Sra. Melodía de Office

Algunos volantes ahorradores del tiempo de Excel pueden hacer su vida más fácil cuando usted entra en datos en una hoja de trabajo. Esta sección cubre cuatro tales rasgos: Autocompleto, Autocorrecto, Autollénese, y Autoadecuado, junto con los candidatos superiores de Excel por el premio de Logro de toda la Vida más Útil: Deshaga y Rehaga. AutoComplete, Auto-Correct, AutoFill, and AutoFit, along with Excel’s top candidates for the Lifetime Most Useful Achievement award: Undo and Redo.

La cifra 2-6. Pellizcar los ajustes regionales en su ordenador le da el control completo de como Excel reconoce fechas. Use los menús desplegables para especificar el separador de fecha, la orden de mes, día, y componentes de año en una fecha, y como Excel debería interpretar años de dos dígitos. Usted puede mezclar y emparejar estos ajustes libremente, aunque usted pudiera terminar con un ordenador esto es completamente el contador intuitivo a otra gente. Lea el resto de esta entrada» Use the pull-down menus to specify the date separator, order of month, day, and year components in a date, and how Excel should interpret two-digit years. You can mix and match these settings freely, although you could wind up with a computer that’s completely counter intuitive to other people. Read the rest of this entry »

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Mirando la alineación de célula, usted puede contar fácilmente como Excel interpreta sus datos. Esto es servicial. ¿Pero qué pasa cuándo la interpretación de Excel está en desacuerdo con sus deseos? ¿Por ejemplo, y si usted escriba a máquina en algo que usted considera un número pero Excel insólitamente lo trata como el texto, o viceversa? El primer paso a la solución de este problema agarra la lógica detrás del proceso de toma de decisiones automático de Excel. But what happens when Excel’s interpretation is at odds with your wishes? For example, what if you type in something you consider a number but Excel freakishly treats it as text, or vice versa? The first step to solving this problem is grasping the logic behind Excel’s automatic decision-making process.

Como Excel decide que sus datos son el texto

Si su célula encuentra cualquiera de los criterios siguientes, Excel automáticamente trata el contenido como el texto ordinario:

• Esto contiene cualquier carta. Así, C123 es el texto, no un número.

• Esto contiene cualquier puntuación que Excel no puede interpretar numéricamente. La puntuación permitida en números y fechas incluye la coma,(), el punto (.) decimal, y la cuchillada avanzada (/) o carrera (-) para fechas. Cuando usted escribe a máquina en cualquier otra puntuación, Excel trata la célula como el texto. ¡Así, 14! es el texto, no un número. When you type in any other punctuation, Excel treats the cell as text. Thus, 14! is text, not a number.

De vez en cuando, Excel lee sus datos el camino incorrecto. Por ejemplo, usted puede tener un valor como un número de seguridad social o un número de la tarjeta de crédito esto es arreglado completamente de caracteres numéricos, pero que usted quiere tratar como el texto porque usted no quiere alguna vez realizar cálculos con él. Pero Excel no sabe lo que usted es hasta, y entonces esto automáticamente trata el valor como un número. Usted también puede entrar corriendo en problemas cuando usted precede al texto con el signo igual (que dice a Excel que usted tiene una fórmula en el progreso), o cuando usted usa una serie de números y carreras que usted no tiene la intención de ser la parte de una fecha (por ejemplo, usted quiere entrar 1-2-3 pero usted no quiere que Excel lo lea cuando el 2 de enero, 2007which es lo que esto quiere hacer). But Excel doesn’t know what you’re up to, and so it automatically treats the value as a number. You can also run into problems when you precede text with the equal sign (which tells Excel that you have a formula in progress), or when you use a series of numbers and dashes that you don’t intend to be part of a date (for example, you want to enter 1-2-3 but you don’t want Excel to read it as January 2, 2007which is what it wants to do).

En todos estos casos, la solución simple. Antes de que usted escriba a máquina el valor de célula, comience escribiendo a máquina un apóstrofe (''). El apóstrofe dice a Excel tratar el contenido de célula como el texto. La figura 2-3 le muestra como esto trabaja. Lea el resto de esta entrada» The apostrophe tells Excel to treat the cell content as text. Figure 2-3 shows you how it works. Read the rest of this entry »

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Uno de los rasgos más importantes de Excel es su capacidad de distinguirse entre tipos diferentes de la información. Una hoja de trabajo típica contiene tanto texto como números. No hay mucho usted puede hacer en Excel con el texto ordinario (además de alfabetizan una lista, funcionan un simple verifican la ortografía, y aplican un poco de formateo básico). Por otra parte, Excel le da una amplia variedad de opciones para datos numéricos. Por ejemplo, usted puede ensartar sus números juntos en cálculos complejos y fórmulas, o usted puede representarlos gráficamente en una carta. Los programas que no tratan de separar texto y números como Microsoft Word, por ejemplo no pueden proporcionar estos rasgos. There isn’t a lot you can do in Excel with ordinary text (other than alphabetize a list, perform a simple spell check, and apply some basic formatting). On the other hand, Excel gives you a wide range of options for numeric data. For example, you can string your numbers together into complex calculations and formulas, or you can graph them on a chart. Programs that don’t try to separate text and numbers like Microsoft Word, for example can’t provide these features.

La mayor parte del tiempo, cuando usted entra en la información en Excel, usted no indica explícitamente el tipo de datos. En cambio, Excel examina la información que usted ha tecleado, y, basado en su formateo y otras pistas, lo clasifica automáticamente. Excel se distingue entre cuatro tipos de datos principales: Excel distinguishes between four core data types:

• Texto ordinario. Este tipo de datos incluye títulos de columna, descripciones, y cualquier contenido que Excel no puede identificar como uno de los otros tipos de datos.

• Números. Este tipo de datos incluye precios, números enteros, fracciones, porcentajes, y cada otro tipo de datos numéricos. Los números son el ingrediente básico de la mayor parte de hojas de trabajo Excel. Numbers are the basic ingredient of most Excel worksheets.

• Fechas y tiempos. Este tipo de datos incluye fechas (como el 3 de octubre de 2007), tiempos (como 16h30), y fecha combinada e información de tiempo (como el 3 de octubre de 2007, 16h30). Usted puede entrar en fecha e información de tiempo en una variedad de formatos. You can enter date and time information in a variety of formats.

• Valores verdaderos o falsos. Este tipo de datos (conocido en geekdom como un valor Booleano) puede contener una de dos cosas: VERDADERO O FALSO (mostrado en todas las capitales). Usted no necesita tipos de datos Booleanos en la mayor parte de hojas de trabajo, pero ellos son útiles en hojas de trabajo que incluyen el código macro Básico Visual o aquellas fórmulas de complejo de uso que evalúan condiciones. value) can contain one of two things: TRUE or FALSE (displayed in all capitals). You don’t need Boolean data types in most worksheets, but they’re useful in worksheets that include Visual Basic macro code or that use complex formulas that evaluate conditions.

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En estos tiempos complejos e inciertos, pronosticando la interpretación comercial es cada vez más importante. Hoy, más que alguna vez, los gerentes a todos los niveles tienen que hacer predic inteligente Â-tions de futuras ventas y tendencias de ganancia como la parte de su estrategia comercial total. Por el pronóstico Â-ing ventas seis meses, un año, o hasta tres años calle abajo, los gerentes pueden esperar necesidades relacionadas, como adquisiciones de empleado, espacio de depósito, y la materia prima requiere Â-ments. Del mismo modo, un pronóstico de ganancia permite la planificación de la futura extensión de un com Â-pany. By forecast­ing sales six months, a year, or even three years down the road, managers can anticipate related needs such as employee acquisitions, warehouse space, and raw material require­ments. Similarly, a profit forecast enables the planning of the future expansion of a com­pany.

El pronóstico comercial ha estado alrededor durante muchos años, y varios métodos han sido un poco desarrollados más acertados que otros. El método de pronóstico más común es el "asiento cualitativo de los pantalones” acercamiento, en el cual un gerente (o un grupo de gerentes) estima futuras tendencias basadas en experiencia y conocimiento del mercado. Este método, sin embargo, sufre de una subjetividad inherente y un foco a corto plazo porque muchos tripulan Â-agers tienden a extrapolar de la experiencia reciente y no hacer caso de la tendencia a largo plazo. Otros métodos (como hacer un promedio resultados pasados) son más objetivos, pero generalmente útiles para el Â-reparto delantero sólo unos meses de antemano. This method, however, suffers from an inherent subjectivity and a short-term focus because many man­agers tend to extrapolate from recent experience and ignore the long-term trend. Other methods (such as averaging past results) are more objective but generally useful for fore­casting only a few months in advance.

En el negocio, se hace cada vez más popular para usar un instrumento estadístico llamado la regresión analy Â-sis para determinar la relación entre un fenómeno que depende del otro. Por ejemplo, las ventas de coches podrían ser dependientes de tasas de interés, y las unidades vendidas podrían ser dependientes de Leído el resto de esta entrada»

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Antes en este capítulo, usted aprendió a crear una carta que se amplía automáticamente cuando usted añade nuevos puntos de datos (ver “Automáticamente la Ampliación de una Carta para Incluir Nuevos Datos”). Es una broma útil que uso todo el tiempo, pero esto realmente lleva a un problema: Usted puede terminar con muchos puntos de datos en la carta, y después de que un rato usted tiene que cambiar el tamaño a la carta horizontalmente para mantener la integridad visual del complot. Por supuesto, esto lleva a prob completamente diferente Â-lem: Finalmente su carta se hace más amplia que la ventana Excel, entonces usted tiene que usar la barra de desplazamiento horizontal para ver partes diferentes de la carta. You can end up with a lot of data points in the chart, and after awhile you have to resize the chart horizontally to maintain the visual integrity of the plot. Of course, that leads to an entirely different prob­lem: Eventually your chart becomes wider than the Excel window, so you need to use the horizontal scroll bar to see different parts of the chart.

Una mejor solución es guardar su carta el mismo tamaño, pero añadir un elemento de desplazamiento a ello que le permite moverse hacia atrás y hacia delante por los datos. Usted establece esto añadiendo una barra de voluta a la hoja de trabajo y usando los valores generados por la barra de voluta para crear variedades dinámicamente llamadas que cambian como los cambios de valor de barra de voluta. Entonces, cuando usted vio antes en este capítulo (ver “Trazar una Variedad Dinámica”), usted configura su carta para usar estos dynami Â-cally llamado variedades. El resultado consiste en que cuando usted enrolla adelante y hacia atrás en la barra de voluta, los datos trazados en las cartas se adelantan y hacia atrás por la misma cantidad. Then, as you saw earlier in this chapter (see “Charting a Dynamic Range”), you configure your chart to use these dynami­cally named ranges. The result is that as you scroll forward and backward in the scroll bar, the data plotted on the charts moves forward and backward by the same amount.

Usted comienza convirtiendo sus datos de hoja de trabajo a una mesa. La figura 1 muestra los datos de ejemplo que uso en esta sección. Es una mesa (llamó Table2) de ventas mensuales que corren del enero de 1998 al diciembre de 2007. Trazo el Mes y columnas Actuales en la carta. Lea el resto de esta entrada» It’s a table (named Table2) of monthly sales that runs from January, 1998 to December, 2007. I plot the Month and Actual columns in the chart. Read the rest of this entry »

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En la Cifra más temprana, hice explotar una de las rebanadas de carta de tarta y luego añadí una forma con algunos datos explicativos sobre la composición de los demás rebanada. En la mayor parte de cartas de tarta, usted usa una rebanada "de Otros" porque los datos de componentes que arreglan este artículo son demasiado pequeños para mostrar correctamente en la carta de tarta. Es decir las rebanadas serían tan delgadas que ellos serían difíciles de escoger de las rebanadas circundantes. That is, the slices would be so thin that they’d be hard to pick out from the surrounding slices.

Si usted quiere que otros vean los datos representados por una rebanada "de Otros", Excel ofrece otro tipo de carta de tarta esto es ideal: la Barra de tipo de Tarta. Con este tipo de carta, los artículos de datos más pequeños son juntados en una rebanada sola, como antes, pero entonces los artículos separados que comprenden aquella rebanada son mostrados en un jalón de barra apilado separado. With this chart type, the smallest data items are gathered into a single slice, as before, but then the separate items that comprise that slice are displayed in a separated stacked bar marker.

Para crear una Barra de la carta de Tarta, seleccione sus datos, elija Encarte, Tarta, Barra de la Tarta. La figura 1 muestra un ejemplo.

La figura 1 una Barra de la carta de Tarta muestra pequeño val de la serie de datos Â-ues en un jalón de barra apilado separado.

Etiquetas de Technorati: carta pequeños valores, carta de tarta de barra, excel 2007

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Una carta de tarta muestra la proporción del todo que es contribuido por cada valor en una serie de datos sola. El todo es representado como un círculo ("la tarta"), y cada valor es mostrado como "una rebanada" proporcional del círculo. Usted puede usar cartas de tarta para representar cifras de ventas propor Â-tionally por la región o por el producto, o mostrar datos demográficos, como variedades de edad o modelos votadores. You can use pie charts to represent sales figures propor­tionally by region or by product, or to show population data such as age ranges or voting patterns.

Para crear una carta de tarta, seleccione sus datos, elija Encarte, Tarta, y haga clic en el tipo de carta de tarta que usted quiere. En la galería de carta de tarta, note que Excel incluye un tipo de Tarta Hecho explotar. En la jerga de carta de tarta, haciendo explotar una rebanada significa separar aquella rebanada por alguna cantidad de modo que aparezca solo. Esto es un modo útil de destacar una rebanada especial. Sin embargo, el tipo de Tarta Hecho explotar hace explotar cada rebanada, que no es que útil. Si usted quiere hacer explotar sólo una rebanada sola, usted tiene que insertar una carta de tarta regular y luego seguir estos pasos: In pie chart lingo, exploding a slice means separating that slice by some amount so that it appears on its own. This is a useful way to highlight a special slice. However, the Exploded Pie type explodes every slice, which isn’t that useful. If you want to explode just a single slice, you need insert a regular pie chart and then follow these steps:

1. Haga clic en la carta de tarta para seleccionarlo.
2. Haga clic en cualquier rebanada para seleccionar la serie y luego hacer clic en la rebanada que usted quiere hacer explotar. Esto debería ser ahora el único punto de datos seleccionado.
3. Elija la Disposición, Selección de Formato para mostrar el cuadro de diálogo Format Data Point.
4. En la etiqueta de Opciones de Serie, haga clic y arrastre al resbalador de Explosión de Punto hacia el final Separado (a la derecha). Usted también puede entrar en un valor de porcentaje en el cuadro de texto asociado. Lea el resto de esta entrada» Read the rest of this entry »

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Si usted traza dos series diferentes en la misma carta, el resultado no parecerá bien si las dos series usan variedades de datos como un loco diferentes. Un ejemplo bueno es una carta de reserva que incluye una serie para cotizaciones de cierre y otra serie para el volumen. Los precios podrían ser medidos en decenas de dólares, mientras que los volúmenes podrían ser medidos en decenas de miles de unidades. ¿Cómo puede usted combinar estas dos fuentes de datos dispares de modo que usted pueda ver ambas series correctamente? The prices might be measured in tens of dollars, whereas the volumes might be measured in tens of thousands of units. How can you combine these two disparate data sources so that you can see both series properly?

La broma aquí debe añadir al otro vertical llamado en el eje el eje secundario - y decir a Excel trazar una de las series usando aquel eje. Aquí están los pasos para seguir:

1. Haga clic en la carta para seleccionarlo.
2. Haga clic en la serie de datos que usted quiere trazar en el eje secundario.
3. Elija la Disposición, Selección de Formato para mostrar el cuadro de diálogo Format Data Series.
4. En la etiqueta de Opciones de Serie, haga clic en la opción de Eje Secundaria.
5. Haga clic Cerca.

La figura 1 muestra una carta de ejemplo con dos hachas verticales - el eje primario en los complots izquierdos la serie Cercana, y el eje secundario en el derecho traza la serie de Volumen.

La figura 1 Si usted tiene la serie con datos como un loco diferentes val Â-ues, traza a uno de ellos en el eje secundario.

Etiquetas de Technorati: segundo de dispaly eje vertical

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La mayor parte de cartas usan datos estáticos como su fuente de datos. Sin embargo, es bastante común para una carta usar una fuente de datos que constantemente se amplía. En una hoja de trabajo de precios de reserva, por ejemplo, usted podría entrar en precios diarios durante un mes dado. Más bien que esperar hasta el final del mes a crear la carta, es útil trazar los datos existentes y actualizar la carta cuando usted añade nuevos precios cada día. On a stock price worksheet, for example, you might enter daily prices for a given month. Rather than wait until the end of the month to create the chart, it is useful to chart the existing data and update the chart as you add new prices each day.

El modo difícil de llevar a cabo esto es corregir las referencias de variedad para las etiquetas de eje de categoría y la serie de datos valora cada vez que usted añade nuevos datos. Por suerte, Excel 2007 le da un método mucho más fácil. Como con las variedades dinámicas usted aprendió sobre en la sección anterior, la broma debe convertir sus datos a una mesa. Cuando la variedad de etiqueta de eje de categoría y la variedad de serie de datos son la parte de una mesa, Excel automáticamente amplía la carta para incluir cualesquiera nuevos datos que usted añade a la mesa. Note que usted consigue esta ventaja sin cualquier otro alboroto y molestia. Tan pronto como usted convierte la variedad de datos a una mesa, su carta se hace dinámica basado en los datos de mesa. Usted no tiene que corregir la SERIE () funcionan o realizan cualquier otra tarea arcana. As with the dynamic ranges you learned about in the previous section, the trick is to convert your data to a table. When the category axis label range and data series range are part of a table, Excel automatically expands the chart to include any new data that you add to the table. Note that you get this advantage without any other fuss and bother. As soon as you convert the data range to a table, your chart becomes dynamic based on the table data. You don’t need to edit the SERIES() function or perform any other arcane tasks.

NOTAR

Otra ventaja que usted consigue con esta broma consiste en que esto el € doesnâ ™ t importa cuando usted convierte los datos a una mesa. Usted puede realizar la conversión antes de que o después youâ € ™ el ve creara su carta; Excel todavía ampliará la carta automáticamente para acomodar nuevos datos de mesa. Excel will still expand the chart automatically to accommodate new table data.

Etiquetas de Technorati: ampliación de carta automáticamente, nuevos datos excel

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La mayor parte de datos de carta consisten en una variedad entera de células, pero es a veces necesario trazar sólo una parte de una variedad. Si usted tiene datos de reserva, por ejemplo, usted puede querer visualizar sólo un detalle 7-, 14-, o parte de 30 días de los datos. Si la carta no existe aún, sólo seleccione la parte de la variedad usted quiere trabajar con y luego insertar la carta. Si la carta ya existe, hay dos métodos que usted puede usar para ajustar la serie de datos: If the chart doesn’t exist yet, just select the portion of the range you want to work with and then insert the chart. If the chart already exists, there are two methods you can use to adjust the data series:

• Haga clic en la carta y luego elija el Diseño, Seleccione Datos para abrir el cuadro de diálogo Select Data Source. Para la variedad de valor, haga clic en el botón Edit en las Entradas de Leyenda (Serie) sección para mostrar el cuadro de diálogo Edit Series, ajustar la referencia de Valores de Serie, y luego hacer clic OKEY. Para las categorías, haga clic en el botón Edit en el Horizontal (Categoría) sección de Etiquetas de Eje para mostrar el cuadro de diálogo Axis Labels, ajustar la referencia de Variedad de Etiqueta de Eje, y luego hacer clic OKEY.dit button in the Legend Entries (Series) section to display the Edit Series dialog box, adjust the Series Values reference, and then click OK. For the categories, click the Edit button in the Horizontal (Category) Axis Labels section to display the Axis Labels dialog box, adjust the Axis Label Range reference, and then click OK. Values reference, and then click OK. For the categories, click the Edit button in the Horizontal (Category) Axis Labels section to display the Axis Labels dialog box, adjust the Axis Label Range reference, and then click OK. (Category) Axis Labels section to display the Axis Labels dialog box, adjust the Axis Label Range reference, and then click OK.
• Haga clic en la carta, haga clic en cualquier punto en la serie de datos, y luego ajuste las referencias de variedad usadas en la SERIE () función que muestra en la barra de fórmula. Explico la función como sigue.

Aquí está la sintaxis para la SERIE () la función:

SERIE ([nombre], [category_labels], valores, orden)

Por ejemplo, aquí está la SERIE () la función para la carta de línea que mostró antes: Lea el resto de esta entrada»

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