L'etichetta d'Anteprima di Stampa è un po' stranezza, perché include alcuni comandi che non hanno niente a con stampa del Suo rapporto. I comandi nella sezione di Dati d'Anteprima di Stampa Le permettono di prendere un'istantanea dei dati di rapporto correnti, e poi esportarla in altro tipo di file allora Lei può vederla fuori d'Accesso o lavoro con lui in altro programma. Questa tecnica è una grande per usare se Lei vuole condividere alcuni dati con altra gente (letto: faccia una buona impressione al capo).

Sebbene l'Accesso sostenga molti formati diversi per esportare un rapporto, Lei userà soltanto alcuni con rapporti. (Gli altri sono più utili quando Lei sta esportando dati puri da un tavolo o una domanda, come spiegato nel Capitolo 10.) I formati utili per esportare rapporti includono:

• Parola. Questa scelta trasforma il Suo rapporto in un documento che Lei può aprire in Microsoft Word. Comunque, l'Accesso di formato usa è un po' goffo. (Questo separa ogni colonna con etichette e ogni linea con un ritorno duro, che lo fa difficile da ridisporre i dati dopo il fatto in Parola.) Una caratteristica più simpatica di esportazione metterebbe i dati di rapporto in un tavolo di Parola, che la farebbe lontano più facile da lavorare con.

• Documento di LINGUAGGIO SIMBOLICO DI IPERTESTO. Questa scelta trasforma il Suo rapporto in un documento di LINGUAGGIO SIMBOLICO DI IPERTESTO ricco, adatto per annunciare sulla Ragnatela o soltanto aprirsi dritto dal Suo disco rigido. Il vantaggio di questo formato è quello che tutto Lei ha bisogno di vederlo è un navigatore di Ragnatela (e chi non ha uno di quelli?). L'unico inconveniente è quello che la creazione di informazioni di controllo su disco, la disposizione, e la paginazione del Suo rapporto non saranno mantenute esattamente, che è uno svantaggio se qualcuno vuole stampare il rapporto esportato.

• Telespettatore d'Istantanea. Questa scelta crea un file d'istantanea.snp, che qualcuno può aprire per vedere e stampare il rapporto completamente formattato. Per vedere il file d'istantanea, Lei ha bisogno di programma di Telespettatore d'Istantanea libero di Microsoft. (Per scaricarlo, i cavalloni a http://office.microsoft.com e la ricerca “il Telespettatore d'Istantanea.”) Sebbene il Telespettatore d'Istantanea lavori perfettamente bene, la maggior parte persone preferiscono usare il formato di PDF più standard (poi nella lista), che provvede le stesse caratteristiche. (Sinceramente, il Telespettatore d'Istantanea è un po' sopravvissuto da più prime versioni d'Ufficio.)

• PDF o XPS. Questa scelta Le permette di mantenere la Sua creazione di informazioni di controllo su disco di rapporto esatta (allora il Suo rapporto può esser stampato), e questo permette alla gente che non ha l'Accesso (e forse perfino non abbia il Windows) veda il Suo rapporto. L'unico svantaggio è che questa caratteristica non è inclusa nel pacco d'Accesso fondamentale. Invece, Lei ha bisogno di installare un libero aggiungono - in riceverlo (Lei vedrà come nella Sezione 8.2.3). Per più informazione sul PDF e i formati di XPS, vedi la scatola “Imparare Ad amare PDFs” sotto.

Non importa quali La formattano l'uso, il processo è essenzialmente lo stesso:

1. Se Lei non è già in modo d'Anteprima di Stampa, lo scatto giusto il titolo d'etichetta di rapporto, e poi sceglie l'Anteprima di Stampa.

2. Faccia scattare uno dei pulsanti nella sezione di Dati d'Anteprima di Stampa del nastro, secondo il formato che Lei vuole usare per la Sua esportazione.

   Ad esempio, scelga la Parola di Dati d'Anteprima di Stampa per copiare i risultati del Suo rapporto in un documento compatibile con la Parola. Alcune scelte sono fatte provvista secondo il menù Print Preview Data More, e Lei non vedrà una scelta d'esportazione di PDF finché Lei installi il PDF aggiungono - in (come descritto nella vicina sezione).

3. Scelga un nome per il file di destinazione (la cifra 8-12).

   Il file di destinazione è il posto dove i dati esportati saranno fatti provvista.

   
   La cifra 8-12. L'accesso presume che Lei vuole un nome che si accorda con il Suo rapporto (ad esempio, ProductCatalog.rtf se il rapporto su ProductCatalog è esportato in un documento di testo ricco che può esser aperto in Parola). Comunque, Lei può cambiare il nome di file per quello che Lei vuole.

4. Se Lei vuole aprire il Suo file esportato nel programma imparentato, controlli che l'installazione “Apre il file di destinazione dopo che l'operazione di esportazione è completa.”

   Dica che Lei sta esportando un documento di Parola e Lei sceglie questa scelta; l'Accesso esporterà i dati, lancerà la Parola, e caricherà sul documento. Questo è una buona strada di assicurarsi la Sua operazione di esportazione azionata come aspettato. Questa scelta lavora solo se Lei ha il programma di cui Lei ha bisogno sul Suo computer.

5. Clicchi OK per compiere l'esportazione.

   Ignori altri due checkboxes, che sono grayed fuori. Loro si rivolgono solo per esportare operazioni che lavorano con altri oggetti di base di dati.

   ---

   Annoti: Ricordi, esportando un rapporto assomiglia la stampa di un rapporto. Il Suo file esportato contiene i dati che esisterono in quel momento in tempo. Se Lei decide una settimana più tardi che Lei ha bisogno di dati più recenti, Lei ha bisogno di esportare il Suo rapporto di nuovo.
   

   ---

6. Scelga se Lei vuole salvare le Sue installazioni di esportazione.

   Salvando le Sue installazioni di esportazione, Lei può rapidamente ripetere la Sua operazione di esportazione più tardi. Ad esempio, se Lei esporta in un documento di Parola e salva le installazioni di esportazione, Lei può esportare i dati di rapporto domani, la prossima settimana, o un anno nel futuro.

   ---

   Punta: Lei non ha bisogno di aprire il Suo rapporto per esportarlo. Invece, Lei può usare tutti i comandi di cui Lei ha bisogno dritto dal vetro di navigazione. Soltanto lo scatto giusto il nome di rapporto, e poi sceglie l'Esportazione per mostrare un menù di tutte le Sue scelte di esportazione, da file PDF a pagine di LINGUAGGIO SIMBOLICO DI IPERTESTO. Lei anche vedrà alcune scelte che non appaiono nell'etichetta Di esportazione del nastro, compreso scelte per esportare il rapporto a base di dati più vecchia, quasi dimenticata e prodotti di foglio di calcolo elettronico come dBase, Paradosso, e Loto 1-2-3.
   

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Popolarità: il 2 % [?]

L'etichetta d'Anteprima di Stampa è un po' stranezza, perché include alcuni comandi che non hanno niente a con stampa del Suo rapporto. I comandi nella sezione di Dati d'Anteprima di Stampa Le permettono di prendere un'istantanea dei dati di rapporto correnti, e poi esportarla in altro tipo di file allora Lei può vederla fuori d'Accesso o lavoro con lui in altro programma. Questa tecnica è una grande per usare se Lei vuole condividere alcuni dati con altra gente (letto: faccia una buona impressione al capo).

Sebbene l'Accesso sostenga molti formati diversi per esportare un rapporto, Lei userà soltanto alcuni con rapporti. (Gli altri sono più utili quando Lei sta esportando dati puri da un tavolo o una domanda, come spiegato nel Capitolo 10.) I formati utili per esportare rapporti includono:

• Parola. Questa scelta trasforma il Suo rapporto in un documento che Lei può aprire in Microsoft Word. Comunque, l'Accesso di formato usa è un po' goffo. (Questo separa ogni colonna con etichette e ogni linea con un ritorno duro, che lo fa difficile da ridisporre i dati dopo il fatto in Parola.) Una caratteristica più simpatica di esportazione metterebbe i dati di rapporto in un tavolo di Parola, che la farebbe lontano più facile da lavorare con.

• Documento di LINGUAGGIO SIMBOLICO DI IPERTESTO. Questa scelta trasforma il Suo rapporto in un documento di LINGUAGGIO SIMBOLICO DI IPERTESTO ricco, adatto per annunciare sulla Ragnatela o soltanto aprirsi dritto dal Suo disco rigido. Il vantaggio di questo formato è quello che tutto Lei ha bisogno di vederlo è un navigatore di Ragnatela (e chi non ha uno di quelli?). L'unico inconveniente è quello che la creazione di informazioni di controllo su disco, la disposizione, e la paginazione del Suo rapporto non saranno mantenute esattamente, che è uno svantaggio se qualcuno vuole stampare il rapporto esportato.

• Telespettatore d'Istantanea. Questa scelta crea un file d'istantanea.snp, che qualcuno può aprire per vedere e stampare il rapporto completamente formattato. Per vedere il file d'istantanea, Lei ha bisogno di programma di Telespettatore d'Istantanea libero di Microsoft. (Per scaricarlo, i cavalloni a http://office.microsoft.com e la ricerca “il Telespettatore d'Istantanea.”) Sebbene il Telespettatore d'Istantanea lavori perfettamente bene, la maggior parte persone preferiscono usare il formato di PDF più standard (poi nella lista), che provvede le stesse caratteristiche. (Sinceramente, il Telespettatore d'Istantanea è un po' sopravvissuto da più prime versioni d'Ufficio.)

• PDF o XPS. Questa scelta Le permette di mantenere la Sua creazione di informazioni di controllo su disco di rapporto esatta (allora il Suo rapporto può esser stampato), e questo permette alla gente che non ha l'Accesso (e forse perfino non abbia il Windows) veda il Suo rapporto. L'unico svantaggio è che questa caratteristica non è inclusa nel pacco d'Accesso fondamentale. Invece, Lei ha bisogno di installare un libero aggiungono - in riceverlo (Lei vedrà come nella Sezione 8.2.3). Per più informazione sul PDF e i formati di XPS, vedi la scatola “Imparare Ad amare PDFs” sotto.

Non importa quali La formattano l'uso, il processo è essenzialmente lo stesso:

1. Se Lei non è già in modo d'Anteprima di Stampa, lo scatto giusto il titolo d'etichetta di rapporto, e poi sceglie l'Anteprima di Stampa.

2. Faccia scattare uno dei pulsanti nella sezione di Dati d'Anteprima di Stampa del nastro, secondo il formato che Lei vuole usare per la Sua esportazione.

   Ad esempio, scelga la Parola di Dati d'Anteprima di Stampa per copiare i risultati del Suo rapporto in un documento compatibile con la Parola. Alcune scelte sono fatte provvista secondo il menù Print Preview Data More, e Lei non vedrà una scelta d'esportazione di PDF finché Lei installi il PDF aggiungono - in (come descritto nella vicina sezione).

3. Scelga un nome per il file di destinazione (la cifra 8-12).

   Il file di destinazione è il posto dove i dati esportati saranno fatti provvista.

   
   La cifra 8-12. L'accesso presume che Lei vuole un nome che si accorda con il Suo rapporto (ad esempio, ProductCatalog.rtf se il rapporto su ProductCatalog è esportato in un documento di testo ricco che può esser aperto in Parola). Comunque, Lei può cambiare il nome di file per quello che Lei vuole.

4. Se Lei vuole aprire il Suo file esportato nel programma imparentato, controlli che l'installazione “Apre il file di destinazione dopo che l'operazione di esportazione è completa.”

   Dica che Lei sta esportando un documento di Parola e Lei sceglie questa scelta; l'Accesso esporterà i dati, lancerà la Parola, e caricherà sul documento. Questo è una buona strada di assicurarsi la Sua operazione di esportazione azionata come aspettato. Questa scelta lavora solo se Lei ha il programma di cui Lei ha bisogno sul Suo computer.

5. Clicchi OK per compiere l'esportazione.

   Ignori altri due checkboxes, che sono grayed fuori. Loro si rivolgono solo per esportare operazioni che lavorano con altri oggetti di base di dati.

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   Annoti: Ricordi, esportando un rapporto assomiglia la stampa di un rapporto. Il Suo file esportato contiene i dati che esisterono in quel momento in tempo. Se Lei decide una settimana più tardi che Lei ha bisogno di dati più recenti, Lei ha bisogno di esportare il Suo rapporto di nuovo.
   

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6. Scelga se Lei vuole salvare le Sue installazioni di esportazione.

   Salvando le Sue installazioni di esportazione, Lei può rapidamente ripetere la Sua operazione di esportazione più tardi. Ad esempio, se Lei esporta in un documento di Parola e salva le installazioni di esportazione, Lei può esportare i dati di rapporto domani, la prossima settimana, o un anno nel futuro.

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   Punta: Lei non ha bisogno di aprire il Suo rapporto per esportarlo. Invece, Lei può usare tutti i comandi di cui Lei ha bisogno dritto dal vetro di navigazione. Soltanto lo scatto giusto il nome di rapporto, e poi sceglie l'Esportazione per mostrare un menù di tutte le Sue scelte di esportazione, da file PDF a pagine di LINGUAGGIO SIMBOLICO DI IPERTESTO. Lei anche vedrà alcune scelte che non appaiono nell'etichetta Di esportazione del nastro, compreso scelte per esportare il rapporto a base di dati più vecchia, quasi dimenticata e prodotti di foglio di calcolo elettronico come dBase, Paradosso, e Loto 1-2-3.
   

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Popolarità: il 2 % [?]