La etiqueta de Presentación preliminar es un poco de una singularidad, porque incluye unas órdenes que no tienen nada a con la imprenta de su informe. Las órdenes en la sección de Datos de Presentación preliminar le dejan tomar una foto de los datos de informe corrientes, y luego exportarlo en algún otro tipo del archivo entonces usted puede verlo fuera de Acceso o trabajo con él en otro programa. Esta técnica es gran uno para usar si usted quiere compartir algunos datos con otra gente (leído: impresione al jefe).

Aunque el Acceso apoye muchos formatos diferentes para exportar un informe, usted usará sólo a unos cuantos con informes. (Los demás son más útiles cuando usted exporta datos puros de una mesa o pregunta, como explicado en el Capítulo 10.) Los formatos útiles para exportar informes incluyen:

• Palabra. Esta opción transforma su informe en un documento que usted puede abrir en el Microsoft Word. Sin embargo, el Acceso de formato usa es un poco torpe. (Esto separa cada columna con etiquetas y cada línea con un retorno manual, que hace difícil reajustar los datos después del hecho en la Palabra.) Un rasgo de exportación más agradable pondría los datos de informe en una mesa de Palabra, que haría mucho más fácil trabajar con.

• Documento de HTML. Esta opción transforma su informe en un documento de HTML rico, conveniente para fijar en la Red o sólo abrirse directamente de su disco duro. La ventaja de este formato consiste en que todo usted tiene que verlo es un navegador web (¿y quién no tiene uno de aquellos?). El único inconveniente consiste en que el formateo, la disposición, y la paginación de su informe no serán conservados exactamente, que es una desventaja si alguien quiere imprimir el informe exportado.

• Espectador de foto. Esta opción crea un archivo de foto.snp, que cualquiera puede abrir para ver e imprimir el informe totalmente formateado. A fin de ver el archivo de foto, usted necesita el programa Snapshot Viewer libre de Microsoft. (Para descargarlo, oleaje a http://office.microsoft.com y búsqueda de “Espectador de Foto.”) Aunque el Espectador de Foto trabaje perfectamente bien, la mayor parte de personas prefieren usar el formato de PDF más estándar (después en la lista), que proporciona los mismos rasgos. (Sinceramente, el Espectador de Foto es un poco de un remanente de versiones más tempranas del Office.)

• PDF o XPS. Esta opción le deja conservar su formateo de informe exacto (entonces su informe puede ser imprimido), y esto deja a la gente que no tiene el Acceso (y posiblemente no tenga hasta Windows) vea su informe. La única desventaja es que este rasgo no es incluido en el paquete de Acceso básico. En cambio, usted tiene que instalar una macro automática libre para conseguirlo (usted verá como en el Artículo 8.2.3). Para más información sobre el PDF y formatos de XPS, ver la caja “Aprender a Amar PDFs” abajo.

No importa que le formatean uso, el proceso es esencialmente el mismo:

1. Si usted no está ya en el modo de Presentación preliminar, el chasquido correcto el título de etiqueta de informe, y luego elige la Presentación preliminar.

2. Haga clic en uno de los botones en la sección de Datos de Presentación preliminar de la cinta, según el formato que usted quiere usar para su exportación.

   Por ejemplo, elija la Palabra de Datos de Presentación preliminar para copiar los resultados de su informe en un documento compatible con la Palabra. Algunas opciones son almacenadas según el menú Print Preview Data More, y usted no verá una opción de exportación de PDF hasta que usted instale la macro automática PDF (como descrito en la siguiente sección).

3. Elija un nombre para el archivo de destino (la Figura 8-12).

   El archivo de destino es el lugar donde los datos exportados serán almacenados.

   
   La figura 8-12. El acceso supone que usted quiera un nombre que corresponde a su informe (por ejemplo, ProductCatalog.rtf si el informe de ProductCatalog es exportado a un documento de texto rico que puede ser abierto en la Palabra). Sin embargo, usted puede cambiar el nombre de fichero a lo que usted quiere.

4. Si usted desea abrir su archivo exportado en el programa relacionado, compruebe el ponerse “Abierto el archivo de destino después de que la operación de exportación es completa.”

   Diga que usted exporta un documento de Palabra y usted elige esta opción; el Acceso exportará los datos, lanzará la Palabra, y cargará el documento. Esto es una manera buena de asegurarse que su operación de exportación trabajó como esperado. Esta opción sólo trabaja si usted tiene el programa usted necesita en su ordenador.

5. Haga clic en el OK para realizar la exportación.

   No haga caso de otros dos checkboxes, que son grayed. Ellos sólo se aplican para exportar operaciones que trabajan con otros objetos de base de datos.

   ---

   Note: Recuerde, exportando un informe parece a la imprenta de un informe. Su archivo exportado contiene los datos que existieron en aquel momento. Si usted decide una semana más tarde que necesita datos más recientes, usted tiene que exportar su informe otra vez.
   

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6. Elija si usted quiere salvar sus ajustes de exportación.

   Salvando sus ajustes de exportación, usted puede repetir rápidamente su operación de exportación más tarde. Por ejemplo, si usted exporta a un documento de Palabra y salva los ajustes de exportación, usted puede exportar los datos de informe mañana, la próxima semana, o un año en el futuro.

   ---

   Punta: Usted no tiene que abrir su informe a fin de exportarlo. En cambio, usted puede usar todas las órdenes que usted necesita directamente del cristal de navegación. Sólo el chasquido correcto el nombre de informe, y luego elige la Exportación para mostrar un menú de todas sus opciones de exportación, de archivos PDF a páginas de HTML. Usted también verá unas opciones que no aparecen en la etiqueta de Exportación de la cinta, incluso opciones para exportar el informe a base de datos más vieja, casi olvidada y productos de hoja de cálculo como dBase, Paradoja, y Lotus 1-2-3.
   

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Popularidad: el 2 % [?]

La etiqueta de Presentación preliminar es un poco de una singularidad, porque incluye unas órdenes que no tienen nada a con la imprenta de su informe. Las órdenes en la sección de Datos de Presentación preliminar le dejan tomar una foto de los datos de informe corrientes, y luego exportarlo en algún otro tipo del archivo entonces usted puede verlo fuera de Acceso o trabajo con él en otro programa. Esta técnica es gran uno para usar si usted quiere compartir algunos datos con otra gente (leído: impresione al jefe).

Aunque el Acceso apoye muchos formatos diferentes para exportar un informe, usted usará sólo a unos cuantos con informes. (Los demás son más útiles cuando usted exporta datos puros de una mesa o pregunta, como explicado en el Capítulo 10.) Los formatos útiles para exportar informes incluyen:

• Palabra. Esta opción transforma su informe en un documento que usted puede abrir en el Microsoft Word. Sin embargo, el Acceso de formato usa es un poco torpe. (Esto separa cada columna con etiquetas y cada línea con un retorno manual, que hace difícil reajustar los datos después del hecho en la Palabra.) Un rasgo de exportación más agradable pondría los datos de informe en una mesa de Palabra, que haría mucho más fácil trabajar con.

• Documento de HTML. Esta opción transforma su informe en un documento de HTML rico, conveniente para fijar en la Red o sólo abrirse directamente de su disco duro. La ventaja de este formato consiste en que todo usted tiene que verlo es un navegador web (¿y quién no tiene uno de aquellos?). El único inconveniente consiste en que el formateo, la disposición, y la paginación de su informe no serán conservados exactamente, que es una desventaja si alguien quiere imprimir el informe exportado.

• Espectador de foto. Esta opción crea un archivo de foto.snp, que cualquiera puede abrir para ver e imprimir el informe totalmente formateado. A fin de ver el archivo de foto, usted necesita el programa Snapshot Viewer libre de Microsoft. (Para descargarlo, oleaje a http://office.microsoft.com y búsqueda de “Espectador de Foto.”) Aunque el Espectador de Foto trabaje perfectamente bien, la mayor parte de personas prefieren usar el formato de PDF más estándar (después en la lista), que proporciona los mismos rasgos. (Sinceramente, el Espectador de Foto es un poco de un remanente de versiones más tempranas del Office.)

• PDF o XPS. Esta opción le deja conservar su formateo de informe exacto (entonces su informe puede ser imprimido), y esto deja a la gente que no tiene el Acceso (y posiblemente no tenga hasta Windows) vea su informe. La única desventaja es que este rasgo no es incluido en el paquete de Acceso básico. En cambio, usted tiene que instalar una macro automática libre para conseguirlo (usted verá como en el Artículo 8.2.3). Para más información sobre el PDF y formatos de XPS, ver la caja “Aprender a Amar PDFs” abajo.

No importa que le formatean uso, el proceso es esencialmente el mismo:

1. Si usted no está ya en el modo de Presentación preliminar, el chasquido correcto el título de etiqueta de informe, y luego elige la Presentación preliminar.

2. Haga clic en uno de los botones en la sección de Datos de Presentación preliminar de la cinta, según el formato que usted quiere usar para su exportación.

   Por ejemplo, elija la Palabra de Datos de Presentación preliminar para copiar los resultados de su informe en un documento compatible con la Palabra. Algunas opciones son almacenadas según el menú Print Preview Data More, y usted no verá una opción de exportación de PDF hasta que usted instale la macro automática PDF (como descrito en la siguiente sección).

3. Elija un nombre para el archivo de destino (la Figura 8-12).

   El archivo de destino es el lugar donde los datos exportados serán almacenados.

   
   La figura 8-12. El acceso supone que usted quiera un nombre que corresponde a su informe (por ejemplo, ProductCatalog.rtf si el informe de ProductCatalog es exportado a un documento de texto rico que puede ser abierto en la Palabra). Sin embargo, usted puede cambiar el nombre de fichero a lo que usted quiere.

4. Si usted desea abrir su archivo exportado en el programa relacionado, compruebe el ponerse “Abierto el archivo de destino después de que la operación de exportación es completa.”

   Diga que usted exporta un documento de Palabra y usted elige esta opción; el Acceso exportará los datos, lanzará la Palabra, y cargará el documento. Esto es una manera buena de asegurarse que su operación de exportación trabajó como esperado. Esta opción sólo trabaja si usted tiene el programa usted necesita en su ordenador.

5. Haga clic en el OK para realizar la exportación.

   No haga caso de otros dos checkboxes, que son grayed. Ellos sólo se aplican para exportar operaciones que trabajan con otros objetos de base de datos.

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   Note: Recuerde, exportando un informe parece a la imprenta de un informe. Su archivo exportado contiene los datos que existieron en aquel momento. Si usted decide una semana más tarde que necesita datos más recientes, usted tiene que exportar su informe otra vez.
   

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6. Elija si usted quiere salvar sus ajustes de exportación.

   Salvando sus ajustes de exportación, usted puede repetir rápidamente su operación de exportación más tarde. Por ejemplo, si usted exporta a un documento de Palabra y salva los ajustes de exportación, usted puede exportar los datos de informe mañana, la próxima semana, o un año en el futuro.

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   Punta: Usted no tiene que abrir su informe a fin de exportarlo. En cambio, usted puede usar todas las órdenes que usted necesita directamente del cristal de navegación. Sólo el chasquido correcto el nombre de informe, y luego elige la Exportación para mostrar un menú de todas sus opciones de exportación, de archivos PDF a páginas de HTML. Usted también verá unas opciones que no aparecen en la etiqueta de Exportación de la cinta, incluso opciones para exportar el informe a base de datos más vieja, casi olvidada y productos de hoja de cálculo como dBase, Paradoja, y Lotus 1-2-3.
   

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