Sra. Melodía de Office

Si usted no ha pensado mucho en importación y exportación, es probablemente porque usted no tiene que usar estos featuresyet. Muchas bases de datos son la vida completamente feliz una vida tranquila, solitaria. Sin embargo, la importación y la exportación podrían entrar práctico por unos motivos. Tarde o temprano, uno de estos motivos se aplicará a usted. However, importing and exporting might come in handy for a few reasons. Sooner or later, one of these reasons will apply to you.

Entendimiento de Exportaciones

La exportación es la parte más fácil de la ecuación. La exportación más simple que la importación, porque esto implica la información móvil de una posición de almacenaje más estricta (la base de datos) a uno con menos reglas (otro tipo del documento).

---

Note: la Exportación es una manera de transferir una copia de su información a otra posición. La copia original siempre permanece en el Acceso. No hay ninguna razón en el cambio de la copia exportada. En cambio, si usted necesita cambios, hágalos en la base de datos, y luego realice la operación de exportación otra vez. There’s no point in changing the exported copy. Instead, if you need changes, make them in the database, and then perform the export operation again.

---

Aquí están algunos motivos más comunes la gente decide exportar la información:

• Usted quiere enviar un poco de información por correo electrónico a un amigo. Usted no quiere enviar la base de datos de Acceso porque su amigo no tiene un Acceso de copia, o usted quiere que él sólo vea a unos no todos los datos.

• Usted crea una presentación en PowerPoint. La manera más fácil de deslumbrar y convencer a sus pares es mostrarles un poco de información impresionante de su base de datos.

• Usted quiere analizar la información en Excel. El acceso es grande para almacenar y manejar sus datos, pero esto no le da los instrumentos para ayudarle a entender lo que todo esto significa. Si usted quiere ronzar los números con fórmulas de trabajo pesado y rasgos hábiles que trazan, tiene sentido de moverlo a Excel. If you want to crunch the numbers with heavy duty formulas and slick charting features, it makes sense to move it to Excel.

Algunos programas son bastante inteligentes para sacar la información de una base de datos de Acceso todos solos. La Palabra de un ejemplo, que proporciona un rasgo de fusión de correo electrónico que le deja tomar una lista de nombres y direcciones de una base de datos, y luego usarlos para crear etiquetas de envío, formas personalizadas, o cualquier otra clase del trabajo de escribir de hornada. Usando este rasgo, usted no tiene que realizar ninguna exportación en cambio, usted puede señalar sólo la Palabra a su archivo de base de datos de Acceso. (Para más información sobre el rasgo de fusión de correo electrónico de la Palabra, ver la Palabra 2007: El Manual Ausente.) feature that lets you take a list of names and addresses from a database, and then use them to create mailing labels, personalized forms, or any other sort of batch paperwork. When using this feature, you don’t need to perform any exporting instead, you can just point Word to your Access database file. (For more information about Word’s mail merge feature, see Word 2007: The Missing Manual.)

Entendimiento de Importaciones

Usted necesita la importación siempre que haya información fuera de su base de datos que pertenece dentro de ello. Suponga que usted crea una base de datos de comercio electrónico de tecnología avanzada para su granja de búfalo. Sin embargo, algunos de sus socios de ventas todavía llenan formas usando una vieja hoja de cálculo de Excel. Ahora, usted necesita una manera de conseguir la información de la hoja de cálculo de Excel y en su base de datos. However, some of your sales associates still fill out forms using an old Excel spreadsheet. Now, you need a way to get the information out of the Excel spreadsheet and into your database.

---

Punta: Su personal de ventas le ha defraudado. Ellos realmente no deberían entrar en datos en un documento para otro programa. En cambio, ellos deberían usar una forma esto es diseñado para registrar ventas, como descrito en el Capítulo 9. Instead, they should use a form that’s designed for logging sales, as described in Chapter 9.

---

Las operaciones de importación tienen dos desafíos claves. El primer se asegura que los datos encajan los requisitos estrictos de la base de datos. Como usted aprendió en el Capítulo 1, las bases de datos están locas por la regla, y ellos groseramente botan cualquier información que no quepa (por ejemplo, texto en un campo de fecha). El segundo desafío trata con la información que no raya completamente upin otras palabras, su representación en la base de datos no corresponde a su representación en el documento externo. Este dolor de cabeza más común que usted puede pensar. As you learned in Chapter 1, databases are rule-crazy, and they rudely toss out any information that doesn’t fit (for example, text in a date field). The second challenge is dealing with information that doesn’t quite line upin other words, its representation in the database doesn’t match its representation in the external document. This headache’s more common that you may think.

En su base de datos, usted podría usar códigos de estado (como 4302), mientras la hoja de cálculo usted quiere importar nombres de estado de usos (como la Alta prioridad). O, usted tendría que romper la información que usted importa en más de una mesa unida, aunque sea almacenado juntos en un documento solo. La hoja de cálculo de pedido de cliente para su granja de búfalo podría incluir la información de cliente (que equivale a la mesa de Clientes) y la información de pedido (para la mesa de Pedidos). Tristemente, usted no tiene ninguna manera fácil de solucionar estos problemas. Si los datos externos no corresponden a la representación en la base de datos exactamente, usted tendrá que cambiarlo a mano antes o después de la operación de importación. The customer order spreadsheet for your buffalo farm could include customer information (which corresponds to the Customers table) and order information (for the Orders table). Sadly, you don’t have any easy way to solve these problems. If the external data doesn’t match the representation in the database exactly, you’ll need to change it by hand before or after the import operation.

Popularidad: el 2 % [?]