Les formes reçoivent leur nom des formes en papier que les gens utilisent pour enregistrer des renseignements quand un ordinateur n'est pas commode. Selon votre situation, vous pouvez créer une forme d'Accès qui ressemble à une forme en papier que votre compagnie ou organisation utilisent. Si vous travaillez sur une banque, vous pouvez créer une forme d'Accès qui dispose des renseignements dans le même arrangement fondamental qu'un formulaire de demande de client basé sur le papier. Cet arrangement rend facile de copier des renseignements du papier dans votre base de données. Cependant, la plupart du temps les formes que vous concevez n'ont pas de monde réel équivalent. Vous les créerez de l'égratignure et les utiliserez pour rendre l'entrée de données plus facile.

Pour comprendre pourquoi les formes sont une partie indispensable de presque toutes les bases de données, elle aide à d'abord considérer les défauts du datasheet. Voici quelques régions où les formes battent le datasheet :

• Meilleure activité. Dans le datasheet, chaque champ occupe une colonne simple. Cet arrangement travaille bien pour les tables avec peu de champs, mais mène à côté à côté sans fin défilant dans de plus grandes tables. Dans une forme, vous pouvez vous assurer les données dont vous avez besoin est toujours en vue. Vous pouvez utiliser aussi la couleur, les lignes et les dessins pour aider à séparer de différents morceaux de contenu.

• Renseignements supplémentaires. Vous pouvez emballer une forme avec tout texte que vous voulez, qui signifie que vous pouvez ajouter des indices qui aident newbies à comprendre les données qu'ils ont besoin de fournir. Vous pouvez ajouter aussi l'exemple detailsfor calculé, vous pouvez calculer et afficher les achats totaux faits par un client sans forcer quelqu'un à gonfler une question séparée à bloc.

• Rapports de table. Beaucoup de tâches impliquent d'ajouter des dossiers à plus qu'une table apparentée. Si un nouveau client place un ordre dans la base de données de Caramel de Boutique, donc vous avez besoin de créer un nouveau record dans les Clients et les tables d'Ordres, avec un ou plusieurs dossiers dans la table d'OrderDetails. Une forme vous permet de faire tout ce travail dans un endroit (plutôt que vous forcer à ouvrir deux ou trois datasheets).

• Boutons et d'autres bidules. Les formes soutiennent controlsbuttons, liens, listes et d'autres morceaux sophistiqués d'interface d'utilisateur importent que vous puissiez ajouter à votre forme. La personne utilisant votre base de données peut cliquer alors un bouton pour décharger une tâche apparentée (comme l'ouverture d'une autre forme ou l'imprimerie d'un rapport).

Les formes correctement conçues sont ce que les geeks appellent la fin de devant d'une base de données. Dans une base de données qui utilise des formes, vous pouvez réviser des données, exécuter des recherches et faire attention toutes vos tâches quotidiennes sans jamais toucher un datasheet.

Popularité : 2 % [?]

Le rapport de ProductCatalog présente tous les dossiers de la table de produits. Cependant, les rapports ont besoin souvent d'éliminer juste un sous-ensemble important de renseignements. Par exemple, vous pouvez vouloir analyser les ventes de produits dans une catégorie spécifique ou les ordres faits par les clients dans une ville spécifique. En cas de ProductCatalog, il est logique d'omettre des articles arrêtés. Enfin, il n'y a aucune raison pour le Caramel de Boutique pour annoncer des articles qu'il ne vend plus.

Vous pouvez réduire les résultats qui sont inclus dans un rapport de deux façons. Vous avez déjà appris d'une option : la création d'une question qui extrait les résultats que vous voulez et ensuite l'utilisation qui mettent en doute pour construire votre rapport. Cette option est un bon choix si vous avez déjà une question qui correspond à la facture ou vous projetez d'utiliser ce sous-ensemble de données dans plusieurs buts (les rapports, le fait de réviser, d'autres questions, et cetera).

Un autre choix est d'appliquer la filtration par le biais des paramètres de rapport. L'avantage de cette technique consiste en ce que vous pouvez changer les paramètres de filtre vite et à plusieurs reprises. Si vous projetez d'utiliser le même rapport d'imprimer plusieurs différents sous-ensembles de données, cette approche est la meilleure. Par exemple, vous pourriez éliminer les produits dans une catégorie, les imprimer et régler ensuite la filtration pour choisir des produits dans une différente catégorie, que vous pourriez imprimer aussi.

Le rapport pénétrant travaille la même voie datasheet la filtration fait (discuté en détail dans la Section 3.2.2). Vous avez deux options : Lisez le reste de cette entrée »

Popularité : 2 % [?]

Voici un truc de formatage simple mais puissant : Ajoutez un fond ombragé à chaque deuxième rang. Le formatage de rang en alternance donne un peu de poli au rapport le plus simple, mais il sert aussi un but pratique. Dans les rapports denses, les bandes ombragées le rendent plus facile pour les lecteurs de distinguer chaque rang et suivre un rang d'une colonne au suivant.

Pour appliquer un format de rang en alternance, vous avez besoin de faire un déclic immédiatement à gauche de tout rang. À ce point, le rang entier devient choisi et les Outils de Disposition de Rapport | le bouton Formatting Font Alternate Fill est allumé. (Le bouton Alternate Fill ressemble à une mini-grille. Cela apparaît directement sous le bouton Fill. ) Vous pouvez le cliquer et choisir ensuite une couleur.

Si vous cliquez une des valeurs dans le rang, le bouton Alternate Fill ne sera pas allumé et vous ne serez pas capable de changer l'alternance remplissent la couleur.

8.3.1.3. Gridlines

Quand vous créez un nouveau rapport, vos données est arrangé dans une table invisible. Cette table n'inclut pas de gridlines, donc vos sorties sur imprimante semblent lisses et le poids léger. Mais si vous êtes une armoire gridline l'amant, vous serez heureux de savoir que vous pouvez ajouter des frontières à la table de rapport. C'est comme vous voulez si vous voulez les ajouter partout pour garder des données soigneusement systématisées dans les cellules séparées ou juste les utiliser judicieusement pour accentuer des colonnes importantes. Lisez le reste de cette entrée »

Popularité : 2 % [?]

Vous pouvez utiliser les Outils de Disposition de Rapport | Formatant le Formatage de la section du ruban pour régler des champs numériques (comme le champ Des prix dans le rapport de ProductCatalog). Vous trouverez une liste descendre qui vous permet de choisir des options différentes pour formater des nombres :

• Le Nombre général donne un nombre fondamental, sans ruches. L'accès donne à chaque valeur le nombre de chiffres décimaux dont il a besoin.

• La devise s'assure que chaque nombre a deux points décimaux et reçoit le symbole de devise c'est configuré pour votre ordinateur (basé sur son endroit géographique).

  De grands nombres finissent par des milliers de virgules de séparateur séparer les chiffres, comme à 1,111.99$.

• L'euro est semblable à la Devise, sauf cela montre le symbole de devise pour l'euro.

• Fixé donne à chaque nombre le même nombre d'endroits décimaux. (Initialement c'est deux, mais vous pouvez utiliser les boutons Increase Decimals et Decrease Decimals, montrés dans la figure 8-15, pour le changer. ) De grands nombres ne reçoivent pas des virgules.

• La norme est le même comme fixé, sauf de grands nombres reçoivent vraiment des milliers de virgule de séparateur (comme dans 1,111.99).

• Le pour cent suppose que chaque nombre est une valeur infime qui représente un pourcentage, où 1.0 est 100 pour cent. Ainsi, si vous avez le numéro 48, l'Accès le change en 4800.00 pour cent. (Vous pouvez changer le nombre d'endroits décimaux avec les boutons Increase Decimals et Decrease Decimals. )

• Les étalages scientifiques chaque nombre en utilisant la notation scientifique, donc 48 devient 4.80E+01 (qui est une façon sophistiquée de dire 4.8 multipliés par ¹⁰¹ vous donne le nombre c'est conservé dans le champ). La notation scientifique est utilisée pour montrer des nombres qui ont la considérablement différente balance avec un nombre semblable de chiffres. Vous pouvez changer le nombre d'endroits décimaux en utilisant les boutons Increase Decimals et Decrease Decimals.

Vous pouvez changer aussi le nombre de chiffres qui sont affichés à droite du point décimal en cliquant les boutons Increase Decimals et Decrease Decimals dans les Outils de Disposition de Rapport | Formatant le Formatage de la section du ruban.

Popularité : 2 % [?]

AutoFormats sont une grande façon de recevoir un bouquet de formater fait à la hâte. Cependant, quelquefois vous voulez utiliser plus d'un contact personnel et formater les différentes parties de votre rapport à la main.

Pour appliquer le formatage plus visé, vous avez besoin de suivre une approche de deux pas. Premièrement, choisissez la portion du rapport que vous voulez formater. Deuxièmement, cliquez une commande dans les Outils de Disposition de Rapport | le Formatage de la section de Fonte du ruban (la figure 8-15).

La figure 8-15. Les Outils de Disposition de Rapport | le Formatage de la section de Fonte sont emballés avec les outils de formatage fondamentaux.

Les Outils de Disposition | le Formatage de la section de Fonte vous permettent de régler tous les détails suivants :

• La grandeur de fonte et de fonte (Calibri de 11 points est le facile sur la norme d'yeux)

• L'alignement de texte (quitté, droit ou centre)

• La couleur de texte et la couleur de base

Bien que vous puissiez formater le titre, la date ou les sections de numéro de page du rapport, vous passerez la plupart de votre temps en formatant les en-têtes de colonne et les valeurs de colonne. Pour formater une en-tête de colonne, cliquez-le. Pour formater les valeurs de colonne, cliquez n'importe qui des valeurs dans la colonne. La figure 8-16 montre un exemple. Lisez le reste de cette entrée »

Popularité : 2 % [?]

Jusqu'à présent, vous avez appris à créer des rapports simples qui montrent tous les renseignements que vous voulez dans une table compacte. Le seul problème avec ces rapports consiste en ce qu'ils tous regardent le même. Si vous travaillez dans une ferme de cabine pour une compagnie d'assurance multinationale, cette similitude terne est probablement une bonne chose. Mais ceux qui ont toujours un pouls peuvent vouloir rajeunir leurs rapports avec les frontières, les fontes exotiques et une course folle de couleur.

La façon la plus rapide d'appliquer le formatage est d'utiliser un d'AutoFormats préconstruits (montré dans la figure 8-14) des Outils de Disposition de Rapport | le Formatage d'AutoFormat la liste d'AutoFormat. Chaque AutoFormat applique une combinaison de fontes, couleurs et paramètres de frontière. AutoFormats vous permettent de transformer le regard entier de votre rapport dans un pas, mais ils ne vous donnent pas le contrôle à grain fin pour appliquer exactement les détails que vous voulez.

La figure 8-14. Faites un déclic la flèche descendre a (tourné en rond) pour voir tout AutoFormats disponible. (Ou, si vous avez un vraiment grand moniteur, les avant-premières d'AutoFormat semblent justes dans le ruban. ) Chaque avant-première d'ongle du pouce montre aux couleurs et un peu du fond que le format utilise, mais vous avez besoin de l'appliquer avant que vous pouvez voir vraiment à quoi il ressemble.

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Popularité : 2 % [?]

Pour exporter un rapport comme un dossier PDF, vous avez besoin le " Sauvent Comme PDF ou XPS ” ajoutez - dans. Le recevoir, la vague à www.microsoft.com/downloads et la recherche de " PDF ". Les liens vous mèneront à une page où vous pouvez télécharger le fait d'ajouter - dans et l'installer en juste claquements de paire.

Dès que vous installez le fait d'ajouter - dans, toutes vos applications de Bureau auront la capacité d'exporter leurs documents dans le format de PDF. Dans un rapport d'Accès, vous travaillez cette magie en choisissant des Données d'Avant-première de Caractères PDF ou XPS pendant que vous avez un rapport dans le mode d'Avant-première de Caractères. Ou, vous pouvez faire un clic droit sur votre rapport dans la vitre de navigation et choisir ensuite l'Exportation PDF ou XPS.

Quand vous exportez un dossier PDF, vous recevez quelques options supplémentaires dans la boîte de dialogue " Publish as PDF or XPS " (la figure 8-13). Les dossiers de PDF peuvent être exportés avec la différente résolution et les paramètres de qualité (qui affectent surtout des rapports qui ont des dessins). Normalement, vous utilisez des paramètres de qualité supérieure si vous projetez d'imprimer votre dossier PDF parce que les imprimantes utilisent de plus hautes résolutions que les moniteurs informatiques.

La figure 8-13. La boîte de dialogue " Publish as PDF or XPS " ressemble beaucoup à la boîte de dialogue Export As, sauf cela a un bouton Publish au lieu d'un bouton Export. Vous pouvez allumer le “ Dossier ouvert après avoir publié ” checkbox pour dire à l'Accès d'ouvrir le dossier PDF dans Adobe Reader (supposant que vous le faites installer) après que le processus d'édition est complet, donc vous pouvez vérifier le résultat.

La boîte de dialogue " Publish as PDF or XPS " vous donne un peu de contrôle sur les paramètres de qualité avec "l'optimise pour les " options. Si vous exportez juste une copie de PDF donc d'autres gens peuvent voir les renseignements dans votre rapport, choisir “ La grandeur minimale (publiant en ligne) ” pour sauver un espace. D'autre part, s'il y a une possibilité que les gens lisant votre PDF peuvent vouloir l'imprimer, choisir “ La norme (l'édition en ligne et l'imprimerie) ” plutôt. Vous exporterez un légèrement plus grand dossier PDF qui fera pour une meilleure sortie sur imprimante. Lisez le reste de cette entrée »

Popularité : 6 % [?]

L'onglet Print Preview est un peu de bizarrerie, parce qu'il inclut quelques commandes qui n'ont rien à avec l'imprimerie de votre rapport. Les commandes dans la section de Données d'Avant-première de Caractères vous permettent de prendre un instantané des données de rapport actuelles et ensuite l'exporter dans autre type de dossier donc vous pouvez la voir à l'extérieur de l'Accès ou du travail avec lui dans un autre programme. Cette technique est une grande pour utiliser si vous voulez partager quelques données avec d'autres gens (lu : impressionnez le patron).

Bien que l'Accès soutienne beaucoup de différents formats pour exporter un rapport, vous utiliserez juste quelques-uns avec les rapports. (Les autres sont plus utiles quand vous exportez des données pures d'une table ou d'une question, comme expliqué dans le Chapitre 10. ) Les formats utiles pour exporter des rapports incluent :

• Mot. Cette option transforme votre rapport dans un document que vous pouvez ouvrir dans Microsoft Word. Cependant, l'Accès de format utilise est gauche un peu. (Il sépare chaque colonne avec les étiquettes et chaque ligne avec un retour dur, qui rend difficile de réarranger les données après le fait dans le Mot. ) Un trait d'exportation plus agréable mettrait les données de rapport dans une table de Mot, qui rendrait beaucoup plus facile de travailler avec.

• Document HTML. Cette option transforme votre rapport dans un document HTML riche, convenable pour voyager par la poste sur le Web ou juste s'ouvrir directement de votre disque dur. L'avantage de ce format consiste en ce que tout vous avez besoin de le voir est un navigateur de Web (et qui n'a pas un de ceux ? ). Le seul désavantage consiste en ce que le formatage, la disposition et la pagination de votre rapport ne seront pas préservés exactement, qui est un inconvénient si quelqu'un veut imprimer le rapport exporté.

• Téléspectateur d'instantané. Cette option crée un dossier d'instantané.snp, que quelqu'un peut ouvrir pour voir et imprimer le rapport complètement formaté. Pour voir le dossier d'instantané, vous avez besoin du programme Snapshot Viewer libre de Microsoft. (Pour le télécharger, la vague à http://office.microsoft.com et la recherche “ du Téléspectateur d'Instantané. ”) Bien que le Téléspectateur d'Instantané travaille tout à fait bien, la plupart des personnes préfèrent utiliser le format de PDF plus standard (ensuite dans la liste), qui fournit les mêmes traits. (Sans mentir, le Téléspectateur d'Instantané est un peu de vestige de plus premières versions de Bureau. )

• PDF ou XPS. Cette option vous permet de préserver votre formatage de rapport exact (donc votre rapport peut être imprimé) et il laisse les gens qui n'ont pas d'Accès (et n'ayez même pas peut-être Windows) voyez votre rapport. Le seul inconvénient est que ce trait n'est pas inclus dans le paquet d'Accès fondamental. Au lieu de cela vous avez besoin d'installer un libre ajoutent - dans le recevoir (vous verrez comment dans la Section 8.2.3). Pour plus de renseignements sur le PDF et les formats de XPS, voir la boîte “ Apprendre à Aimer PDFs ” ci-dessous.

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Popularité : 2 % [?]

Pour recevoir une avant-première d'à ce quoi votre rapport imprimé ressemblera, faites un clic droit sur le titre d'étiquette de rapport et choisissez ensuite l'Avant-première de Caractères ou choisissez l'Avant-première de Caractères de Caractères de bouton Office. Le mode d'Avant-première de caractères ne vous permet pas de faire tous changements ou choisit toute partie du rapport. Vous êtes limité à l'agrandissement dans et et le mouvement de la page à la page (voir la figure 8-11). Quand vous êtes fini en regardant votre avant-première de caractères, choisissez l'Avant-première de Caractères l'Avant-première Proche l'Avant-première de Caractères Proche.

La figure 8-11. Dans le mode d'Avant-première de Caractères, pour passer en trombe dans, claquement une fois avec la souris. Cliquez à nouveau pour passer en trombe reculent à la pleine vue de page. Vous pouvez utiliser aussi les boutons de navigation de page en bas de la fenêtre pour bouger d'une page au suivant et le zoom slider (non montré) pour l'agrandissement plus précis. Mais les commandes les plus utiles apparaissent dans le ruban, qui vous permet de tordre les paramètres de caractères et exporter vos résultats de rapport vers un autre type de dossier. Lisez le reste de cette entrée »

Popularité : 2 % [?]

Jusqu'à présent, vous avez appris comment vite créer un rapport basé sur une table ou une question. Cependant, vous avez un autre choix que vous pouvez commencer avec une ardoise en blanc et ajouter explicitement chaque champ que vous voulez. Les deux approches sont également valides. Vous pouvez préférer utiliser la technique de création rapide quand vous voulez construire un rapport qui suit de près la structure d'une table existante ou d'une question. D'autre part, si vous projetez de créer un rapport qui utilise juste quelques champs d'une table, vous pouvez constater qu'il est plus facile de partir de zéro.

Voici comment vous créez un rapport de cul sec :

1. Choisissez créent le rapport de blanc de rapports.

   Un rapport nouveau, vide apparaît dans la vue de Disposition. La Liste de Terrain apparaît à droite, avec toutes les tables dans votre base de données.

2. Ajoutez les champs que vous voulez de la table appropriée, en les traînant de la Liste de Terrain sur la surface de rapport ou en cliquant deux fois sur eux.

   Vous pouvez utiliser aussi des champs des tables apparentées. Par exemple, vous pouvez créer un rapport que les renseignements de produit de moissonneuses-batteuses et les détails de catégorie pour chaque produit. Dans ce cas-là, le rapport utilise automatiquement une question de raccord (la Section 6.3) pour recevoir les résultats.

3. Formatez les colonnes. Lisez le reste de cette entrée »

Popularité : 2 % [?]

Les formes reçoivent leur nom des formes en papier que les gens utilisent pour enregistrer des renseignements quand un ordinateur n'est pas commode. Selon votre situation, vous pouvez créer une forme d'Accès qui ressemble à une forme en papier que votre compagnie ou organisation utilisent. Si vous travaillez sur une banque, vous pouvez créer une forme d'Accès qui dispose des renseignements dans le même arrangement fondamental qu'un formulaire de demande de client basé sur le papier. Cet arrangement rend facile de copier des renseignements du papier dans votre base de données. Cependant, la plupart du temps les formes que vous concevez n'ont pas de monde réel équivalent. Vous les créerez de l'égratignure et les utiliserez pour rendre l'entrée de données plus facile.

Pour comprendre pourquoi les formes sont une partie indispensable de presque toutes les bases de données, elle aide à d'abord considérer les défauts du datasheet. Voici quelques régions où les formes battent le datasheet :

• Meilleure activité. Dans le datasheet, chaque champ occupe une colonne simple. Cet arrangement travaille bien pour les tables avec peu de champs, mais mène à côté à côté sans fin défilant dans de plus grandes tables. Dans une forme, vous pouvez vous assurer les données dont vous avez besoin est toujours en vue. Vous pouvez utiliser aussi la couleur, les lignes et les dessins pour aider à séparer de différents morceaux de contenu.

• Renseignements supplémentaires. Vous pouvez emballer une forme avec tout texte que vous voulez, qui signifie que vous pouvez ajouter des indices qui aident newbies à comprendre les données qu'ils ont besoin de fournir. Vous pouvez ajouter aussi l'exemple detailsfor calculé, vous pouvez calculer et afficher les achats totaux faits par un client sans forcer quelqu'un à gonfler une question séparée à bloc.

• Rapports de table. Beaucoup de tâches impliquent d'ajouter des dossiers à plus qu'une table apparentée. Si un nouveau client place un ordre dans la base de données de Caramel de Boutique, donc vous avez besoin de créer un nouveau record dans les Clients et les tables d'Ordres, avec un ou plusieurs dossiers dans la table d'OrderDetails. Une forme vous permet de faire tout ce travail dans un endroit (plutôt que vous forcer à ouvrir deux ou trois datasheets).

• Boutons et d'autres bidules. Les formes soutiennent controlsbuttons, liens, listes et d'autres morceaux sophistiqués d'interface d'utilisateur importent que vous puissiez ajouter à votre forme. La personne utilisant votre base de données peut cliquer alors un bouton pour décharger une tâche apparentée (comme l'ouverture d'une autre forme ou l'imprimerie d'un rapport).

Les formes correctement conçues sont ce que les geeks appellent la fin de devant d'une base de données. Dans une base de données qui utilise des formes, vous pouvez réviser des données, exécuter des recherches et faire attention toutes vos tâches quotidiennes sans jamais toucher un datasheet.

Popularité : 2 % [?]

Le rapport de ProductCatalog présente tous les dossiers de la table de produits. Cependant, les rapports ont besoin souvent d'éliminer juste un sous-ensemble important de renseignements. Par exemple, vous pouvez vouloir analyser les ventes de produits dans une catégorie spécifique ou les ordres faits par les clients dans une ville spécifique. En cas de ProductCatalog, il est logique d'omettre des articles arrêtés. Enfin, il n'y a aucune raison pour le Caramel de Boutique pour annoncer des articles qu'il ne vend plus.

Vous pouvez réduire les résultats qui sont inclus dans un rapport de deux façons. Vous avez déjà appris d'une option : la création d'une question qui extrait les résultats que vous voulez et ensuite l'utilisation qui mettent en doute pour construire votre rapport. Cette option est un bon choix si vous avez déjà une question qui correspond à la facture ou vous projetez d'utiliser ce sous-ensemble de données dans plusieurs buts (les rapports, le fait de réviser, d'autres questions, et cetera).

Un autre choix est d'appliquer la filtration par le biais des paramètres de rapport. L'avantage de cette technique consiste en ce que vous pouvez changer les paramètres de filtre vite et à plusieurs reprises. Si vous projetez d'utiliser le même rapport d'imprimer plusieurs différents sous-ensembles de données, cette approche est la meilleure. Par exemple, vous pourriez éliminer les produits dans une catégorie, les imprimer et régler ensuite la filtration pour choisir des produits dans une différente catégorie, que vous pourriez imprimer aussi.

Le rapport pénétrant travaille la même voie datasheet la filtration fait (discuté en détail dans la Section 3.2.2). Vous avez deux options : Lisez le reste de cette entrée »

Popularité : 2 % [?]

Voici un truc de formatage simple mais puissant : Ajoutez un fond ombragé à chaque deuxième rang. Le formatage de rang en alternance donne un peu de poli au rapport le plus simple, mais il sert aussi un but pratique. Dans les rapports denses, les bandes ombragées le rendent plus facile pour les lecteurs de distinguer chaque rang et suivre un rang d'une colonne au suivant.

Pour appliquer un format de rang en alternance, vous avez besoin de faire un déclic immédiatement à gauche de tout rang. À ce point, le rang entier devient choisi et les Outils de Disposition de Rapport | le bouton Formatting Font Alternate Fill est allumé. (Le bouton Alternate Fill ressemble à une mini-grille. Cela apparaît directement sous le bouton Fill. ) Vous pouvez le cliquer et choisir ensuite une couleur.

Si vous cliquez une des valeurs dans le rang, le bouton Alternate Fill ne sera pas allumé et vous ne serez pas capable de changer l'alternance remplissent la couleur.

8.3.1.3. Gridlines

Quand vous créez un nouveau rapport, vos données est arrangé dans une table invisible. Cette table n'inclut pas de gridlines, donc vos sorties sur imprimante semblent lisses et le poids léger. Mais si vous êtes une armoire gridline l'amant, vous serez heureux de savoir que vous pouvez ajouter des frontières à la table de rapport. C'est comme vous voulez si vous voulez les ajouter partout pour garder des données soigneusement systématisées dans les cellules séparées ou juste les utiliser judicieusement pour accentuer des colonnes importantes. Lisez le reste de cette entrée »

Popularité : 2 % [?]

Vous pouvez utiliser les Outils de Disposition de Rapport | Formatant le Formatage de la section du ruban pour régler des champs numériques (comme le champ Des prix dans le rapport de ProductCatalog). Vous trouverez une liste descendre qui vous permet de choisir des options différentes pour formater des nombres :

• Le Nombre général donne un nombre fondamental, sans ruches. L'accès donne à chaque valeur le nombre de chiffres décimaux dont il a besoin.

• La devise s'assure que chaque nombre a deux points décimaux et reçoit le symbole de devise c'est configuré pour votre ordinateur (basé sur son endroit géographique).

  De grands nombres finissent par des milliers de virgules de séparateur séparer les chiffres, comme à 1,111.99$.

• L'euro est semblable à la Devise, sauf cela montre le symbole de devise pour l'euro.

• Fixé donne à chaque nombre le même nombre d'endroits décimaux. (Initialement c'est deux, mais vous pouvez utiliser les boutons Increase Decimals et Decrease Decimals, montrés dans la figure 8-15, pour le changer. ) De grands nombres ne reçoivent pas des virgules.

• La norme est le même comme fixé, sauf de grands nombres reçoivent vraiment des milliers de virgule de séparateur (comme dans 1,111.99).

• Le pour cent suppose que chaque nombre est une valeur infime qui représente un pourcentage, où 1.0 est 100 pour cent. Ainsi, si vous avez le numéro 48, l'Accès le change en 4800.00 pour cent. (Vous pouvez changer le nombre d'endroits décimaux avec les boutons Increase Decimals et Decrease Decimals. )

• Les étalages scientifiques chaque nombre en utilisant la notation scientifique, donc 48 devient 4.80E+01 (qui est une façon sophistiquée de dire 4.8 multipliés par ¹⁰¹ vous donne le nombre c'est conservé dans le champ). La notation scientifique est utilisée pour montrer des nombres qui ont la considérablement différente balance avec un nombre semblable de chiffres. Vous pouvez changer le nombre d'endroits décimaux en utilisant les boutons Increase Decimals et Decrease Decimals.

Vous pouvez changer aussi le nombre de chiffres qui sont affichés à droite du point décimal en cliquant les boutons Increase Decimals et Decrease Decimals dans les Outils de Disposition de Rapport | Formatant le Formatage de la section du ruban.

Popularité : 2 % [?]

AutoFormats sont une grande façon de recevoir un bouquet de formater fait à la hâte. Cependant, quelquefois vous voulez utiliser plus d'un contact personnel et formater les différentes parties de votre rapport à la main.

Pour appliquer le formatage plus visé, vous avez besoin de suivre une approche de deux pas. Premièrement, choisissez la portion du rapport que vous voulez formater. Deuxièmement, cliquez une commande dans les Outils de Disposition de Rapport | le Formatage de la section de Fonte du ruban (la figure 8-15).

La figure 8-15. Les Outils de Disposition de Rapport | le Formatage de la section de Fonte sont emballés avec les outils de formatage fondamentaux.

Les Outils de Disposition | le Formatage de la section de Fonte vous permettent de régler tous les détails suivants :

• La grandeur de fonte et de fonte (Calibri de 11 points est le facile sur la norme d'yeux)

• L'alignement de texte (quitté, droit ou centre)

• La couleur de texte et la couleur de base

Bien que vous puissiez formater le titre, la date ou les sections de numéro de page du rapport, vous passerez la plupart de votre temps en formatant les en-têtes de colonne et les valeurs de colonne. Pour formater une en-tête de colonne, cliquez-le. Pour formater les valeurs de colonne, cliquez n'importe qui des valeurs dans la colonne. La figure 8-16 montre un exemple. Lisez le reste de cette entrée »

Popularité : 2 % [?]

Jusqu'à présent, vous avez appris à créer des rapports simples qui montrent tous les renseignements que vous voulez dans une table compacte. Le seul problème avec ces rapports consiste en ce qu'ils tous regardent le même. Si vous travaillez dans une ferme de cabine pour une compagnie d'assurance multinationale, cette similitude terne est probablement une bonne chose. Mais ceux qui ont toujours un pouls peuvent vouloir rajeunir leurs rapports avec les frontières, les fontes exotiques et une course folle de couleur.

La façon la plus rapide d'appliquer le formatage est d'utiliser un d'AutoFormats préconstruits (montré dans la figure 8-14) des Outils de Disposition de Rapport | le Formatage d'AutoFormat la liste d'AutoFormat. Chaque AutoFormat applique une combinaison de fontes, couleurs et paramètres de frontière. AutoFormats vous permettent de transformer le regard entier de votre rapport dans un pas, mais ils ne vous donnent pas le contrôle à grain fin pour appliquer exactement les détails que vous voulez.

La figure 8-14. Faites un déclic la flèche descendre a (tourné en rond) pour voir tout AutoFormats disponible. (Ou, si vous avez un vraiment grand moniteur, les avant-premières d'AutoFormat semblent justes dans le ruban. ) Chaque avant-première d'ongle du pouce montre aux couleurs et un peu du fond que le format utilise, mais vous avez besoin de l'appliquer avant que vous pouvez voir vraiment à quoi il ressemble.

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Popularité : 2 % [?]

Pour exporter un rapport comme un dossier PDF, vous avez besoin le " Sauvent Comme PDF ou XPS ” ajoutez - dans. Le recevoir, la vague à www.microsoft.com/downloads et la recherche de " PDF ". Les liens vous mèneront à une page où vous pouvez télécharger le fait d'ajouter - dans et l'installer en juste claquements de paire.

Dès que vous installez le fait d'ajouter - dans, toutes vos applications de Bureau auront la capacité d'exporter leurs documents dans le format de PDF. Dans un rapport d'Accès, vous travaillez cette magie en choisissant des Données d'Avant-première de Caractères PDF ou XPS pendant que vous avez un rapport dans le mode d'Avant-première de Caractères. Ou, vous pouvez faire un clic droit sur votre rapport dans la vitre de navigation et choisir ensuite l'Exportation PDF ou XPS.

Quand vous exportez un dossier PDF, vous recevez quelques options supplémentaires dans la boîte de dialogue " Publish as PDF or XPS " (la figure 8-13). Les dossiers de PDF peuvent être exportés avec la différente résolution et les paramètres de qualité (qui affectent surtout des rapports qui ont des dessins). Normalement, vous utilisez des paramètres de qualité supérieure si vous projetez d'imprimer votre dossier PDF parce que les imprimantes utilisent de plus hautes résolutions que les moniteurs informatiques.

La figure 8-13. La boîte de dialogue " Publish as PDF or XPS " ressemble beaucoup à la boîte de dialogue Export As, sauf cela a un bouton Publish au lieu d'un bouton Export. Vous pouvez allumer le “ Dossier ouvert après avoir publié ” checkbox pour dire à l'Accès d'ouvrir le dossier PDF dans Adobe Reader (supposant que vous le faites installer) après que le processus d'édition est complet, donc vous pouvez vérifier le résultat.

La boîte de dialogue " Publish as PDF or XPS " vous donne un peu de contrôle sur les paramètres de qualité avec "l'optimise pour les " options. Si vous exportez juste une copie de PDF donc d'autres gens peuvent voir les renseignements dans votre rapport, choisir “ La grandeur minimale (publiant en ligne) ” pour sauver un espace. D'autre part, s'il y a une possibilité que les gens lisant votre PDF peuvent vouloir l'imprimer, choisir “ La norme (l'édition en ligne et l'imprimerie) ” plutôt. Vous exporterez un légèrement plus grand dossier PDF qui fera pour une meilleure sortie sur imprimante. Lisez le reste de cette entrée »

Popularité : 6 % [?]

L'onglet Print Preview est un peu de bizarrerie, parce qu'il inclut quelques commandes qui n'ont rien à avec l'imprimerie de votre rapport. Les commandes dans la section de Données d'Avant-première de Caractères vous permettent de prendre un instantané des données de rapport actuelles et ensuite l'exporter dans autre type de dossier donc vous pouvez la voir à l'extérieur de l'Accès ou du travail avec lui dans un autre programme. Cette technique est une grande pour utiliser si vous voulez partager quelques données avec d'autres gens (lu : impressionnez le patron).

Bien que l'Accès soutienne beaucoup de différents formats pour exporter un rapport, vous utiliserez juste quelques-uns avec les rapports. (Les autres sont plus utiles quand vous exportez des données pures d'une table ou d'une question, comme expliqué dans le Chapitre 10. ) Les formats utiles pour exporter des rapports incluent :

• Mot. Cette option transforme votre rapport dans un document que vous pouvez ouvrir dans Microsoft Word. Cependant, l'Accès de format utilise est gauche un peu. (Il sépare chaque colonne avec les étiquettes et chaque ligne avec un retour dur, qui rend difficile de réarranger les données après le fait dans le Mot. ) Un trait d'exportation plus agréable mettrait les données de rapport dans une table de Mot, qui rendrait beaucoup plus facile de travailler avec.

• Document HTML. Cette option transforme votre rapport dans un document HTML riche, convenable pour voyager par la poste sur le Web ou juste s'ouvrir directement de votre disque dur. L'avantage de ce format consiste en ce que tout vous avez besoin de le voir est un navigateur de Web (et qui n'a pas un de ceux ? ). Le seul désavantage consiste en ce que le formatage, la disposition et la pagination de votre rapport ne seront pas préservés exactement, qui est un inconvénient si quelqu'un veut imprimer le rapport exporté.

• Téléspectateur d'instantané. Cette option crée un dossier d'instantané.snp, que quelqu'un peut ouvrir pour voir et imprimer le rapport complètement formaté. Pour voir le dossier d'instantané, vous avez besoin du programme Snapshot Viewer libre de Microsoft. (Pour le télécharger, la vague à http://office.microsoft.com et la recherche “ du Téléspectateur d'Instantané. ”) Bien que le Téléspectateur d'Instantané travaille tout à fait bien, la plupart des personnes préfèrent utiliser le format de PDF plus standard (ensuite dans la liste), qui fournit les mêmes traits. (Sans mentir, le Téléspectateur d'Instantané est un peu de vestige de plus premières versions de Bureau. )

• PDF ou XPS. Cette option vous permet de préserver votre formatage de rapport exact (donc votre rapport peut être imprimé) et il laisse les gens qui n'ont pas d'Accès (et n'ayez même pas peut-être Windows) voyez votre rapport. Le seul inconvénient est que ce trait n'est pas inclus dans le paquet d'Accès fondamental. Au lieu de cela vous avez besoin d'installer un libre ajoutent - dans le recevoir (vous verrez comment dans la Section 8.2.3). Pour plus de renseignements sur le PDF et les formats de XPS, voir la boîte “ Apprendre à Aimer PDFs ” ci-dessous.

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Pour recevoir une avant-première d'à ce quoi votre rapport imprimé ressemblera, faites un clic droit sur le titre d'étiquette de rapport et choisissez ensuite l'Avant-première de Caractères ou choisissez l'Avant-première de Caractères de Caractères de bouton Office. Le mode d'Avant-première de caractères ne vous permet pas de faire tous changements ou choisit toute partie du rapport. Vous êtes limité à l'agrandissement dans et et le mouvement de la page à la page (voir la figure 8-11). Quand vous êtes fini en regardant votre avant-première de caractères, choisissez l'Avant-première de Caractères l'Avant-première Proche l'Avant-première de Caractères Proche.

La figure 8-11. Dans le mode d'Avant-première de Caractères, pour passer en trombe dans, claquement une fois avec la souris. Cliquez à nouveau pour passer en trombe reculent à la pleine vue de page. Vous pouvez utiliser aussi les boutons de navigation de page en bas de la fenêtre pour bouger d'une page au suivant et le zoom slider (non montré) pour l'agrandissement plus précis. Mais les commandes les plus utiles apparaissent dans le ruban, qui vous permet de tordre les paramètres de caractères et exporter vos résultats de rapport vers un autre type de dossier. Lisez le reste de cette entrée »

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Jusqu'à présent, vous avez appris comment vite créer un rapport basé sur une table ou une question. Cependant, vous avez un autre choix que vous pouvez commencer avec une ardoise en blanc et ajouter explicitement chaque champ que vous voulez. Les deux approches sont également valides. Vous pouvez préférer utiliser la technique de création rapide quand vous voulez construire un rapport qui suit de près la structure d'une table existante ou d'une question. D'autre part, si vous projetez de créer un rapport qui utilise juste quelques champs d'une table, vous pouvez constater qu'il est plus facile de partir de zéro.

Voici comment vous créez un rapport de cul sec :

1. Choisissez créent le rapport de blanc de rapports.

   Un rapport nouveau, vide apparaît dans la vue de Disposition. La Liste de Terrain apparaît à droite, avec toutes les tables dans votre base de données.

2. Ajoutez les champs que vous voulez de la table appropriée, en les traînant de la Liste de Terrain sur la surface de rapport ou en cliquant deux fois sur eux.

   Vous pouvez utiliser aussi des champs des tables apparentées. Par exemple, vous pouvez créer un rapport que les renseignements de produit de moissonneuses-batteuses et les détails de catégorie pour chaque produit. Dans ce cas-là, le rapport utilise automatiquement une question de raccord (la Section 6.3) pour recevoir les résultats.

3. Formatez les colonnes. Lisez le reste de cette entrée »

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