Las formas consiguen su nombre de formas de papel que la gente usa para registrar la información cuando un ordenador no es práctico. Según su situación, pueden crear una forma de Acceso que se parece a una forma de papel que su compañía u organización usan. Si trabajan en un banco, pueden crear una forma de Acceso que presenta la información en el mismo arreglo básico que un formulario de inscripción del cliente basado en el papel. Este arreglo hace fácil copiar la información del papel en su base de datos. Sin embargo, la mayor parte del tiempo las formas que diseñan no tienen un mundo real equivalente. Los crearán desde el principio y los usarán para hacer la introducción de datos más fácil.

Para entender por qué las formas son una parte indispensable de casi todas las bases de datos, ayuda a considerar primero los defectos del datasheet. Aquí están algunas áreas donde las formas golpean el datasheet:

• Mejores medidas. En el datasheet, cada campo ocupa una columna sola. Este arreglo trabaja bien para mesas con pocos campos, pero lleva al desplazamiento del lado a lado interminable en mesas más grandes. En una forma, se pueden asegurar los datos que necesitan es siempre a la vista. También pueden usar color, líneas y cuadros para ayudar a separar cachos diferentes del contenido.

• Información suplementaria. Pueden embalar una forma por cualquier texto que quieran, el que significa que pueden añadir pistas que ayudan a newbies a entender los datos que tienen que suministrar. También pueden añadir el ejemplo detailsfor calculado, pueden calcular y mostrar las compras totales hechas por un cliente sin obligar a alguien a encender una pregunta separada.

• Relaciones de la mesa. Muchas tareas implican añadir archivos a más de una mesa relacionada. Si un nuevo cliente coloca un pedido en la base de datos del Dulce de azúcar de la Boutique, entonces tienen que crear un nuevo registro en los Clientes y mesas de Pedidos, junto con uno o varios archivos en la mesa de OrderDetails. Una forma les deja hacer todo este trabajo en un lugar (más bien que obligarles a abrir dos o tres datasheets).

• Botones y otros artefactos. Las formas apoyan controlsbuttons, relaciones, listas, y otras piezas de fantasía del interfaz del usuario importan que pueden añadir a su forma. La persona que usa su base de datos puede hacer clic entonces en un botón para disparar una tarea relacionada (como apertura de otra forma o imprenta de un informe).

Las formas correctamente diseñadas son lo que los geeks llaman la delantera de una base de datos. En una base de datos que usa formas, pueden corregir datos, realizar búsquedas y tener cuidado todas sus tareas cotidianas sin tocar alguna vez un datasheet.

Popularidad: El 2% [?]

El informe de ProductCatalog presenta todos los archivos de la mesa de productos. Sin embargo, los informes a menudo tienen que eliminar sólo un subconjunto importante de la información. Por ejemplo, pueden querer analizar las ventas de productos en una categoría específica o los pedidos hechos por clientes en una ciudad específica. En caso de ProductCatalog, es lógico excluir artículos discontinuados. Después de todo, no hay ninguna razón del Dulce de azúcar de la Boutique para anunciar artículos que ya no vende.

Pueden reducir los resultados que se incluyen en un informe de dos modos. Han aprendido ya sobre una opción: la creación de una pregunta que extrae los resultados que quieren, y luego utilización que preguntan para construir su informe. Esta opción es una opción buena si ya tienen una pregunta que encaja la cuenta o planean usar este subconjunto de datos con varios objetivos (informes, edición, otras preguntas, etcétera).

Otra opción es aplicar la filtración a través de ajustes del informe. La ventaja de esta técnica consiste en que pueden cambiar los ajustes con filtro rápidamente y repetidamente. Si planean usar el mismo informe de imprimir varios subconjuntos diferentes de datos, este enfoque es el mejor. Por ejemplo, podrían eliminar los productos en una categoría, imprimirlos, y luego ajustar la filtración para seleccionar productos en una categoría diferente, que también podrían imprimir.

El informe que filtra trabaja el mismo camino datasheet filtración hace (hablado detalladamente en el Artículo 3.2.2). Tienen dos opciones: Lean el resto de esta entrada»

Popularidad: El 2% [?]

Aquí está una broma de formateo simple pero potente: Añadan un fondo sombreado a cada segunda fila. El formateo de la fila alterno da un poco de pulen al informe más claro, pero también sirve un objetivo práctico. En informes densos, los grupos sombreados lo hacen más fácil para lectores distinguir cada fila y seguir una fila de una columna al siguiente.

Para aplicar un formato de la fila alterno, tienen que hacer clic inmediatamente a la izquierda de cualquier fila. A ese punto, la fila entera se hace seleccionada, y los Instrumentos de la Disposición del Informe | el botón Formatting Font Alternate Fill se enciende. (El botón Alternate Fill parece a una minirejilla. Aparece directamente bajo el botón Fill. ) Pueden hacer clic en ello, y luego elegir un color.

Si hacen clic en uno de los valores en la fila, el botón Alternate Fill no se encenderá, y no serán capaces de cambiar la alternancia llenan el color.

8.3.1.3. Líneas de la cuadrícula

Cuando crean un nuevo informe, sus datos se arreglan en una mesa invisible. Esta mesa no incluye ninguna línea de la cuadrícula, por tanto sus listados parecen lisos y ligeros. Pero si son un amante de líneas de la cuadrícula del armario, serán contentos de saber que pueden añadir fronteras a la mesa del informe. Depende de usted si quieren añadirlos en todas partes para guardar datos con cuidado regimentados en células separadas o sólo usarlos juiciosamente para destacar columnas importantes. Lean el resto de esta entrada»

Popularidad: El 2% [?]

Pueden usar los Instrumentos de la Disposición del Informe | Formateando el Formateo de la sección de la cinta para ajustar campos numéricos (como el campo de Precios en el informe de ProductCatalog). Encontrarán una lista desplegable que les deja escoger varias opciones para formatear números:

• El Número general da un número básico, sin volantes. El acceso da a cada valor el número de dígitos decimales que necesita.

• El dinero se asegura que cada número tiene dos comas decimales y consigue el símbolo monetario esto se configura para su ordenador (basado en su lugar geográfico).

  Los grandes números consiguen que miles de comas del separador separen los dígitos, como en 1,111.99$.

• El euro es similar al Dinero, excepto ello muestra el símbolo monetario por el euro.

• Fijado da a cada número el mismo número de sitios decimales. (Al principio es dos, pero pueden usar los botones Increase Decimals y Decrease Decimals, mostrados en la Figura 8-15, para cambiar esto. ) Los grandes números no consiguen comas.

• El estándar es lo mismo como fijado, excepto grandes números realmente consiguen los miles de coma del separador (como en 1,111.99).

• El por ciento supone que cada número sea un valor fraccionario que representa un porcentaje, donde 1.0 es el 100 por ciento. Así pues, si tienen el número 48, el Acceso cambia esto al 4800.00 por ciento. (Pueden cambiar el número de sitios decimales con los botones Increase Decimals y Decrease Decimals. )

• Las demostraciones científicas cada número usando la nota científica, por tanto 48 se hace 4.80E+01 (que es un modo de fantasía de decir 4.8 multiplicados por ¹⁰¹ les da el número esto se almacena en el campo). La nota científica es usada para mostrar números que tienen balanzas inmensamente diferentes con un número similar de dígitos. Pueden cambiar el número de sitios decimales usando los botones Increase Decimals y Decrease Decimals.

También pueden cambiar el número de dígitos que se muestran a la derecha de la coma decimal haciendo clic en los botones Increase Decimals y Decrease Decimals en los Instrumentos de la Disposición del Informe | Formateando el Formateo de la sección de la cinta.

Popularidad: El 2% [?]

AutoFormats son una gran manera conseguir un manojo de formatear hecho de prisa. Sin embargo, a veces quieren usar más de un toque personal y formatear las partes diferentes de su informe a mano.

Para aplicar el formateo más apuntado, tienen que seguir un enfoque de dos pasos. En primer lugar, seleccionen la parte del informe que quieren formatear. En segundo lugar, hagan clic en una orden en los Instrumentos de la Disposición del Informe | Formateo de la sección de la Fuente de la cinta (la Figura 8-15).

La figura 8-15. Los Instrumentos de la Disposición del Informe | Formateo de la sección de la Fuente se embalan por instrumentos de formateo básicos.

Los Instrumentos de la Disposición | Formateo de la sección de la Fuente les dejan ajustar todos los siguientes datos:

• La talla de la fuente y la fuente (Calibri de 11 puntos es el fácil en el estándar de ojos)

• La alineación del texto (dejado, derecho o centro)

• El color del texto y color de fondo

Aunque puedan formatear el título, fecha o secciones del número de página del informe, pasarán la mayor parte de su tiempo formateando los jefes de la columna y los valores de la columna. Para formatear un jefe de la columna, hagan clic en ello. Para formatear los valores de la columna, hagan clic en cualquiera de los valores en la columna. La figura 8-16 muestra un ejemplo. Lean el resto de esta entrada»

Popularidad: El 2% [?]

Hasta ahora, han aprendido a crear informes simples que muestran toda la información que quieren en una mesa compacta. El único problema con estos informes consiste en que todos ellos miran lo mismo. Si trabajan en una granja del cubículo para una compañía de seguros multinacional, este igualdad apagado es probablemente una cosa buena. Pero aquellos que todavía tienen un pulso pueden querer al jazz sus informes con fronteras, fuentes exóticas y una carrera de color.

La manera más rápida de aplicar el formateo es usar uno de AutoFormats preconstruidos (mostrado en la Figura 8-14) de los Instrumentos de la Disposición del Informe | Formateo de AutoFormat lista de AutoFormat. Cada AutoFormat aplica una combinación de fuentes, colores y ajustes fronterizos. AutoFormats les dejan transformar la mirada entera de su informe en un paso, pero no les dan el control de grano fino para aplicar exactamente los detalles que quieren.

La figura 8-14. Hagan clic la flecha de lista desplegable ha (dado vueltas) para ver todo AutoFormats disponible. (O, si tienen un monitor realmente grande, las vistas anticipadas de AutoFormat parecen correctas en la cinta. ) Cada vista anticipada de la uña del pulgar muestra los colores y un poco del fondo que el formato usa, pero lo tienen que aplicar antes de que realmente puedan ver a qué parece.

Lean el resto de esta entrada»

Popularidad: El 2% [?]

Para exportar un informe como un archivo PDF, necesitan el “Guardan Como PDF o XPS” macro automática. Conseguirlo, oleaje a www.microsoft.com/downloads y búsqueda de “PDF”. Las relaciones les llevarán a una página donde pueden descargar la macro automática e instalarla con sólo unos chasquidos de la pareja.

Una vez que instalan la macro automática, todas sus aplicaciones del Office tendrán la capacidad de exportar sus documentos en el formato de PDF. En un informe de Acceso, trabajan esta magia eligiendo Datos de la Presentación preliminar PDF o XPS mientras tienen un informe en el modo de la Presentación preliminar. O, pueden hacer clic con el botón derecho del ratón en su informe en el cristal de navegación, y luego elegir PDF de Exportación o XPS.

Cuando exportan un archivo PDF, consiguen unas opciones suplementarias en el cuadro de diálogo "Publish as PDF or XPS" (la Figura 8-13). Los archivos de PDF se pueden exportar con resolución diferente y ajustes de calidad (que generalmente afectan informes que tienen cuadros). Normalmente, usan ajustes de calidad más alta si planean imprimir su archivo PDF porque las impresoras usan resoluciones más altas que monitores del ordenador.

La figura 8-13. El cuadro de diálogo "Publish as PDF or XPS" mucho parece al cuadro de diálogo Export As, excepto ello tiene un botón Publish en vez de un botón Export. Pueden encender el “Archivo abierto después de publicar” checkbox para decir a Acceso abrir el archivo PDF en el Adobe Reader (asunción que lo hacen instalar) después de que el proceso de publicación es completo, por tanto pueden comprobar el resultado.

El cuadro de diálogo "Publish as PDF or XPS" les da un poco de control de los ajustes de calidad con el “Optimiza para” opciones. Si exportan sólo una copia de PDF por tanto otra gente puede ver la información en su informe, elegir “La talla mínima (publicando en línea)” para salvar algún espacio. Por otra parte, si hay una posibilidad que la gente que lee su PDF pueda querer imprimirlo, elegir “El estándar (publicación en línea e imprenta)” en cambio. Exportarán un archivo PDF ligeramente más grande que hará para un mejor listado. Lean el resto de esta entrada»

Popularidad: El 6% [?]

La etiqueta Print Preview es un poco de una singularidad, porque incluye unas órdenes que no tienen nada a con la imprenta de su informe. Las órdenes en la sección de Datos de la Presentación preliminar les dejan tomar una foto de los datos del informe corrientes, y luego exportarlo en algún otro tipo del archivo por tanto lo pueden ver fuera de Acceso o trabajo con él en otro programa. Esta técnica es gran uno para usar si quieren compartir algunos datos con otra gente (leído: impresionen al jefe).

Aunque el Acceso apoye muchos formatos diferentes para exportar un informe, usarán sólo a unos cuantos con informes. (Los demás son más útiles cuando exportan datos puros de una mesa o pregunta, como explicado en el Capítulo 10. ) Los formatos útiles para exportar informes incluyen:

• Palabra. Esta opción transforma su informe en un documento que pueden abrir en el Microsoft Word. Sin embargo, el Acceso del formato usa es un poco torpe. (Separa cada columna con etiquetas y cada línea con un retorno manual, que hace difícil reajustar los datos después del hecho en la Palabra. ) Un rasgo de exportación más agradable pondría los datos del informe en una mesa de la Palabra, que haría mucho más fácil trabajar con.

• Documento de HTML. Esta opción transforma su informe en un documento de HTML rico, conveniente para fijar en la Red o sólo abrirse directamente de su disco duro. La ventaja de este formato consiste en que todo lo tienen que ver es un navegador web (¿y quién no tiene uno de aquellos? ). El único inconveniente consiste en que el formateo, la disposición y la paginación de su informe no se conservarán exactamente, que es una desventaja si alguien quiere imprimir el informe exportado.

• Espectador de la foto. Esta opción crea un archivo de la foto.snp, que cualquiera puede abrir para ver e imprimir el informe totalmente formateado. A fin de ver el archivo de la foto, necesitan el programa Snapshot Viewer libre de Microsoft. (Para descargarlo, oleaje a http://office.microsoft.com y búsqueda de “Espectador de la Foto. ”) Aunque el Espectador de la Foto trabaje perfectamente bien, la mayor parte de personas prefieren usar el formato de PDF más estándar (después en la lista), que proporciona los mismos rasgos. (Sinceramente, el Espectador de la Foto es un poco de un remanente de versiones más tempranas del Office. )

• PDF o XPS. Esta opción les deja conservar su formateo del informe exacto (por tanto su informe se puede imprimir), y deja a la gente que no tiene el Acceso (y posiblemente no tengan hasta Windows) vean su informe. La única desventaja es que este rasgo no se incluye en el paquete de Acceso básico. En cambio, tienen que instalar una macro automática libre para conseguirlo (verán cómo en el Artículo 8.2.3). Para más información sobre el PDF y formatos de XPS, ver la caja “Aprender a Amar PDFs” abajo.

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Popularidad: El 2% [?]

Para conseguir una vista anticipada de a qué su informe impreso parecerá, hagan clic con el botón derecho del ratón en el título de la etiqueta del informe y luego elijan la Presentación preliminar o elijan la Presentación preliminar de la Letra del botón Office. El modo de la presentación preliminar no les deja hacer cualquier cambio o selecciona cualquier parte del informe. Se limitan con acercar y, y moverse de la página a la página (ver la Figura 8-11). Cuando se terminan mirando su presentación preliminar, eligen la Presentación preliminar Vista anticipada Cercana Presentación preliminar Cercana.

La figura 8-11. En modo de la Presentación preliminar, para acercar, chasquido una vez con el ratón. Cliquen otra vez al alejamiento a la visión de la página llena. También pueden usar los botones de navegación de la página en el fondo de la ventana para moverse de una página al siguiente, y el resbalador de acercamiento (no mostrado) para zumbar más preciso. Pero las órdenes más útiles aparecen en la cinta, que les deja pellizcar los ajustes de la letra y exportar sus resultados del informe a otro tipo del archivo. Lean el resto de esta entrada»

Popularidad: El 2% [?]

Hasta ahora, han aprendido cómo crear rápidamente un informe basado en una mesa o una pregunta. Sin embargo, tienen otra opción que pueden comenzar con una pizarra en blanco y explícitamente añadir cada campo que quieren. Ambos enfoques son igualmente válidos. Pueden preferir usar la técnica de creación rápida cuando quieren construir un informe que estrechamente sigue la estructura de una mesa existente o pregunta. Por otra parte, si planean crear un informe que usa sólo unos campos de una mesa, pueden encontrar que es más fácil comenzar desde el principio.

Aquí está cómo crean un informe del fondo:

1. Elijan crean informes informe en blanco.

   Un informe nuevo, vacío aparece en la visión de la Disposición. La Lista de Campaña aparece a la derecha, con todas las mesas en su base de datos.

2. Añadan los campos que quieren de la mesa apropiada, arrastrándolos de la Lista de Campaña en la superficie del informe o haciendo doble clic en ellos.

   También pueden usar campos de mesas relacionadas. Por ejemplo, pueden crear un informe que combina la información del producto y los detalles de la categoría para cada producto. En este caso, el informe automáticamente usa una pregunta de la juntura (el Artículo 6.3) para conseguir los resultados.

3. Formateen las columnas. Lean el resto de esta entrada»

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Las formas consiguen su nombre de formas de papel que la gente usa para registrar la información cuando un ordenador no es práctico. Según su situación, pueden crear una forma de Acceso que se parece a una forma de papel que su compañía u organización usan. Si trabajan en un banco, pueden crear una forma de Acceso que presenta la información en el mismo arreglo básico que un formulario de inscripción del cliente basado en el papel. Este arreglo hace fácil copiar la información del papel en su base de datos. Sin embargo, la mayor parte del tiempo las formas que diseñan no tienen un mundo real equivalente. Los crearán desde el principio y los usarán para hacer la introducción de datos más fácil.

Para entender por qué las formas son una parte indispensable de casi todas las bases de datos, ayuda a considerar primero los defectos del datasheet. Aquí están algunas áreas donde las formas golpean el datasheet:

• Mejores medidas. En el datasheet, cada campo ocupa una columna sola. Este arreglo trabaja bien para mesas con pocos campos, pero lleva al desplazamiento del lado a lado interminable en mesas más grandes. En una forma, se pueden asegurar los datos que necesitan es siempre a la vista. También pueden usar color, líneas y cuadros para ayudar a separar cachos diferentes del contenido.

• Información suplementaria. Pueden embalar una forma por cualquier texto que quieran, el que significa que pueden añadir pistas que ayudan a newbies a entender los datos que tienen que suministrar. También pueden añadir el ejemplo detailsfor calculado, pueden calcular y mostrar las compras totales hechas por un cliente sin obligar a alguien a encender una pregunta separada.

• Relaciones de la mesa. Muchas tareas implican añadir archivos a más de una mesa relacionada. Si un nuevo cliente coloca un pedido en la base de datos del Dulce de azúcar de la Boutique, entonces tienen que crear un nuevo registro en los Clientes y mesas de Pedidos, junto con uno o varios archivos en la mesa de OrderDetails. Una forma les deja hacer todo este trabajo en un lugar (más bien que obligarles a abrir dos o tres datasheets).

• Botones y otros artefactos. Las formas apoyan controlsbuttons, relaciones, listas, y otras piezas de fantasía del interfaz del usuario importan que pueden añadir a su forma. La persona que usa su base de datos puede hacer clic entonces en un botón para disparar una tarea relacionada (como apertura de otra forma o imprenta de un informe).

Las formas correctamente diseñadas son lo que los geeks llaman la delantera de una base de datos. En una base de datos que usa formas, pueden corregir datos, realizar búsquedas y tener cuidado todas sus tareas cotidianas sin tocar alguna vez un datasheet.

Popularidad: El 2% [?]

El informe de ProductCatalog presenta todos los archivos de la mesa de productos. Sin embargo, los informes a menudo tienen que eliminar sólo un subconjunto importante de la información. Por ejemplo, pueden querer analizar las ventas de productos en una categoría específica o los pedidos hechos por clientes en una ciudad específica. En caso de ProductCatalog, es lógico excluir artículos discontinuados. Después de todo, no hay ninguna razón del Dulce de azúcar de la Boutique para anunciar artículos que ya no vende.

Pueden reducir los resultados que se incluyen en un informe de dos modos. Han aprendido ya sobre una opción: la creación de una pregunta que extrae los resultados que quieren, y luego utilización que preguntan para construir su informe. Esta opción es una opción buena si ya tienen una pregunta que encaja la cuenta o planean usar este subconjunto de datos con varios objetivos (informes, edición, otras preguntas, etcétera).

Otra opción es aplicar la filtración a través de ajustes del informe. La ventaja de esta técnica consiste en que pueden cambiar los ajustes con filtro rápidamente y repetidamente. Si planean usar el mismo informe de imprimir varios subconjuntos diferentes de datos, este enfoque es el mejor. Por ejemplo, podrían eliminar los productos en una categoría, imprimirlos, y luego ajustar la filtración para seleccionar productos en una categoría diferente, que también podrían imprimir.

El informe que filtra trabaja el mismo camino datasheet filtración hace (hablado detalladamente en el Artículo 3.2.2). Tienen dos opciones: Lean el resto de esta entrada»

Popularidad: El 2% [?]

Aquí está una broma de formateo simple pero potente: Añadan un fondo sombreado a cada segunda fila. El formateo de la fila alterno da un poco de pulen al informe más claro, pero también sirve un objetivo práctico. En informes densos, los grupos sombreados lo hacen más fácil para lectores distinguir cada fila y seguir una fila de una columna al siguiente.

Para aplicar un formato de la fila alterno, tienen que hacer clic inmediatamente a la izquierda de cualquier fila. A ese punto, la fila entera se hace seleccionada, y los Instrumentos de la Disposición del Informe | el botón Formatting Font Alternate Fill se enciende. (El botón Alternate Fill parece a una minirejilla. Aparece directamente bajo el botón Fill. ) Pueden hacer clic en ello, y luego elegir un color.

Si hacen clic en uno de los valores en la fila, el botón Alternate Fill no se encenderá, y no serán capaces de cambiar la alternancia llenan el color.

8.3.1.3. Líneas de la cuadrícula

Cuando crean un nuevo informe, sus datos se arreglan en una mesa invisible. Esta mesa no incluye ninguna línea de la cuadrícula, por tanto sus listados parecen lisos y ligeros. Pero si son un amante de líneas de la cuadrícula del armario, serán contentos de saber que pueden añadir fronteras a la mesa del informe. Depende de usted si quieren añadirlos en todas partes para guardar datos con cuidado regimentados en células separadas o sólo usarlos juiciosamente para destacar columnas importantes. Lean el resto de esta entrada»

Popularidad: El 2% [?]

Pueden usar los Instrumentos de la Disposición del Informe | Formateando el Formateo de la sección de la cinta para ajustar campos numéricos (como el campo de Precios en el informe de ProductCatalog). Encontrarán una lista desplegable que les deja escoger varias opciones para formatear números:

• El Número general da un número básico, sin volantes. El acceso da a cada valor el número de dígitos decimales que necesita.

• El dinero se asegura que cada número tiene dos comas decimales y consigue el símbolo monetario esto se configura para su ordenador (basado en su lugar geográfico).

  Los grandes números consiguen que miles de comas del separador separen los dígitos, como en 1,111.99$.

• El euro es similar al Dinero, excepto ello muestra el símbolo monetario por el euro.

• Fijado da a cada número el mismo número de sitios decimales. (Al principio es dos, pero pueden usar los botones Increase Decimals y Decrease Decimals, mostrados en la Figura 8-15, para cambiar esto. ) Los grandes números no consiguen comas.

• El estándar es lo mismo como fijado, excepto grandes números realmente consiguen los miles de coma del separador (como en 1,111.99).

• El por ciento supone que cada número sea un valor fraccionario que representa un porcentaje, donde 1.0 es el 100 por ciento. Así pues, si tienen el número 48, el Acceso cambia esto al 4800.00 por ciento. (Pueden cambiar el número de sitios decimales con los botones Increase Decimals y Decrease Decimals. )

• Las demostraciones científicas cada número usando la nota científica, por tanto 48 se hace 4.80E+01 (que es un modo de fantasía de decir 4.8 multiplicados por ¹⁰¹ les da el número esto se almacena en el campo). La nota científica es usada para mostrar números que tienen balanzas inmensamente diferentes con un número similar de dígitos. Pueden cambiar el número de sitios decimales usando los botones Increase Decimals y Decrease Decimals.

También pueden cambiar el número de dígitos que se muestran a la derecha de la coma decimal haciendo clic en los botones Increase Decimals y Decrease Decimals en los Instrumentos de la Disposición del Informe | Formateando el Formateo de la sección de la cinta.

Popularidad: El 2% [?]

AutoFormats son una gran manera conseguir un manojo de formatear hecho de prisa. Sin embargo, a veces quieren usar más de un toque personal y formatear las partes diferentes de su informe a mano.

Para aplicar el formateo más apuntado, tienen que seguir un enfoque de dos pasos. En primer lugar, seleccionen la parte del informe que quieren formatear. En segundo lugar, hagan clic en una orden en los Instrumentos de la Disposición del Informe | Formateo de la sección de la Fuente de la cinta (la Figura 8-15).

La figura 8-15. Los Instrumentos de la Disposición del Informe | Formateo de la sección de la Fuente se embalan por instrumentos de formateo básicos.

Los Instrumentos de la Disposición | Formateo de la sección de la Fuente les dejan ajustar todos los siguientes datos:

• La talla de la fuente y la fuente (Calibri de 11 puntos es el fácil en el estándar de ojos)

• La alineación del texto (dejado, derecho o centro)

• El color del texto y color de fondo

Aunque puedan formatear el título, fecha o secciones del número de página del informe, pasarán la mayor parte de su tiempo formateando los jefes de la columna y los valores de la columna. Para formatear un jefe de la columna, hagan clic en ello. Para formatear los valores de la columna, hagan clic en cualquiera de los valores en la columna. La figura 8-16 muestra un ejemplo. Lean el resto de esta entrada»

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Hasta ahora, han aprendido a crear informes simples que muestran toda la información que quieren en una mesa compacta. El único problema con estos informes consiste en que todos ellos miran lo mismo. Si trabajan en una granja del cubículo para una compañía de seguros multinacional, este igualdad apagado es probablemente una cosa buena. Pero aquellos que todavía tienen un pulso pueden querer al jazz sus informes con fronteras, fuentes exóticas y una carrera de color.

La manera más rápida de aplicar el formateo es usar uno de AutoFormats preconstruidos (mostrado en la Figura 8-14) de los Instrumentos de la Disposición del Informe | Formateo de AutoFormat lista de AutoFormat. Cada AutoFormat aplica una combinación de fuentes, colores y ajustes fronterizos. AutoFormats les dejan transformar la mirada entera de su informe en un paso, pero no les dan el control de grano fino para aplicar exactamente los detalles que quieren.

La figura 8-14. Hagan clic la flecha de lista desplegable ha (dado vueltas) para ver todo AutoFormats disponible. (O, si tienen un monitor realmente grande, las vistas anticipadas de AutoFormat parecen correctas en la cinta. ) Cada vista anticipada de la uña del pulgar muestra los colores y un poco del fondo que el formato usa, pero lo tienen que aplicar antes de que realmente puedan ver a qué parece.

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Para exportar un informe como un archivo PDF, necesitan el “Guardan Como PDF o XPS” macro automática. Conseguirlo, oleaje a www.microsoft.com/downloads y búsqueda de “PDF”. Las relaciones les llevarán a una página donde pueden descargar la macro automática e instalarla con sólo unos chasquidos de la pareja.

Una vez que instalan la macro automática, todas sus aplicaciones del Office tendrán la capacidad de exportar sus documentos en el formato de PDF. En un informe de Acceso, trabajan esta magia eligiendo Datos de la Presentación preliminar PDF o XPS mientras tienen un informe en el modo de la Presentación preliminar. O, pueden hacer clic con el botón derecho del ratón en su informe en el cristal de navegación, y luego elegir PDF de Exportación o XPS.

Cuando exportan un archivo PDF, consiguen unas opciones suplementarias en el cuadro de diálogo "Publish as PDF or XPS" (la Figura 8-13). Los archivos de PDF se pueden exportar con resolución diferente y ajustes de calidad (que generalmente afectan informes que tienen cuadros). Normalmente, usan ajustes de calidad más alta si planean imprimir su archivo PDF porque las impresoras usan resoluciones más altas que monitores del ordenador.

La figura 8-13. El cuadro de diálogo "Publish as PDF or XPS" mucho parece al cuadro de diálogo Export As, excepto ello tiene un botón Publish en vez de un botón Export. Pueden encender el “Archivo abierto después de publicar” checkbox para decir a Acceso abrir el archivo PDF en el Adobe Reader (asunción que lo hacen instalar) después de que el proceso de publicación es completo, por tanto pueden comprobar el resultado.

El cuadro de diálogo "Publish as PDF or XPS" les da un poco de control de los ajustes de calidad con el “Optimiza para” opciones. Si exportan sólo una copia de PDF por tanto otra gente puede ver la información en su informe, elegir “La talla mínima (publicando en línea)” para salvar algún espacio. Por otra parte, si hay una posibilidad que la gente que lee su PDF pueda querer imprimirlo, elegir “El estándar (publicación en línea e imprenta)” en cambio. Exportarán un archivo PDF ligeramente más grande que hará para un mejor listado. Lean el resto de esta entrada»

Popularidad: El 6% [?]

La etiqueta Print Preview es un poco de una singularidad, porque incluye unas órdenes que no tienen nada a con la imprenta de su informe. Las órdenes en la sección de Datos de la Presentación preliminar les dejan tomar una foto de los datos del informe corrientes, y luego exportarlo en algún otro tipo del archivo por tanto lo pueden ver fuera de Acceso o trabajo con él en otro programa. Esta técnica es gran uno para usar si quieren compartir algunos datos con otra gente (leído: impresionen al jefe).

Aunque el Acceso apoye muchos formatos diferentes para exportar un informe, usarán sólo a unos cuantos con informes. (Los demás son más útiles cuando exportan datos puros de una mesa o pregunta, como explicado en el Capítulo 10. ) Los formatos útiles para exportar informes incluyen:

• Palabra. Esta opción transforma su informe en un documento que pueden abrir en el Microsoft Word. Sin embargo, el Acceso del formato usa es un poco torpe. (Separa cada columna con etiquetas y cada línea con un retorno manual, que hace difícil reajustar los datos después del hecho en la Palabra. ) Un rasgo de exportación más agradable pondría los datos del informe en una mesa de la Palabra, que haría mucho más fácil trabajar con.

• Documento de HTML. Esta opción transforma su informe en un documento de HTML rico, conveniente para fijar en la Red o sólo abrirse directamente de su disco duro. La ventaja de este formato consiste en que todo lo tienen que ver es un navegador web (¿y quién no tiene uno de aquellos? ). El único inconveniente consiste en que el formateo, la disposición y la paginación de su informe no se conservarán exactamente, que es una desventaja si alguien quiere imprimir el informe exportado.

• Espectador de la foto. Esta opción crea un archivo de la foto.snp, que cualquiera puede abrir para ver e imprimir el informe totalmente formateado. A fin de ver el archivo de la foto, necesitan el programa Snapshot Viewer libre de Microsoft. (Para descargarlo, oleaje a http://office.microsoft.com y búsqueda de “Espectador de la Foto. ”) Aunque el Espectador de la Foto trabaje perfectamente bien, la mayor parte de personas prefieren usar el formato de PDF más estándar (después en la lista), que proporciona los mismos rasgos. (Sinceramente, el Espectador de la Foto es un poco de un remanente de versiones más tempranas del Office. )

• PDF o XPS. Esta opción les deja conservar su formateo del informe exacto (por tanto su informe se puede imprimir), y deja a la gente que no tiene el Acceso (y posiblemente no tengan hasta Windows) vean su informe. La única desventaja es que este rasgo no se incluye en el paquete de Acceso básico. En cambio, tienen que instalar una macro automática libre para conseguirlo (verán cómo en el Artículo 8.2.3). Para más información sobre el PDF y formatos de XPS, ver la caja “Aprender a Amar PDFs” abajo.

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Popularidad: El 2% [?]

Para conseguir una vista anticipada de a qué su informe impreso parecerá, hagan clic con el botón derecho del ratón en el título de la etiqueta del informe y luego elijan la Presentación preliminar o elijan la Presentación preliminar de la Letra del botón Office. El modo de la presentación preliminar no les deja hacer cualquier cambio o selecciona cualquier parte del informe. Se limitan con acercar y, y moverse de la página a la página (ver la Figura 8-11). Cuando se terminan mirando su presentación preliminar, eligen la Presentación preliminar Vista anticipada Cercana Presentación preliminar Cercana.

La figura 8-11. En modo de la Presentación preliminar, para acercar, chasquido una vez con el ratón. Cliquen otra vez al alejamiento a la visión de la página llena. También pueden usar los botones de navegación de la página en el fondo de la ventana para moverse de una página al siguiente, y el resbalador de acercamiento (no mostrado) para zumbar más preciso. Pero las órdenes más útiles aparecen en la cinta, que les deja pellizcar los ajustes de la letra y exportar sus resultados del informe a otro tipo del archivo. Lean el resto de esta entrada»

Popularidad: El 2% [?]

Hasta ahora, han aprendido cómo crear rápidamente un informe basado en una mesa o una pregunta. Sin embargo, tienen otra opción que pueden comenzar con una pizarra en blanco y explícitamente añadir cada campo que quieren. Ambos enfoques son igualmente válidos. Pueden preferir usar la técnica de creación rápida cuando quieren construir un informe que estrechamente sigue la estructura de una mesa existente o pregunta. Por otra parte, si planean crear un informe que usa sólo unos campos de una mesa, pueden encontrar que es más fácil comenzar desde el principio.

Aquí está cómo crean un informe del fondo:

1. Elijan crean informes informe en blanco.

   Un informe nuevo, vacío aparece en la visión de la Disposición. La Lista de Campaña aparece a la derecha, con todas las mesas en su base de datos.

2. Añadan los campos que quieren de la mesa apropiada, arrastrándolos de la Lista de Campaña en la superficie del informe o haciendo doble clic en ellos.

   También pueden usar campos de mesas relacionadas. Por ejemplo, pueden crear un informe que combina la información del producto y los detalles de la categoría para cada producto. En este caso, el informe automáticamente usa una pregunta de la juntura (el Artículo 6.3) para conseguir los resultados.

3. Formateen las columnas. Lean el resto de esta entrada»

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