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Certaines des ruches qui fait gagner du temps d'Excel peuvent rendre votre vie plus facile quand vous entrez des données dans une feuille de travail. Cette section couvre quatre tels traits : Autocomplet, Autocorrect, Autoremplissez-vous et l'Autocrise, avec les candidats supérieurs d'Excel au prix d'Accomplissement À vie le Plus utile : Défaites et Refaites. AutoComplete, Auto-Correct, AutoFill, and AutoFit, along with Excel’s top candidates for the Lifetime Most Useful Achievement award: Undo and Redo.

Le chiffre 2-6. Le fait de tordre les cadres régionaux sur votre ordinateur vous donne le contrôle complet comment Excellent reconnaît des dates. Utilisez les menus de coup en bas pour spécifier le séparateur de date, l'ordre de mois, jour et composantes d'année dans une date et comment Excellent devrait interpréter des années de deux chiffres. Vous pouvez mélanger et correspondre à ces cadres librement, bien que vous puissiez mettre fin avec un ordinateur c'est complètement le comptoir intuitif à d'autres gens. Lisez le reste de cette entrée» Use the pull-down menus to specify the date separator, order of month, day, and year components in a date, and how Excel should interpret two-digit years. You can mix and match these settings freely, although you could wind up with a computer that’s completely counter intuitive to other people. Read the rest of this entry »

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En regardant l'alignement de cellule, vous pouvez répéter facilement comment Excellent interprète vos données. C'est secourable. Mais ce qui arrive quand l'interprétation d'Excel est en désaccord avec vos voeux ? Par exemple, et si vous tapez dans quelque chose que vous considérez un nombre, mais Surpassez capricieusement des plaisirs cela comme le texte, ou vice versa ? Le premier pas à la solution de ce problème empoigne la logique derrière le processus de prise de décision automatique d'Excel. But what happens when Excel’s interpretation is at odds with your wishes? For example, what if you type in something you consider a number but Excel freakishly treats it as text, or vice versa? The first step to solving this problem is grasping the logic behind Excel’s automatic decision-making process.

Comment Excellent décide que vos données sont le texte

Si votre cellule rencontre n'importe lequel des critères suivants, Surpasser automatiquement des plaisirs le contenu comme le texte ordinaire :

• Il contient n'importe quelles lettres. Ainsi, C123 est le texte, pas un nombre.

• Cela contient n'importe quelle ponctuation qui Excellent ne peut pas faire l'interprète numériquement. La ponctuation permise dans les nombres et les dates inclut la virgule,(), le point (.) décimal et l'entaille avancée (/) ou la course folle (-) pour les dates. Quand vous tapez dans autre ponctuation, Surpassez des plaisirs la cellule comme le texte. Ainsi, 14! est le texte, pas un nombre. When you type in any other punctuation, Excel treats the cell as text. Thus, 14! is text, not a number.

De temps en temps, Excellez lit vos données la voie fausse. Par exemple, vous pouvez avoir une valeur comme un numéro de sécurité sociale ou un numéro de la carte de crédit c'est inventé entièrement des caractères numériques, mais que vous voulez traiter comme le texte parce que vous ne voulez pas jamais exécuter des calculs avec lui. Mais Excellez ne sait pas ce que vous êtes jusqu'à et donc il traite automatiquement la valeur comme un nombre. Vous pouvez heurter aussi des problèmes quand vous précédez le texte avec le signe égal (qui répète Le surpassent vous avez une formule dans le progrès), ou quand vous utilisez une série de nombres et de courses folles que vous n'avez pas l'intention de faire partie d'une date (par exemple, vous voulez entrer 1-2-3 mais vous ne voulez pas Excellent pour le lire comme le 2 janvier, 2007which est ce qu'il veut faire). But Excel doesn’t know what you’re up to, and so it automatically treats the value as a number. You can also run into problems when you precede text with the equal sign (which tells Excel that you have a formula in progress), or when you use a series of numbers and dashes that you don’t intend to be part of a date (for example, you want to enter 1-2-3 but you don’t want Excel to read it as January 2, 2007which is what it wants to do).

Dans tous ces cas, la solution simple. Avant que vous tapez la valeur de cellule, commencez en tapant une apostrophe (''). L'apostrophe répète Excellent pour traiter le contenu de cellule comme le texte. Le chiffre 2-3 vous montre comment il travaille. Lisez le reste de cette entrée» The apostrophe tells Excel to treat the cell content as text. Figure 2-3 shows you how it works. Read the rest of this entry »

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Un des traits les plus importants d'Excel est sa capacité de distinguer de différents types de renseignements. Une feuille de travail typique contient tant le texte que les nombres. Il n'y a pas beaucoup vous pouvez tuer Excellent avec le texte ordinaire (autre que classent une liste par ordre alphabétique, jouent un simple vérifient l'orthographe et appliquent un peu de formatage fondamental). D'autre part, Excellez vous donne une large gamme d'options pour les données numériques. Par exemple, vous pouvez corder vos nombres ensemble dans les calculs complexes et les formules, ou vous pouvez tracer le graphique d'eux sur un graphique. Les programmes qui n'essaient pas de séparer le texte et les nombres comme Microsoft Word, ne peuvent pas fournir par exemple ces traits. There isn’t a lot you can do in Excel with ordinary text (other than alphabetize a list, perform a simple spell check, and apply some basic formatting). On the other hand, Excel gives you a wide range of options for numeric data. For example, you can string your numbers together into complex calculations and formulas, or you can graph them on a chart. Programs that don’t try to separate text and numbers like Microsoft Word, for example can’t provide these features.

La plupart du temps, quand vous entrez l'information dans Excellent, vous n'indiquez pas explicitement le type de données. Au lieu de cela Excellez examine les renseignements que vous avez tapés et, basés sur votre formatage et d'autres indices, le classifie automatiquement. Excellez distingue de quatre types de données de base : Excel distinguishes between four core data types:

• Texte ordinaire. Ce type de données inclut des titres de colonne, les descriptions et n'importe quel contenu qui Excellent ne peuvent pas s'identifier comme un des autres types de données.

• Nombres. Ce type de données inclut des prix, des nombres entiers, des fractions, des pourcentages et chaque autre type de données numériques. Les nombres sont l'ingrédient fondamental de la plupart Surpassent des feuilles de travail. Numbers are the basic ingredient of most Excel worksheets.

• Dates et temps. Ce type de données inclut des dates (comme le 3 octobre 2007), les temps (comme 16h30) et une date combinée et des renseignements de temps (comme le 3 octobre 2007, 16h30). Vous pouvez entrer dans la date et les renseignements de temps dans une variété de formats. You can enter date and time information in a variety of formats.

• Vraies ou fausses valeurs. Ce type de données (connu dans geekdom comme une valeur Booléenne) peut contenir une de deux choses : VRAI ou FAUX (affiché par toutes les capitales). Vous n'avez pas besoin des types de données Booléens dans la plupart des feuilles de travail, mais ils sont utiles dans les feuilles de travail qui incluent le code macro Fondamental Visuel ou ces formules de complexe d'utilisation qui évaluent des conditions. value) can contain one of two things: TRUE or FALSE (displayed in all capitals). You don’t need Boolean data types in most worksheets, but they’re useful in worksheets that include Visual Basic macro code or that use complex formulas that evaluate conditions.

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À ces temps complexes et incertains, en prévoyant la performance d'affaires est de plus en plus important. Aujourd'hui, plus que jamais, les directeurs à tous les niveaux ont besoin de faire predicÂ-tions intelligent de ventes futures et de tendances de profit dans le cadre de leur stratégie d'affaires totale. Par les ventes forecastÂ-ing six mois, une année, ou même trois ans en bas la route, les directeurs peuvent prévoir des besoins rattachés tels que les acquisitions d'employé, l'espace de magasinage et la matière première requireÂ-ments. Pareillement, des pronostics de profit permettent la planification de l'expansion future d'un comÂ-pany. By forecast­ing sales six months, a year, or even three years down the road, managers can anticipate related needs such as employee acquisitions, warehouse space, and raw material require­ments. Similarly, a profit forecast enables the planning of the future expansion of a com­pany.

Les prévisions d'affaires ont été autour de pendant plusieurs années et les méthodes différentes ont été certains développées plus réussies que d'autres. La méthode de prévisions la plus commune est le "siège qualitatif du pantalon” l'approche, dans laquelle un directeur (ou un groupe de directeurs) estime des tendances futures basées sur l'expérience et la connaissance du marché. Cette méthode, cependant, souffre d'une subjectivité inhérente et d'un foyer à court terme parce que beaucoup de manÂ-agers ont tendance à extrapoler de l'expérience récente et ignorer la tendance à long terme. D'autres méthodes (telles que le fait de faire en moyenne des résultats passés) sont plus objectives, mais généralement utiles pour foreÂ-jeter seulement quelques mois à l'avance. This method, however, suffers from an inherent subjectivity and a short-term focus because many man­agers tend to extrapolate from recent experience and ignore the long-term trend. Other methods (such as averaging past results) are more objective but generally useful for fore­casting only a few months in advance.

Dans les affaires, cela devient de plus en plus populaire pour utiliser un outil statistique appelé la régression analyÂ-sis pour déterminer le rapport entre un phénomène qui dépend d'un autre. Par exemple, les ventes automobiles pourraient dépendre des taux d'intérêt et les unités vendues pourraient dépendre de Lu le reste de cette entrée»

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Plus tôt dans ce chapitre, vous avez appris comment créer un graphique qui se développe automatiquement comme vous ajoutez de nouveaux points de données (voir “Automatiquement l'Expansion d'un Graphique pour Inclure de Nouvelles Données”). C'est un truc utile que j'utilise tout le temps, mais il mène vraiment à un problème : Vous pouvez finir par devenir avec beaucoup de points de données dans le graphique et après qu'un moment vous devez changer les dimensions du graphique horizontalement pour maintenir l'intégrité visuelle du complot. Évidemment, cela mène à entièrement différent probÂ-lem : Finalement votre graphique devient plus large que la fenêtre Excel, donc vous avez besoin d'utiliser la barre de défilement horizontale pour voir de différentes parties du graphique. You can end up with a lot of data points in the chart, and after awhile you have to resize the chart horizontally to maintain the visual integrity of the plot. Of course, that leads to an entirely different prob­lem: Eventually your chart becomes wider than the Excel window, so you need to use the horizontal scroll bar to see different parts of the chart.

Une meilleure solution est de garder votre graphique la même grandeur, mais y ajouter un élément défilant qui vous permet de bouger dans les deux sens par les données. Vous le montez en ajoutant une barre de défilement à la feuille de travail et en utilisant les valeurs produites par la barre de défilement pour créer des gammes dynamiquement appelées qui changent comme les changements de valeur de barre de défilement. Alors, comme vous avez vu plus tôt dans ce chapitre (voir “le fait de Porter sur la carte une Gamme Dynamique”), vous configurez votre graphique pour utiliser ces dynamiÂ-cally appelés des gammes. Le résultat consiste en ce que comme vous défilez en avant et en arrière dans la barre de défilement, les données complotées sur les graphiques avance et en arrière par la même quantité. Then, as you saw earlier in this chapter (see “Charting a Dynamic Range”), you configure your chart to use these dynami­cally named ranges. The result is that as you scroll forward and backward in the scroll bar, the data plotted on the charts moves forward and backward by the same amount.

Vous commencez en convertissant vos données de feuille de travail en table. Le chiffre 1 montre les données d'exemple que j'utilise dans cette section. C'est une table (a appelé Table2) des ventes mensuelles qui court du janvier de 1998 au décembre de 2007. Je complote le Mois et les colonnes Réelles dans le graphique. Lisez le reste de cette entrée» It’s a table (named Table2) of monthly sales that runs from January, 1998 to December, 2007. I plot the Month and Actual columns in the chart. Read the rest of this entry »

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Dans le plus premier chiffre, j'ai fait exploser une des tranches de graphique de tourte et ai ajouté ensuite une forme avec quelques données d'explication de la composition d'entre les autres la tranche. Dans la plupart des graphiques de tourte, vous utilisez une tranche "D'autres" parce que les données de composantes qui invente cet article sont trop petites pour montrer correctement sur le graphique de tourte. C'est-à-dire, les tranches seraient minces si qu'ils seraient difficiles à choisir des tranches environnantes. That is, the slices would be so thin that they’d be hard to pick out from the surrounding slices.

Si vous voulez que d'autres voient que les données représentées par "D'autres" coupent, Surpassent des offres un autre type de graphique de tourte c'est idéal : la Barre de type de Tourte. Avec ce type de graphique, les plus petits articles de données sont cueillis dans une tranche simple, comme auparavant, mais alors les articles séparés qui comprennent cette tranche sont affichés par un marqueur de barre empilé séparé. With this chart type, the smallest data items are gathered into a single slice, as before, but then the separate items that comprise that slice are displayed in a separated stacked bar marker.

Pour créer une Barre de graphique de Tourte, choisissez vos données, choisissez l'Insertion, la Tourte, la Barre de Tourte. Le chiffre 1 montre un exemple.

Le chiffre 1 une Barre de graphique de Tourte montre le petit valÂ-ues de la série de données dans un marqueur de barre empilé séparé.

Étiquettes de Technorati : portez sur la carte de petites valeurs, le graphique de tourte de barre, surpassez 2007

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Un graphique de tourte montre la proportion du tout qui est contribué par chaque valeur dans une série de données simple. Le tout est représenté comme un cercle ("la tourte") et chaque valeur est affichée comme "une tranche" proportionnelle du cercle. Vous pouvez utiliser des graphiques de tourte pour représenter proporÂ-tionally de figures de ventes par la région ou par le produit, ou montrer des données démographiques telles que les gammes d'âge ou les dessins votants. You can use pie charts to represent sales figures propor­tionally by region or by product, or to show population data such as age ranges or voting patterns.

Pour créer un graphique de tourte, choisissez vos données, choisissez l'Insertion, la Tourte et claquez le type de graphique de tourte que vous voulez. Dans la galerie de graphique de tourte, remarquez qu'Excellent inclut un type de Tourte Fait exploser. Dans le jargon de graphique de tourte, en faisant exploser une tranche veut dire de séparer cette tranche par une quantité pour que cela apparaisse tout seul. C'est une voie utile d'accentuer une tranche spéciale. Cependant, le type de Tourte Fait exploser fait exploser chaque tranche, qui n'est pas qu'utile. Si vous voulez faire exploser juste une tranche simple, vous devez insérer une tourte régulière portent sur la carte et suivent ensuite ces pas : In pie chart lingo, exploding a slice means separating that slice by some amount so that it appears on its own. This is a useful way to highlight a special slice. However, the Exploded Pie type explodes every slice, which isn’t that useful. If you want to explode just a single slice, you need insert a regular pie chart and then follow these steps:

1. Claquez le graphique de tourte pour le choisir.
2. Claquez n'importe quelle tranche pour choisir la série et ensuite claquer la tranche que vous voulez faire exploser. Cela devrait être maintenant le seul point de données choisi.
3. Choisissez la Disposition, la Sélection de Format pour afficher la boîte de dialogue Format Data Point.
4. À l'étiquette d'Options de Série, claquez et traînez l'Explosion de Point slider vers la fin Séparée (à droite). Vous pouvez entrer aussi une valeur en pourcentage dans la boîte de texte associée. Lisez le reste de cette entrée» Read the rest of this entry »

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Si vous complotez deux différente série sur le même graphique, le résultat ne semblera pas bon si la deux série utilise de façon insensée différentes gammes de données. Un bon exemple est un graphique de stock qui inclut une série pour les cours en clôture et une autre série pour le volume. Les prix pourraient être mesurés en dizaines de dollars, alors que les volumes pourraient être mesurés dans les dizaines de milliers d'unités. Comment pouvez-vous combiner ces deux sources de données disparates pour que vous puissiez voir les deux série correctement ? The prices might be measured in tens of dollars, whereas the volumes might be measured in tens of thousands of units. How can you combine these two disparate data sources so that you can see both series properly?

Le truc doit ajouter ici un autre vertical appelé de l'axe l'axe secondaire - et répéter Excellent pour comploter une de la série en utilisant cet axe. Voici les pas pour suivre :

1. Claquez le graphique pour le choisir.
2. Claquez la série de données que vous voulez comploter sur l'axe secondaire.
3. Choisissez la Disposition, la Sélection de Format pour afficher la boîte de dialogue Format Data Series.
4. À l'étiquette d'Options de Série, claquez l'option d'Axe Secondaire.
5. Faites un déclic Près.

Le chiffre 1 montre un graphique d'exemple avec deux haches verticales - l'axe primaire sur les complots gauches la série Proche et l'axe secondaire sur le droit complote la série de Volume.

Le chiffre 1 si vous avez la série avec de façon insensée différentes données valÂ-ues, complote un d'entre eux sur l'axe secondaire.

Étiquettes de Technorati : seconde de dispaly axe vertical

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La plupart des graphiques utilisent des données statiques comme leur source de données. Cependant, il est assez ordinaire pour un graphique d'utiliser une source de données qui se développe constamment. Sur une feuille de travail de cote, par exemple, vous pourriez entrer dans les prix quotidiens pour un mois donné. Plutôt qu'attendent jusqu'à la fin du mois pour créer le graphique, il est utile de porter les données existantes sur la carte et actualiser le graphique comme vous ajoutez de nouveaux prix chaque jour. On a stock price worksheet, for example, you might enter daily prices for a given month. Rather than wait until the end of the month to create the chart, it is useful to chart the existing data and update the chart as you add new prices each day.

La voie dure de l'accomplir est de réviser les références de gamme pour les étiquettes d'axe de catégorie et la série de données évalue chaque fois que vous ajoutez de nouvelles données. Heureusement, Excellez 2007 vous donne une méthode beaucoup plus facile. Comme avec les gammes dynamiques vous avez appris de dans la section précédente, le truc doit convertir vos données en table. Quand la gamme d'étiquette d'axe de catégorie et la gamme de série de données font partie d'une table, Excellent automatiquement développe le graphique pour inclure n'importe quelles nouvelles données que vous ajoutez à la table. Notez que vous recevez cet avantage sans autre remue-ménage et ennuis. Aussitôt que vous convertissez la gamme de données en table, votre graphique devient dynamique basé sur les données de table. Vous ne devez pas réviser la SÉRIE () fonctionnent ou exécutent autres tâches impénétrables. As with the dynamic ranges you learned about in the previous section, the trick is to convert your data to a table. When the category axis label range and data series range are part of a table, Excel automatically expands the chart to include any new data that you add to the table. Note that you get this advantage without any other fuss and bother. As soon as you convert the data range to a table, your chart becomes dynamic based on the table data. You don’t need to edit the SERIES() function or perform any other arcane tasks.

NOTER

Un autre avantage que vous recevez avec ce truc consiste en ce que cela le doesn†™ t importe quand vous convertissez les données en table. Vous pouvez exécuter la conversion auparavant ou après que l'you†™ ve a créé votre graphique; Excellez développera encore le graphique automatiquement pour loger de nouvelles données de table. Excel will still expand the chart automatically to accommodate new table data.

Étiquettes de Technorati : l'expansion porte sur la carte automatiquement, de nouvelles données excellent

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La plupart des données de graphique se composent d'une gamme entière de cellules, mais il est nécessaire quelquefois de porter seulement une portion sur la carte d'une gamme. Si vous avez des données de stock, par exemple, vous pouvez vouloir visualiser seulement un détail 7-, 14-, ou la portion de 30 jours des données. Si le graphique encore n'existe pas, choisissez juste la portion de la gamme vous voulez travailler avec et ensuite insérer le graphique. Si le graphique existe déjà, il y a deux méthodes que vous pouvez utiliser pour régler la série de données : If the chart doesn’t exist yet, just select the portion of the range you want to work with and then insert the chart. If the chart already exists, there are two methods you can use to adjust the data series:

• Claquez le graphique et choisissez ensuite le Design, les Données Privilégiées pour ouvrir la boîte de dialogue Select Data Source. Pour la gamme de valeur, claquez le bouton Edit dans les Entrées de Légende (la Série) la section pour afficher la boîte de dialogue Edit Series, régler la référence de Valeurs de Série et ensuite cliquer OK. Pour les catégories, claquez le bouton Edit dans l'Horizontal (la Catégorie) la section d'Étiquettes d'Axe pour afficher la boîte de dialogue Axis Labels, régler la référence de Gamme d'Étiquette d'Axe et ensuite cliquer OK.dit button in the Legend Entries (Series) section to display the Edit Series dialog box, adjust the Series Values reference, and then click OK. For the categories, click the Edit button in the Horizontal (Category) Axis Labels section to display the Axis Labels dialog box, adjust the Axis Label Range reference, and then click OK. Values reference, and then click OK. For the categories, click the Edit button in the Horizontal (Category) Axis Labels section to display the Axis Labels dialog box, adjust the Axis Label Range reference, and then click OK. (Category) Axis Labels section to display the Axis Labels dialog box, adjust the Axis Label Range reference, and then click OK.
• Claquez le graphique, claquez n'importe quel point dans la série de données et réglez ensuite les références de gamme utilisées dans la SÉRIE () la fonction qui affiche dans la barre de formule. J'explique la fonction comme suit.

Voici la syntaxe pour la SÉRIE () la fonction :

LA SÉRIE ([le nom], [category_labels], les valeurs, l'ordre)

Par exemple, voici la SÉRIE () la fonction pour le graphique de ligne qui a affiché plus tôt : Lisez le reste de cette entrée»

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