Es bastante habitual tener varios contactos que tienen uno o varios campos en común. Por ejemplo, si usted trata con varia gente de una compañía particular, aquellos contactos tienen el mismo valor en el campo de Compañía, y ellos también pueden tener todos los mismos valores en la Dirección de Página Web, Número de teléfono Comercial, Fax Comercial, y campos de Domicilio comercial.

¿Qué pasa, sin embargo, cuándo el valor en un campo común cambia? Por ejemplo, la compañía podría cambiar su nombre o moverse a una dirección diferente. Si usted sólo tiene un par de contactos que son afectados por el cambio, no es ningún gran negocio actualizar los datos de contacto a mano. ¿Sin embargo, y si usted tenga media docena o más de contactos con los mismos datos? La actualización de todos aquellos contactos a mano es una tarea aburrida, a lo más. Por suerte, usted puede aprovechar una broma que le permite corregir todos los contactos afectados inmediatamente.

Usted comienza organizando su carpeta de Contactos en grupos según el campo que usted quiere cambiar. La manera más fácil de hacer esto debe seleccionar una visión existente que equivale al campo que cambia. Por ejemplo, si usted cambia el campo de Compañía, entonces usted haría clic en el By Company en La sección de Visión Corriente del Cristal de Navegación. Si la Perspectiva no tiene una visión para el campo usted quiere cambiar, usted puede crearlo usted mismo:

1. Elija la Visión, Visión Corriente, Defina Visiones. Las demostraciones de cuadro de diálogo Custom View Organizer.
2. Haga clic en el New. Las demostraciones de cuadro de diálogo Create a New View.
3. Use el Nombre del Nuevo cuadro de texto de Visión para llamar la visión (por ejemplo, Por el Campo, donde el Campo es el nombre del campo usted quiere modificar), asegúrese que la Mesa es seleccionada en el Tipo de la lista de Visión, y luego haga clic en el OK. Las demostraciones de cuadro de diálogo Customize View.
4. Click Group Por mostrar el cuadro de diálogo Group By.
5. En los Artículos de Grupo Por la lista, haga clic en el campo que usted quiere modificar.
6. Haga clic en el OK para volver al cuadro de diálogo Customize View.
7. Haga clic en el OK para volver al cuadro de diálogo Custom View Organizer.
8. En las Visiones para la lista de los ˜Contacts' de †de carpeta, haga clic en su nueva opinión.
9. Haga clic en el Apply View.

Con sus contactos agrupados en el campo usted quiere trabajar con, usted está listo ahora para hacer el cambio. Aquí están los pasos para seguir:

1. Elija la Visión, Expand/Collapse Groups, Colapso Todos los Grupos. La carpeta de Contactos ahora sólo muestra los jefes de grupo.
2. Localice el grupo que contiene los contactos usted quiere corregir, y ampliar luego aquel grupo haciendo clic en su signo más (+).
3. Corrija el campo en el primer contacto del grupo. La perspectiva inmediatamente añade un nuevo grupo para los datos corregidos y mueve el primer contacto en aquel grupo.
4. Arrastre el jefe de grupo para el resto de los Contactos con los viejos datos y déjelo caer en el jefe de grupo para los nuevos datos (ver a la Figura 1). La perspectiva actualiza todos los Contactos con los nuevos datos de campaña.

La figura 1 Cuando usted arrastra un grupo en el otro, Perspectiva actualiza el campo de grupo al valor en el nuevo grupo.

Etiquetas de Technorati: corrigiendo contactos múltiples, perspectiva 2007

Popularidad: el 32 % [?]

Es bastante habitual tener varios contactos que tienen uno o varios campos en común. Por ejemplo, si usted trata con varia gente de una compañía particular, aquellos contactos tienen el mismo valor en el campo de Compañía, y ellos también pueden tener todos los mismos valores en la Dirección de Página Web, Número de teléfono Comercial, Fax Comercial, y campos de Domicilio comercial.

¿Qué pasa, sin embargo, cuándo el valor en un campo común cambia? Por ejemplo, la compañía podría cambiar su nombre o moverse a una dirección diferente. Si usted sólo tiene un par de contactos que son afectados por el cambio, no es ningún gran negocio actualizar los datos de contacto a mano. ¿Sin embargo, y si usted tenga media docena o más de contactos con los mismos datos? La actualización de todos aquellos contactos a mano es una tarea aburrida, a lo más. Por suerte, usted puede aprovechar una broma que le permite corregir todos los contactos afectados inmediatamente.

Usted comienza organizando su carpeta de Contactos en grupos según el campo que usted quiere cambiar. La manera más fácil de hacer esto debe seleccionar una visión existente que equivale al campo que cambia. Por ejemplo, si usted cambia el campo de Compañía, entonces usted haría clic en el By Company en La sección de Visión Corriente del Cristal de Navegación. Si la Perspectiva no tiene una visión para el campo usted quiere cambiar, usted puede crearlo usted mismo:

1. Elija la Visión, Visión Corriente, Defina Visiones. Las demostraciones de cuadro de diálogo Custom View Organizer.
2. Haga clic en el New. Las demostraciones de cuadro de diálogo Create a New View.
3. Use el Nombre del Nuevo cuadro de texto de Visión para llamar la visión (por ejemplo, Por el Campo, donde el Campo es el nombre del campo usted quiere modificar), asegúrese que la Mesa es seleccionada en el Tipo de la lista de Visión, y luego haga clic en el OK. Las demostraciones de cuadro de diálogo Customize View.
4. Click Group Por mostrar el cuadro de diálogo Group By.
5. En los Artículos de Grupo Por la lista, haga clic en el campo que usted quiere modificar.
6. Haga clic en el OK para volver al cuadro de diálogo Customize View.
7. Haga clic en el OK para volver al cuadro de diálogo Custom View Organizer.
8. En las Visiones para la lista de los ˜Contacts' de †de carpeta, haga clic en su nueva opinión.
9. Haga clic en el Apply View.

Con sus contactos agrupados en el campo usted quiere trabajar con, usted está listo ahora para hacer el cambio. Aquí están los pasos para seguir:

1. Elija la Visión, Expand/Collapse Groups, Colapso Todos los Grupos. La carpeta de Contactos ahora sólo muestra los jefes de grupo.
2. Localice el grupo que contiene los contactos usted quiere corregir, y ampliar luego aquel grupo haciendo clic en su signo más (+).
3. Corrija el campo en el primer contacto del grupo. La perspectiva inmediatamente añade un nuevo grupo para los datos corregidos y mueve el primer contacto en aquel grupo.
4. Arrastre el jefe de grupo para el resto de los Contactos con los viejos datos y déjelo caer en el jefe de grupo para los nuevos datos (ver a la Figura 1). La perspectiva actualiza todos los Contactos con los nuevos datos de campaña.

La figura 1 Cuando usted arrastra un grupo en el otro, Perspectiva actualiza el campo de grupo al valor en el nuevo grupo.

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