Si vous ne croyiez pas beaucoup du fait d'importer et du fait d'exporter, c'est probablement parce que vous n'avez pas besoin d'utiliser ces featuresyet. Beaucoup de bases de données sont la vie complètement heureuse d'une vie tranquille, solitaire. Cependant, le fait d'importer et le fait d'exporter pourraient entrer commode pour quelques raisons. Tôt ou tard, une de ces raisons s'appliquera à vous.

Compréhension des exportations

Le fait d'exporter est la partie plus facile de l'équation. Exporting plus simple que le fait d'importer, parce qu'il implique des renseignements mobiles d'un endroit de stockage plus strict (la base de données) à une avec moins de règles (un autre type de document).

Voici certaines des raisons les plus communes les gens décident d'exporter des renseignements :

• Vous voulez envoyer e-mail quelques renseignements à un ami. Vous ne voulez pas envoyer la base de données d'accès parce que votre ami n'a pas d'accès de copie, ou vous voulez qu'il voie seulement certains pas toutes les données.

• Vous créez une présentation dans PowerPoint. La façon la plus facile d'éblouir et convaincre vos pairs est de leur montrer quelques renseignements impressionnants de votre base de données.

• Vous voulez analyser les renseignements dans excellent. L'accès est grand pour conserver et diriger vos données, mais il ne vous donne pas les outils pour vous aider à trouver que cela tous les moyens. Si vous voulez craquer les nombres avec de lourdes formules de devoir et des traits portants sur la carte habiles, il a du sens de le déplacer pour exceller.

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Popularité : 4 % [?]

Basé sur les options de disposition de page limitées, vous pourriez supposer qu'il n'y a pas beaucoup vous pouvez faire personnalisent une sortie sur imprimante. Cependant, vous avez en fait plus de contrôle que vous réalisez. Beaucoup d'options de formatage dont vous avez appris dans ce chapitre ont aussi un effet sur votre sortie sur imprimante. En appliquant le bon formatage, vous pouvez créer une meilleure sortie sur imprimante.

Voici quelques bouts d'imprimerie avantageux qui expliquent comment de différents choix de formatage influencent vos sorties sur imprimante :

• Fonte. Les sorties sur imprimante utilisent votre grandeur de fonte et de fonte datasheet. Réduisez-le et vous pouvez aller plus dans moins d'espace.

• Ordre de colonne et dissimulation de colonne. Réordonnez vos colonnes avant d'imprimer d'aller à ce que vous voulez voir sur la page. Encore mieux, utilisez la colonne cachant (la Section 3.1.4) pour dissimuler des champs qui ne sont pas importants.

• Largeurs de colonne et hauteur de rang. L'accès utilise les largeurs exactes et les hauteurs que vous avez mises sur votre datasheet. Serrez quelques colonnes en bas pour aller plus et développer des rangs si vous avez des champs avec de grandes quantités de texte et vous voulez qu'ils emballent sur les lignes multiples.

• Colonnes congelées. Si une table trop large pour aller sur votre sortie sur imprimante, donc la colonne congelée est imprimée sur chaque partie. Par exemple, si vous congelez le champ de FirstName, vous le verrez sur chaque page séparée, donc vous n'avez pas besoin d'aligner les pages pour trouver en haut qui est qui.

• Options de sorte. Ils vous aident la brise par les données dans un datasheetand ils peuvent faire le même pour une sortie sur imprimante. Appliquez-les avant l'imprimerie.

• Options de filtre. Ceux-ci sont les héros méconnus d'imprimerie d'accès. Utilisez-les pour recevoir juste les rangs importants. Cette voie, votre sortie sur imprimante a exactement de quoi vous avez besoin.

Le seul défi auquel vous faites face quand l'utilisation de ces paramètres est le fait que vous ne pouvez pas les mettre par la fenêtre d'avant-première de caractères. Au lieu de cela vous devez les mettre dans le datasheet, envoyés vers la fenêtre d'avant-première de caractères pour voir le résultat, envoyés en arrière vers le datasheet pour les changer un petit peu plus, envoyés en arrière vers la fenêtre d'avant-première de caractères, et cetera. Ce processus peut devenir vite fatigant.

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Plus tôt dans ce chapitre, je vous ai montré comment finir par le mot automatiquement vous inciter pour les propriétés de document parce que l'économie des métadonnées est une bonne idée pour la plupart des documents. Cependant, ce n'est pas une si bonne idée si vous partagez un document avec d'autres gens, particulièrement peoÂ-ple à l'extérieur de votre organisation. C'est que les métadonnées pourraient contenir des données privées ou senÂ-sitive que vous ne voulez pas probablement que les étrangers voient. Cela s'applique aussi à d'autres données de document, telles que les commentaires de critiques et les annotations.

Le fait d'enlever cette sorte de données prend du temps à la main pas seulement, mais il est facile aussi de manquer une chose ou deux. Pour tirer d'embarras, le mot (et les autres programmes Office 2007 principaux) vient avec un inspecteur de document qui peut chercher des données potentiellement privées et l'enlever du document automatiquement. L'inspecteur de document peut enlever les données de document suivantes :

• Propriétés de document
• En-têtes, foots, filigranes et texte caché
• Renseignements personnels, tels que votre nom d'utilisateur et vos renseignements sommaires personnels
• Versions de document
• Le critique fait des remarques et les annotations
• Données de XML personnalisées

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Si vous ne croyiez pas beaucoup du fait d'importer et du fait d'exporter, c'est probablement parce que vous n'avez pas besoin d'utiliser ces featuresyet. Beaucoup de bases de données sont la vie complètement heureuse d'une vie tranquille, solitaire. Cependant, le fait d'importer et le fait d'exporter pourraient entrer commode pour quelques raisons. Tôt ou tard, une de ces raisons s'appliquera à vous.

Compréhension des exportations

Le fait d'exporter est la partie plus facile de l'équation. Exporting plus simple que le fait d'importer, parce qu'il implique des renseignements mobiles d'un endroit de stockage plus strict (la base de données) à une avec moins de règles (un autre type de document).

Voici certaines des raisons les plus communes les gens décident d'exporter des renseignements :

• Vous voulez envoyer e-mail quelques renseignements à un ami. Vous ne voulez pas envoyer la base de données d'accès parce que votre ami n'a pas d'accès de copie, ou vous voulez qu'il voie seulement certains pas toutes les données.

• Vous créez une présentation dans PowerPoint. La façon la plus facile d'éblouir et convaincre vos pairs est de leur montrer quelques renseignements impressionnants de votre base de données.

• Vous voulez analyser les renseignements dans excellent. L'accès est grand pour conserver et diriger vos données, mais il ne vous donne pas les outils pour vous aider à trouver que cela tous les moyens. Si vous voulez craquer les nombres avec de lourdes formules de devoir et des traits portants sur la carte habiles, il a du sens de le déplacer pour exceller.

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Basé sur les options de disposition de page limitées, vous pourriez supposer qu'il n'y a pas beaucoup vous pouvez faire personnalisent une sortie sur imprimante. Cependant, vous avez en fait plus de contrôle que vous réalisez. Beaucoup d'options de formatage dont vous avez appris dans ce chapitre ont aussi un effet sur votre sortie sur imprimante. En appliquant le bon formatage, vous pouvez créer une meilleure sortie sur imprimante.

Voici quelques bouts d'imprimerie avantageux qui expliquent comment de différents choix de formatage influencent vos sorties sur imprimante :

• Fonte. Les sorties sur imprimante utilisent votre grandeur de fonte et de fonte datasheet. Réduisez-le et vous pouvez aller plus dans moins d'espace.

• Ordre de colonne et dissimulation de colonne. Réordonnez vos colonnes avant d'imprimer d'aller à ce que vous voulez voir sur la page. Encore mieux, utilisez la colonne cachant (la Section 3.1.4) pour dissimuler des champs qui ne sont pas importants.

• Largeurs de colonne et hauteur de rang. L'accès utilise les largeurs exactes et les hauteurs que vous avez mises sur votre datasheet. Serrez quelques colonnes en bas pour aller plus et développer des rangs si vous avez des champs avec de grandes quantités de texte et vous voulez qu'ils emballent sur les lignes multiples.

• Colonnes congelées. Si une table trop large pour aller sur votre sortie sur imprimante, donc la colonne congelée est imprimée sur chaque partie. Par exemple, si vous congelez le champ de FirstName, vous le verrez sur chaque page séparée, donc vous n'avez pas besoin d'aligner les pages pour trouver en haut qui est qui.

• Options de sorte. Ils vous aident la brise par les données dans un datasheetand ils peuvent faire le même pour une sortie sur imprimante. Appliquez-les avant l'imprimerie.

• Options de filtre. Ceux-ci sont les héros méconnus d'imprimerie d'accès. Utilisez-les pour recevoir juste les rangs importants. Cette voie, votre sortie sur imprimante a exactement de quoi vous avez besoin.

Le seul défi auquel vous faites face quand l'utilisation de ces paramètres est le fait que vous ne pouvez pas les mettre par la fenêtre d'avant-première de caractères. Au lieu de cela vous devez les mettre dans le datasheet, envoyés vers la fenêtre d'avant-première de caractères pour voir le résultat, envoyés en arrière vers le datasheet pour les changer un petit peu plus, envoyés en arrière vers la fenêtre d'avant-première de caractères, et cetera. Ce processus peut devenir vite fatigant.

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Plus tôt dans ce chapitre, je vous ai montré comment finir par le mot automatiquement vous inciter pour les propriétés de document parce que l'économie des métadonnées est une bonne idée pour la plupart des documents. Cependant, ce n'est pas une si bonne idée si vous partagez un document avec d'autres gens, particulièrement peoÂ-ple à l'extérieur de votre organisation. C'est que les métadonnées pourraient contenir des données privées ou senÂ-sitive que vous ne voulez pas probablement que les étrangers voient. Cela s'applique aussi à d'autres données de document, telles que les commentaires de critiques et les annotations.

Le fait d'enlever cette sorte de données prend du temps à la main pas seulement, mais il est facile aussi de manquer une chose ou deux. Pour tirer d'embarras, le mot (et les autres programmes Office 2007 principaux) vient avec un inspecteur de document qui peut chercher des données potentiellement privées et l'enlever du document automatiquement. L'inspecteur de document peut enlever les données de document suivantes :

• Propriétés de document
• En-têtes, foots, filigranes et texte caché
• Renseignements personnels, tels que votre nom d'utilisateur et vos renseignements sommaires personnels
• Versions de document
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• Données de XML personnalisées

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