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Marzo
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19
Los errores de introducción de datos son el amargo de cualquier usuario de Excel que quiera resultados exactos. Aun si sus fórmulas son perfectas, si los datos que ellos tratan contienen errores, entonces los resultados generados por aquellas fórmulas son sin valor. (Los tipos que programan tienen un refrán para este fenómeno: “garbage en, el †de out†de basura ”¿a menudo se acortó a BASURA ENTRA, BASURA SALE) Si usted crea hojas de cálculo para otra gente para usar o si usted comparte sus cuadernos de ejercicios con otros usuarios, cómo reduce usted (o hasta elimina) el riesgo de datos malos que arruinan un modelo por otra parte bueno?
La mejor manera de hacer esto debe usar el Excel†™s rasgo de validación de datos. Esto implica crear una o varias reglas que dictan el tipo de datos o la variedad de valores que un usuario puede firmar una célula. Si el usuario trata de entrar en algo que rompe una regla, usted puede configurar Excel para mostrar un mensaje de error y rechazar la entrada.
Siga estos pasos para configurar una regla de validación de datos que permite sólo ciertos valores en una célula:
1. Seleccione la célula a la cual usted quiere aplicar la regla de validación de datos.
2. Elija Datos, Validación de Datos. Excel muestra el cuadro de diálogo Data Validation, mostrado en la Figura 1.
3. En la etiqueta de Ajustes, abra la lista Permitir y luego seleccione la Lista.
4. En la caja de la Fuente, usted tiene dos opciones:
- Si la lista de valores aceptables existe en una hoja de trabajo, especifique la variedad o un nombre de variedad que contiene la lista. (Preceda a la variedad o el nombre de variedad con un iguala el signo.)
- Escriba a máquina los valores aceptables directamente en la caja de la Fuente, separada por comas, como mostrado en la Figura 5.1.
La figura 1: el cuadro de diálogo Use the Data Validation para establecer una regla de validación de datos que permite sólo ciertos valores en una célula o variedad.
5. Si usted quiere que el usuario sea capaz de seleccionar de los valores aceptables usando una lista desplegable, marcharse los en la Célula se caen la casilla de verificación activada.
6. Para prevenir entradas en blanco, haga clic para desactivar la caja de Cheque en blanco Hacer caso.
7. Haga clic en la etiqueta de mensaje de Entrada.
8. Si usted quiere que una caja aparecer muestre cuando el usuario selecciona la célula restringida o cualquier célula dentro de la variedad restringida, deje el mensaje de Entrada de Espectáculo la casilla de verificación When Cell Is Selected activada. Use las Ventanas de mensaje de Entrada y Título para especificar el mensaje que muestra. Por ejemplo, usted puede usar el mensaje para decir al usuario que un valor para la célula debe ser elegido de la lista desplegable.
9. Haga clic en el OK para aplicar la regla de validación de datos.
En la Figura 2, el I†™ve aplicó la regla de validación de datos mostrada en la Figura 1 al Barco Vía la célula, y usted puede ver la lista desplegable que muestra.
La figura 2: Cuando usted establece una regla de validación listbased, Excel muestra una lista de las opciones posibles para la célula.
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