Le forme ottengono il loro nome da forme di carta che la gente ha l'abitudine di registrare informazioni quando un computer non è comodo. Secondo la Sua situazione, può creare una forma d'Accesso che assomiglia a una forma di carta che la Sua società o organizzazione usano. Se sta lavorando a una banca, può creare una forma d'Accesso che tira fuori informazioni nello stesso accordo fondamentale che un modulo di richiesta di cliente situato nella carta. Quest'accordo lo fa facile da copiare informazioni dalla carta nella Sua base di dati. Comunque, la maggior parte del tempo le forme che progetta non hanno un equivalente vero e mondiale. Li creerà di graffio e li userà per fare l'entrata di dati più facile.

Per capire perché le forme sono una parte indispensabile di quasi tutte le basi di dati, aiuta a prima considerare le mancanze del datasheet. Qui sono alcune aree dove le forme battono il datasheet:

• Migliori preparativi. Nel datasheet, ogni campo occupa una colonna sola. Quest'accordo lavora bene per tavoli con pochi campi, ma conduce a parte a parte senza fine che si avvolge in volute in più grandi tavoli. In una forma, può assicurarsi i dati di cui ha bisogno è sempre in vista. Può anche usare il colore, le linee e i quadri per aiutare a separare pezzi diversi di contenuto.

• Informazioni supplementari. Può imballare una forma con qualsiasi testo che vuole, il que significa che può aggiungere indicazioni che aiutano newbies a capire i dati che hanno bisogno di fornire. Può anche aggiungere l'esempio detailsfor calcolato, può calcolare e visualizzare gli acquisti totali fatti da un cliente senza costringere qualcuno a infiammare una domanda separata.

• Rapporti di tavolo. Molti compiti coinvolgono record aggiungenti su più di un tavolo imparentato. Se un nuovo cliente fa un'ordinazione nella base di dati di Frottola di Boutique, allora ha bisogno di creare un nuovo record nei Clienti e tabelle d'Ordini, insieme con un o più record nel tavolo di OrderDetails. Una forma La lascia fare tutto questo lavoro in un posto (piuttosto che costringerLa ad aprire due o tre datasheets).

• Pulsanti e altri aggeggi. Le forme sostengono controlsbuttons, collegamenti, liste, e altri pezzi elaborati d'interfaccia d'utente importano che può aggiungere alla Sua forma. La persona che usa la Sua base di dati può allora cliccare un pulsante per sparare un compito imparentato (come apertura di altra forma o stampa di una relazione).

Le forme in modo conveniente progettate sono quello che i geeks chiamano la fine davanti di una base di dati. In una base di dati che usa forme, può curare dati, compiere ricerche e avere cura tutto del Suo ogni giorno i compiti senza mai toccare un datasheet.

Popolarità: Il 2% [?]

La relazione di ProductCatalog presenta tutti i record dal tavolo di prodotti. Comunque, le relazioni spesso hanno bisogno di filtrare soltanto un sottoinsieme importante delle informazioni. Ad esempio, può volere analizzare le vendite di prodotti in una categoria specifica o gli ordini fatti da clienti in una città specifica. Nel caso di ProductCatalog, è logico omettere articoli interrotti. Dopotutto, non c'è nessuna ragione per Frottola di Boutique per fare pubblicità ad articoli che più non vende.

Può ridurre i risultati che sono inclusi in una relazione in due modi. Ha già imparato un'opzione: la creazione di una domanda che estrae i risultati che vuole, e poi l'utilizzazione che mettono in dubbio per costruire la Sua relazione. Quest'opzione è una buona scelta se già ha una domanda che corrisponde al conto o progetta di usare questo sottoinsieme di dati con parecchi scopi (le relazioni, la redazione, altre domande, e così via).

Altra scelta è quella di applicare le installazioni di relazione infiltranti. Il vantaggio di questa tecnica è quello che può cambiare le installazioni di filtro rapidamente e ripetutamente. Se progetta di usare la stessa relazione di stampare parecchi sottoinsiemi diversi di dati, quest'approccio è il migliore. Ad esempio, poteva filtrare i prodotti in una categoria, stamparli, e poi aggiustare la filtrazione per scegliere prodotti in una categoria diversa, che poteva anche stampare.

La relazione che filtra lavora la stessa strada datasheet la filtrazione fa (discusso in dettaglio nella Sezione 3.2.2). Ha due opzioni: Legga il resto di quest'entrata»

Popolarità: Il 2% [?]

Qui è un trucco di formattazione semplice ma potente: Aggiunga uno sfondo ombreggiato a ogni seconda fila. L'alternare di formattazione di fila dà un po' lucentezza alla relazione più chiara, ma anche serve a uno scopo pratico. In relazioni dense, le bande ombreggiate lo fanno più facile per lettori da distinguere ogni fila e seguire una fila da una colonna al vicino.

Per applicare un formato di fila alternante, ha bisogno di cliccare immediatamente a sinistra di qualsiasi fila. In quel punto, la fila intera diventa scelta, e gli Strumenti di Disposizione di Relazione | il pulsante Formatting Font Alternate Fill è acceso. (Il pulsante Alternate Fill assomiglia a una minigrata. Appare proprio sotto il pulsante Fill. ) Può cliccarlo, e poi scegliere un colore.

Se clicca uno dei valori nella fila, il pulsante Alternate Fill non sarà acceso, e non sarà capace di cambiare l'alternarsi riempiono il colore.

8.3.1.3. Gridlines

Quando crea una nuova relazione, i Suoi dati è organizzato in un tavolo invisibile. Questo tavolo non include nessun gridlines, allora i Suoi tabulati sembrano lisci e il peso leggero. Ma se è un gabinetto gridline l'amante, sarà felice di sapere che può aggiungere confini al tavolo di relazione. Tocca a te se vuole aggiungerli dappertutto per tenere dati accuratamente irreggimentati in celle separate o soltanto usarli giudiziosamente per mettere colonne importanti in risalto. Legga il resto di quest'entrata»

Popolarità: Il 2% [?]

Può usare gli Strumenti di Disposizione di Relazione | Formattando la Formattazione di sezione del nastro per aggiustare campi numerici (come il campo di Prezzo nella relazione di ProductCatalog). Troverà una lista di goccia giù che La lascia scegliere varie opzioni per formattare numeri:

• Il Numero generale dà un numero fondamentale, senza fronzoli. L'accesso dà a ogni valore il numero di cifre decimali di cui ha bisogno.

• La moneta si assicura che ogni numero ha due punti decimali e ottiene il simbolo di moneta questo è configurato per il Suo computer (basato sul suo luogo geografico).

  La grandi quantità fa virgole di separatore delle migliaia separare le cifre, come in 1,111.99$.

• L'euro è simile a Moneta, eccetto esso mostra il simbolo di moneta per l'euro.

• Fissato dà a ogni numero lo stesso numero di posti decimali. (Inizialmente è due, ma può usare i pulsanti Increase Decimals e Decrease Decimals, mostrati nella cifra 8-15, per cambiare questo. ) La grandi quantità non ottiene virgole.

• Lo standard è lo stesso come fissato, eccetto grandi quantità proprio ottengono la virgola di separatore di migliaia (come in 1,111.99).

• Il percento presume che ogni numero è un valore frazionario che rappresenta una percentuale, dove 1.0 è il 100 percento. Dunque, se ha il numero 48, l'Accesso cambia questo con il 4800.00 percento. (Può cambiare il numero di posti decimali con i pulsanti Increase Decimals e Decrease Decimals. )

• Le esposizioni scientifiche ogni numero usando l'annotazione scientifica, allora 48 diventa 4.80E+01 (che è un modo elaborato di dire 4.8 moltiplicati da ¹⁰¹ Le dà il numero questo è immagazzinato nel campo). L'annotazione scientifica è usata per mostrare numeri che hanno scale enormemente diverse con un numero simile di cifre. Può cambiare il numero di posti decimali usando i pulsanti Increase Decimals e Decrease Decimals.

Può anche cambiare il numero di cifre che sono visualizzate a destra del punto decimale cliccando i pulsanti Increase Decimals e Decrease Decimals negli Strumenti di Disposizione di Relazione | Formattando la Formattazione di sezione del nastro.

Popolarità: Il 2% [?]

AutoFormats sono una grande via di ottenere un mazzo di formattare fatto in fretta. Comunque, qualche volta vuole usare più di un contatto personale e formattare le parti diverse della Sua relazione a mano.

Per applicare la formattazione più posta come obiettivo, ha bisogno di seguire un approccio di due passi. In primo luogo, scelga la porzione della relazione che vuole formattare. In secondo luogo, clicchi un comando negli Strumenti di Disposizione di Relazione | la Formattazione di sezione di Serie completa di caratteri del nastro (la cifra 8-15).

La cifra 8-15. Gli Strumenti di Disposizione di Relazione | la Formattazione di sezione di Serie completa di caratteri sono imballati con strumenti di formattazione fondamentali.

Gli Strumenti di Disposizione | la Formattazione di sezione di Serie completa di caratteri La lasciano aggiustare tutti i dettagli seguenti:

• Le dimensioni di serie completa di caratteri e di serie completa di caratteri (Calibri di 11 punti è il facile sullo standard d'occhi)

• L'allineamento di testo (lasciato, diritto o centro)

• Il colore di testo e il colore di sfondo

Sebbene possa formattare il titolo, la data o le sezioni di numero di pagina della relazione, passerà la maggior parte del Suo tempo formattando le testate di colonna e i valori di colonna. Per formattare una testata di colonna, lo clicchi. Per formattare i valori di colonna, clicchi alcuno dei valori nella colonna. La cifra 8-16 mostra un esempio. Legga il resto di quest'entrata»

Popolarità: Il 2% [?]

Finora, ha imparato a creare relazioni semplici che mostrano tutte le informazioni che vuole in un tavolo compatto. L'unico problema con queste relazioni è quello che tutti loro guarda lo stesso. Se sta lavorando in una fattoria di cubicolo per una compagnia di assicurazione multinazionale, questa somiglianza cupa è probabilmente una buona cosa. Ma quelli che ancora hanno un polso possono volere animare le loro relazioni con confini, serie complete di caratteri esotiche e una lineetta di colore.

Il modo più veloce di applicare la formattazione è quello di usare uno di AutoFormats precostruiti (mostrato nella cifra 8-14) dagli Strumenti di Disposizione di Relazione | la Formattazione di AutoFormat la lista di AutoFormat. Ogni AutoFormat applica una combinazione di serie complete di caratteri, colori e installazioni di confine. AutoFormats La lasciano trasformare l'occhiata intera della Sua relazione in un passo, ma non Le danno il controllo eccellente-grained per applicare esattamente i dettagli che vuole.

La cifra 8-14. Clicchi la freccia di goccia giù ha (girato in circolo) per vedere tutto AutoFormats disponibile. (O, se ha un monitor veramente grande, le anteprime di AutoFormat appaiono giuste nel nastro. ) Ogni anteprima d'unghia del pollice mostra i colori e un po' sfondo che il formato usa, ma ha bisogno di applicarlo prima che può veramente vedere a che assomiglia.

Legga il resto di quest'entrata»

Popolarità: Il 2% [?]

Per esportare una relazione come un file PDF, ha bisogno “Fanno economie Come PDF o XPS” aggiunga - in. Ottenerlo, i cavalloni a www.microsoft.com/downloads, e la ricerca di “PDF”. I collegamenti La condurranno a una pagina dove può scaricare l'aggiungere - in e installarlo con soltanto clic di una coppia.

Una volta che installa l'aggiungere - in, tutte le Sue domande d'Ufficio avranno la capacità di esportare i loro documenti in formato di PDF. In una relazione d'Accesso, lavora questa magia scegliendo Dati d'Anteprima di Stampa PDF o XPS mentre ha una relazione in modo d'Anteprima di Stampa. O, può cliccare la Sua relazione con il tasto destro del mouse nel vetro di navigazione, e poi scegliere PDF Di esportazione o XPS.

Quando esporta un file PDF, ottiene alcune opzioni supplementari nella finestra di dialogo "Publish as PDF or XPS" (la cifra 8-13). I file di PDF possono esser esportati con risoluzione diversa e installazioni di qualità (che per lo più intaccano relazioni che hanno quadri). Normalmente, usa installazioni di una qualità più alta se sta progettando di stampare il Suo file PDF perché gli stampanti usano risoluzioni più alte che monitor di computer.

La cifra 8-13. La finestra di dialogo "Publish as PDF or XPS" assomiglia molto alla finestra di dialogo Export As, eccetto esso ha un pulsante Publish invece di un pulsante Export. Può accendere il “File aperto dopo pubblicazione” checkbox per dire all'Accesso aprire il file PDF in Adobe Reader (presumendo che lo installare) dopo che il processo di pubblicazione è completo, allora può controllare il risultato.

La finestra di dialogo "Publish as PDF or XPS" Le dà un po' di controllo sulle installazioni di qualità con “Ottimizza per” opzioni. Se sta soltanto esportando una copia di PDF allora altra gente può vedere le informazioni nella Sua relazione, scegliere “Dimensioni minime (facendo una pubblicazione in linea)” per salvare alcuno spazio. D'altra parte, se c'è una possibilità che la gente che legge il Suo PDF può volere stamparlo, scegliere “Lo standard (la pubblicazione in linea e la stampa)” invece. Esporterà un file PDF poco più grande che farà per un miglior tabulato. Legga il resto di quest'entrata»

Popolarità: Il 6% [?]

L'etichetta Print Preview è un po' stranezza, perché include alcuni comandi che non hanno niente a con stampa della Sua relazione. I comandi nella sezione di Dati d'Anteprima di Stampa La lasciano prendere un'istantanea dei dati di relazione attuali, e poi esportarla in altro tipo di file allora può vederla fuori d'Accesso o lavoro con lui in altro programma. Questa tecnica è una grande per usare se vuole condividere alcuni dati con altra gente (letto: faccia una buona impressione al capo).

Sebbene l'Accesso sostenga molti formati diversi per esportare una relazione, userà soltanto alcuni con relazioni. (Gli altri sono più abili quando sta esportando dati puri da un tavolo o una domanda, come spiegato nel Capitolo 10. ) I formati utili per esportare relazioni includono:

• Parola. Quest'opzione trasforma la Sua relazione in un documento che può aprire in Microsoft Word. Comunque, l'Accesso di formato usa è un po' goffo. (Separa ogni colonna con etichette e ogni linea con un ritorno difficile, che lo fa difficile da ridisporre i dati dopo il fatto in Parola. ) Una caratteristica più piacevole di esportazione metterebbe i dati di relazione in un tavolo di Parola, che la farebbe molto più facile da lavorare con.

• Documento di HTML. Quest'opzione trasforma la Sua relazione in un documento di HTML ricco, adatto per annunciare sul Web o soltanto aprirsi dritto dal Suo disco rigido. Il vantaggio di questo formato è quello che tutto ha bisogno di vederlo è un navigatore di Web (e chi non ha uno di quelli? ). L'unico inconveniente è quello che la formattazione, la disposizione e la paginazione della Sua relazione non saranno mantenute esattamente, che è uno svantaggio se qualcuno vuole stampare la relazione esportata.

• Telespettatore d'istantanea. Quest'opzione crea un file d'istantanea.snp, che chiunque può aprire per vedere e stampare la relazione completamente formattata. Per vedere il file d'istantanea, ha bisogno del programma Snapshot Viewer libero di Microsoft. (Per scaricarlo, i cavalloni a http://office.microsoft.com e la ricerca “di Telespettatore d'Istantanea. ”) Sebbene il Telespettatore d'Istantanea lavori perfettamente bene, la maggior parte persone preferiscono usare il formato di PDF più standard (poi nella lista), che provvede le stesse caratteristiche. (Sinceramente, il Telespettatore d'Istantanea è un po' sopravvissuto da più prime versioni d'Ufficio. )

• PDF o XPS. Quest'opzione La lascia mantenere la Sua formattazione di relazione esatta (allora la Sua relazione può esser stampata), e lascia la gente che non ha l'Accesso (e forse perfino non abbia il Windows) veda la Sua relazione. L'unico svantaggio è che questa caratteristica non è inclusa nel pacco d'Accesso fondamentale. Invece, ha bisogno di installare un libero aggiungono - in ottenerlo (vedrà come nella Sezione 8.2.3). Per più informazioni sul PDF e i formati di XPS, vedi la scatola “Imparare ad Amare PDFs” sotto.

Legga il resto di quest'entrata»

Popolarità: Il 2% [?]

Per ottenere un'anteprima di che la Sua relazione stampata assomiglierà, clicchi il titolo d'etichetta di relazione con il tasto destro del mouse e poi scelga l'Anteprima di Stampa o scelga l'Anteprima di Stampa di Stampa di pulsante Office. Il modo d'Anteprima di stampa non La lascia fare qualsiasi cambiamento o sceglie qualsiasi parte della relazione. È limitato a zumare in e fuori, e trasferendosi da pagina a pagina (vedi la cifra 8-11). Quando è finito guardando la Sua anteprima di stampa, sceglie l'Anteprima di Stampa l'Anteprima Vicina l'Anteprima di Stampa Vicina.

La cifra 8-11. In modo d'Anteprima di Stampa, per zumare in, clic una volta con il topo. Clicchi di nuovo per zumare si ritirano alla vista di pagina piena. Può anche usare i pulsanti di navigazione di pagina nella parte inferiore della finestra per trasferirsi da una pagina al vicino, e lo slider di zumata (non mostrato) per zumare più preciso. Ma i comandi più utili appaiono nel nastro, che La lascia pizzicare le installazioni di stampa ed esportare i Suoi risultati di relazione in altro tipo di file. Legga il resto di quest'entrata»

Popolarità: Il 2% [?]

Finora, ha imparato come rapidamente creare una relazione basata su un tavolo o una domanda. Comunque, ha altra scelta che può iniziare da un'ardesia bianca ed esplicitamente aggiungere ogni campo che vuole. Entrambi gli approcci sono ugualmente validi. Può preferire usare la tecnica di creazione veloce quando vuole costruire una relazione che strettamente segue la struttura di un tavolo esistente o una domanda. D'altra parte, se progetta di creare una relazione che usa soltanto alcuni campi da un tavolo, può constatare che è più facile da cominciare da graffio.

Qui è come crea una relazione da sottosopra:

1. Scelga creano la relazione di spazio in bianco di relazioni.

   Una relazione nuova, vuota appare in vista di Disposizione. La Lista Di campo appare a destra, con tutti i tavoli nella Sua base di dati.

2. Aggiunga i campi che vuole dal tavolo adatto, trascinandoli dalla Lista Di campo sulla superficie di relazione o facendo doppio clic su loro.

   Può anche usare campi da tavoli imparentati. Ad esempio, può creare una relazione che le informazioni di prodotto d'associazioni e i dettagli di categoria per ogni prodotto. In questo caso, la relazione automaticamente usa una domanda di giuntura (la Sezione 6.3) per ottenere i risultati.

3. Formatti le colonne. Legga il resto di quest'entrata»

Popolarità: Il 2% [?]

Le forme ottengono il loro nome da forme di carta che la gente ha l'abitudine di registrare informazioni quando un computer non è comodo. Secondo la Sua situazione, può creare una forma d'Accesso che assomiglia a una forma di carta che la Sua società o organizzazione usano. Se sta lavorando a una banca, può creare una forma d'Accesso che tira fuori informazioni nello stesso accordo fondamentale che un modulo di richiesta di cliente situato nella carta. Quest'accordo lo fa facile da copiare informazioni dalla carta nella Sua base di dati. Comunque, la maggior parte del tempo le forme che progetta non hanno un equivalente vero e mondiale. Li creerà di graffio e li userà per fare l'entrata di dati più facile.

Per capire perché le forme sono una parte indispensabile di quasi tutte le basi di dati, aiuta a prima considerare le mancanze del datasheet. Qui sono alcune aree dove le forme battono il datasheet:

• Migliori preparativi. Nel datasheet, ogni campo occupa una colonna sola. Quest'accordo lavora bene per tavoli con pochi campi, ma conduce a parte a parte senza fine che si avvolge in volute in più grandi tavoli. In una forma, può assicurarsi i dati di cui ha bisogno è sempre in vista. Può anche usare il colore, le linee e i quadri per aiutare a separare pezzi diversi di contenuto.

• Informazioni supplementari. Può imballare una forma con qualsiasi testo che vuole, il que significa che può aggiungere indicazioni che aiutano newbies a capire i dati che hanno bisogno di fornire. Può anche aggiungere l'esempio detailsfor calcolato, può calcolare e visualizzare gli acquisti totali fatti da un cliente senza costringere qualcuno a infiammare una domanda separata.

• Rapporti di tavolo. Molti compiti coinvolgono record aggiungenti su più di un tavolo imparentato. Se un nuovo cliente fa un'ordinazione nella base di dati di Frottola di Boutique, allora ha bisogno di creare un nuovo record nei Clienti e tabelle d'Ordini, insieme con un o più record nel tavolo di OrderDetails. Una forma La lascia fare tutto questo lavoro in un posto (piuttosto che costringerLa ad aprire due o tre datasheets).

• Pulsanti e altri aggeggi. Le forme sostengono controlsbuttons, collegamenti, liste, e altri pezzi elaborati d'interfaccia d'utente importano che può aggiungere alla Sua forma. La persona che usa la Sua base di dati può allora cliccare un pulsante per sparare un compito imparentato (come apertura di altra forma o stampa di una relazione).

Le forme in modo conveniente progettate sono quello che i geeks chiamano la fine davanti di una base di dati. In una base di dati che usa forme, può curare dati, compiere ricerche e avere cura tutto del Suo ogni giorno i compiti senza mai toccare un datasheet.

Popolarità: Il 2% [?]

La relazione di ProductCatalog presenta tutti i record dal tavolo di prodotti. Comunque, le relazioni spesso hanno bisogno di filtrare soltanto un sottoinsieme importante delle informazioni. Ad esempio, può volere analizzare le vendite di prodotti in una categoria specifica o gli ordini fatti da clienti in una città specifica. Nel caso di ProductCatalog, è logico omettere articoli interrotti. Dopotutto, non c'è nessuna ragione per Frottola di Boutique per fare pubblicità ad articoli che più non vende.

Può ridurre i risultati che sono inclusi in una relazione in due modi. Ha già imparato un'opzione: la creazione di una domanda che estrae i risultati che vuole, e poi l'utilizzazione che mettono in dubbio per costruire la Sua relazione. Quest'opzione è una buona scelta se già ha una domanda che corrisponde al conto o progetta di usare questo sottoinsieme di dati con parecchi scopi (le relazioni, la redazione, altre domande, e così via).

Altra scelta è quella di applicare le installazioni di relazione infiltranti. Il vantaggio di questa tecnica è quello che può cambiare le installazioni di filtro rapidamente e ripetutamente. Se progetta di usare la stessa relazione di stampare parecchi sottoinsiemi diversi di dati, quest'approccio è il migliore. Ad esempio, poteva filtrare i prodotti in una categoria, stamparli, e poi aggiustare la filtrazione per scegliere prodotti in una categoria diversa, che poteva anche stampare.

La relazione che filtra lavora la stessa strada datasheet la filtrazione fa (discusso in dettaglio nella Sezione 3.2.2). Ha due opzioni: Legga il resto di quest'entrata»

Popolarità: Il 2% [?]

Qui è un trucco di formattazione semplice ma potente: Aggiunga uno sfondo ombreggiato a ogni seconda fila. L'alternare di formattazione di fila dà un po' lucentezza alla relazione più chiara, ma anche serve a uno scopo pratico. In relazioni dense, le bande ombreggiate lo fanno più facile per lettori da distinguere ogni fila e seguire una fila da una colonna al vicino.

Per applicare un formato di fila alternante, ha bisogno di cliccare immediatamente a sinistra di qualsiasi fila. In quel punto, la fila intera diventa scelta, e gli Strumenti di Disposizione di Relazione | il pulsante Formatting Font Alternate Fill è acceso. (Il pulsante Alternate Fill assomiglia a una minigrata. Appare proprio sotto il pulsante Fill. ) Può cliccarlo, e poi scegliere un colore.

Se clicca uno dei valori nella fila, il pulsante Alternate Fill non sarà acceso, e non sarà capace di cambiare l'alternarsi riempiono il colore.

8.3.1.3. Gridlines

Quando crea una nuova relazione, i Suoi dati è organizzato in un tavolo invisibile. Questo tavolo non include nessun gridlines, allora i Suoi tabulati sembrano lisci e il peso leggero. Ma se è un gabinetto gridline l'amante, sarà felice di sapere che può aggiungere confini al tavolo di relazione. Tocca a te se vuole aggiungerli dappertutto per tenere dati accuratamente irreggimentati in celle separate o soltanto usarli giudiziosamente per mettere colonne importanti in risalto. Legga il resto di quest'entrata»

Popolarità: Il 2% [?]

Può usare gli Strumenti di Disposizione di Relazione | Formattando la Formattazione di sezione del nastro per aggiustare campi numerici (come il campo di Prezzo nella relazione di ProductCatalog). Troverà una lista di goccia giù che La lascia scegliere varie opzioni per formattare numeri:

• Il Numero generale dà un numero fondamentale, senza fronzoli. L'accesso dà a ogni valore il numero di cifre decimali di cui ha bisogno.

• La moneta si assicura che ogni numero ha due punti decimali e ottiene il simbolo di moneta questo è configurato per il Suo computer (basato sul suo luogo geografico).

  La grandi quantità fa virgole di separatore delle migliaia separare le cifre, come in 1,111.99$.

• L'euro è simile a Moneta, eccetto esso mostra il simbolo di moneta per l'euro.

• Fissato dà a ogni numero lo stesso numero di posti decimali. (Inizialmente è due, ma può usare i pulsanti Increase Decimals e Decrease Decimals, mostrati nella cifra 8-15, per cambiare questo. ) La grandi quantità non ottiene virgole.

• Lo standard è lo stesso come fissato, eccetto grandi quantità proprio ottengono la virgola di separatore di migliaia (come in 1,111.99).

• Il percento presume che ogni numero è un valore frazionario che rappresenta una percentuale, dove 1.0 è il 100 percento. Dunque, se ha il numero 48, l'Accesso cambia questo con il 4800.00 percento. (Può cambiare il numero di posti decimali con i pulsanti Increase Decimals e Decrease Decimals. )

• Le esposizioni scientifiche ogni numero usando l'annotazione scientifica, allora 48 diventa 4.80E+01 (che è un modo elaborato di dire 4.8 moltiplicati da ¹⁰¹ Le dà il numero questo è immagazzinato nel campo). L'annotazione scientifica è usata per mostrare numeri che hanno scale enormemente diverse con un numero simile di cifre. Può cambiare il numero di posti decimali usando i pulsanti Increase Decimals e Decrease Decimals.

Può anche cambiare il numero di cifre che sono visualizzate a destra del punto decimale cliccando i pulsanti Increase Decimals e Decrease Decimals negli Strumenti di Disposizione di Relazione | Formattando la Formattazione di sezione del nastro.

Popolarità: Il 2% [?]

AutoFormats sono una grande via di ottenere un mazzo di formattare fatto in fretta. Comunque, qualche volta vuole usare più di un contatto personale e formattare le parti diverse della Sua relazione a mano.

Per applicare la formattazione più posta come obiettivo, ha bisogno di seguire un approccio di due passi. In primo luogo, scelga la porzione della relazione che vuole formattare. In secondo luogo, clicchi un comando negli Strumenti di Disposizione di Relazione | la Formattazione di sezione di Serie completa di caratteri del nastro (la cifra 8-15).

La cifra 8-15. Gli Strumenti di Disposizione di Relazione | la Formattazione di sezione di Serie completa di caratteri sono imballati con strumenti di formattazione fondamentali.

Gli Strumenti di Disposizione | la Formattazione di sezione di Serie completa di caratteri La lasciano aggiustare tutti i dettagli seguenti:

• Le dimensioni di serie completa di caratteri e di serie completa di caratteri (Calibri di 11 punti è il facile sullo standard d'occhi)

• L'allineamento di testo (lasciato, diritto o centro)

• Il colore di testo e il colore di sfondo

Sebbene possa formattare il titolo, la data o le sezioni di numero di pagina della relazione, passerà la maggior parte del Suo tempo formattando le testate di colonna e i valori di colonna. Per formattare una testata di colonna, lo clicchi. Per formattare i valori di colonna, clicchi alcuno dei valori nella colonna. La cifra 8-16 mostra un esempio. Legga il resto di quest'entrata»

Popolarità: Il 2% [?]

Finora, ha imparato a creare relazioni semplici che mostrano tutte le informazioni che vuole in un tavolo compatto. L'unico problema con queste relazioni è quello che tutti loro guarda lo stesso. Se sta lavorando in una fattoria di cubicolo per una compagnia di assicurazione multinazionale, questa somiglianza cupa è probabilmente una buona cosa. Ma quelli che ancora hanno un polso possono volere animare le loro relazioni con confini, serie complete di caratteri esotiche e una lineetta di colore.

Il modo più veloce di applicare la formattazione è quello di usare uno di AutoFormats precostruiti (mostrato nella cifra 8-14) dagli Strumenti di Disposizione di Relazione | la Formattazione di AutoFormat la lista di AutoFormat. Ogni AutoFormat applica una combinazione di serie complete di caratteri, colori e installazioni di confine. AutoFormats La lasciano trasformare l'occhiata intera della Sua relazione in un passo, ma non Le danno il controllo eccellente-grained per applicare esattamente i dettagli che vuole.

La cifra 8-14. Clicchi la freccia di goccia giù ha (girato in circolo) per vedere tutto AutoFormats disponibile. (O, se ha un monitor veramente grande, le anteprime di AutoFormat appaiono giuste nel nastro. ) Ogni anteprima d'unghia del pollice mostra i colori e un po' sfondo che il formato usa, ma ha bisogno di applicarlo prima che può veramente vedere a che assomiglia.

Legga il resto di quest'entrata»

Popolarità: Il 2% [?]

Per esportare una relazione come un file PDF, ha bisogno “Fanno economie Come PDF o XPS” aggiunga - in. Ottenerlo, i cavalloni a www.microsoft.com/downloads, e la ricerca di “PDF”. I collegamenti La condurranno a una pagina dove può scaricare l'aggiungere - in e installarlo con soltanto clic di una coppia.

Una volta che installa l'aggiungere - in, tutte le Sue domande d'Ufficio avranno la capacità di esportare i loro documenti in formato di PDF. In una relazione d'Accesso, lavora questa magia scegliendo Dati d'Anteprima di Stampa PDF o XPS mentre ha una relazione in modo d'Anteprima di Stampa. O, può cliccare la Sua relazione con il tasto destro del mouse nel vetro di navigazione, e poi scegliere PDF Di esportazione o XPS.

Quando esporta un file PDF, ottiene alcune opzioni supplementari nella finestra di dialogo "Publish as PDF or XPS" (la cifra 8-13). I file di PDF possono esser esportati con risoluzione diversa e installazioni di qualità (che per lo più intaccano relazioni che hanno quadri). Normalmente, usa installazioni di una qualità più alta se sta progettando di stampare il Suo file PDF perché gli stampanti usano risoluzioni più alte che monitor di computer.

La cifra 8-13. La finestra di dialogo "Publish as PDF or XPS" assomiglia molto alla finestra di dialogo Export As, eccetto esso ha un pulsante Publish invece di un pulsante Export. Può accendere il “File aperto dopo pubblicazione” checkbox per dire all'Accesso aprire il file PDF in Adobe Reader (presumendo che lo installare) dopo che il processo di pubblicazione è completo, allora può controllare il risultato.

La finestra di dialogo "Publish as PDF or XPS" Le dà un po' di controllo sulle installazioni di qualità con “Ottimizza per” opzioni. Se sta soltanto esportando una copia di PDF allora altra gente può vedere le informazioni nella Sua relazione, scegliere “Dimensioni minime (facendo una pubblicazione in linea)” per salvare alcuno spazio. D'altra parte, se c'è una possibilità che la gente che legge il Suo PDF può volere stamparlo, scegliere “Lo standard (la pubblicazione in linea e la stampa)” invece. Esporterà un file PDF poco più grande che farà per un miglior tabulato. Legga il resto di quest'entrata»

Popolarità: Il 6% [?]

L'etichetta Print Preview è un po' stranezza, perché include alcuni comandi che non hanno niente a con stampa della Sua relazione. I comandi nella sezione di Dati d'Anteprima di Stampa La lasciano prendere un'istantanea dei dati di relazione attuali, e poi esportarla in altro tipo di file allora può vederla fuori d'Accesso o lavoro con lui in altro programma. Questa tecnica è una grande per usare se vuole condividere alcuni dati con altra gente (letto: faccia una buona impressione al capo).

Sebbene l'Accesso sostenga molti formati diversi per esportare una relazione, userà soltanto alcuni con relazioni. (Gli altri sono più abili quando sta esportando dati puri da un tavolo o una domanda, come spiegato nel Capitolo 10. ) I formati utili per esportare relazioni includono:

• Parola. Quest'opzione trasforma la Sua relazione in un documento che può aprire in Microsoft Word. Comunque, l'Accesso di formato usa è un po' goffo. (Separa ogni colonna con etichette e ogni linea con un ritorno difficile, che lo fa difficile da ridisporre i dati dopo il fatto in Parola. ) Una caratteristica più piacevole di esportazione metterebbe i dati di relazione in un tavolo di Parola, che la farebbe molto più facile da lavorare con.

• Documento di HTML. Quest'opzione trasforma la Sua relazione in un documento di HTML ricco, adatto per annunciare sul Web o soltanto aprirsi dritto dal Suo disco rigido. Il vantaggio di questo formato è quello che tutto ha bisogno di vederlo è un navigatore di Web (e chi non ha uno di quelli? ). L'unico inconveniente è quello che la formattazione, la disposizione e la paginazione della Sua relazione non saranno mantenute esattamente, che è uno svantaggio se qualcuno vuole stampare la relazione esportata.

• Telespettatore d'istantanea. Quest'opzione crea un file d'istantanea.snp, che chiunque può aprire per vedere e stampare la relazione completamente formattata. Per vedere il file d'istantanea, ha bisogno del programma Snapshot Viewer libero di Microsoft. (Per scaricarlo, i cavalloni a http://office.microsoft.com e la ricerca “di Telespettatore d'Istantanea. ”) Sebbene il Telespettatore d'Istantanea lavori perfettamente bene, la maggior parte persone preferiscono usare il formato di PDF più standard (poi nella lista), che provvede le stesse caratteristiche. (Sinceramente, il Telespettatore d'Istantanea è un po' sopravvissuto da più prime versioni d'Ufficio. )

• PDF o XPS. Quest'opzione La lascia mantenere la Sua formattazione di relazione esatta (allora la Sua relazione può esser stampata), e lascia la gente che non ha l'Accesso (e forse perfino non abbia il Windows) veda la Sua relazione. L'unico svantaggio è che questa caratteristica non è inclusa nel pacco d'Accesso fondamentale. Invece, ha bisogno di installare un libero aggiungono - in ottenerlo (vedrà come nella Sezione 8.2.3). Per più informazioni sul PDF e i formati di XPS, vedi la scatola “Imparare ad Amare PDFs” sotto.

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Per ottenere un'anteprima di che la Sua relazione stampata assomiglierà, clicchi il titolo d'etichetta di relazione con il tasto destro del mouse e poi scelga l'Anteprima di Stampa o scelga l'Anteprima di Stampa di Stampa di pulsante Office. Il modo d'Anteprima di stampa non La lascia fare qualsiasi cambiamento o sceglie qualsiasi parte della relazione. È limitato a zumare in e fuori, e trasferendosi da pagina a pagina (vedi la cifra 8-11). Quando è finito guardando la Sua anteprima di stampa, sceglie l'Anteprima di Stampa l'Anteprima Vicina l'Anteprima di Stampa Vicina.

La cifra 8-11. In modo d'Anteprima di Stampa, per zumare in, clic una volta con il topo. Clicchi di nuovo per zumare si ritirano alla vista di pagina piena. Può anche usare i pulsanti di navigazione di pagina nella parte inferiore della finestra per trasferirsi da una pagina al vicino, e lo slider di zumata (non mostrato) per zumare più preciso. Ma i comandi più utili appaiono nel nastro, che La lascia pizzicare le installazioni di stampa ed esportare i Suoi risultati di relazione in altro tipo di file. Legga il resto di quest'entrata»

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Finora, ha imparato come rapidamente creare una relazione basata su un tavolo o una domanda. Comunque, ha altra scelta che può iniziare da un'ardesia bianca ed esplicitamente aggiungere ogni campo che vuole. Entrambi gli approcci sono ugualmente validi. Può preferire usare la tecnica di creazione veloce quando vuole costruire una relazione che strettamente segue la struttura di un tavolo esistente o una domanda. D'altra parte, se progetta di creare una relazione che usa soltanto alcuni campi da un tavolo, può constatare che è più facile da cominciare da graffio.

Qui è come crea una relazione da sottosopra:

1. Scelga creano la relazione di spazio in bianco di relazioni.

   Una relazione nuova, vuota appare in vista di Disposizione. La Lista Di campo appare a destra, con tutti i tavoli nella Sua base di dati.

2. Aggiunga i campi che vuole dal tavolo adatto, trascinandoli dalla Lista Di campo sulla superficie di relazione o facendo doppio clic su loro.

   Può anche usare campi da tavoli imparentati. Ad esempio, può creare una relazione che le informazioni di prodotto d'associazioni e i dettagli di categoria per ogni prodotto. In questo caso, la relazione automaticamente usa una domanda di giuntura (la Sezione 6.3) per ottenere i risultati.

3. Formatti le colonne. Legga il resto di quest'entrata»

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