Dans le milieu des affaires, beaucoup de nos documents sont des efforts en collaboration qui sont créés, révisés, ou commentés par les gens multiples. Cette sorte de travail d'équipe est ordinaire dans le Mot, Excellez et PowerPoint, mais cela devient de plus en plus la norme dans l'Accès, aussi. Les scénarios de collaboration d'Accès les plus communs impliquent de placer la base de données dans une chemise de réseau partagée ou déplacer certains ou toutes les données à un site SharePoint.

Ces solutions d'Intranet sont parfaites si vous avez seulement quelques personnes qui collaborent aux données. Cependant, et si vous avez besoin de saisir des douzaines ou même des centaines des gens ? Par exemple, vous pourriez avoir besoin de quelques données de chaque employé ou de contribution d'un grand nombre de directeurs de produit ou de chefs de département. Dans de tels cas, il n'avait pas de bon sens de donner chaque permission de personne d'accéder à la base de données. Dans le passé, les administrateurs de base de données envoyaient d'habitude des questions à chaque personne demandant les données exigées et ensuite un utilisateur d'entrée de données saisirait les réponses dans la base de données.

Heureusement, cette solution coûteuse et lente sera bientôt une chose du passé grâce à un nouveau trait de 2007 d'Accès appelé la Collecte de données d'Accès (ADC). Avec ADC, vous créez une forme qui inclut des champs pour les données que vous voulez recueillir, placer cette forme dans un message de courrier électronique HTML et ensuite envoyer ce message à chaque personne dont vous voulez recueillir les données. Chaque personne remplit un formulaire et rend le message, qui est alors sauvé dans une chemise de Perspective spéciale appelée des Réponses de Collecte de données d'Accès. Vous synchronisez alors l'Accès (à la main ou automatiquement) avec ces réponses et les données sont ajoutées à la table sous-jacente.

PRUDENCE

Beaucoup de personnes remettent leurs clients de courrier électronique sur pied pour lire des messages dans le texte simple et ce n'est pas bon pour ADC. Premièrement, l'observation du message ADC dans le texte simple empêche l'utilisateur de voir la forme du tout. Deuxièmement, même si l'utilisateur convertit le message en HTML (en claquant la barre d'information et en claquant ensuite le Display comme HTML), l'Accès le perçoit comme un "changement" dans la forme et il ne traitera pas la réponse. C'est-à-dire, dans la chemise de Réponses de Collecte de données d'Accès, la colonne de Statut de Collecte de données pour la réponse dit la chose suivante :
Échec : Ne peut pas traiter ce message e-mail. La forme dans ce message e-mail est corrompue ou a été modifiée.
L'utilisateur doit éteindre l'option de Perspective de lire les messages dans le texte simple (choisissez des Outils, le Centre Fiduciaire, claquez l'E-mail Security et faites un déclic ensuite pour désamorcer le Lu Tout le Courrier Standard dans la boîte à cocher de texte Simple), répondez à et remplissez-vous dans la forme d'ADC et réglez ensuite l'option de texte simple.

La création du message de Collecte de données d'Accès

Le meilleur de tous, en créant une forme d'ADC est un claquement grâce à un sorcier d'Accès qui construit la forme point par point. Voici comment il travaille :

1. 1. Dans la vitre de Navigation, claquez la table que vous voulez utiliser pour conserver les données recueillies.
2. 2. Choisissez des Données Externes, Créez l'E-mail. L'accès commence le Sorcier ADC.
3. 3. Faites un déclic Ensuite. Le sorcier demande si vous voulez utiliser une forme HTML ou une forme d'InfoPath.
4. 4. Claquez la Forme de HTML et claquez ensuite le Next.
5. 5. Si la table contient déjà des données, le sorcier demande si vous voulez recueillir des nouvelles informations ou actualiser des renseignements existants. Claquez une des options suivantes et claquez ensuite le Next :
   • Recueillez le Seul claquement de Nouvelles informations cette option d'envoyer une forme en blanc pour de nouvelles données.
   • Actualisez le Claquement d'information Existant cette option d'envoyer des données existantes pour le destinataire pour réviser. Le record qui contient l'adresse du destinataire est le record que le destinataire révise.
6. 6. Pour chaque champ vous voulez inclure dans la forme, claquer le champ et ensuite faire un déclic> (ou le claquement>> pour ajouter tous les champs). Claquez le Next.
7. 7. Si vous voulez que l'Accès automatiquement synchronise avec la Perspective quand les réponses arrivent, faites un déclic pour activer Automatiquement les Réponses de Processus et Ajouter des Données à la boîte à cocher Table (où la Table est le nom de la table que vous avez choisie dans le pas 1) et claquez ensuite le Next.
8. 8. Choisissez comment vous voulez spécifier les destinataires de message (claquez le Next après que vous faites votre choix) :
   • Entrez dans les Adresses E-mail dans Microsoft Office Outlook-Click cette option d'entrer dans les destinataires à la main dans la fenêtre de message de Perspective qui affiche plus tard. Sautillez au Pas 10.
   • Utilisez les Adresses E-mail Conservées dans un Champ dans le claquement de la Base de données cette option si vous faites conserver les adresses des destinataires dans la base de données actuelle. Procédez au Pas 9.
9. 9. Spécifiez les adresses dans la base de données en utilisant une des options suivantes (claquez le Next quand vous êtes faits) :
   • La Table Actuelle ou le claquement de la Question cette option si les adresses de courrier électronique sont conservées dans la table vous utilisez avec ADC. Utilisez la liste associée pour claquer le champ qui contient les adresses.
   • Un claquement de la Table Associé cette option si les adresses résident dans une autre table qui est rattachée à la table actuelle. Premièrement, utilisez la liste associée pour claquer le champ dans la table actuelle sur laquelle le rapport est basé. Deuxièmement, quand l'Accès affiche une liste de champs dans la table apparentée, utilisez la liste pour claquer le champ que conÂ-tains le courrier électronique adresse.
10. 10. Révisez le message le Sujet et l'Introduction, comme nécessaire. Si les adresses sont venues de la base de données d'Accès, faites un déclic où vous voulez les adresses ajoutées : l'au Champ, le Champ de Centimètre cube, ou le Champ Bcc. Claquez le Next.
11. 11. Vous avez maintenant deux façons de procéder :
    • Si vous choisissez un champ d'Accès pour les adresses de destinataire, claquez le Next. L'accès disÂ-joue une liste des destinataires avec les boîtes à cocher pour chaque adresse. Quittez les boîtes à cocher activées pour les destinataires vous voulez recevoir le message. Quand vous êtes faits, claquez le Send.
    • Si vous spécifiez des destinataires via la Perspective, claquez le Create pour créer le message, choisissez les destinataires et claquez ensuite le Send.

Le travail avec les Réponses de Collecte de données d'Accès

Si vous recevez un message ADC, vous avez besoin de vous remplir dans les champs et rendre le message. Voici les pas pour suivre :

1. Claquez le message de Collecte de données d'Accès et claquez ensuite le Reply. L'accès affiche la fenêtre de message.
2. Le rouleau de papier en bas le corps de message jusqu'à ce que vous voyiez la forme, comme montré dans la figure 1.

La figure 1 Quand vous répondez à un message ADC, se remplit dans chaque champ de forme dans le corps de la réponse.

3. Faites un déclic à l'intérieur d'un champ de forme et tapez les données.
4. Répétez le Pas 3 pour chaque champ.
5. Après que vous vous remplissez dans chaque champ, claquez le Send.

La conclusion des Dossiers En duplicata avec une Question

Comme mentionné plus tôt, quand vous recevez des réponses à vos messages, ils sont automatiquement mis en déroute à la chemise de Réponses de Collecte de données d'Accès dans la Perspective. (C'est une sous-chemise de la chemise Inbox.) Si vous n'avez pas monté d'Accès pour automatiquement manipuler les réponses, suivez ces pas pour manuellement manipuler une réponse :

1. Dans la Perspective, ouverte la réponse.
2. Claquez l'Export vers l'Accès. La perspective vous demande de confirmer.
3. Cliquer OK. La perspective exporte les données.
4. Cliquer OK.

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Dans le milieu des affaires, beaucoup de nos documents sont des efforts en collaboration qui sont créés, révisés, ou commentés par les gens multiples. Cette sorte de travail d'équipe est ordinaire dans le Mot, Excellez et PowerPoint, mais cela devient de plus en plus la norme dans l'Accès, aussi. Les scénarios de collaboration d'Accès les plus communs impliquent de placer la base de données dans une chemise de réseau partagée ou déplacer certains ou toutes les données à un site SharePoint.

Ces solutions d'Intranet sont parfaites si vous avez seulement quelques personnes qui collaborent aux données. Cependant, et si vous avez besoin de saisir des douzaines ou même des centaines des gens ? Par exemple, vous pourriez avoir besoin de quelques données de chaque employé ou de contribution d'un grand nombre de directeurs de produit ou de chefs de département. Dans de tels cas, il n'avait pas de bon sens de donner chaque permission de personne d'accéder à la base de données. Dans le passé, les administrateurs de base de données envoyaient d'habitude des questions à chaque personne demandant les données exigées et ensuite un utilisateur d'entrée de données saisirait les réponses dans la base de données.

Heureusement, cette solution coûteuse et lente sera bientôt une chose du passé grâce à un nouveau trait de 2007 d'Accès appelé la Collecte de données d'Accès (ADC). Avec ADC, vous créez une forme qui inclut des champs pour les données que vous voulez recueillir, placer cette forme dans un message de courrier électronique HTML et ensuite envoyer ce message à chaque personne dont vous voulez recueillir les données. Chaque personne remplit un formulaire et rend le message, qui est alors sauvé dans une chemise de Perspective spéciale appelée des Réponses de Collecte de données d'Accès. Vous synchronisez alors l'Accès (à la main ou automatiquement) avec ces réponses et les données sont ajoutées à la table sous-jacente.

PRUDENCE

Beaucoup de personnes remettent leurs clients de courrier électronique sur pied pour lire des messages dans le texte simple et ce n'est pas bon pour ADC. Premièrement, l'observation du message ADC dans le texte simple empêche l'utilisateur de voir la forme du tout. Deuxièmement, même si l'utilisateur convertit le message en HTML (en claquant la barre d'information et en claquant ensuite le Display comme HTML), l'Accès le perçoit comme un "changement" dans la forme et il ne traitera pas la réponse. C'est-à-dire, dans la chemise de Réponses de Collecte de données d'Accès, la colonne de Statut de Collecte de données pour la réponse dit la chose suivante :
Échec : Ne peut pas traiter ce message e-mail. La forme dans ce message e-mail est corrompue ou a été modifiée.
L'utilisateur doit éteindre l'option de Perspective de lire les messages dans le texte simple (choisissez des Outils, le Centre Fiduciaire, claquez l'E-mail Security et faites un déclic ensuite pour désamorcer le Lu Tout le Courrier Standard dans la boîte à cocher de texte Simple), répondez à et remplissez-vous dans la forme d'ADC et réglez ensuite l'option de texte simple.

La création du message de Collecte de données d'Accès

Le meilleur de tous, en créant une forme d'ADC est un claquement grâce à un sorcier d'Accès qui construit la forme point par point. Voici comment il travaille :

1. 1. Dans la vitre de Navigation, claquez la table que vous voulez utiliser pour conserver les données recueillies.
2. 2. Choisissez des Données Externes, Créez l'E-mail. L'accès commence le Sorcier ADC.
3. 3. Faites un déclic Ensuite. Le sorcier demande si vous voulez utiliser une forme HTML ou une forme d'InfoPath.
4. 4. Claquez la Forme de HTML et claquez ensuite le Next.
5. 5. Si la table contient déjà des données, le sorcier demande si vous voulez recueillir des nouvelles informations ou actualiser des renseignements existants. Claquez une des options suivantes et claquez ensuite le Next :
   • Recueillez le Seul claquement de Nouvelles informations cette option d'envoyer une forme en blanc pour de nouvelles données.
   • Actualisez le Claquement d'information Existant cette option d'envoyer des données existantes pour le destinataire pour réviser. Le record qui contient l'adresse du destinataire est le record que le destinataire révise.
6. 6. Pour chaque champ vous voulez inclure dans la forme, claquer le champ et ensuite faire un déclic> (ou le claquement>> pour ajouter tous les champs). Claquez le Next.
7. 7. Si vous voulez que l'Accès automatiquement synchronise avec la Perspective quand les réponses arrivent, faites un déclic pour activer Automatiquement les Réponses de Processus et Ajouter des Données à la boîte à cocher Table (où la Table est le nom de la table que vous avez choisie dans le pas 1) et claquez ensuite le Next.
8. 8. Choisissez comment vous voulez spécifier les destinataires de message (claquez le Next après que vous faites votre choix) :
   • Entrez dans les Adresses E-mail dans Microsoft Office Outlook-Click cette option d'entrer dans les destinataires à la main dans la fenêtre de message de Perspective qui affiche plus tard. Sautillez au Pas 10.
   • Utilisez les Adresses E-mail Conservées dans un Champ dans le claquement de la Base de données cette option si vous faites conserver les adresses des destinataires dans la base de données actuelle. Procédez au Pas 9.
9. 9. Spécifiez les adresses dans la base de données en utilisant une des options suivantes (claquez le Next quand vous êtes faits) :
   • La Table Actuelle ou le claquement de la Question cette option si les adresses de courrier électronique sont conservées dans la table vous utilisez avec ADC. Utilisez la liste associée pour claquer le champ qui contient les adresses.
   • Un claquement de la Table Associé cette option si les adresses résident dans une autre table qui est rattachée à la table actuelle. Premièrement, utilisez la liste associée pour claquer le champ dans la table actuelle sur laquelle le rapport est basé. Deuxièmement, quand l'Accès affiche une liste de champs dans la table apparentée, utilisez la liste pour claquer le champ que conÂ-tains le courrier électronique adresse.
10. 10. Révisez le message le Sujet et l'Introduction, comme nécessaire. Si les adresses sont venues de la base de données d'Accès, faites un déclic où vous voulez les adresses ajoutées : l'au Champ, le Champ de Centimètre cube, ou le Champ Bcc. Claquez le Next.
11. 11. Vous avez maintenant deux façons de procéder :
    • Si vous choisissez un champ d'Accès pour les adresses de destinataire, claquez le Next. L'accès disÂ-joue une liste des destinataires avec les boîtes à cocher pour chaque adresse. Quittez les boîtes à cocher activées pour les destinataires vous voulez recevoir le message. Quand vous êtes faits, claquez le Send.
    • Si vous spécifiez des destinataires via la Perspective, claquez le Create pour créer le message, choisissez les destinataires et claquez ensuite le Send.

Le travail avec les Réponses de Collecte de données d'Accès

Si vous recevez un message ADC, vous avez besoin de vous remplir dans les champs et rendre le message. Voici les pas pour suivre :

1. Claquez le message de Collecte de données d'Accès et claquez ensuite le Reply. L'accès affiche la fenêtre de message.
2. Le rouleau de papier en bas le corps de message jusqu'à ce que vous voyiez la forme, comme montré dans la figure 1.

La figure 1 Quand vous répondez à un message ADC, se remplit dans chaque champ de forme dans le corps de la réponse.

3. Faites un déclic à l'intérieur d'un champ de forme et tapez les données.
4. Répétez le Pas 3 pour chaque champ.
5. Après que vous vous remplissez dans chaque champ, claquez le Send.

La conclusion des Dossiers En duplicata avec une Question

Comme mentionné plus tôt, quand vous recevez des réponses à vos messages, ils sont automatiquement mis en déroute à la chemise de Réponses de Collecte de données d'Accès dans la Perspective. (C'est une sous-chemise de la chemise Inbox.) Si vous n'avez pas monté d'Accès pour automatiquement manipuler les réponses, suivez ces pas pour manuellement manipuler une réponse :

1. Dans la Perspective, ouverte la réponse.
2. Claquez l'Export vers l'Accès. La perspective vous demande de confirmer.
3. Cliquer OK. La perspective exporte les données.
4. Cliquer OK.

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