Pase lo que pase el tipo de datos que usted quiere importar, usted pasará por los mismos pasos básicos. Aquí está una descripción:
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En
la sección de Importación de Datos Externa de la cinta, haga clic en el botón que equivale al tipo de archivo que usted quiere importar.Cuando usted elige un formato, el Acceso lanza al mago de Importación (la Cifra 10-4).
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Ingrese el nombre del archivo que usted quiere importar.
Si usted no recuerda el camino de archivo (o usted sólo no quiere teclearlo a mano), entonces haga clic Hojean, y luego navegan al lugar correcto en la ventana File Open. Una vez que usted encuentra el archivo, presiona dos veces el ratón él.
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Elija donde colocar el contenido importado en su base de datos.
Usted tiene tres opciones posibles para colocar sus datos. Según el formato de archivo usted usa, todos que éstos pueden no estar disponibles.
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Cree una nueva mesa. Esta opción crea una nueva mesa fresca para los datos que usted importa, que le salva el dolor de cabeza de preocupación de archivos contrarios. Sin embargo, si una mesa del mismo nombre ya existe en la base de datos de Acceso, entonces esta opción lo borra. However, if a table of the same name already exists in the Access database, then this option wipes it out.
La cifra 10-4. Pase lo que pase el formato que usted elige, el mago de Importación más o menos el mismo, aunque las ciertas opciones puedan ser restringidas. En este primer paso, usted elige el nombre de fichero de la fuente, y el modo que el Acceso inserta la información en su base de datos. In this first step, you choose the source file name, and the way Access inserts the information into your database. -
Añada a una mesa existente. Esta opción toma las filas que usted importa y los añade a una mesa existente. Para esta opción de trabajar, la estructura de los datos que usted importa debe emparejar la estructura de la mesa que usted usa. Por ejemplo, los nombres de campo mucho partido exactamente. Sin embargo, los datos que usted importa pueden excluir campos que no se requieren (la Sección 4.1) o tienen valores por defecto (la Sección 4.1.2). In order for this option to work, the structure of the data you’re importing must match the structure of the table you’re using. For example, the field names much match exactly. However, the data you’re importing can leave out fields that aren’t required (Section 4.1) or have default values (Section 4.1.2).
- Cree una mesa unida. Si usted usa este acercamiento, entonces el Acceso realmente no transfiere la información en su base de datos. En cambio, cada vez usted ve la mesa unida, el Acceso comprueba el archivo original para conseguir la información más reciente. La cosa ordenada aquí consiste en que su mesa unida siempre muestra la información más reciente. Con cualquier otra opción, la mesa importada se ha marchado intocado si usted cambia el archivo original. Sin embargo, las mesas unidas también son arriesgadas, porque usted no tiene ninguna garantía que el archivo no viajará a otra posición en su disco duro (donde el Acceso no puede encontrarlo). Instead, every time you view the linked table, Access checks the original file to get the most recent information. The neat thing here’s that your linked table always shows the most recent infor-mation. With any other option, the imported table’s left untouched if you change the original file. However, linked tables are also risky, because you don’t have any guarantee that the file won’t travel to another location on your hard drive (where Access can’t find it).
Note: las mesas unidas son un modo bueno de rellenar el hueco entre bases de datos de Acceso diferentes u otras bases de datos (como el Servidor SQL). Sin embargo, ellos no trabajan bien con otros formatos más limitados, como archivos de texto.
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Haga clic OKEY.
Un mago lanza lo que colecciona la información restante aquellas necesidades de Acceso. Si usted importa un archivo Excel, entonces el Acceso le pregunta que hoja de trabajo usar. Si usted importa un archivo de texto, entonces el Acceso le pregunta como los campos son separados. If you’re importing a text file, then Access asks you how the fields are separated.
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Conteste a todas las preguntas en el mago para decir el Acceso lo que esto tiene que saber sobre la estructura de los datos que usted importa.
Una vez que usted es terminado con esta etapa, el Acceso le hace su pregunta final si usted quiere salvar sus pasos de importación.
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Si usted quiere realizar esta importación otra vez más tarde, entonces seleccione “Salvan pasos de importación”. Entonces, haga clic Cerca.
Note: Si el Acceso encuentra algún error importando sus datos, entonces esto crea otra mesa con el mismo nombre que la mesa que usted importa a, con _ImportErrors clavado con tachuelas durante el final. El acceso añade un registro a aquella mesa para cada problema. Si usted trata de importar un manojo de la información en una mesa llamada SalesData, y el Acceso no puede convertir los valores al tipo de datos que usted quiere (por ejemplo, hay texto en una columna que sólo debería sostener números), usted consigue una mesa llamada SalesData_ImportErrors. Access adds one record to that table for each problem. If you try to import a bunch of information into a table named SalesData, and Access can’t convert the values to the data type you want (for example, there’s text in a column that should only hold numbers), you get a table named SalesData_ImportErrors.
Las secciones siguientes andan usted por los datos concretos para dos formatos de datos comunes que necesitan unos pasos suplementarios: cuadernos de ejercicios de Excel y archivos de texto.
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