La etiqueta de Presentación preliminar es un poco de una singularidad, porque incluye unas órdenes que no tienen nada a con la imprenta de su informe. Las órdenes en
la sección de Datos de Presentación preliminar le dejan tomar una foto de los datos de informe corrientes, y luego exportarlo en algún otro tipo del archivo entonces usted puede verlo fuera de Acceso o trabajo con él en otro programa. Esta técnica es gran uno para usar si usted quiere compartir algunos datos con otra gente (leído: impresione al jefe). it into some other type of file so you can view it outside of Access or work with it in another program. This technique is a great one to use if you want to share some data with other people (read: impress the boss).
Aunque el Acceso apoye muchos formatos diferentes para exportar un informe, usted usará sólo unos cuantos con informes. (Los demás son más útiles cuando usted exporta datos puros de una mesa o pregunta, como explicado en el Capítulo 10.) los formatos útiles para exportar informes incluyen:.) The useful formats for exporting reports include:
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Palabra. Esta opción transforma su informe en un documento que usted puede abrir en Microsoft Word. Sin embargo, el Acceso de formato usa es un poco torpe. (Esto separa cada columna con etiquetas y cada línea con un retorno manual, que hace difícil reajustar los datos después del hecho en la Palabra.) un rasgo de exportación más agradable pondría los datos de informe en una mesa de Palabra, que haría mucho más fácil trabajar con. However, the format Access uses is a bit clumsy. (It separates each column with tabs and each line with a hard return, which makes it difficult to rearrange the data after the fact in Word.) A nicer export feature would put the report data into a Word table, which would make it far easier to work with.
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Documento de HTML. Esta opción transforma su informe en un documento de HTML rico, conveniente para fijar en la Web o sólo abrirse directamente de su disco duro. ¿la ventaja De este formato consiste en que todo usted tiene que verlo es un navegador de Web (¿y quién no tiene a uno de aquellos?). El único inconveniente consiste en que el formateo, la disposición, y la paginación de su informe no serán conservados exactamente, que es una desventaja si alguien quiere imprimir el informe exportado. The advantage of this format is that all you need to view it is a Web browser (and who doesn’t have one of those?). The only drawback is that the formatting, layout, and pagination of your report won’t be preserved exactly, which is a disadvantage if someone wants to print the exported report.
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Espectador de Foto. Esta opción crea un archivo de foto.snp, que alguien puede abrir para ver e imprimir el informe totalmente formateado. A fin de ver el archivo de foto, usted necesita el programa de Espectador de Foto libre de Microsoft. (Para descargarlo, oleaje a http://office.microsoft.com y búsqueda “de Espectador de Foto.”) Aunque el Espectador de Foto trabaje perfectamente bien, la mayor parte de personas prefieren usar el formato de PDF más estándar (después en la lista), que proporciona los mismos rasgos. (Sinceramente, el Espectador de Foto es un poco de un remanente de versiones más tempranas del Office.) In order to view the snapshot file, you need Microsoft’s free Snapshot Viewer program. (To download it, surf to http://office.microsoft.com and search for “Snapshot Viewer.”) Although the Snapshot Viewer works perfectly well, most people prefer to use the more standard PDF format (next in the list), which provides the same features. (Truthfully, the Snapshot Viewer is a bit of a holdover from earlier versions of Office.)
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PDF o XPS. Esta opción le deja conservar su formateo de informe exacto (entonces su informe puede ser imprimido), y esto deja a la gente que no tiene el Acceso (y posiblemente no tenga hasta el Windows) vea su informe. La única desventaja es que este rasgo no es incluido en el paquete de Acceso básico. En cambio, usted tiene que instalar una macro automática libre para conseguirlo (usted verá como en la Sección 8.2.3). Para más información sobre el PDF y formatos de XPS, ver la caja “Aprender a Amar PDFs” abajo. The only disadvantage is that this feature isn’t included in the basic Access package. Instead, you need to install a free add-in to get it (you’ll see how in Section 8.2.3). For more information about the PDF and XPS formats, see the box “Learning to Love PDFs” below.
| HASTA VELOCIDAD La enseñanza a Amar PDFs |
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Usted ha oído probablemente sobre PDF, el formato popular del Adobe para compartir documentos formateados, listos para la letra. PDFs están acostumbrados al pase alrededor de manuales de producto, folletos, y todas las clases de documentos electrónicos. A diferencia de un formato de documento, como el.xlsx, los archivos de PDF son diseñados para ser vistos e imprimidos, pero no corregidos. Unlike a document format such as .xlsx, PDF files are designed to be viewed and printed, but not edited. La mejor parte sobre PDFs es que ellos pueden ser vistos en aproximadamente cualquier tipo de ordenador y sistema operativo usando el Adobe Reader libre. Usted puede descargar el Adobe Reader en www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html, pero usted probablemente no necesita a. La mayor parte de ordenadores ya tienen, but you probably don’t need to. Most computers already have El Adobe Reader instaló, porque viene atado en un fardo a tantos programas diferentes (por lo general entonces usted puede ver su documentación electrónica). También está usado extensamente en la Web. PDF no es el único niño en el bloque. El sistema operativo más nuevo de Microsoft, Windows Vista, incluye su propio formato de papel electrónico llamado XPS (Especificación de Papel de XML). A tiempo, cuando XPS es integrado en cada vez más productos, puede hacerse un competidor PDF verdadero. Pero por el momento, PDF es dramáticamente más popular y extendido, entonces es el que para pegarse con. In time, as XPS is integrated into more and more products, it may become a true PDF competitor. But for now, PDF is dramatically more popular and widespread, so it’s the one to stick with. |
No importa que le formatean uso, el proceso es esencialmente el mismo:
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Si usted no está ya en el modo de Presentación preliminar, el chasquido correcto el título de etiqueta de informe, y luego elige la Presentación preliminar.
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Haga clic en uno de los botones en
la sección de Datos de Presentación preliminar de la cinta, según el formato que usted quiere usar para su exportación.Por ejemplo, elija
la Palabra de Datos de Presentación preliminar para copiar los resultados de su informe en un documento compatible con la Palabra. Algunas opciones son almacenadas bajo el menú Print Preview Data More, y usted no verá una opción de exportación de PDF hasta que usted instale la macro automática PDF (como descrito en la siguiente sección). -
Elija un nombre para el archivo de destino (la Cifra 8-12).
El archivo de destino es el lugar donde los datos exportados serán almacenados.
La cifra 8-12. El acceso supone que usted quiera un nombre que empareja su informe (por ejemplo, ProductCatalog.rtf si el informe de ProductCatalog es exportado a un documento de texto rico que puede ser abierto en la Palabra). Sin embargo, usted puede cambiar el nombre de fichero a lo que usted quiere. However, you can change the file name to whatever you want. -
Si usted desea abrir su archivo exportado en el programa relacionado, compruebe el se poner “Abierto el archivo de destino después de que la operación de exportación es completa.”
Diga que usted exporta un documento de Palabra y usted elige esta opción; el Acceso exportará los datos, lanzará la Palabra, y cargará el documento. Esto es un modo bueno de asegurarse que su operación de exportación trabajó como esperado. Esta opción sólo trabaja si usted tiene el programa usted necesita en su ordenador. This is a good way to make sure your export operation worked as expected. This option works only if you have the program you need on your computer.
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Haga clic OKEY para realizar la exportación.
No haga caso de otros dos checkboxes, que son grayed. Ellos sólo se aplican para exportar operaciones que trabajan con otros objetos de base de datos.
Note: Recuerde, exportando un informe parece a la imprenta de un informe. Su archivo exportado contiene los datos que existieron en aquel momento. Si usted decide una semana más tarde que usted necesita datos más recientes, usted tiene que exportar su informe otra vez. If you decide a week later that you need more recent data, you need to export your report again.
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Elija si usted quiere salvar sus ajustes de exportación.
Salvando sus ajustes de exportación, usted puede repetir rápidamente su operación de exportación más tarde. Por ejemplo, si usted exporta a un documento de Palabra y salva los ajustes de exportación, usted puede exportar los datos de informe mañana, la próxima semana, o un año en el futuro.
Punta: Usted no tiene que abrir su informe a fin de exportarlo. En cambio, usted puede usar todas las órdenes que usted necesita directamente del cristal de navegación. Sólo el chasquido correcto el nombre de informe, y luego elige la Exportación para mostrar un menú de todas sus opciones de exportación, de archivos PDF a páginas de HTML. Usted también verá unas opciones que no aparecen en la etiqueta de Exportación de la cinta, incluso opciones para exportar el informe a base de datos más vieja, casi olvidada y productos de hoja de cálculo como dBase, Paradoja, y Loto 1-2-3. Just right-click the report name, and then choose Export to show a menu of all your export options, from PDF files to HTML pages. You’ll also see a few options that don’t appear in the Export tab of the ribbon, including options for exporting the report to older, almost forgotten database and spreadsheet products like dBase, Paradox, and Lotus 1-2-3.
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