Un método fácil que usted puede usar para hacer su Acceso hace un informe más legible debe clasificar los archivos. Por ejemplo, un informe basado en la mesa de Clientes puede ser clasificado en los valores en el campo de CompanyName. Aquí están los pasos que usted sigue para clasificar un informe:

1. Choose Design, Group & Clase para abrir el Grupo, Clase, y cristal Total.
2. Haga clic en el Add una Clase. El acceso añade una Clase Por la lista al Grupo, Clase, y cristal Total.
3. Use la Clase Por la lista para seleccionar el nombre del campo en el cual usted quiere clasificar. El acceso añade una lista de Pedido de Clase al Grupo, Clase, y cristal Total.
4. Use la lista de Pedido de Clase para elegir una ascensión o bajada de la clase. Note que el nombre de la clase depende del tipo de campaña. Por ejemplo, para campos de texto, usted ve Con un encima (una ordenación ascendente) y Con Z que encima (desciende); para campos numéricos, usted ve del Más pequeño al Más grande (una ordenación ascendente) y del Más grande al Más pequeño (bajada)
5. Repita los Pasos 2-4 para clasificar el informe sobre otros campos, como necesario.

Para hasta más control de la salida de informe, usted también puede crear grupos de informe. Un grupo es una colección de archivos relacionados. En un informe de Clientes, por ejemplo, usted puede organizar los archivos en grupos por el país. Del mismo modo, en una factura relatan que usted puede crear grupos de facturas de cada cliente.

¿Por qué no sólo clasifican el informe sobre el campo apropiado, en cambio? Esto trabajaría, también, pero la agrupación le da una ventaja grande de clasificar: Usted consigue dos nuevo jefe de grupo de secciones-a de informe y un pie de grupo. Usted puede usar estas secciones para mostrar texto y cálculos. Por ejemplo, usted puede usar el jefe de grupo para identificar el grupo, y usted puede usar el pie de grupo para imprimir la información sumaria sobre el grupo (como la suma de un campo particular o el número total de archivos en el grupo).

Para agrupar su informe, siga estos pasos:

1. Choose Design, Group & Clase para abrir el Grupo, Clase, y cristal Total.
2. Haga clic en el Add un Grupo. El acceso añade un Grupo A la lista al Grupo, Clase, y cristal Total.
3. Use el Grupo A la lista para seleccionar el campo que usted quiere usar como la base de la agrupación.
4. Use la lista de Pedido de Clase para seleccionar un pedido de clase por los grupos. (Note que esto no clasifica los archivos dentro del grupo. Si usted quiere clasificar dentro de cada grupo, ver el Paso 12.)
5. Haga clic en el More para mostrar una lista de propiedades para el campo.
6. Use el Grupo Por la lista para especificar como el Acceso crea los grupos:
   • Para crear un grupo para cada valor único en el campo, elija Por el Valor Entero (esto es la falta).
   • Si el campo es numérico, haga clic en una opción predefinida, tal como Por 5s o Por 100s. O bien, haga clic en el Custom y luego use el cuadro de texto de Intervalo para entrar en el valor numérico para usar como el intervalo de base de grupo. Por ejemplo, si usted entra 20, los archivos son agrupados en intervalos de 20 (tal como 1-20, 21-40, etcétera) según los valores en el campo.
   • Si el campo es el texto, elija Por el Primer Carácter o Por Dos Primeros Caracteres. O bien, haga clic en el Custom y luego use el cuadro de texto de Caracteres para entrar en el número de caracteres para usar como la base de grupo. Por ejemplo, cuando usted entra 4, los archivos son agrupados según las cuatro primeras cartas en el campo.
   • Si el campo contiene fechas o tiempos, elija uno de los varios predefinió opciones groupÂ-ing: Durante el día, Antes de Semana, Antes de Mes, Por Cuarto, o Antes de Año. Usted también puede hacer clic en el Custom y luego usar el Por el cuadro de texto y poner en una lista para establecer el número de Minutos, Horas, Días, Semanas, Meses, Cuartos, o Años para usar como la agrupación.
7. Use la lista de Totales para elegir Sin Totales o seleccionar el campo en el cual usted quiere que los totales muestren para cada grupo. Ver “La adición de Cálculos a un Informe,” más tarde en este capítulo, para más detalles.
8. Use el Con el control de Título para especificar un título, que muestra en la sección de jefe de grupo.
9. Para el jefe de grupo, elija Con una Sección de Jefe o Sin una Sección de Jefe.
10. Para el pie de grupo, elija Con una Sección de Pie o Sin una Sección de Pie.
11. Use guardar juntos ponen en una lista para especificar si usted quiere que el Acceso guarde el jefe de grupo y pie con el detalle de grupo de la misma página:
    • No Guarde el Grupo junto En Una página - Eligen este artículo si usted no se preocupa por esto.
    • Guarde el Grupo junto Entero En Una página - Eligen este artículo si usted quiere que el Acceso muestre el grupo entero - el jefe de grupo, detalle (archivos), y pie de grupo - en la misma página. (Si esto no es posible, el Acceso no hace caso de este ajuste.)
    • Guarde el Jefe y Primer Registro Juntos En Una página - Eligen este artículo si usted quiere que el Acceso muestre el jefe de grupo en la misma página que el primer registro de grupo. Esto impide al jefe de grupo ser quedado huérfano, o mostrar por sí mismo en el fondo de una página.
12. Si usted quiere los archivos clasificados dentro de cada grupo, haga clic en el Add una Clase y luego elija un campo de clase y pedido de clase.
13. Haga clic en el botón (X) Cercano para cerrar el Grupo, Clase, y cristal Total.

La figura 1 muestra un Grupo completado, Clase, y el Total encristala esto se agrupa los productos por la Categoría informan sobre el campo de CategoryName. Note que la visión de Diseño incluye el jefe de grupo y secciones de pie de grupo. (Dan a estas secciones los nombres Jefe de FieldName y Pie de FieldName, donde FieldName es el nombre del campo especificado en el Grupo, Clase, y cristal Total.)

El Uso de figura 1 el Grupo, Clase, y Total encristala para clasificar los archivos de informe y agrupar los archivos basados en los valores en uno o varios campos.

Añadí un cálculo de Conde Values para el campo de UnitsInStock, y activé el Espectáculo en la casilla de verificación de pie de grupo para colocar el total en el pie de grupo (ver a la Figura 2). El acceso añadió el =Count ([CategoryName]) control calculado al pie, y añadí el cuadro de texto explicativo (El número de productos:).

La figura 2 Una vista anticipada del informe mostrado en la Figura 1.

Etiquetas de Technorati: grupos de informe de encargo, acceso 2007

Popularidad: el 4 % [?]

Un método fácil que usted puede usar para hacer su Acceso hace un informe más legible debe clasificar los archivos. Por ejemplo, un informe basado en la mesa de Clientes puede ser clasificado en los valores en el campo de CompanyName. Aquí están los pasos que usted sigue para clasificar un informe:

1. Choose Design, Group & Clase para abrir el Grupo, Clase, y cristal Total.
2. Haga clic en el Add una Clase. El acceso añade una Clase Por la lista al Grupo, Clase, y cristal Total.
3. Use la Clase Por la lista para seleccionar el nombre del campo en el cual usted quiere clasificar. El acceso añade una lista de Pedido de Clase al Grupo, Clase, y cristal Total.
4. Use la lista de Pedido de Clase para elegir una ascensión o bajada de la clase. Note que el nombre de la clase depende del tipo de campaña. Por ejemplo, para campos de texto, usted ve Con un encima (una ordenación ascendente) y Con Z que encima (desciende); para campos numéricos, usted ve del Más pequeño al Más grande (una ordenación ascendente) y del Más grande al Más pequeño (bajada)
5. Repita los Pasos 2-4 para clasificar el informe sobre otros campos, como necesario.

Para hasta más control de la salida de informe, usted también puede crear grupos de informe. Un grupo es una colección de archivos relacionados. En un informe de Clientes, por ejemplo, usted puede organizar los archivos en grupos por el país. Del mismo modo, en una factura relatan que usted puede crear grupos de facturas de cada cliente.

¿Por qué no sólo clasifican el informe sobre el campo apropiado, en cambio? Esto trabajaría, también, pero la agrupación le da una ventaja grande de clasificar: Usted consigue dos nuevo jefe de grupo de secciones-a de informe y un pie de grupo. Usted puede usar estas secciones para mostrar texto y cálculos. Por ejemplo, usted puede usar el jefe de grupo para identificar el grupo, y usted puede usar el pie de grupo para imprimir la información sumaria sobre el grupo (como la suma de un campo particular o el número total de archivos en el grupo).

Para agrupar su informe, siga estos pasos:

1. Choose Design, Group & Clase para abrir el Grupo, Clase, y cristal Total.
2. Haga clic en el Add un Grupo. El acceso añade un Grupo A la lista al Grupo, Clase, y cristal Total.
3. Use el Grupo A la lista para seleccionar el campo que usted quiere usar como la base de la agrupación.
4. Use la lista de Pedido de Clase para seleccionar un pedido de clase por los grupos. (Note que esto no clasifica los archivos dentro del grupo. Si usted quiere clasificar dentro de cada grupo, ver el Paso 12.)
5. Haga clic en el More para mostrar una lista de propiedades para el campo.
6. Use el Grupo Por la lista para especificar como el Acceso crea los grupos:
   • Para crear un grupo para cada valor único en el campo, elija Por el Valor Entero (esto es la falta).
   • Si el campo es numérico, haga clic en una opción predefinida, tal como Por 5s o Por 100s. O bien, haga clic en el Custom y luego use el cuadro de texto de Intervalo para entrar en el valor numérico para usar como el intervalo de base de grupo. Por ejemplo, si usted entra 20, los archivos son agrupados en intervalos de 20 (tal como 1-20, 21-40, etcétera) según los valores en el campo.
   • Si el campo es el texto, elija Por el Primer Carácter o Por Dos Primeros Caracteres. O bien, haga clic en el Custom y luego use el cuadro de texto de Caracteres para entrar en el número de caracteres para usar como la base de grupo. Por ejemplo, cuando usted entra 4, los archivos son agrupados según las cuatro primeras cartas en el campo.
   • Si el campo contiene fechas o tiempos, elija uno de los varios predefinió opciones groupÂ-ing: Durante el día, Antes de Semana, Antes de Mes, Por Cuarto, o Antes de Año. Usted también puede hacer clic en el Custom y luego usar el Por el cuadro de texto y poner en una lista para establecer el número de Minutos, Horas, Días, Semanas, Meses, Cuartos, o Años para usar como la agrupación.
7. Use la lista de Totales para elegir Sin Totales o seleccionar el campo en el cual usted quiere que los totales muestren para cada grupo. Ver “La adición de Cálculos a un Informe,” más tarde en este capítulo, para más detalles.
8. Use el Con el control de Título para especificar un título, que muestra en la sección de jefe de grupo.
9. Para el jefe de grupo, elija Con una Sección de Jefe o Sin una Sección de Jefe.
10. Para el pie de grupo, elija Con una Sección de Pie o Sin una Sección de Pie.
11. Use guardar juntos ponen en una lista para especificar si usted quiere que el Acceso guarde el jefe de grupo y pie con el detalle de grupo de la misma página:
    • No Guarde el Grupo junto En Una página - Eligen este artículo si usted no se preocupa por esto.
    • Guarde el Grupo junto Entero En Una página - Eligen este artículo si usted quiere que el Acceso muestre el grupo entero - el jefe de grupo, detalle (archivos), y pie de grupo - en la misma página. (Si esto no es posible, el Acceso no hace caso de este ajuste.)
    • Guarde el Jefe y Primer Registro Juntos En Una página - Eligen este artículo si usted quiere que el Acceso muestre el jefe de grupo en la misma página que el primer registro de grupo. Esto impide al jefe de grupo ser quedado huérfano, o mostrar por sí mismo en el fondo de una página.
12. Si usted quiere los archivos clasificados dentro de cada grupo, haga clic en el Add una Clase y luego elija un campo de clase y pedido de clase.
13. Haga clic en el botón (X) Cercano para cerrar el Grupo, Clase, y cristal Total.

La figura 1 muestra un Grupo completado, Clase, y el Total encristala esto se agrupa los productos por la Categoría informan sobre el campo de CategoryName. Note que la visión de Diseño incluye el jefe de grupo y secciones de pie de grupo. (Dan a estas secciones los nombres Jefe de FieldName y Pie de FieldName, donde FieldName es el nombre del campo especificado en el Grupo, Clase, y cristal Total.)

El Uso de figura 1 el Grupo, Clase, y Total encristala para clasificar los archivos de informe y agrupar los archivos basados en los valores en uno o varios campos.

Añadí un cálculo de Conde Values para el campo de UnitsInStock, y activé el Espectáculo en la casilla de verificación de pie de grupo para colocar el total en el pie de grupo (ver a la Figura 2). El acceso añadió el =Count ([CategoryName]) control calculado al pie, y añadí el cuadro de texto explicativo (El número de productos:).

La figura 2 Una vista anticipada del informe mostrado en la Figura 1.

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