-o em um ramo de sabores diferentes.

Observe: A Importação e as seções de Exportação têm botões fáceis ao acesso dos formatos de arquivo mais populares. Se você não vir o que você quer, então clique o botão More para ver uma lista estendida de escolhas.

Se você está importando ou exportando dados, o processo é essencialmente o mesmo. Você responde a algumas perguntas sobre que arquivo você quer usar e como você quer fazer a conversão, e logo o Acesso faz a sua licitação.

Uma vez que você termina de executar uma importação ou exporta a operação, o Acesso dá-lhe a opção de salvar todos os seus passos. Se você fizer, você pode reutilizá-los mais tarde. Este método uma ótima maneira poupar o tempo se você tiver de executar a mesma exportação ou processo de importação novamente (como se você tiver de importar alguns dados cada dia, ou exportar um sumário no fim de cada mês).

Popularidade: 24 % [?]

Você pode copiar a informação do Acesso em outro programa bastante facilmente, mas você provavelmente não espera ser capaz de fazer o reverso. No fim de tudo, um banco de dados é um estrito, a coleção rigorosamente estruturada da informação. Se você tentar copiar uma mesa de um programa de Processamento do texto, então você necessitará da informação vital, como os tipos de dados de cada coluna. Por essa razão, o Acesso não o permite.

Contudo, o Acesso faz uma exceção especial pelo programa de planilha favorito de toda gente, Excel. Você pode copiar uma seleção de células no Excel, e logo colá-los no Acesso para criar uma nova mesa. Este procedimento trabalha porque o Excel realmente se distingue entre tipos diferentes de dados (embora não seja quase tão exigente como Acesso). Por exemplo, o Excel trata números, datas, texto, e valores VERDADEIROS/FALSOS diferentemente.

Aqui está como usar esta característica:

1. No Excel, selecione as células que você quer copiar.

   Se a sua planilha incluir títulos de coluna, então inclua aquelas cabeçadas na seleção. O acesso pode usar os títulos como nomes de campo.

   ---

   Observe: não importa que versão do Excel você havethis enganam trabalhos com todos eles.
   

   ---

2. Golpe Ctrl+C para copiar a sua seleção.

3. Ligue ao Acesso.

4. Clique em qualquer lugar no vidro de navegação, e logo aperte Ctrl+V.

   O acesso nota que você está tentando colar um grupo de células de Excel, e tenta transformá-los em uma mesa. Em primeiro lugar, ele pergunta se a primeira linha na sua seleção inclui títulos de coluna.

5. Se você selecionou os títulos de coluna no passo 1, então escolha Sim. De outra maneira, selecione Não.

   Se você escolher Sim, então o Acesso não precisa de criar o campo casual namesinstead, ele pode usar as suas cabeçadas.

   O acesso cria uma nova mesa para tratar com os novos dados. Esta mesa chamou como a folha de Excel. Se a sua folha tenha denominado Sheet1 (como tantos estão no Excel), você agora tem uma mesa Sheet1.

   Uma vez que o Acesso termina a pasta, mostra uma mensagem de confirmação para avisá-lo tudo é terminado com sucesso.

6. Clique o OK.

   Agora você pode refinar a sua mesa para assegurar-se os tipos de dados e os nomes de campo são exatamente o que você quer.

Popularidade: 25 % [?]

O acesso deixa-o copiar uma seleção de linhas ou uma mesa inteira a outro programa, sem atravessar a luta do mago de Exportação. O acesso copia estas linhas à prancheta como um objeto inteligente que pode converter-se em vários formatos amistosos com o software. Você pode colá-los como células de Excel, texto de HTML (a língua de formatação da Web), ou RichText (um padrão de formatação criado por Microsoft e apoiado por todos os processadores de Palavra principais). Desde que o HTML e RichText são tão largamente apoiados, você nunca terá quase um problema copiando as suas linhas em outro programa quando você usa esta técnica.

Aqui está como prová-lo:

1. Se você quiser copiar uma mesa inteira, então, no vidro de navegação, selecionam a mesa. Se você quiser copiar só algumas linhas, então selecione-os na visão de Datasheet, como mostrado na Figura 10-1.

   Você não é limitado à cópia de mesas. Você também pode copiar resultados de uma pergunta. Somente selecione a pergunta no vidro de navegação. Você não pode copiar relatórios ou formas, de qualquer modo.

   Quando você copia linhas ou uma mesa inteira, o Acesso toma as suas colocações de ocultação de coluna (a Seção 3.1.4) em conta. Se você tenha escondido uma coluna portanto não aparece no datasheet (selecionando-o, e logo escolher Registros de Casa mais Esconde Colunas), o Acesso não o copia à prancheta. Esta técnica ajuda-o a omitir a informação que você não quer copiar.

   
   A figura 10-1. Selecionando linhas no datasheet, clique a margem cinzenta somente para a esquerda da primeira linha que você quer selecionar. Então, afrouxe para selecionar tantas linhas como você quer. Se você não quiser tomar a sua mão do rato, então você pode copiar estas linhas segurando a tecla CTRL, e clique do direito um deles. Então, do cardápio surgir, escolha a Cópia.

   Leia o resto desta entrada»

Popularidade: 24 % [?]

Alguém que passou muito tempo usando um computador de Windows é familiar com a prancheta um nos bastidores container que temporariamente guarda a informação portanto você pode transferi-lo de um programa ao outro. Usando a prancheta, você pode copiar um fragmento do texto numa palavra documento, e logo colá-lo em um campo em uma mesa de Acesso, ou vice-versa. Que muito seja fácil. Mas você provavelmente não realiza que você pode copiar uma mesa inteira da informação.

Antes que você prove este truque, você tem de entender dois fatos-chave sobre a prancheta:

• A prancheta pode guardar muitos tipos diferentes da informação. A maior parte do tempo, você está usando-o para copiar o texto simples. Contudo, dependendo do programa você está usando, você também pode copiar formas, quadros, mesas, e mais.

• Alguns tipos da informação podem converter-se a outros tipos. Se você copiar uma seleção de células no Excel, então você pode colá-lo como uma mesa formatada numa palavra programa de processamento como Palavra ou WordPerfect. De, se você copiar um diagrama em Visio, então você pode colá-lo como um quadro na Pintura. Em ambos os exemplos, você copia um tipo especializado do objeto (células de Excel ou um diagrama de Visio) à prancheta de Windows. Contudo, este objeto pode degradar-se quando precisa a. Você pode colar uma cópia crescida do objeto no programa original sem perder algo, ou você pode colá-lo e convertê-lo em algo mais simples em um programa menos potente.

Esta flexibilidade é o segredo à transferência de dados a e do Acesso. As seções seguintes explicam como ele trabalha.

Popularidade: 38 % [?]

Para executar uma operação de exportação, siga estes passos:

1. No vidro de navegação, selecione a mesa que você quer exportar.

   Infelizmente, você não pode exportar mais de uma mesa ao mesmo tempo. Contudo, você pode exportar somente uma porção de uma mesa. Um modo de fazer esta exportação parcial deve abrir a mesa, e logo selecionar as linhas que você quer exportar. (Uma vez que você começa o processo de exportação, você vê uma opção que o deixa exportar somente as linhas selecionadas.) Você também pode criar uma pergunta que adquire somente as linhas que você quer. Você pode exportar os resultados de pergunta selecionando a pergunta no vidro de navegação em vez da mesa subjacente.

2. Clique o botão que corresponde ao tipo do arquivo que você quer exportar.

   Quando você escolhe um formato, o Acesso lança o mago de Exportação (a Figura 10-8).

   
   A figura 10-8. O mago de Exportação varia dependendo do formato de exportação que você está usando. Mas o primeiro passo sempre para escolher o seu arquivo, e logo estabelecer as opções de exportação mostradas aqui. Leia o resto desta entrada»

Popularidade: 24 % [?]

Tão como você pode importar a informação de outros arquivos e pô-la de repente no seu banco de dados, você também pode tomar a informação existente e carregá-la a outro formato. Você vai se comprometer muitas vezes a que este passo para deixar alguma outra pessoa ou programa adquira as suas mãos sobre a sua informação sem precisar de atravessar o Acesso.

Exportando os seus dados, você pode usar mesmo assim formatos mais que você pode usar em uma operação de importação, muito outro. Aqui está um enfraquecimento das escolhas mais populares:

• Acesso. Transfere a mesa de Acesso (ou um tipo diferente do objeto) a outro arquivo de banco de dados de Acesso. Esta característica não é tão potente como a importação de Acesso objeta, porque você é limitado a um objeto de uma vez. Por essa razão, as pessoas não o usam como muitas vezes.

• Excel. Põe os dados nas células de uma planilha de Excel. Perfeito se você quer usar instrumentos de Excel para analisar uma tendência comercial ou traçar um diagrama de lucro.

• Palavra. Põe os dados em um documento de Palavra, separando cada coluna com etiquetas e cada linha com um regresso difícil. Este formato parte muito para ser desejado, porque é difícil reajustar os dados depois do fato na Palavra. (Uma característica de exportação mais bonita poria os dados de relatório em uma mesa de Palavra, que faria muito mais fácil trabalhar com.)

• PDF ou XPS. Cria um arquivo PDF pronto para a impressão com a formatação exata e leiaute que você veria se você enviou a mesa à sua impressora. Diferentemente de Excel ou documentos de Palavra, você não pode editar um PDF fileyou’re limitado a revisão do relatório e impressão ele.

  ---

  Observe: O PDF ou a opção XPS aparecem só se você tenha instalado um add-in livre de Office. A seção 8.2.3 descreve como adquiri-lo.
  

  ---

• Documento HTML. Cria uma Página da Web de HTML pronta para a web que você pode pôr no correio a um Web site ou uma intranet de companhia. O formato HTML que o Acesso gera parece notavelmente ao seu relatório verdadeiro, impresso.

• Arquivo de texto. Deposita os dados em um arquivo de texto simples, com etiquetas e os espaços costumaram arranjar os dados. Você perde cores, fontes, bordas, e outros detalhes de formatação. Este formato não é muito usefulthink dele como último recurso não para transferir dados para outro programa se nenhum de outro trabalho de opções de exportação.

• Arquivo de XML. Salva os dados em um texto.xml arquivo, sem qualquer formatação. Esta opção faz sentido se você estiver usando algum tipo do programa automatizado que pode ler o arquivo de XML exportado e processar os dados.

Popularidade: 24 % [?]

Os arquivos de texto são o menor denominador comum da troca de dados. Se você estiver usando um programa que cria o Acesso a arquivos não pode importar, então o texto simples pode ser a sua única avenida.

Mais uma vez, você começa escolhendo o seu arquivo, e logo selecionando como você quer acrescentar a informação ao seu banco de dados. Então, o mago de Importação toma-o por muitos outros passos:

1. Especifique o tipo do arquivo de texto.

   O acesso pode importar de dois tipos de arquivos de texto:

   • Os arquivos de texto delimitados usam algum tipo do separador para indicar onde cada campo termina. Por exemplo, Joe, Piscapone, 43 são uma linha do texto você pode achar em um fileit’s de texto delimitado três valores de campo separados por vírgulas.

   • Os arquivos de texto de largura fixa separam um registro em campos separados pela posição. Cada campo tem um certo número de carateres alocados para ele, e se você não usar todos eles, então o Acesso enche o espaço restante (até o seguinte campo) com carateres espaciais.

   Leia o resto desta entrada»

Popularidade: 25 % [?]

Para importar de um arquivo de Excel, os seus dados devem ser organizados em uma mesa básica. De maneira ideal, você tem títulos de coluna que combinam com os campos no seu banco de dados. Você deve cortar fora quaisquer dados que você não quer importar (como outras células abaixo da mesa que não são uma parte da mesa). Você também deve retirar valores calculados usando fórmulas de Excel. (Como você aprendeu na Seção 2.5.5, você não deve guardar valores calculados em uma mesa, porque eles introduzem o risco de dados inconsistentes.)

Uma vez que você tem uma mesa limpada de dados em um arquivo de Excel, você está pronto para começar o processo de importação:

1. Escolha o Excel de Importação de Dados Externo, escolha o seu arquivo de Excel, e logo especifique como você quer acrescentar a informação importada ao seu banco de dados. Então, clique o OK.

   Você aprendeu como tomar estas decisões nos passos 1 para 3 na Seção 10.3.2.

2. Escolha a planilha que aloja os seus dados (a Figura 10-5).

   Os arquivos de Excel, ou livros de exercícios, começam com três planilhas. A maior parte de pessoas estatelam-se os seus dados sobre o primeiro, que é inicialmente denominado Sheet1. Se você é um perito de Excel, então você poderia ter indicado uma seção de uma planilha mais complexa como uma variedade denominada. Nesse caso você pode escolher o que denominou a variedade da lista.

3. Clique o Next.

4. Se os seus dados de Excel brigarem com títulos de coluna, então selecione a Primeira Linha Contém Títulos de Coluna.

   Estes títulos tornam-se o ponto de partida dos seus nomes de campo. Se você não selecionar a Primeira Linha Contém Títulos de Coluna, então o Excel trata a primeira linha como um registro ordinário.

5. Clique o Next. Leia o resto desta entrada»

Popularidade: 25 % [?]

Não importa que tipo de dados você quer importar, você atravessará os mesmos passos básicos. Aqui está um resumo:

1. Na seção de Importação de Dados Externa da faixa, clique o botão que corresponde ao tipo do arquivo que você quer importar.

   Quando você escolhe um formato, o Acesso lança o mago de Importação (a Figura 10-4).

2. Digite o nome do arquivo que você quer importar.

   Se você não se lembrar do caminho de arquivo (ou você somente não quer datilografá-lo à mão), então clique o Browse, e logo navegue ao lugar certo na janela File Open. Uma vez que você encontra o arquivo, o clica duas vezes.

3. Selecione onde colocar o conteúdo importado no seu banco de dados.

   Você tem três escolhas possíveis para colocar os seus dados. Dependendo do formato de arquivo você está usando, todos que estes podem não estar disponíveis.

   • Crie uma nova mesa. Esta opção cria uma nova mesa fresca dos dados que você está importando, que o salva a dor de cabeça da preocupação com registros contrários. Contudo, se uma mesa do mesmo nome já existe no banco de dados de Acesso, então esta opção apaga-o. Leia o resto desta entrada»

Popularidade: 25 % [?]

A maior parte do tempo, você importará dados isto está em um destes cinco formatos comuns:

• Acesso. Quando você usa esta opção, você não está executando uma conversão. Em vez disso, você está tomando um objeto de banco de dados de outro arquivo de banco de dados de Acesso, e copiando-o no banco de dados atual.

• Excel. Puxa os dados de uma planilha de Excel.

• Lista de SharePoint. Puxa os dados de uma lista isto é apresentado em um servidor SharePoint (que uso de grandes empresas ajudar funcionários a colaborar). Você não precisa de importar a informação SharePoint para trabalhar com ele. Você também pode editar listas de SharePoint diretamente no Acesso. Acesso 2007: O Manual Ausente tem muito mais sobre a obtenção de Acesso e SharePoint para colaborar.

• Arquivo de texto. Tira os dados de um arquivo de texto simples. Tipicamente, os arquivos de texto simples usam algum tipo do caráter (como uma vírgula) para separar valores de campo. Este formato universalmente entendido apoiou por muitos programas, inclusive quase cada parte do software de planilha alguma vez escrito. Usando esta opção, o Acesso dá uma olhada no arquivo de texto como ele tenta compreender como é organizado. Contudo, você adquire a possibilidade de confirmar ou corrigir o pressentimento antes que você importe quaisquer dados, como descrito na Seção 10.3.4.

• Arquivo de XML. Tira os dados de um arquivo de XML estruturado. O XML é um formato de transversal plataforma usado para representar qualquer tipo da informação.

Usando o botão More, você encontrará vário outro, escolhas de importação mais exóticas:

• Banco de dados de ODBC. A informação sobre agarramentos de quase qualquer produto de banco de dados, contanto que ele tenha um motorista ODBC. Esta opção trabalha em particular bem se você tiver de adquirir dados fora de um banco de dados de lado do servidor de alta qualidade como Oráculo, Servidor de SQL, ou MySQL.

• Documento HTML. Informação sobre extratos de uma lista ou uma mesa em uma Página da Web de HTML. Desde o HTML um padrão isto é notoriamente solto (e de vez em quando francamente molhado), você deve tentar evitar esta opção. Você provavelmente terá problemas de importação.

• Pasta de Perspectiva. Tira a informação de uma pasta no Rápido de Perspectiva ou Perspectiva.

• Arquivo de dBase, Arquivo de Paradoxo, e Lótus 1-2-3 Arquivo. Tira a informação de um arquivo criado com um destes programas Paleolíticos.

Popularidade: 24 % [?]

Embora a aproximação de redução-e-pasta de prancheta seja arrumada, não sempre realiza. Se você tiver de exportar dados a um arquivo e você não manda instalar o programa correspondente no seu computador (ou você somente não quer preocupar-se com dirigi-lo), então você precisa de um modo diferente de transferir a sua informação. Semelhantemente se você está carregando de dados da Web ou informação atraente de um programa que não apoia a redução-e-pasta de Windows, você precisa da característica de importação de Acesso crescida.

Quando Microsoft projetou o Acesso 2007, eles passaram um bit justo do tempo fazendo a importação e características de exportação mais claras e mais francas. Atualmente, você pode fazer toda a importação e a exportação de você querem de uma etiqueta de faixa única, que é denominada Dados Externos (a Figura 10-3).

A figura 10-3. A seção de Importação de etiqueta de Dados Externa deixa-o dados de tubo no Acesso usando vários formatos. A seção de Exportação faz o reverseit toma a sua mesa, e exporta-o em um ramo de sabores diferentes.

Observe: A Importação e as seções de Exportação têm botões fáceis ao acesso dos formatos de arquivo mais populares. Se você não vir o que você quer, então clique o botão More para ver uma lista estendida de escolhas.

Se você está importando ou exportando dados, o processo é essencialmente o mesmo. Você responde a algumas perguntas sobre que arquivo você quer usar e como você quer fazer a conversão, e logo o Acesso faz a sua licitação.

Uma vez que você termina de executar uma importação ou exporta a operação, o Acesso dá-lhe a opção de salvar todos os seus passos. Se você fizer, você pode reutilizá-los mais tarde. Este método uma ótima maneira poupar o tempo se você tiver de executar a mesma exportação ou processo de importação novamente (como se você tiver de importar alguns dados cada dia, ou exportar um sumário no fim de cada mês).

Popularidade: 24 % [?]

Você pode copiar a informação do Acesso em outro programa bastante facilmente, mas você provavelmente não espera ser capaz de fazer o reverso. No fim de tudo, um banco de dados é um estrito, a coleção rigorosamente estruturada da informação. Se você tentar copiar uma mesa de um programa de Processamento do texto, então você necessitará da informação vital, como os tipos de dados de cada coluna. Por essa razão, o Acesso não o permite.

Contudo, o Acesso faz uma exceção especial pelo programa de planilha favorito de toda gente, Excel. Você pode copiar uma seleção de células no Excel, e logo colá-los no Acesso para criar uma nova mesa. Este procedimento trabalha porque o Excel realmente se distingue entre tipos diferentes de dados (embora não seja quase tão exigente como Acesso). Por exemplo, o Excel trata números, datas, texto, e valores VERDADEIROS/FALSOS diferentemente.

Aqui está como usar esta característica:

1. No Excel, selecione as células que você quer copiar.

   Se a sua planilha incluir títulos de coluna, então inclua aquelas cabeçadas na seleção. O acesso pode usar os títulos como nomes de campo.

   ---

   Observe: não importa que versão do Excel você havethis enganam trabalhos com todos eles.
   

   ---

2. Golpe Ctrl+C para copiar a sua seleção.

3. Ligue ao Acesso.

4. Clique em qualquer lugar no vidro de navegação, e logo aperte Ctrl+V.

   O acesso nota que você está tentando colar um grupo de células de Excel, e tenta transformá-los em uma mesa. Em primeiro lugar, ele pergunta se a primeira linha na sua seleção inclui títulos de coluna.

5. Se você selecionou os títulos de coluna no passo 1, então escolha Sim. De outra maneira, selecione Não.

   Se você escolher Sim, então o Acesso não precisa de criar o campo casual namesinstead, ele pode usar as suas cabeçadas.

   O acesso cria uma nova mesa para tratar com os novos dados. Esta mesa chamou como a folha de Excel. Se a sua folha tenha denominado Sheet1 (como tantos estão no Excel), você agora tem uma mesa Sheet1.

   Uma vez que o Acesso termina a pasta, mostra uma mensagem de confirmação para avisá-lo tudo é terminado com sucesso.

6. Clique o OK.

   Agora você pode refinar a sua mesa para assegurar-se os tipos de dados e os nomes de campo são exatamente o que você quer.

Popularidade: 25 % [?]

O acesso deixa-o copiar uma seleção de linhas ou uma mesa inteira a outro programa, sem atravessar a luta do mago de Exportação. O acesso copia estas linhas à prancheta como um objeto inteligente que pode converter-se em vários formatos amistosos com o software. Você pode colá-los como células de Excel, texto de HTML (a língua de formatação da Web), ou RichText (um padrão de formatação criado por Microsoft e apoiado por todos os processadores de Palavra principais). Desde que o HTML e RichText são tão largamente apoiados, você nunca terá quase um problema copiando as suas linhas em outro programa quando você usa esta técnica.

Aqui está como prová-lo:

1. Se você quiser copiar uma mesa inteira, então, no vidro de navegação, selecionam a mesa. Se você quiser copiar só algumas linhas, então selecione-os na visão de Datasheet, como mostrado na Figura 10-1.

   Você não é limitado à cópia de mesas. Você também pode copiar resultados de uma pergunta. Somente selecione a pergunta no vidro de navegação. Você não pode copiar relatórios ou formas, de qualquer modo.

   Quando você copia linhas ou uma mesa inteira, o Acesso toma as suas colocações de ocultação de coluna (a Seção 3.1.4) em conta. Se você tenha escondido uma coluna portanto não aparece no datasheet (selecionando-o, e logo escolher Registros de Casa mais Esconde Colunas), o Acesso não o copia à prancheta. Esta técnica ajuda-o a omitir a informação que você não quer copiar.

   
   A figura 10-1. Selecionando linhas no datasheet, clique a margem cinzenta somente para a esquerda da primeira linha que você quer selecionar. Então, afrouxe para selecionar tantas linhas como você quer. Se você não quiser tomar a sua mão do rato, então você pode copiar estas linhas segurando a tecla CTRL, e clique do direito um deles. Então, do cardápio surgir, escolha a Cópia.

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Alguém que passou muito tempo usando um computador de Windows é familiar com a prancheta um nos bastidores container que temporariamente guarda a informação portanto você pode transferi-lo de um programa ao outro. Usando a prancheta, você pode copiar um fragmento do texto numa palavra documento, e logo colá-lo em um campo em uma mesa de Acesso, ou vice-versa. Que muito seja fácil. Mas você provavelmente não realiza que você pode copiar uma mesa inteira da informação.

Antes que você prove este truque, você tem de entender dois fatos-chave sobre a prancheta:

• A prancheta pode guardar muitos tipos diferentes da informação. A maior parte do tempo, você está usando-o para copiar o texto simples. Contudo, dependendo do programa você está usando, você também pode copiar formas, quadros, mesas, e mais.

• Alguns tipos da informação podem converter-se a outros tipos. Se você copiar uma seleção de células no Excel, então você pode colá-lo como uma mesa formatada numa palavra programa de processamento como Palavra ou WordPerfect. De, se você copiar um diagrama em Visio, então você pode colá-lo como um quadro na Pintura. Em ambos os exemplos, você copia um tipo especializado do objeto (células de Excel ou um diagrama de Visio) à prancheta de Windows. Contudo, este objeto pode degradar-se quando precisa a. Você pode colar uma cópia crescida do objeto no programa original sem perder algo, ou você pode colá-lo e convertê-lo em algo mais simples em um programa menos potente.

Esta flexibilidade é o segredo à transferência de dados a e do Acesso. As seções seguintes explicam como ele trabalha.

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