L'onglet Print Preview est un peu de bizarrerie, parce qu'il inclut quelques commandes qui n'ont rien à avec l'imprimerie de votre rapport. Les commandes dans la section de données d'avant-première de caractères vous permettent de prendre un instantané des données de rapport actuelles et ensuite l'exporter dans autre type de dossier donc vous pouvez la voir à l'extérieur de l'accès ou du travail avec lui dans un autre programme. Cette technique est une grande pour utiliser si vous voulez partager quelques données avec d'autres gens (lu : impressionnez le patron).

Bien que l'accès soutienne beaucoup de différents formats pour exporter un rapport, vous utiliserez juste quelques-uns avec les rapports. (Les autres sont plus utiles quand vous exportez des données pures d'une table ou d'une question, comme expliqué dans le chapitre 10. ) Les formats utiles pour exporter des rapports incluent :

• Mot. Cette option transforme votre rapport dans un document que vous pouvez ouvrir dans Microsoft Word. Cependant, l'accès de format utilise est gauche un peu. (Il sépare chaque colonne avec les étiquettes et chaque ligne avec un retour dur, qui rend difficile de réarranger les données après le fait dans le mot. ) Un trait d'exportation plus agréable mettrait les données de rapport dans une table de mot, qui rendrait beaucoup plus facile de travailler avec.

• Document HTML. Cette option transforme votre rapport dans un document HTML riche, convenable pour voyager par la poste sur le Web ou juste s'ouvrir directement de votre disque dur. L'avantage de ce format consiste en ce que tout vous avez besoin de le voir est un navigateur de Web (et qui n'a pas un de ceux ? ). Le seul désavantage consiste en ce que le formatage, la disposition et la pagination de votre rapport ne seront pas préservés exactement, qui est un inconvénient si quelqu'un veut imprimer le rapport exporté.

• Téléspectateur d'instantané. Cette option crée un dossier d'instantané.snp, que quelqu'un peut ouvrir pour voir et imprimer le rapport complètement formaté. Pour voir le dossier d'instantané, vous avez besoin du programme Snapshot Viewer libre de Microsoft. (Pour le télécharger, la vague à http://office.microsoft.com et la recherche “ du téléspectateur d'instantané. ”) bien que le téléspectateur d'instantané travaille tout à fait bien, la plupart des personnes préfèrent utiliser le format de PDF plus standard (ensuite dans la liste), qui fournit les mêmes traits. (Sans mentir, le téléspectateur d'instantané est un peu de vestige de plus premières versions de bureau. )

• PDF ou XPS. Cette option vous permet de préserver votre formatage de rapport exact (donc votre rapport peut être imprimé) et il laisse les gens qui n'ont pas d'accès (et n'ayez même pas peut-être Windows) voyez votre rapport. Le seul inconvénient est que ce trait n'est pas inclus dans le paquet d'accès fondamental. Au lieu de cela vous avez besoin d'installer un libre ajoutent - dans le recevoir (vous verrez comment dans la section 8.2.3). Pour plus de renseignements sur le PDF et les formats de XPS, voir la boîte “ Apprendre à aimer PDFs ” ci-dessous.

Peu importe qui vous formatent l'utilisation, le processus est essentiellement le même :

1. Si vous n'êtes pas déjà dans le mode d'avant-première de caractères, faites un clic droit sur le titre d'étiquette de rapport et choisissez ensuite l'avant-première de caractères.

2. Cliquez un des boutons dans la section de données d'avant-première de caractères du ruban, selon le format que vous voulez utiliser pour votre exportation.

   Par exemple, choisissez le mot de données d'avant-première de caractères pour copier les résultats de votre rapport dans un document compatible du mot. Certaines des options sont conservées selon le menu Print Preview Data More et vous ne verrez pas un PDF exporter l'option jusqu'à ce que vous installiez le PDF ajoutent - dans (comme décrit dans la section suivante).

3. Choisissez un nom pour le dossier de destination (la figure 8-12).

   Le dossier de destination est l'endroit où les données exportées seront conservées.

   
   La figure 8-12. L'accès suppose que vous voulez un nom qui correspond à votre rapport (par exemple, ProductCatalog.rtf si le rapport de ProductCatalog est exporté vers un document de texte riche qui peut être ouvert dans le mot). Cependant, vous pouvez changer le nom de dossier à ce que vous voulez.

4. Si vous voulez ouvrir votre dossier exporté dans le programme apparenté, vérifiez que le cadre “ Ouvre le dossier de destination après que l'opération d'exportation est complète.”

   Dites que vous exportez un document de mot et vous choisissez cette option ; l'accès exportera les données, lancera le mot et chargera en haut le document. C'est une bonne façon de s'assurer que votre opération d'exportation a travaillé comme attendu. Cette option travaille seulement si vous avez le programme dont vous avez besoin sur votre ordinateur.

5. Cliquez OK pour exécuter l'exportation.

   Ignorez les deux autres checkboxes, qui sont grayed. Ils font une demande seulement pour exporter des opérations qui travaillent avec d'autres objets de base de données.

   ---

   Note : Souvenez-vous, le fait d'exporter un rapport est comme imprimer un rapport. Votre dossier exporté contient les données qui ont existé à ce moment-là. Si vous décidez une semaine plus tard que vous avez besoin des données plus récentes, vous avez besoin d'exporter votre rapport de nouveau.
   

   ---

6. Choisissez si en effet vous voulez sauver vos paramètres d'exportation.

   En sauvant vos paramètres d'exportation, vous pouvez répéter vite votre opération d'exportation plus tard. Par exemple, si vous exportez à un document de mot et sauvez les paramètres d'exportation, vous pouvez exporter les données de rapport demain, la semaine prochaine, ou une année dans l'avenir.

   ---

   Bout : Vous n'avez pas besoin d'ouvrir votre rapport pour l'exporter. Au lieu de cela vous pouvez utiliser toutes les commandes dont vous avez besoin directement de la vitre de navigation. Faites un clic droit juste sur le nom de rapport et choisissez ensuite l'exportation pour montrer un menu de toutes vos options d'exportation, des dossiers PDF aux pages HTML. Vous verrez aussi quelques options qui n'apparaissent pas dans l'onglet Export du ruban, en incluant des options pour exporter le rapport à la base de données plus vieille, presque oubliée et aux produits de tableur comme dBase, paradoxe et Lotus 1-2-3.
   

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Popularité : 2 % [?]

L'onglet Print Preview est un peu de bizarrerie, parce qu'il inclut quelques commandes qui n'ont rien à avec l'imprimerie de votre rapport. Les commandes dans la section de données d'avant-première de caractères vous permettent de prendre un instantané des données de rapport actuelles et ensuite l'exporter dans autre type de dossier donc vous pouvez la voir à l'extérieur de l'accès ou du travail avec lui dans un autre programme. Cette technique est une grande pour utiliser si vous voulez partager quelques données avec d'autres gens (lu : impressionnez le patron).

Bien que l'accès soutienne beaucoup de différents formats pour exporter un rapport, vous utiliserez juste quelques-uns avec les rapports. (Les autres sont plus utiles quand vous exportez des données pures d'une table ou d'une question, comme expliqué dans le chapitre 10. ) Les formats utiles pour exporter des rapports incluent :

• Mot. Cette option transforme votre rapport dans un document que vous pouvez ouvrir dans Microsoft Word. Cependant, l'accès de format utilise est gauche un peu. (Il sépare chaque colonne avec les étiquettes et chaque ligne avec un retour dur, qui rend difficile de réarranger les données après le fait dans le mot. ) Un trait d'exportation plus agréable mettrait les données de rapport dans une table de mot, qui rendrait beaucoup plus facile de travailler avec.

• Document HTML. Cette option transforme votre rapport dans un document HTML riche, convenable pour voyager par la poste sur le Web ou juste s'ouvrir directement de votre disque dur. L'avantage de ce format consiste en ce que tout vous avez besoin de le voir est un navigateur de Web (et qui n'a pas un de ceux ? ). Le seul désavantage consiste en ce que le formatage, la disposition et la pagination de votre rapport ne seront pas préservés exactement, qui est un inconvénient si quelqu'un veut imprimer le rapport exporté.

• Téléspectateur d'instantané. Cette option crée un dossier d'instantané.snp, que quelqu'un peut ouvrir pour voir et imprimer le rapport complètement formaté. Pour voir le dossier d'instantané, vous avez besoin du programme Snapshot Viewer libre de Microsoft. (Pour le télécharger, la vague à http://office.microsoft.com et la recherche “ du téléspectateur d'instantané. ”) bien que le téléspectateur d'instantané travaille tout à fait bien, la plupart des personnes préfèrent utiliser le format de PDF plus standard (ensuite dans la liste), qui fournit les mêmes traits. (Sans mentir, le téléspectateur d'instantané est un peu de vestige de plus premières versions de bureau. )

• PDF ou XPS. Cette option vous permet de préserver votre formatage de rapport exact (donc votre rapport peut être imprimé) et il laisse les gens qui n'ont pas d'accès (et n'ayez même pas peut-être Windows) voyez votre rapport. Le seul inconvénient est que ce trait n'est pas inclus dans le paquet d'accès fondamental. Au lieu de cela vous avez besoin d'installer un libre ajoutent - dans le recevoir (vous verrez comment dans la section 8.2.3). Pour plus de renseignements sur le PDF et les formats de XPS, voir la boîte “ Apprendre à aimer PDFs ” ci-dessous.

Peu importe qui vous formatent l'utilisation, le processus est essentiellement le même :

1. Si vous n'êtes pas déjà dans le mode d'avant-première de caractères, faites un clic droit sur le titre d'étiquette de rapport et choisissez ensuite l'avant-première de caractères.

2. Cliquez un des boutons dans la section de données d'avant-première de caractères du ruban, selon le format que vous voulez utiliser pour votre exportation.

   Par exemple, choisissez le mot de données d'avant-première de caractères pour copier les résultats de votre rapport dans un document compatible du mot. Certaines des options sont conservées selon le menu Print Preview Data More et vous ne verrez pas un PDF exporter l'option jusqu'à ce que vous installiez le PDF ajoutent - dans (comme décrit dans la section suivante).

3. Choisissez un nom pour le dossier de destination (la figure 8-12).

   Le dossier de destination est l'endroit où les données exportées seront conservées.

   
   La figure 8-12. L'accès suppose que vous voulez un nom qui correspond à votre rapport (par exemple, ProductCatalog.rtf si le rapport de ProductCatalog est exporté vers un document de texte riche qui peut être ouvert dans le mot). Cependant, vous pouvez changer le nom de dossier à ce que vous voulez.

4. Si vous voulez ouvrir votre dossier exporté dans le programme apparenté, vérifiez que le cadre “ Ouvre le dossier de destination après que l'opération d'exportation est complète.”

   Dites que vous exportez un document de mot et vous choisissez cette option ; l'accès exportera les données, lancera le mot et chargera en haut le document. C'est une bonne façon de s'assurer que votre opération d'exportation a travaillé comme attendu. Cette option travaille seulement si vous avez le programme dont vous avez besoin sur votre ordinateur.

5. Cliquez OK pour exécuter l'exportation.

   Ignorez les deux autres checkboxes, qui sont grayed. Ils font une demande seulement pour exporter des opérations qui travaillent avec d'autres objets de base de données.

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   Note : Souvenez-vous, le fait d'exporter un rapport est comme imprimer un rapport. Votre dossier exporté contient les données qui ont existé à ce moment-là. Si vous décidez une semaine plus tard que vous avez besoin des données plus récentes, vous avez besoin d'exporter votre rapport de nouveau.
   

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6. Choisissez si en effet vous voulez sauver vos paramètres d'exportation.

   En sauvant vos paramètres d'exportation, vous pouvez répéter vite votre opération d'exportation plus tard. Par exemple, si vous exportez à un document de mot et sauvez les paramètres d'exportation, vous pouvez exporter les données de rapport demain, la semaine prochaine, ou une année dans l'avenir.

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   Bout : Vous n'avez pas besoin d'ouvrir votre rapport pour l'exporter. Au lieu de cela vous pouvez utiliser toutes les commandes dont vous avez besoin directement de la vitre de navigation. Faites un clic droit juste sur le nom de rapport et choisissez ensuite l'exportation pour montrer un menu de toutes vos options d'exportation, des dossiers PDF aux pages HTML. Vous verrez aussi quelques options qui n'apparaissent pas dans l'onglet Export du ruban, en incluant des options pour exporter le rapport à la base de données plus vieille, presque oubliée et aux produits de tableur comme dBase, paradoxe et Lotus 1-2-3.
   

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Popularité : 2 % [?]