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Julio
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08
2.2.3.1. Listas de AutoFill de encargo
Excel almacena una colección de listas de AutoFill a las cuales se refiere cada vez usted usa el rasgo. Usted puede añadir sus propias listas a la colección, que se extiende las series Se autollenan reconoce. Por ejemplo, Excel no viene el juego para entender Kermit, Monstruo de Galleta, Grover, Ave Grande, Oscar, y Snuffleupagus como una serie, pero usted puede añadirlo a la mezcla.
¿Pero por qué la molestia para añadir la costumbre pone en una lista a la colección de Excel? ¿Después de todo, si usted tiene que escribir a máquina en la lista entera antes de que usted la use, realmente le salva AutoFill algún trabajo? La ventaja ocurre cuando usted tiene que crear la misma lista en hojas de trabajo múltiples, en cuyo caso usted puede teclearlo sólo una vez y luego usar AutoFill para recrearlo tan a menudo como le gustaría.
Para crear una lista de encargo, siga estos pasos:
-
Elija el botón de Office
Opciones de Excel.La ventana Options de Excel familiar aparece.
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Elija la sección Popular, y luego haga clic en el Edit Custom Lists.
Aquí, usted puede tomar a un vistazo en las listas predefinidas de Excel, y añadir su propio (la Figura 2-9).
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En las “Listas de encargo” caja en la izquierda del cuadro de diálogo, seleccione la NUEVA LISTA.
Esta acción dice a Excel que usted está listo para crear una nueva lista.
La figura 2-9. Aquí, una nueva lista de encargo de colores está siendo añadida.
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En la “Caja” de entradas de lista en la derecha del cuadro de diálogo, escriba a máquina en su lista.
Separe cada artículo con una coma o por el apretamiento Entran. La lista en la Figura 2-9 muestra una serie de nombres en color separados por comas.
Si usted ha escrito a máquina ya su lista en su hoja de trabajo, usted puede salvar un poco de trabajo. En vez de escribir a máquina de nuevo la lista, haga clic dentro del cuadro de texto marcado “Lista de importación de células.” Entonces, haga clic en la hoja de trabajo y rastra para seleccionar las células que contienen la lista. (Cada artículo en la lista debe estar en una célula separada, y la lista entera debería estar en una serie de células adyacentes en una columna sola o una fila sola.) Cuando usted es terminado, haga clic en el Import, y Excel copia las entradas de célula en la nueva lista que usted crea.
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Haga clic en el Add para almacenar su lista.
A cualquier punto posterior a tiempo, usted puede volver a este cuadro de diálogo, seleccionar la lista salvada, y modificarlo en la ventana a la derecha. Sólo haga clic en el Add para destinar sus cambios después de hacer un cambio, o hacer clic en el Delete para quitar la lista completamente.
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Haga clic en el OK para cerrar el cuadro de diálogo Custom Lists, y OKEY otra vez cerrar la ventana Options de Excel.
Usted puede comenzar ahora a usar la lista con la hoja de trabajo corriente o en una nueva hoja de trabajo. Sólo escriba a máquina el primer artículo en su lista y luego siga los pasos de AutoFill perfilados en la sección anterior.
2.2.4. AutoFit
El artículo 1.2 (la Figura 1-5) explicó como usted puede arrastrar el borde de una columna para cambiar el tamaño a él. Para la mayor conveniencia, Excel también proporciona un rasgo de AutoFit que automáticamente amplía columnas para encajar contenido que se desbordan perfectamente (lamentablemente, esto no incluye una opción "se encogen para caber").
| GEMA EN EL ÁSPERO Unos Modos Más de Ajustar Anchura de Columna |
|
Excel le da la capacidad de controlar exactamente anchuras de columna. Cambiar la anchura de una columna, el chasquido correcto el jefe de columna en lo alto de la columna, y luego elegir Anchura de Columna. La talla de columna sin ajustar estándar es unos 8.43 caracteres compactos, pero usted puede cambiar esto a cualquier número de caracteres. (Recuerde que porque las fuentes diferentes usan cartas de talla diferentes, el número de caracteres que usted especifica aquí puede no equivaler directamente al número de caracteres en su columna.) Usted también puede ajustar anchuras de columna múltiples al mismo tiempo. Sólo seleccione columnas múltiples (haga clic en el primer jefe de columna, y luego arrastre a la izquierda o al derecho de seleccionar más columnas). Ahora, cuando usted aplica una nueva anchura, Excel lo usa para todas las columnas seleccionadas. Finalmente, usted puede personalizar la anchura estándar para columnas, que es la anchura que Excel adjudica a columnas en cada nueva hoja de trabajo que usted crea. Para poner la anchura estándar, elija |
AutoFit presentan primaveras en la acción en tres situaciones:
-
Cuando usted escribe a máquina un número o fecha esto es demasiado amplio para caber en una célula, Excel automáticamente ensancha la columna para acomodar el nuevo contenido. (Excel no amplía automáticamente columnas cuando usted escribe a máquina en el texto, sin embargo)
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Si usted presiona dos veces el ratón el borde correcto de un jefe de columna, Excel automáticamente amplía la columna para encajar la entrada más amplia que esto contiene. Esta broma trabaja para todos los tipos de datos, incluso fechas, números, y texto.
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Si usted selecciona
el Formato de Células de Casa Selección de AutoFit, Excel automáticamente amplía la columna para adaptarse al contenido en la célula activa. Este rasgo es provechoso si usted tiene una columna esto es arreglado de entradas relativamente estrechas, pero que también tiene un título de columna largo. En esta situación, usted no puede querer ampliar la columna a la anchura llena del título. En cambio, usted puede desear poner la talla a la columna para encajar una entrada típica y permitir que el título se desborde a la siguiente columna.
Note: Cuando una columna es bastante grande ya para su contenido, AutoFit no tiene ningún efecto.
Mientras AutoFit automáticamente ensancha columnas cuando usted escribe a máquina en un número o fecha en una célula, usted todavía puede encoger una columna después de que usted ha entrado en su información.
Tenga presente, sin embargo, que cuando sus columnas son demasiado estrechas, Excel muestra los datos de célula diferentemente, según el tipo de la información. Cuando sus células contienen el texto, es completamente posible para una célula superponerse (y así obscurecer) el otro, un problema primero descrito en el Capítulo 1. Sin embargo, si Excel permitió números truncados, él podría engañar. Por ejemplo, si usted aplasta una célula con el precio de fabricantes de café exprés de modo que ellos parezcan costar 2$ (en vez de 200$), usted podría terminar el pedido de un regalo costoso para todos sus compañeros de trabajo. Para prevenir este problema, Excel nunca trunca un número o fecha. En cambio, si usted ha encogido la anchura de una célula de modo que el número no pueda caber, usted verá una serie de signos de número (como rellenar de #####) la célula entera. Esta advertencia es sólo el modo de Excel de decirle que usted es fuera del espacio. Una vez que usted amplía la columna a mano (o usando AutoFit), el número original reaparece. (Hasta entonces, usted todavía puede ver el número almacenado en la célula moviéndose a la célula y mirando en la barra de fórmula.)
2.2.5. Deshaga y Rehaga
Corrigiendo una hoja de trabajo, un gurú de Excel puede hacer a tanto (o más) errores como un principiante. Estos errores incluyen la copia de células en el lugar equivocado, supresión de algo importante, o sólo fabricación de un lío del formateo de célula. Los maestros de Excel pueden recuperarse mucho más rápidamente, sin embargo, porque ellos confían en Deshacen y Rehacen. Entre en el hábito de la invocación de estos rasgos, y usted estará bien en su camino hacia Excel gurudom.
| ESQUINA DE NOSTALGIA Haga Más con Deshacen |
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Los admiradores de Excel de mucho tiempo realizarán que el 2007 de Excel Deshace el rasgo es inmensamente mejorado. Las versiones anteriores de Excel fueron limitadas con unos 16 niveles ínfimos de Deshacen. 2007 de Excel va mucho mejor con 100 niveles, que le deja viajar más atrás en la historia de su hoja de cálculo. Otra mejora bienvenida que usted puede no haber notado es el hecho que Excel 2007 no limpia la historia Deshacer cuando usted salva su hoja de cálculo. En versiones anteriores de Excel, esto era quirkas que exaspera pronto ya que usted decidió salvar su trabajo, usted perdió en cualquier posibilidad de deshacer una acción. Ahora, la historia Deshacer permanece hasta que usted cierre su cuaderno de ejercicios. |
¿Cómo trabajan ellos? Como usted crea su hoja de trabajo, Excel registra cada cambio que usted hace. Como el ordenador moderno tiene recursos enormes de memoria suplementaria y poder de calcular (es decir cuando esto no dirige el último juego de acción de tiempo real tridimensional), Excel puede guardar este tronco sin reducir la marcha de su ordenador a la baja de un trozo.
Si usted hace un cambio en su hoja de trabajo que no le gusta (diga que usted por descuido suprime el plan de nómina entero de su compañía), usted puede usar Excel Deshacen la historia para invertir el cambio. En la barra de herramientas de Acceso Rápida, simplemente haga clic en el botón Undo (la Figura 2-10), o presione el atajo de teclado superútil Ctrl+Z. Excel inmediatamente devuelve su hoja de trabajo a su estado justo antes del último cambio. Si usted cambia de opinión otra vez, usted puede volver al estado cambiado (conocido a expertos como “perdición de su deshacer”) por la elección Corrigen Rehacen, o presionando Ctrl+Y.
Las cosas se hacen interesantes cuando usted quiere ir más atrás que sólo un cambio anterior, porque Excel no almacena sólo un cambio de la memoria. En cambio, esto rastrea las 100 últimas acciones que usted hizo. Y esto rastrea aproximadamente algo que usted haga a una hoja de trabajo, incluso la célula corrige, formateo de célula, reducción y operaciones de pasta, y mucho más. Como consiguiente, si usted hace una serie de cambios no le gusta, o si usted descubre un error un poco más tarde calle abajo, entonces usted puede retroceder por la serie entera de cambios, uno por uno. Cada vez usted presiona Ctrl+Z, usted vuelve un cambio de la historia. Esta capacidad de invertir cambios múltiples hace Deshacen uno de los rasgos más valiosos alguna vez añadidos a cualquier paquete de software.
La figura 2-10. Al inicio: Cuando usted vuela sobre el botón Undo, usted ve una descripción de texto para la acción más reciente, que es lo que usted deshará si usted hace clic lejos. Aquí, el texto Hola acaba de ser escrito a máquina sólo en una célula, como Excel explica.
Fondo: Haga clic en la flecha que señala abajo en el borde del botón Undo para ver una historia de todas sus acciones recientes, del más reciente (cumbre) al más viejo (fondo). Si usted hace clic en un artículo esto está abajo la lista, usted realizará una operación megadeshacer que deshace todas las acciones seleccionadas. En este ejemplo, tres acciones están a punto de ser hechas rodar entrada de texto backthe en la célula B2, y dos operaciones de formato (que cambió el formato de número y el fondo llenan de la célula A2).
Punta: El rasgo Deshacer significa que usted no tiene que tener miedo de realizar un cambio que puede no ser lo que usted quiere. Los expertos de Excel a menudo prueban nuevas acciones, y luego simplemente los invierten si las acciones no tienen el efecto deseado.
El rasgo Deshacer levanta un dilema interesante. ¿Cuándo usted puede volver 100 niveles en la historia de su documento, como sabe usted exactamente qué cambia usted pone marcha atrás? La mayor parte de personas no recuerdan los 100 cambios anteriores que ellos hicieron a una hoja de trabajo, que hace demasiado fácil invertir un cambio que usted realmente quiere guardar. Excel proporciona la solución sólo no guardando la pista de viejas versiones de hoja de trabajo, sino también guardando una descripción simple de cada cambio. Usted no ve esta descripción si usted usa el Ctrl+Z y atajos Ctrl+Y. Sin embargo, cuando usted vuela sobre el botón en la barra de herramientas de Acceso Rápida, usted verá la acción que usted deshace puesto en una lista allí.
Por ejemplo, si usted escribe a máquina hola en la célula A1, y luego lo suprime, luego cuando usted vuela sobre el botón Undo en la barra de herramientas de Acceso Rápida, esto dice “Deshacen Claro (Ctrl+Z)”. Cuando usted elige esta opción, la palabra hola vuelve. Y si usted vuela sobre el botón Undo otra vez, ahora dice, “Deshaga la Mecanografía 'hola' en A2 (Ctrl+Z)”, como mostrado en la Figura 2-10, cumbre.
Note: De vez en cuando, cuando usted realiza una tarea de análisis avanzada con una hoja de trabajo muy compleja, Excel puede decidir que no puede permitirse a guardar una vieja versión de su hoja de trabajo en la memoria. Cuando Excel golpea este punto, le advierte antes de que usted haga el cambio, y le da la posibilidad de anular corregir o seguir (sin la posibilidad de deshacer el cambio). En esta situación rara, usted puede querer anular el cambio, guardar su hoja de trabajo como una reserva, y luego seguir.
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