Jusqu'à présent, vous avez vu comment les rapports rendent plus facile de reconsidérer et réviser vos dossiers. Mais et quand vous ajoutez vos dossiers en premier lieu ? Les rapports sont basés d'habitude sur une valeur d'AutoNumber inutile. Quand vous créez une nouvelle poupée, vous ne saurez pas probablement que 3408 représente la maison Bobelle O ’ les poupées. L'accès vous arrête d'entrer dans une carte d'identité de fabricant qui n'est reliée à personne du tout, mais il ne vous aide pas à choisir la valeur de carte d'identité que vous voulez.

Heureusement, l'accès a une technique pour vous tirer d'embarras. Dans le chapitre précédent, vous avez appris des recherches (la Section 4.4), un trait qui vous fournit une liste de valeurs possibles pour une colonne. En créant une recherche, vous pouvez fournir une liste de valeurs fixées, ou vous pouvez tirer des valeurs d'une autre table. Vous pourriez créer une recherche pour le champ de ManufacturerID dans la table de poupées qui utilise une liste de valeurs de carte d'identité tirées de la table de fabricants. Ce type de recherche aide un bitit vous donne une liste de toutes les valeurs possibles vous pouvez usebut il ne résout pas toujours le problème central. À savoir, les gens désorientés utilisant votre base de données n'auront pas d'indice quelle carte d'identité appartient à quel fabricant. Vous avez besoin toujours d'une façon de montrer le nom de fabricant dans la liste de recherche.

La figure 5-10. Il y a deux rapports au travail ici. Les clients sont le parent d'ordres (qui énumère tous les ordres qu'un client a placés). Les ordres sont le parent d'OrderDetails (qui énumère les articles individuels dans chaque ordre). En creusant par les niveaux, vous pouvez voir ce que chaque client a acheté.

Heureusement, les listes de recherche fournissent juste ce trait. Le truc doit créer une recherche qui a plus qu'une colonne. Une colonne tient les renseignements (dans ce cas-là, le nom de fabricant) que vous voulez afficher à la personne utilisant la base de données. L'autre colonne a les données que vous voulez utiliser quand une valeur a choisi (dans ce cas-là, la carte d'identité de fabricant).

Les pas suivants montrent comment vous pouvez créer une liste de recherche qui relie des tables de fabricants et les poupées :

1. Ouvrez la table d'enfant dans la vue de design.

   Dans cet exemple, c'est la table de poupées.

2. Choisissez le champ qui communique à la table parentale et, dans la colonne de type de données, choisissez l'option de sorcier de recherche.

   Dans cet exemple, le champ que vous voulez est ManufacturerID.

3. Choisissez “ Je veux que la colonne de recherche cherche les valeurs dans une table ou une question ” et ensuite clique sur Next.

   Le pas suivant montre une liste de toutes les tables dans votre base de données, sauf la table actuelle.

4. Choisissez la table parentale et cliquez ensuite sur Next.

   Dans ce cas-là, vous êtes après la table de fabricants. Dès que vous le choisissez et bougez au pas suivant, vous verrez une liste de tous les champs dans la table.

5. Ajoutez le champ que vous utilisez pour le lien et un autre champ plus descriptif à la liste de champs choisis (la figure 5-11). Cliquez sur Next pour continuer.

   Dans ce cas-là, vous avez besoin d'ajouter le champ de carte d'identité et le champ de fabricant.

   ---

   Bout : Dans certains cas, vous pourriez vouloir utiliser plus qu'un champ avec les renseignements descriptifs. Par exemple, vous pourriez saisir tant un champ de LastName que de FirstName d'une table de FamilyRelatives. Mais n'ajoutez pas trop de renseignements, ou la liste de recherche deviendra vraiment large pour caser tout cela. Cela semble un peu bizarre.
   

   ---

6. Choisissez un champ pour utiliser pour classer la liste de recherche (la figure 5-12) et ensuite cliquer sur Next.

   Dans cet exemple, le champ de fabricant le meilleur choix de classer la liste.

   
   La figure 5-11. Le secret à une bonne recherche reçoit deux informations : la clé primaire (dans ce cas-là, le champ de carte d'identité) et une valeur plus descriptive (dans ce cas-là, le nom du fabricant). Le champ de carte d'identité l'information que vous avez besoin de conserver dans le record de poupée, pendant que le champ de fabricant la valeur vous montrerez dans la liste de recherche pour rendre plus facile de choisir le bon fabricant.

   
   La figure 5-12. Il est important de classer la liste de recherche, pour que la personne l'utilisant puisse trouver le bon article vite. On relie des étudiants aux classes et les autres enseignants de liens aux classes.

7. Le pas suivant montre une avant-première de votre liste de recherche (la figure 5-13). Assurez-vous le " Se cachent la colonne clée ” l'option a choisi et clique ensuite sur Next.

   Bien que le champ primaire et clé ait la valeur qui lie les deux tables, cela ne signifie pas beaucoup à la personne utilisant la base de données. L'autre, champ descriptif plus important.

   
   La figure 5-13. Ici, la liste de recherche montre le nom de fabricant (le champ de fabricant) et cache la carte d'identité de fabricant (le champ de carte d'identité).

8. Choisissez un nom pour la colonne de recherche.

   D'habitude, il est le plus clair si vous gardez le nom du champ qui utilise la recherche (dans ce cas-là, ManufacturerID).

   Le pas final vous donne aussi une option appelée permet des valeurs multiples. Si vous le vérifiez, donc la liste de recherche montre un checkbox à côté de chaque article, pour que vous puissiez choisir plusieurs immédiatement. (Dans cet exemple, vous pouvez créer une poupée qui a plus qu'un fabricant. )

9. Cliquez sur Finish.

   Maintenant, l'accès crée la recherche pour le champ et vous incite à sauver la table. Dès que vous faites, l'accès crée un rapport entre les deux tables que vous avez reliées avec votre colonne de recherche. Ici, l'accès crée un rapport d'enfant parental entre les fabricants et les poupées, comme vous avez fait dans la section 5.2.

Maintenant, si vous échangez à la vue de design de la table de poupées, vous pouvez utiliser votre recherche quand vous révisez ou ajoutez des dossiers (la figure 5-14).

La figure 5-14. Même si la table de poupées conserve une valeur de carte d'identité dans le champ de ManufacturerID en coulisses, ce n'est pas comment il apparaît sur votre datasheet. Au lieu de cela vous voyez le nom de fabricant apparenté. Encore mieux, si vous avez besoin d'ajouter un nouveau record ou changer le fabricant c'est assigné à un existant, alors vous pouvez choisir le fabricant de la liste de nom.

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Jusqu'à présent, vous avez vu comment les rapports rendent plus facile de reconsidérer et réviser vos dossiers. Mais et quand vous ajoutez vos dossiers en premier lieu ? Les rapports sont basés d'habitude sur une valeur d'AutoNumber inutile. Quand vous créez une nouvelle poupée, vous ne saurez pas probablement que 3408 représente la maison Bobelle O ’ les poupées. L'accès vous arrête d'entrer dans une carte d'identité de fabricant qui n'est reliée à personne du tout, mais il ne vous aide pas à choisir la valeur de carte d'identité que vous voulez.

Heureusement, l'accès a une technique pour vous tirer d'embarras. Dans le chapitre précédent, vous avez appris des recherches (la Section 4.4), un trait qui vous fournit une liste de valeurs possibles pour une colonne. En créant une recherche, vous pouvez fournir une liste de valeurs fixées, ou vous pouvez tirer des valeurs d'une autre table. Vous pourriez créer une recherche pour le champ de ManufacturerID dans la table de poupées qui utilise une liste de valeurs de carte d'identité tirées de la table de fabricants. Ce type de recherche aide un bitit vous donne une liste de toutes les valeurs possibles vous pouvez usebut il ne résout pas toujours le problème central. À savoir, les gens désorientés utilisant votre base de données n'auront pas d'indice quelle carte d'identité appartient à quel fabricant. Vous avez besoin toujours d'une façon de montrer le nom de fabricant dans la liste de recherche.

La figure 5-10. Il y a deux rapports au travail ici. Les clients sont le parent d'ordres (qui énumère tous les ordres qu'un client a placés). Les ordres sont le parent d'OrderDetails (qui énumère les articles individuels dans chaque ordre). En creusant par les niveaux, vous pouvez voir ce que chaque client a acheté.

Heureusement, les listes de recherche fournissent juste ce trait. Le truc doit créer une recherche qui a plus qu'une colonne. Une colonne tient les renseignements (dans ce cas-là, le nom de fabricant) que vous voulez afficher à la personne utilisant la base de données. L'autre colonne a les données que vous voulez utiliser quand une valeur a choisi (dans ce cas-là, la carte d'identité de fabricant).

Les pas suivants montrent comment vous pouvez créer une liste de recherche qui relie des tables de fabricants et les poupées :

1. Ouvrez la table d'enfant dans la vue de design.

   Dans cet exemple, c'est la table de poupées.

2. Choisissez le champ qui communique à la table parentale et, dans la colonne de type de données, choisissez l'option de sorcier de recherche.

   Dans cet exemple, le champ que vous voulez est ManufacturerID.

3. Choisissez “ Je veux que la colonne de recherche cherche les valeurs dans une table ou une question ” et ensuite clique sur Next.

   Le pas suivant montre une liste de toutes les tables dans votre base de données, sauf la table actuelle.

4. Choisissez la table parentale et cliquez ensuite sur Next.

   Dans ce cas-là, vous êtes après la table de fabricants. Dès que vous le choisissez et bougez au pas suivant, vous verrez une liste de tous les champs dans la table.

5. Ajoutez le champ que vous utilisez pour le lien et un autre champ plus descriptif à la liste de champs choisis (la figure 5-11). Cliquez sur Next pour continuer.

   Dans ce cas-là, vous avez besoin d'ajouter le champ de carte d'identité et le champ de fabricant.

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   Bout : Dans certains cas, vous pourriez vouloir utiliser plus qu'un champ avec les renseignements descriptifs. Par exemple, vous pourriez saisir tant un champ de LastName que de FirstName d'une table de FamilyRelatives. Mais n'ajoutez pas trop de renseignements, ou la liste de recherche deviendra vraiment large pour caser tout cela. Cela semble un peu bizarre.
   

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6. Choisissez un champ pour utiliser pour classer la liste de recherche (la figure 5-12) et ensuite cliquer sur Next.

   Dans cet exemple, le champ de fabricant le meilleur choix de classer la liste.

   
   La figure 5-11. Le secret à une bonne recherche reçoit deux informations : la clé primaire (dans ce cas-là, le champ de carte d'identité) et une valeur plus descriptive (dans ce cas-là, le nom du fabricant). Le champ de carte d'identité l'information que vous avez besoin de conserver dans le record de poupée, pendant que le champ de fabricant la valeur vous montrerez dans la liste de recherche pour rendre plus facile de choisir le bon fabricant.

   
   La figure 5-12. Il est important de classer la liste de recherche, pour que la personne l'utilisant puisse trouver le bon article vite. On relie des étudiants aux classes et les autres enseignants de liens aux classes.

7. Le pas suivant montre une avant-première de votre liste de recherche (la figure 5-13). Assurez-vous le " Se cachent la colonne clée ” l'option a choisi et clique ensuite sur Next.

   Bien que le champ primaire et clé ait la valeur qui lie les deux tables, cela ne signifie pas beaucoup à la personne utilisant la base de données. L'autre, champ descriptif plus important.

   
   La figure 5-13. Ici, la liste de recherche montre le nom de fabricant (le champ de fabricant) et cache la carte d'identité de fabricant (le champ de carte d'identité).

8. Choisissez un nom pour la colonne de recherche.

   D'habitude, il est le plus clair si vous gardez le nom du champ qui utilise la recherche (dans ce cas-là, ManufacturerID).

   Le pas final vous donne aussi une option appelée permet des valeurs multiples. Si vous le vérifiez, donc la liste de recherche montre un checkbox à côté de chaque article, pour que vous puissiez choisir plusieurs immédiatement. (Dans cet exemple, vous pouvez créer une poupée qui a plus qu'un fabricant. )

9. Cliquez sur Finish.

   Maintenant, l'accès crée la recherche pour le champ et vous incite à sauver la table. Dès que vous faites, l'accès crée un rapport entre les deux tables que vous avez reliées avec votre colonne de recherche. Ici, l'accès crée un rapport d'enfant parental entre les fabricants et les poupées, comme vous avez fait dans la section 5.2.

Maintenant, si vous échangez à la vue de design de la table de poupées, vous pouvez utiliser votre recherche quand vous révisez ou ajoutez des dossiers (la figure 5-14).

La figure 5-14. Même si la table de poupées conserve une valeur de carte d'identité dans le champ de ManufacturerID en coulisses, ce n'est pas comment il apparaît sur votre datasheet. Au lieu de cela vous voyez le nom de fabricant apparenté. Encore mieux, si vous avez besoin d'ajouter un nouveau record ou changer le fabricant c'est assigné à un existant, alors vous pouvez choisir le fabricant de la liste de nom.

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