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Pour exécuter une opération d'exportation, suivez ces pas :

1. Dans la vitre de navigation, choisissez la table que vous voulez exporter.

   Malheureusement, vous ne pouvez pas exporter plus qu'une table immédiatement. Cependant, vous pouvez exporter juste une portion d'une table. Une voie de faire cette exportation partielle doit ouvrir la table et choisir ensuite les rangs que vous voulez exporter. (Dès que vous commencez le processus d'exportation, vous voyez une option qui vous permet d'exporter juste les rangs choisis.) Vous pouvez créer aussi une question qui reçoit juste les rangs que vous voulez. Vous pouvez exporter les résultats de question en choisissant la question dans la vitre de navigation au lieu de la table sous-tendante. of a table. One way to do this partial export is to open the table, and then select the rows you want to export. (Once you start the export process, you see an option that lets you export just the selected rows.) You can also create a query that gets just the rows you want. You can export the query results by selecting the query in the navigation pane instead of the underlying table.

2. Claquez le bouton qui correspond au type de dossier que vous voulez exporter.

   Quand vous choisissez un format, l'Accès lance le sorcier D'exportation (le chiffre 10-8).

   
   Le chiffre 10-8. Le sorcier D'exportation varie selon le format d'exportation que vous utilisez. Mais le premier pas toujours pour choisir votre dossier et ensuite mettre les options d'exportation montrées ici. Lisez le reste de cette entrée» But the first step’s always to pick your file, and then set the export options shown here. Read the rest of this entry »

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Juste au moment où vous pouvez importer des renseignements d'autres dossiers et les faire éclater dans votre base de données, vous pouvez prendre aussi les renseignements existants et les expédier à un autre format. Vous entreprendrez le plus souvent que ce pas pour laisser autre personne ou programme met la main sur vos renseignements sans devoir passer par l'Accès.

En exportant vos données, vous pouvez utiliser tout le même les formats que vous pouvez utiliser dans une opération d'importation, plus quelques-uns de plus. Voici une réduction des choix les plus populaires :

• Accès. Transfère la table d'Accès (ou un différent type d'objet) à un autre dossier de base de données d'Accès. Ce trait n'est pas aussi puissant que le fait d'importer l'Accès objecte, parce que vous êtes limités à un objet à la fois. Pour cette raison, les gens ne l'utilisent pas comme souvent. This feature isn’t as powerful as importing Access objects, because you’re limited to one object at a time. For that reason, people don’t use it as often.

• Exceller. Met les données dans les cellules d'une feuille de travail Surpasser. Parfait si vous voulez utiliser les outils d'Excel pour analyser une tendance des ventes ou comploter un graphique de profit. Perfect if you want to use Excel’s tools to analyze a sales trend or plot a profit chart.

• Mot. Met les données dans un document de Mot, en séparant chaque colonne avec les étiquettes et chaque ligne avec un retour dur. Ce format part beaucoup pour être désiré, parce qu'il est difficile de réarranger les données après le fait dans le Mot. (Un trait d'exportation plus agréable mettrait les données de rapport dans une table de Mot, qui le rendrait bien plus facile de travailler avec.) This format leaves a lot to be desired, because it’s difficult to rearrange the data after the fact in Word. (A nicer export feature would put the report data into a Word table, which would make it far easier to work with.)

• PDF ou XPS. Crée un dossier PDF prêt des caractères avec le formatage exact et la disposition que vous verriez si vous avez envoyé la table à votre imprimante. Excellent à la différence ou les documents de Mot, vous ne pouvez pas réviser un PDF fileyou’re limité au fait de reconsidérer le rapport et à le fait d'imprimer cela. Unlike Excel or Word documents, you can’t edit a PDF fileyou’re limited to reviewing the report and printing it out.

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  Notez : le PDF ou l'option XPS apparaissent seulement si vous avez installé un libre ajoutent - dans pour le Bureau. La section 8.2.3 décrit comment le recevoir. describes how to get it.
  

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• Document HTML. Crée une Page Web HTML prête du web que vous pouvez poster à un Site Internet ou à Intranet de compagnie. Le format HTML que l'Accès produit ressemble remarquablement à votre rapport réel, imprimé. The HTML format that Access generates looks remarkably like your real, printed report.

• Dossier de Texte. Déverse les données dans un dossier de texte simple, avec les étiquettes et les espaces avaient l'habitude d'arranger les données. Vous perdez des couleurs, des fontes, des frontières et d'autres détails de formatage. Ce format n'est pas très usefulthink de cela en dernier recours pour ne pas transférer des données à un autre programme si aucun de l'autre travail d'options d'exportation. You lose colors, fonts, borders, and other formatting details. This format isn’t very usefulthink of it as a last resort to transfer data to another program if none of the other export options work.

• Dossier de XML. Sauve les données dans un texte.xml le dossier, sans n'importe quel formatage. Cette option a du sens si vous utilisez une sorte de programme automatisé qui peut lire le dossier XML exporté et traiter les données. This option makes sense if you’re using some sort of automated program that can read the exported XML file and process the data.

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Les dossiers de texte sont le plus petit dénominateur commun pour l'échange de données. Si vous utilisez un programme qui crée l'Accès de dossiers ne peut pas importer, donc le texte simple peut être votre seule avenue.

Encore une fois, vous commencez en choisissant votre dossier et en choisissant ensuite comment vous voulez ajouter les renseignements à votre base de données. Alors, le sorcier d'Importation vous prend par un peu plus de pas :

1. Spécifiez le type de dossier de texte.

   L'accès peut importer de deux types de dossiers de texte :

   • Les dossiers de texte délimités utilisent une sorte de séparateur pour indiquer où chaque champ finit. Par exemple, Joe, Piscapone, 43 sont une ligne de texte vous pouvez trouver dans un fileit's de texte délimité trois valeurs de terrain séparées par les virgules. is a line of text you may find in a delimited text fileit’s three field values separated by commas.

   • Les dossiers de texte de la largeur fixée séparent un record dans les champs séparés par la position. Chaque champ a un certain nombre de caractères alloués à cela et si vous n'utilisez pas eux tous en haut, alors l'Accès remplit l'espace restant (jusqu'au champ suivant) avec les caractères spatiaux.

   Lisez le reste de cette entrée»

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Pour importer d'un dossier Surpasser, vos données devraient être organisées dans une table fondamentale. Idéalement, vous avez des titres de colonne qui correspondent aux champs dans votre base de données. Vous devriez couper n'importe quelles données que vous ne voulez pas importer (comme d'autres cellules sous la table qui ne sont pas une partie de la table). Vous devriez déménager aussi l'utilisation calculée de valeurs Surpassent des formules. (Comme vous avez appris dans la Section 2.5.5, vous ne devriez pas conserver des valeurs calculées dans une table, parce qu'ils introduisent le risque de données inconsistantes.) You should trim out any data that you don’t want to import (like other cells under the table that aren’t a part of the table). You should also remove values calculated using Excel formulas. (As you learned in Section 2.5.5, you shouldn’t store calculated values in a table, because they introduce the risk of inconsistent data.)

Dès que vous avez une table réhabilitée de données dans un dossier Surpasser, vous êtes prêts à commencer le processus d'importation :

1. Décidez que l'Importation de Données Externe Surpasse, choisit votre Surpassée le dossier et ensuite spécifier comment vous voulez ajouter les renseignements importés à votre base de données. Alors, cliquer OK.

   Vous avez appris comment prendre ces décisions dans les pas 1 à 3 dans la Section 10.3.2.

2. Choisissez la feuille de travail qui loge vos données (le chiffre 10-5).

   Surpassez des dossiers, ou les cahiers d'exercices, commencez par trois feuilles de travail. La plupart des personnes font floc leurs données sur le premier, qui est initialement appelé Sheet1. Si vous êtes un expert Surpasser, donc vous pourriez avoir désigné une section d'une feuille de travail plus complexe comme une gamme appelée. Si c'est le cas, vous pouvez choisir qui a appelé la gamme de la liste. If you’re an Excel expert, then you might have designated a section of a more complex worksheet as a named range. If so, you can pick that named range from the list.

3. Faites un déclic Ensuite.

4. Si votre Surpasser des données a un rang avec les titres de colonne, ensuite décider que le Premier Rang Contient des Titres de Colonne.

   Ces titres deviennent le point de départ pour vos noms de terrain. Si vous ne décidez pas que le Premier Rang Contient des Titres de Colonne, ensuite Surpasser des plaisirs le premier rang comme un record ordinaire.

5. Faites un déclic Ensuite. Lisez le reste de cette entrée»

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Peu importe quel genre des données vous voulez importer, vous passerez par les mêmes pas fondamentaux. Voici une vue d'ensemble :

1. Dans la section d'Importation de Données Externe du ruban, claquez le bouton qui correspond au type de dossier que vous voulez importer.

   Quand vous choisissez un format, l'Accès lance le sorcier d'Importation (le chiffre 10-4).

2. Introduisez le nom du dossier que vous voulez importer.

   Si vous ne vous souvenez pas du sentier de dossier (ou vous ne voulez pas juste le taper à la main), faites un déclic donc Regardent sans acheter et naviguent ensuite au bon endroit dans la fenêtre File Open. Dès que vous trouvez le dossier, y cliquez deux fois.

3. Décidez où placer le contenu importé dans votre base de données.

   Vous avez trois choix possibles pour placer vos données. Selon le format du dossier vous utilisez, tous ce que ceux-ci peuvent ne pas être disponibles.

   • Créez une nouvelle table. Cette option crée une nouvelle table fraîche pour les données que vous importez, qui vous sauve le mal de tête de souci des dossiers opposés. Cependant, si une table du même nom existe déjà dans la base de données d'Accès, donc cette option le nettoie. Lisez le reste de cette entrée» However, if a table of the same name already exists in the Access database, then this option wipes it out. Read the rest of this entry »

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La plupart du temps, vous importerez des données c'est dans un de ces cinq formats standard :

• Accès. Quand vous utilisez cette option, vous n'exécutez pas de conversion. Au lieu de cela vous prenez un objet de base de données d'un autre dossier de base de données d'Accès et le copiez dans la base de données actuelle. Instead, you’re taking a database object from another Access database file, and copying it into the current database.

• Exceller. Tire les données d'un tableur Surpasser.

• Liste de SharePoint. Tire les données d'une liste c'est accueilli sur un serveur SharePoint (que la grande utilisation de compagnies aider des ouvriers à collaborer). Vous ne devez pas importer des renseignements SharePoint pour travailler avec cela. Vous pouvez réviser aussi des listes de SharePoint directement dans l'Accès. Accès 2007 : le Manuel Manquant a beaucoup plus du fait de recevoir l'Accès et SharePoint pour collaborer. You don’t need to import SharePoint information in order to work with it. You can also edit SharePoint lists directly in Access. Access 2007: The Missing Manual has much more about getting Access and SharePoint to work together.

• Dossier de Texte. Tire les données d'un dossier de texte simple. Les dossiers de texte d'habitude, simples utilisent une sorte de caractère (comme une virgule) pour séparer des valeurs de terrain. Ce format universellement compris a soutenu selon beaucoup de programmes, en incluant à peu près chaque morceau de logiciel de tableur jamais écrit. En utilisant cette option, l'Accès jette un coup d'œil au dossier de texte comme il essaie de trouver comment il est organisé. Cependant, vous recevez la chance de confirmer ou corriger le pressentiment avant que vous importez n'importe quelles données, comme décrit dans la Section 10.3.4. Typically, plain text files use some sort of character (like a comma) to separate field values. This universally understood format’s supported by many programs, including just about every piece of spreadsheet software ever written. When using this option, Access takes a look at the text file as it tries to figure out how it’s organized. However, you get the chance to confirm or correct the hunch before you import any data, as described in Section 10.3.4.

• Dossier de XML. Tire les données d'un dossier XML structuré. XML est un format de trans-plate-forme utilisé pour représenter n'importe quel type de renseignements. XML is a cross-platform format used to represent any type of information.

En utilisant le bouton More, vous trouverez plusieurs autre, les choix d'importation plus exotiques :

• Base de données d'ODBC. Les renseignements de gestes vifs d'à peu près n'importe quel produit de base de données, pourvu qu'il ait un conducteur ODBC. Cette option travaille particulièrement bien si vous avez besoin de recevoir des données d'une base de données de côté du serveur très haut de gamme comme l'Oracle, le Serveur de SQL, ou MySQL. This option works particularly well if you need to get data out of a high-end server-side database like Oracle, SQL Server, or MySQL.

• Document HTML. Les renseignements d'extraits d'une liste ou d'une table dans une Page Web HTML. Depuis HTML une norme c'est notoirement desserré (et par moments carrément débraillé), vous devriez essayer d'éviter cette option. Vous aurez probablement des problèmes importants. Since HTML’s a standard that’s notoriously loose (and at times downright sloppy), you should try to avoid this option. You’re likely to have importing problems.

• Chemise de Perspective. Les renseignements de coups d'une chemise dans l'Express de Perspective ou de Perspective.

• le Dossier de dBase, le Dossier de Paradoxe et le Lotus 1-2-3 Dossier. Les renseignements de coups d'un dossier créés avec un de ces programmes Paléolithiques.

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Bien que l'approche de coupe-et-colle de bloc-notes soit nette, elle toujours ne s'entraîne pas. Si vous avez besoin d'exporter des données vers un dossier et vous ne faites pas installer le programme correspondant sur votre ordinateur (ou vous ne voulez pas juste vous inquiéter de le diriger), donc vous avez besoin d'une différente voie de transférer vos renseignements. Pareillement, si vous téléchargez des données du Web ou allez chercher des renseignements d'un programme qui ne soutient pas de coupe-et-colle de Windows, vous avez besoin du trait d'importation d'Accès véritable. Similarly, if you’re downloading data from the Web or fetching information from a program that doesn’t support Windows cut-and-paste, you need the full-fledged Access import feature.

Quand Microsoft a conçu l'Accès 2007, ils ont passé un morceau équitable de temps en faisant l'importation et l'exportation présente plus clair et plus franc. De nos jours, vous pouvez faire tout le fait d'importer et le fait de vous exporter veulent d'une étiquette de ruban simple, qui est appelée des Données Externes (le chiffre 10-3).).

Le chiffre 10-3. La section d'Importation d'étiquette de Données Externe vous laisse les données de pipe dans l'Accès en utilisant une variété de formats. La section D'exportation fait le reverseit prend votre table et l'exporte dans un bouquet de différents goûts. The Export section does the reverseit takes your table, and exports it in a bunch of different flavors.

Notez : les sections d'Exportation et d'Importation ont des boutons faciles à l'accès pour les formats de dossier les plus populaires. Si vous ne voyez pas ce que vous voulez, claquez donc le bouton More pour voir une liste développée de choix.

Si vous importez ou exportez des données, le processus est essentiellement le même. Vous répondez à quelques questions à propos de quel dossier vous voulez utiliser et comment vous voulez faire la conversion et ensuite l'Accès fait vos enchères.

Dès que vous finissez d'exécuter une importation ou une opération d'exportation, l'Accès vous donne l'option de sauver tous vos pas. Si vous faites, vous pouvez les réutiliser plus tard sur. Cette méthode une grande voie d'économiser le temps si vous avez besoin d'exécuter la même exportation ou le processus d'importation de nouveau (comme si vous avez besoin d'importer quelques données chaque jour, ou exporter un résumé à la fin de chaque mois). This method’s a great way to save time if you need to perform the same export or import process again (like if you need to import some data every day, or export a summary at the end of every month).

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Vous pouvez copier des renseignements de l'Accès dans un autre programme assez facilement, mais vous ne vous attendez pas probablement être capables de faire le revers. Enfin, une base de données est un strict, une collection rigoureusement structurée de renseignements. Si vous essayez de copier une table d'un programme de Traitement de texte, donc vous manquerez des renseignements essentiels, comme les types de données de chaque colonne. Pour cette raison, l'Accès ne le permet pas. If you try to copy a table from a Word processing program, then you’ll lack vital information, like the data types of each column. For that reason, Access doesn’t allow it.

Cependant, l'Accès fait une exception spéciale pour le programme de tableur préféré de tout le monde, Exceller. Vous pouvez copier une sélection de cellules dans Excellent et les collent ensuite dans l'Accès pour créer une nouvelle table. Ces travaux de procédure parce qu'Excellent distinguent vraiment de différents types de données (bien que ce ne soit pas difficile presque aussi que l'Accès). Par exemple, Surpassez des nombres de plaisirs, des dates, un texte et de VRAIES/FAUSSES valeurs différemment. This procedure works because Excel does distinguish between different types of data (although it isn’t nearly as picky as Access). For example, Excel treats numbers, dates, text, and TRUE/FALSE values differently.

Voici comment utiliser ce trait :

1. Dans Surpassent, choisissent les cellules que vous voulez copier.

   Si votre tableur inclut des titres de colonne, incluez donc ces en-têtes dans la sélection. L'accès peut utiliser les titres comme les noms de terrain.

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   Notez : Il n'a pas d'importance quelle version de Vous surpassent havethis dupent des travaux avec eux tous.
   

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2. Le Coup Ctrl+C pour copier votre sélection.

3. Changement à l'Accès.

4. Faites un déclic n'importe où dans la vitre de navigation et appuyez ensuite sur Ctrl+V.

   L'accès remarque que vous essayez de coller un groupe de Surpassent des cellules et il essaie de les transformer dans une table. Premièrement, il demande si le premier rang dans votre sélection inclut des titres de colonne.

5. Si vous avez choisi les titres de colonne dans le pas 1, ensuite choisir Oui. Autrement, choisissez No..

   Si vous choisissez Oui, donc l'Accès ne doit pas créer le champ au hasard namesinstead, il peut utiliser vos en-têtes.

   L'accès crée une nouvelle table pour s'occuper des nouvelles données. Cette table a appelé par le drap Surpasser. Si votre drap a appelé Sheet1 (si si beaucoup sont dans Excellent), vous avez maintenant une table Sheet1. If your sheet’s named Sheet1 (as so many are in Excel), you now have a Sheet1 table.

   Dès que l'Accès finit la colle, il montre un message de confirmation pour vous permettre de savoir que tout est fini avec succès.

6. Cliquer OK.

   Maintenant vous pouvez raffiner votre table pour vous assurer les types de données et les noms de terrain sont exactement ce que vous voulez.

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L'accès vous permet de copier une sélection de rangs ou d'une table entière à un autre programme, sans passer par l'embêtement du sorcier D'exportation. L'accès copie ces rangs au bloc-notes comme un objet intelligent qui peut se convertir dans une variété de formats sympathiques du logiciel. Vous pouvez les coller comme Surpassent des cellules, le texte HTML (la langue de formatage du Web), ou RichText (une norme de formatage créée par Microsoft et soutenu par toutes les Machines de traitement de texte importantes). Comme HTML et RichText sont si largement soutenus, vous n'aurez presque jamais de problème en copiant vos rangs dans un autre programme quand vous utilisez cette technique. You can paste them as Excel cells, HTML text (the formatting language of the Web), or RichText (a formatting standard created by Microsoft and supported by all major Word processors). Since HTML and RichText are so widely supported, you’ll almost never have a problem copying your rows into another program when you use this technique.

Voici comment l'essayer :

1. Si vous voulez copier une table entière, donc, dans la vitre de navigation, choisissent la table. Si vous voulez copier seulement quelques rangs, choisissez-les donc dans la vue de Datasheet, comme montré dans le chiffre 10-1..

   Vous n'êtes pas limités à la duplication des tables. Vous pouvez copier aussi les résultats d'une question. Choisissez juste la question dans la vitre de navigation. Vous ne pouvez pas copier des rapports ou des formes, cependant. Just select the query in the navigation pane. You can’t copy reports or forms, however.

   Quand vous copiez des rangs ou une table entière, l'Accès prend votre colonne cachant des cadres (la Section 3.1.4) en considération. Si vous avez caché une colonne donc il n'apparaît pas dans le datasheet (en le choisissant et en décidant ensuite que les Dossiers de Famille Cachent Plus des Colonnes), l'Accès ne le copie pas au bloc-notes. Cette technique vous aide à omettre des renseignements que vous ne voulez pas copier. This technique helps you leave out information you don’t want to copy.

   
   Le chiffre 10-1. En choisissant des rangs dans le datasheet, claquez la marge de gris juste à gauche du premier rang que vous voulez choisir. Alors, rabaissez pour choisir autant de rangs comme vous voulez. Si vous ne voulez pas prendre votre main de la souris, donc vous pouvez copier ces rangs en maintenant en place la clé Ctrl et le cliquetis du droit un d'entre eux. Alors, du menu surgir, choisissez la Copie. Then, drag down to select as many rows as you want. If you don’t want to take your hand off the mouse, then you can copy these rows by holding down the Ctrl key, and right-clicking one of them. Then, from the pop-up menu, choose Copy.

   Lisez le reste de cette entrée»

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Quelqu'un qui a passé beaucoup de temps en utilisant un ordinateur de Windows est familier avec le bloc-notes un récipient en coulisses qui conserve temporairement des renseignements donc vous pouvez le transférer d'un programme à un autre. En utilisant le bloc-notes, vous pouvez copier un fragment de texte en un mot le document et le coller ensuite dans un champ dans une table d'Accès, ou vice versa. C'est facile beaucoup. Mais vous ne vous rendez pas compte probablement que vous pouvez copier une table entière de renseignements. That much is easy. But you probably don’t realize that you can copy an entire table of information.

Avant que vous essayez ce truc, vous avez besoin de comprendre deux faits clé du bloc-notes :

• Le bloc-notes peut conserver beaucoup de différents types de renseignements. La plupart du temps, vous l'utilisez pour copier le texte simple. Cependant, selon le programme vous utilisez, vous pourriez copier aussi des formes, des dessins, des tables et plus. However, depending on the program you’re using, you could also copy shapes, pictures, tables, and more.

• Quelques types de renseignements peuvent se convertir à d'autres types. Si vous copiez une sélection de cellules dans Excellent, donc vous pouvez le coller comme une table formatée traitant en un mot le programme comme le Mot ou WordPerfect. De, si vous copiez un diagramme dans Visio, alors vous pouvez le coller comme un dessin dans la Peinture. Dans les deux exemples, vous copiez un type spécialisé d'objet (Surpassez des cellules ou un diagramme de Visio) au bloc-notes de Windows. Cependant, cet objet peut se rétrograder quand il a besoin à. Vous pouvez coller une copie véritable de l'objet dans le programme original sans perdre n'importe quoi, ou vous pouvez le coller et convertir en quelque chose de plus simple dans un programme moins puissant. Of, if you copy a diagram in Visio, then you can paste it as a picture in Paint. In both examples, you copy a specialized type of object (Excel cells or a Visio diagram) to the Windows clipboard. However, this object can downgrade itself when it needs to. You can paste a full-fledged copy of the object in the original program without losing anything, or you can paste and convert it to something simpler in a less powerful program.

Cette flexibilité est le secret aux données changeantes à et de l'Accès. Les sections suivantes expliquent comment il travaille.

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