Para realizar una operación de exportación, siga estos pasos:

1. En el cristal de navegación, seleccione la mesa que usted quiere exportar.

   Lamentablemente, usted no puede exportar más de una mesa inmediatamente. Sin embargo, usted puede exportar sólo una parte de una mesa. Una manera de hacer esta exportación parcial debe abrir la mesa, y luego seleccionar las filas que usted quiere exportar. (Una vez que usted comienza el proceso de exportación, usted ve una opción que le deja exportar sólo las filas seleccionadas.) Usted también puede crear una pregunta que consigue sólo las filas que usted quiere. Usted puede exportar los resultados de pregunta seleccionando la pregunta en el cristal de navegación en vez de la mesa subyacente.

2. Haga clic en el botón que equivale al tipo de archivo que usted quiere exportar.

   Cuando usted elige un formato, el Acceso lanza al mago de Exportación (la Figura 10-8).

   
   La figura 10-8. El mago de Exportación varía según el formato de exportación que usted usa. Pero el primer paso siempre para escoger su archivo, y luego poner las opciones de exportación mostradas aquí. Lea el resto de esta entrada»

Popularidad: el 25 % [?]

Como usted puede importar la información de otros archivos y hacerla reventar en su base de datos, usted también puede tomar la información existente y enviarla a otro formato. Usted el más a menudo se comprometerá a que este paso para dejar a alguna otra persona o programa consiga sus manos en su información sin tener que pasar por el Acceso.

Exportando sus datos, usted puede usar todo igual formatos más los cuales usted puede usar en una operación de importación, más unos cuantos. Aquí está un informe detallado de las opciones más populares:

• Acceso. Transfiere la mesa de Acceso (o un tipo diferente del objeto) a otro archivo de base de datos de Acceso. Este rasgo no es tan potente como la importación del Acceso se opone, porque usted es limitado con un objeto a la vez. Por esta razón, la gente no lo usa como a menudo.

• Excel. Pone los datos en las células de una hoja de trabajo de Excel. Perfecto si usted quiere usar los instrumentos de Excel para analizar una tendencia de ventas o trazar una carta de ganancia.

• Palabra. Pone los datos en un documento de Palabra, separando cada columna con etiquetas y cada línea con un retorno manual. Este formato se marcha mucho para ser deseado, porque es difícil reajustar los datos después del hecho en la Palabra. (Un rasgo de exportación más agradable pondría los datos de informe en una mesa de Palabra, que haría mucho más fácil trabajar con.)

• PDF o XPS. Crea un archivo PDF listo para la letra con el formateo exacto y disposición que usted vería si usted envió la mesa a su impresora. A diferencia de Excel o documentos de Palabra, usted no puede corregir un PDF fileyou’re limitado con repaso del informe e impresión esto.

  ---

  Note: El PDF o la opción XPS sólo aparecen si usted ha instalado una macro automática libre para el Office. El artículo 8.2.3 describe como conseguirlo.
  

  ---

• Documento de HTML. Crea una Página Web de HTML lista para la red que usted puede fijar a un sitio Web o un intranet de compañía. El formato de HTML que el Acceso genera notablemente parece a su informe verdadero, impreso.

• Archivo de texto. Vierte los datos en un archivo de texto sin formato, con etiquetas y los espacios solían arreglar los datos. Usted pierde colores, fuentes, fronteras, y otros detalles de formateo. Este formato no es muy usefulthink de ello como último remedio no para transferir datos a otro programa si ninguno del otro trabajo de opciones de exportación.

• Archivo de XML. Salva los datos en un texto.xml archivo, sin cualquier formateo. Esta opción tiene sentido si usted usa alguna clase del programa automatizado que puede leer el archivo XML exportado y tratar los datos.

Popularidad: el 24 % [?]

Los archivos de texto son el mínimo común denominador para el intercambio de datos. Si usted usa un programa que crea el Acceso de archivos no puede importar, entonces el texto sin formato puede ser su única avenida.

Otra vez, usted comienza eligiendo su archivo, y luego eligiendo como usted quiere añadir la información a su base de datos. Entonces, el mago de Importación le toma por unos pasos más:

1. Especifique el tipo del archivo de texto.

   El acceso puede importar de dos tipos de archivos de texto:

   • Los archivos de texto delimitados usan alguna clase del separador para indicar donde cada campo se termina. Por ejemplo, Joe, Piscapone, 43 son una línea del texto usted puede encontrar en un fileit’s de texto delimitado tres datos de campo separados por comas.

   • Los archivos de texto de anchura fija separan un registro en campos separados por la posición. Cada campo tiene un cierto número de caracteres asignados a ello, y si usted no usa a todos ellos, entonces el Acceso llena el espacio restante (hasta el siguiente campo) con caracteres espaciales.

   Lea el resto de esta entrada»

Popularidad: el 26 % [?]

A fin de importar de un archivo de Excel, sus datos deberían ser organizados en una mesa básica. Idealmente, usted tiene títulos de columna que corresponden a los campos en su base de datos. Usted debería recortar cualesquiera datos que usted no quiera importar (como otras células bajo la mesa que no son una parte de la mesa). Usted también debería quitar valores calculados usando fórmulas de Excel. (Como usted aprendió en el Artículo 2.5.5, usted no debería almacenar valores calculados en una mesa, porque ellos introducen el riesgo de datos inconsecuentes.)

Una vez que usted tiene una mesa limpiada de datos en un archivo de Excel, usted está listo para comenzar el proceso de importación:

1. Elija la Importación de Datos Externa Excel, elija su archivo de Excel, y luego especifique como usted quiere añadir la información importada a su base de datos. Entonces, haga clic en el OK.

   Usted aprendió como tomar estas decisiones en los pasos 1 a 3 en el Artículo 10.3.2.

2. Elija la hoja de trabajo que aloja sus datos (la Figura 10-5).

   Los archivos de Excel, o cuadernos de ejercicios, comienzan con tres hojas de trabajo. La mayor parte de personas hacen plaf sus datos del primer, que es al principio llamado Sheet1. Si usted es un experto de Excel, entonces usted podría haber designado una sección de una hoja de trabajo más compleja como una variedad llamada. De ser así, usted puede escoger lo que llamó la variedad de la lista.

3. Haga clic en el Next.

4. Si sus datos de Excel se pelean con títulos de columna, entonces elija la Primera Fila Contiene Títulos de Columna.

   Estos títulos se hacen el punto de partida para sus nombres de campo. Si usted no elige la Primera Fila Contiene Títulos de Columna, entonces Excel trata la primera fila como un registro ordinario.

5. Haga clic en el Next. Lea el resto de esta entrada»

Popularidad: el 26 % [?]

Pase lo que pase el tipo de datos que usted quiere importar, usted pasará por los mismos pasos básicos. Aquí está una descripción:

1. En la sección de Importación de Datos Externa de la cinta, haga clic en el botón que equivale al tipo de archivo que usted quiere importar.

   Cuando usted elige un formato, el Acceso lanza al mago de Importación (la Figura 10-4).

2. Ingrese el nombre del archivo que usted quiere importar.

   Si usted no recuerda el camino de archivo (o usted sólo no quiere teclearlo a mano), entonces haga clic en el Browse, y luego navegue al lugar correcto en la ventana File Open. Una vez que usted encuentra el archivo, presiona dos veces el ratón él.

3. Elija donde colocar el contenido importado en su base de datos.

   Usted tiene tres opciones posibles para colocar sus datos. Según el formato del archivo usted usa, todos que éstos pueden no estar disponibles.

   • Cree una nueva mesa. Esta opción crea una nueva mesa fresca para los datos que usted importa, que le salva el dolor de cabeza de preocupación de archivos contrarios. Sin embargo, si una mesa del mismo nombre ya existe en la base de datos de Acceso, entonces esta opción lo borra. Lea el resto de esta entrada»

Popularidad: el 25 % [?]

La mayor parte del tiempo, usted importará datos esto está en uno de estos cinco formatos comunes:

• Acceso. Cuando usted usa esta opción, usted no realiza una conversión. En cambio, usted toma un objeto de base de datos de otro archivo de base de datos de Acceso, y lo copia en la base de datos corriente.

• Excel. Tira los datos de una hoja de cálculo de Excel.

• Lista de SharePoint. Tira los datos de una lista reciben a esto en un servidor de SharePoint (que uso de empresas grandes ayudar a trabajadores a colaborar). Usted no tiene que importar la información de SharePoint a fin de trabajar con ella. Usted también puede corregir listas de SharePoint directamente en el Acceso. Acceso 2007: El Manual Ausente tiene mucho más sobre la adquisición del Acceso y SharePoint para trabajar juntos.

• Archivo de texto. Saca los datos de un archivo de texto sin formato. Típicamente, los archivos de texto sin formato usan alguna clase del carácter (como una coma) para separar datos de campo. Este formato universalmente entendido ha apoyado por muchos programas, incluso aproximadamente cada pieza del software de hoja de cálculo alguna vez escrito. Usando esta opción, el Acceso mira al archivo de texto ya que esto trata de entender como es organizado. Sin embargo, usted consigue la posibilidad de confirmar o corregir el presentimiento antes de que usted importe cualesquiera datos, como descrito en el Artículo 10.3.4.

• Archivo de XML. Saca los datos de un archivo XML estructurado. XML es un formato de plataforma enfadada usado para representar cualquier tipo de la información.

Usando el botón More, usted encontrará varios otro, opciones de importación más exóticas:

• Base de datos de ODBC. La información de agarrones de aproximadamente cualquier producto de base de datos, a condición de que esto tenga un conductor ODBC. Esta opción trabaja en particular bien si usted tiene que conseguir datos de una base de datos de lado del servidor de alta cualidad como Oráculo, Servidor de SQL, o MySQL.

• Documento de HTML. Información de extractos de una lista o una mesa en una Página Web de HTML. Desde HTML un estándar esto es notoriamente suelto (y a veces completamente descuidado), usted debería tratar de evitar esta opción. Usted probablemente tendrá problemas de importación.

• Carpeta de perspectiva. Saca la información de una carpeta en el Expreso de Perspectiva o Perspectiva.

• Archivo de dBase, Archivo de Paradoja, y Lotus 1-2-3 Archivo. Saca la información de un archivo creado con uno de estos programas Paleolithic.

Popularidad: el 24 % [?]

Aunque el enfoque de reducción-y-pasta de tabilla con sujetapapeles esté ordenado, no siempre calcula. Si usted tiene que exportar datos a un archivo y usted no hace instalar el programa correspondiente en su ordenador (o usted sólo no quiere molestarse en dirigirlo), entonces usted necesita una manera diferente de transferir su información. Del mismo modo, si usted descarga datos de la Red o información atractiva de un programa que no apoya la reducción-y-pasta de Windows, usted necesita el rasgo de importación de Acceso hecho y derecho.

Cuando Microsoft diseñó el Acceso 2007, ellos gastaron un trozo justo del tiempo haciendo la importación y la exportación figura más claro y más franco. Hoy día, usted puede hacer toda la importación y la exportación de usted quieren de una etiqueta de cinta sola, que es llamada Datos Externos (la Figura 10-3).

La figura 10-3. La sección de Importación de la etiqueta de Datos Externa le deja datos de tubo en el Acceso usando una variedad de formatos. La sección de Exportación hace el reverseit toma su mesa, y lo exporta en un manojo de sabores diferentes.

Note: La Importación y las secciones de Exportación tienen botones fáciles al acceso para los formatos del archivo más populares. Si usted no ve lo que usted quiere, entonces haga clic en el botón More para ver una lista ampliada de opciones.

Si usted importa o exporta datos, el proceso es esencialmente el mismo. Usted contesta a unas preguntas sobre que archivo usted quiere usar y como usted quiere hacer la conversión, y luego el Acceso hace su puja.

Una vez que usted termina de realizar una importación o exporta la operación, el Acceso le da la opción de salvar todos sus pasos. Si usted hace, usted puede reutilizarlos más tarde. Este método una gran manera ahorrar el tiempo si usted tiene que realizar la misma exportación o proceso de importación otra vez (como si usted tiene que importar algunos datos cada día, o exportar un resumen al final de cada mes).

Popularidad: el 25 % [?]

Usted puede copiar la información del Acceso en otro programa bastante fácilmente, pero usted probablemente no espera ser capaz de hacer el revés. Después de todo, una base de datos es una colección estricta, rigurosamente estructurada de la información. Si usted trata de copiar una mesa de un programa Word processing, entonces usted carecerá de la información vital, como los tipos de datos de cada columna. Por esta razón, el Acceso no lo permite.

Sin embargo, el Acceso hace una excepción especial para el programa de hoja de cálculo favorito de todo el mundo, Excel. Usted puede copiar una selección de células en Excel, y luego pegarlos en el Acceso para crear una nueva mesa. Este procedimiento trabaja porque Excel realmente se distingue entre tipos diferentes de datos (aunque no sea casi tan melindroso como el Acceso). Por ejemplo, Excel trata números, fechas, texto, y valores VERDADEROS/FALSOS diferentemente.

Aquí está como usar este rasgo:

1. En Excel, seleccione las células que usted quiere copiar.

   Si su hoja de cálculo incluye títulos de columna, entonces incluya aquellos jefes en la selección. El acceso puede usar los títulos como nombres de campo.

   ---

   Note: no importa que versión de Excel usted havethis engañan trabajos con todos ellos.
   

   ---

2. Éxito Ctrl+C para copiar su selección.

3. Cambie al Acceso.

4. Haga clic en todas partes en el cristal de navegación, y luego presione Ctrl+V.

   El acceso nota que usted trata de pegar un grupo de células de Excel, y trata de transformarlos en una mesa. En primer lugar, esto pregunta si la primera fila en su selección incluye títulos de columna.

5. Si usted seleccionara los títulos de columna en el paso 1, entonces elija Sí. Por otra parte, elija No.

   Si usted elige Sí, entonces el Acceso no tiene que crear el campo arbitrario namesinstead, esto puede usar sus jefes.

   El acceso crea una nueva mesa para tratar con los nuevos datos. Esta mesa ha nombrado por la hoja de Excel. Si su hoja ha llamado Sheet1 (como tanto están en Excel), usted ahora tiene una mesa Sheet1.

   Una vez que el Acceso termina la pasta, muestra un mensaje de confirmación para avisarle todo es terminado con éxito.

6. Haga clic en el OK.

   Ahora usted puede refinar su mesa para asegurarse los tipos de datos y los nombres de campo son exactamente lo que usted quiere.

Popularidad: el 25 % [?]

El acceso le deja copiar una selección de filas o una mesa entera a otro programa, sin pasar por el fastidio del mago de Exportación. El acceso copia estas filas a la tabilla con sujetapapeles como un objeto inteligente que puede convertirse en una variedad de formatos amistosos con el software. Usted puede pegarlos como células de Excel, texto de HTML (la lengua de formateo de la Red), o RichText (un estándar de formateo creado por Microsoft y apoyado por todos los Procesadores de textos principales). Ya que HTML y RichText son tan extensamente apoyados, usted nunca tendrá casi un problema copiando sus filas en otro programa cuando usted usa esta técnica.

Aquí está como probarlo:

1. Si usted quiere copiar una mesa entera, entonces, en el cristal de navegación, seleccionan la mesa. Si usted quiere copiar sólo unas filas, entonces selecciónelos en la visión de Datasheet, como mostrado en la Figura 10-1.

   Usted no es limitado con la copia de mesas. Usted también puede copiar los resultados de una pregunta. Sólo seleccione la pregunta en el cristal de navegación. Usted no puede copiar informes o formas, sin embargo.

   Cuando usted copia filas o una mesa entera, el Acceso toma su columna que esconde ajustes (el Artículo 3.1.4) en cuenta. Si usted ha escondido una columna entonces no aparece en el datasheet (seleccionándolo, y luego la elección de Archivos de Casa Más Esconde Columnas), el Acceso no lo copia a la tabilla con sujetapapeles. Esta técnica le ayuda a excluir la información que usted no quiere copiar.

   
   La figura 10-1. Seleccionando filas en el datasheet, haga clic en el margen gris sólo a la izquierda de la primera fila que usted quiere seleccionar. Entonces, arrastre para seleccionar tantas filas como usted quiere. Si usted no quiere tomar su reencaminamiento del ratón, entonces usted puede copiar estas filas dominando la tecla Ctrl, y chasquido del derecho uno de ellos. Entonces, del menú instantáneo, elija la Copia.

   Lea el resto de esta entrada»

Popularidad: el 25 % [?]

Cualquiera que haya pasado mucho tiempo usando un ordenador de Windows es familiar con la tabilla con sujetapapeles un entre bastidores contenedor que temporalmente almacena la información entonces usted puede transferirlo de un programa al otro. Usando la tabilla con sujetapapeles, usted puede copiar un trocito de texto en pocas palabras documento, y luego pegarlo en un campo en una mesa de Acceso, o viceversa. Que mucho sea fácil. Pero usted probablemente no realiza que puede copiar una mesa entera de la información.

Antes de que usted pruebe esta broma, usted tiene que entender dos hechos claves sobre la tabilla con sujetapapeles:

• La tabilla con sujetapapeles puede almacenar muchos tipos diferentes de la información. La mayor parte del tiempo, usted lo usa para copiar el texto sin formato. Sin embargo, según el programa usted usa, usted también podría copiar formas, cuadros, mesas, y más.

• Algunos tipos de la información pueden convertirse a otros tipos. Si usted copia una selección de células en Excel, entonces usted puede pegarlo como una mesa formateada en pocas palabras programa de procesamiento como la Palabra o WordPerfect. De, si usted copia un diagrama en Visio, entonces usted puede pegarlo como un cuadro en la Pintura. En ambos ejemplos, usted copia un tipo especializado del objeto (células de Excel o un diagrama de Visio) a la tabilla con sujetapapeles de Windows. Sin embargo, este objeto puede degradarse cuando necesita a. Usted puede pegar una copia hecha y derecha del objeto en el programa original sin perder algo, o usted puede pegarlo y convertirlo a algo más simple en un programa menos potente.

Esta flexibilidad es el secreto a la transferencia de datos a y del Acceso. Las siguientes secciones explican como esto trabaja.

Popularidad: el 39 % [?]

Para realizar una operación de exportación, siga estos pasos:

1. En el cristal de navegación, seleccione la mesa que usted quiere exportar.

   Lamentablemente, usted no puede exportar más de una mesa inmediatamente. Sin embargo, usted puede exportar sólo una parte de una mesa. Una manera de hacer esta exportación parcial debe abrir la mesa, y luego seleccionar las filas que usted quiere exportar. (Una vez que usted comienza el proceso de exportación, usted ve una opción que le deja exportar sólo las filas seleccionadas.) Usted también puede crear una pregunta que consigue sólo las filas que usted quiere. Usted puede exportar los resultados de pregunta seleccionando la pregunta en el cristal de navegación en vez de la mesa subyacente.

2. Haga clic en el botón que equivale al tipo de archivo que usted quiere exportar.

   Cuando usted elige un formato, el Acceso lanza al mago de Exportación (la Figura 10-8).

   
   La figura 10-8. El mago de Exportación varía según el formato de exportación que usted usa. Pero el primer paso siempre para escoger su archivo, y luego poner las opciones de exportación mostradas aquí. Lea el resto de esta entrada»

Popularidad: el 25 % [?]

Como usted puede importar la información de otros archivos y hacerla reventar en su base de datos, usted también puede tomar la información existente y enviarla a otro formato. Usted el más a menudo se comprometerá a que este paso para dejar a alguna otra persona o programa consiga sus manos en su información sin tener que pasar por el Acceso.

Exportando sus datos, usted puede usar todo igual formatos más los cuales usted puede usar en una operación de importación, más unos cuantos. Aquí está un informe detallado de las opciones más populares:

• Acceso. Transfiere la mesa de Acceso (o un tipo diferente del objeto) a otro archivo de base de datos de Acceso. Este rasgo no es tan potente como la importación del Acceso se opone, porque usted es limitado con un objeto a la vez. Por esta razón, la gente no lo usa como a menudo.

• Excel. Pone los datos en las células de una hoja de trabajo de Excel. Perfecto si usted quiere usar los instrumentos de Excel para analizar una tendencia de ventas o trazar una carta de ganancia.

• Palabra. Pone los datos en un documento de Palabra, separando cada columna con etiquetas y cada línea con un retorno manual. Este formato se marcha mucho para ser deseado, porque es difícil reajustar los datos después del hecho en la Palabra. (Un rasgo de exportación más agradable pondría los datos de informe en una mesa de Palabra, que haría mucho más fácil trabajar con.)

• PDF o XPS. Crea un archivo PDF listo para la letra con el formateo exacto y disposición que usted vería si usted envió la mesa a su impresora. A diferencia de Excel o documentos de Palabra, usted no puede corregir un PDF fileyou’re limitado con repaso del informe e impresión esto.

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  Note: El PDF o la opción XPS sólo aparecen si usted ha instalado una macro automática libre para el Office. El artículo 8.2.3 describe como conseguirlo.
  

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• Documento de HTML. Crea una Página Web de HTML lista para la red que usted puede fijar a un sitio Web o un intranet de compañía. El formato de HTML que el Acceso genera notablemente parece a su informe verdadero, impreso.

• Archivo de texto. Vierte los datos en un archivo de texto sin formato, con etiquetas y los espacios solían arreglar los datos. Usted pierde colores, fuentes, fronteras, y otros detalles de formateo. Este formato no es muy usefulthink de ello como último remedio no para transferir datos a otro programa si ninguno del otro trabajo de opciones de exportación.

• Archivo de XML. Salva los datos en un texto.xml archivo, sin cualquier formateo. Esta opción tiene sentido si usted usa alguna clase del programa automatizado que puede leer el archivo XML exportado y tratar los datos.

Popularidad: el 24 % [?]

Los archivos de texto son el mínimo común denominador para el intercambio de datos. Si usted usa un programa que crea el Acceso de archivos no puede importar, entonces el texto sin formato puede ser su única avenida.

Otra vez, usted comienza eligiendo su archivo, y luego eligiendo como usted quiere añadir la información a su base de datos. Entonces, el mago de Importación le toma por unos pasos más:

1. Especifique el tipo del archivo de texto.

   El acceso puede importar de dos tipos de archivos de texto:

   • Los archivos de texto delimitados usan alguna clase del separador para indicar donde cada campo se termina. Por ejemplo, Joe, Piscapone, 43 son una línea del texto usted puede encontrar en un fileit’s de texto delimitado tres datos de campo separados por comas.

   • Los archivos de texto de anchura fija separan un registro en campos separados por la posición. Cada campo tiene un cierto número de caracteres asignados a ello, y si usted no usa a todos ellos, entonces el Acceso llena el espacio restante (hasta el siguiente campo) con caracteres espaciales.

   Lea el resto de esta entrada»

Popularidad: el 26 % [?]

A fin de importar de un archivo de Excel, sus datos deberían ser organizados en una mesa básica. Idealmente, usted tiene títulos de columna que corresponden a los campos en su base de datos. Usted debería recortar cualesquiera datos que usted no quiera importar (como otras células bajo la mesa que no son una parte de la mesa). Usted también debería quitar valores calculados usando fórmulas de Excel. (Como usted aprendió en el Artículo 2.5.5, usted no debería almacenar valores calculados en una mesa, porque ellos introducen el riesgo de datos inconsecuentes.)

Una vez que usted tiene una mesa limpiada de datos en un archivo de Excel, usted está listo para comenzar el proceso de importación:

1. Elija la Importación de Datos Externa Excel, elija su archivo de Excel, y luego especifique como usted quiere añadir la información importada a su base de datos. Entonces, haga clic en el OK.

   Usted aprendió como tomar estas decisiones en los pasos 1 a 3 en el Artículo 10.3.2.

2. Elija la hoja de trabajo que aloja sus datos (la Figura 10-5).

   Los archivos de Excel, o cuadernos de ejercicios, comienzan con tres hojas de trabajo. La mayor parte de personas hacen plaf sus datos del primer, que es al principio llamado Sheet1. Si usted es un experto de Excel, entonces usted podría haber designado una sección de una hoja de trabajo más compleja como una variedad llamada. De ser así, usted puede escoger lo que llamó la variedad de la lista.

3. Haga clic en el Next.

4. Si sus datos de Excel se pelean con títulos de columna, entonces elija la Primera Fila Contiene Títulos de Columna.

   Estos títulos se hacen el punto de partida para sus nombres de campo. Si usted no elige la Primera Fila Contiene Títulos de Columna, entonces Excel trata la primera fila como un registro ordinario.

5. Haga clic en el Next. Lea el resto de esta entrada»

Popularidad: el 26 % [?]

Pase lo que pase el tipo de datos que usted quiere importar, usted pasará por los mismos pasos básicos. Aquí está una descripción:

1. En la sección de Importación de Datos Externa de la cinta, haga clic en el botón que equivale al tipo de archivo que usted quiere importar.

   Cuando usted elige un formato, el Acceso lanza al mago de Importación (la Figura 10-4).

2. Ingrese el nombre del archivo que usted quiere importar.

   Si usted no recuerda el camino de archivo (o usted sólo no quiere teclearlo a mano), entonces haga clic en el Browse, y luego navegue al lugar correcto en la ventana File Open. Una vez que usted encuentra el archivo, presiona dos veces el ratón él.

3. Elija donde colocar el contenido importado en su base de datos.

   Usted tiene tres opciones posibles para colocar sus datos. Según el formato del archivo usted usa, todos que éstos pueden no estar disponibles.

   • Cree una nueva mesa. Esta opción crea una nueva mesa fresca para los datos que usted importa, que le salva el dolor de cabeza de preocupación de archivos contrarios. Sin embargo, si una mesa del mismo nombre ya existe en la base de datos de Acceso, entonces esta opción lo borra. Lea el resto de esta entrada»

Popularidad: el 25 % [?]

La mayor parte del tiempo, usted importará datos esto está en uno de estos cinco formatos comunes:

• Acceso. Cuando usted usa esta opción, usted no realiza una conversión. En cambio, usted toma un objeto de base de datos de otro archivo de base de datos de Acceso, y lo copia en la base de datos corriente.

• Excel. Tira los datos de una hoja de cálculo de Excel.

• Lista de SharePoint. Tira los datos de una lista reciben a esto en un servidor de SharePoint (que uso de empresas grandes ayudar a trabajadores a colaborar). Usted no tiene que importar la información de SharePoint a fin de trabajar con ella. Usted también puede corregir listas de SharePoint directamente en el Acceso. Acceso 2007: El Manual Ausente tiene mucho más sobre la adquisición del Acceso y SharePoint para trabajar juntos.

• Archivo de texto. Saca los datos de un archivo de texto sin formato. Típicamente, los archivos de texto sin formato usan alguna clase del carácter (como una coma) para separar datos de campo. Este formato universalmente entendido ha apoyado por muchos programas, incluso aproximadamente cada pieza del software de hoja de cálculo alguna vez escrito. Usando esta opción, el Acceso mira al archivo de texto ya que esto trata de entender como es organizado. Sin embargo, usted consigue la posibilidad de confirmar o corregir el presentimiento antes de que usted importe cualesquiera datos, como descrito en el Artículo 10.3.4.

• Archivo de XML. Saca los datos de un archivo XML estructurado. XML es un formato de plataforma enfadada usado para representar cualquier tipo de la información.

Usando el botón More, usted encontrará varios otro, opciones de importación más exóticas:

• Base de datos de ODBC. La información de agarrones de aproximadamente cualquier producto de base de datos, a condición de que esto tenga un conductor ODBC. Esta opción trabaja en particular bien si usted tiene que conseguir datos de una base de datos de lado del servidor de alta cualidad como Oráculo, Servidor de SQL, o MySQL.

• Documento de HTML. Información de extractos de una lista o una mesa en una Página Web de HTML. Desde HTML un estándar esto es notoriamente suelto (y a veces completamente descuidado), usted debería tratar de evitar esta opción. Usted probablemente tendrá problemas de importación.

• Carpeta de perspectiva. Saca la información de una carpeta en el Expreso de Perspectiva o Perspectiva.

• Archivo de dBase, Archivo de Paradoja, y Lotus 1-2-3 Archivo. Saca la información de un archivo creado con uno de estos programas Paleolithic.

Popularidad: el 24 % [?]

Aunque el enfoque de reducción-y-pasta de tabilla con sujetapapeles esté ordenado, no siempre calcula. Si usted tiene que exportar datos a un archivo y usted no hace instalar el programa correspondiente en su ordenador (o usted sólo no quiere molestarse en dirigirlo), entonces usted necesita una manera diferente de transferir su información. Del mismo modo, si usted descarga datos de la Red o información atractiva de un programa que no apoya la reducción-y-pasta de Windows, usted necesita el rasgo de importación de Acceso hecho y derecho.

Cuando Microsoft diseñó el Acceso 2007, ellos gastaron un trozo justo del tiempo haciendo la importación y la exportación figura más claro y más franco. Hoy día, usted puede hacer toda la importación y la exportación de usted quieren de una etiqueta de cinta sola, que es llamada Datos Externos (la Figura 10-3).

La figura 10-3. La sección de Importación de la etiqueta de Datos Externa le deja datos de tubo en el Acceso usando una variedad de formatos. La sección de Exportación hace el reverseit toma su mesa, y lo exporta en un manojo de sabores diferentes.

Note: La Importación y las secciones de Exportación tienen botones fáciles al acceso para los formatos del archivo más populares. Si usted no ve lo que usted quiere, entonces haga clic en el botón More para ver una lista ampliada de opciones.

Si usted importa o exporta datos, el proceso es esencialmente el mismo. Usted contesta a unas preguntas sobre que archivo usted quiere usar y como usted quiere hacer la conversión, y luego el Acceso hace su puja.

Una vez que usted termina de realizar una importación o exporta la operación, el Acceso le da la opción de salvar todos sus pasos. Si usted hace, usted puede reutilizarlos más tarde. Este método una gran manera ahorrar el tiempo si usted tiene que realizar la misma exportación o proceso de importación otra vez (como si usted tiene que importar algunos datos cada día, o exportar un resumen al final de cada mes).

Popularidad: el 25 % [?]

Usted puede copiar la información del Acceso en otro programa bastante fácilmente, pero usted probablemente no espera ser capaz de hacer el revés. Después de todo, una base de datos es una colección estricta, rigurosamente estructurada de la información. Si usted trata de copiar una mesa de un programa Word processing, entonces usted carecerá de la información vital, como los tipos de datos de cada columna. Por esta razón, el Acceso no lo permite.

Sin embargo, el Acceso hace una excepción especial para el programa de hoja de cálculo favorito de todo el mundo, Excel. Usted puede copiar una selección de células en Excel, y luego pegarlos en el Acceso para crear una nueva mesa. Este procedimiento trabaja porque Excel realmente se distingue entre tipos diferentes de datos (aunque no sea casi tan melindroso como el Acceso). Por ejemplo, Excel trata números, fechas, texto, y valores VERDADEROS/FALSOS diferentemente.

Aquí está como usar este rasgo:

1. En Excel, seleccione las células que usted quiere copiar.

   Si su hoja de cálculo incluye títulos de columna, entonces incluya aquellos jefes en la selección. El acceso puede usar los títulos como nombres de campo.

   ---

   Note: no importa que versión de Excel usted havethis engañan trabajos con todos ellos.
   

   ---

2. Éxito Ctrl+C para copiar su selección.

3. Cambie al Acceso.

4. Haga clic en todas partes en el cristal de navegación, y luego presione Ctrl+V.

   El acceso nota que usted trata de pegar un grupo de células de Excel, y trata de transformarlos en una mesa. En primer lugar, esto pregunta si la primera fila en su selección incluye títulos de columna.

5. Si usted seleccionara los títulos de columna en el paso 1, entonces elija Sí. Por otra parte, elija No.

   Si usted elige Sí, entonces el Acceso no tiene que crear el campo arbitrario namesinstead, esto puede usar sus jefes.

   El acceso crea una nueva mesa para tratar con los nuevos datos. Esta mesa ha nombrado por la hoja de Excel. Si su hoja ha llamado Sheet1 (como tanto están en Excel), usted ahora tiene una mesa Sheet1.

   Una vez que el Acceso termina la pasta, muestra un mensaje de confirmación para avisarle todo es terminado con éxito.

6. Haga clic en el OK.

   Ahora usted puede refinar su mesa para asegurarse los tipos de datos y los nombres de campo son exactamente lo que usted quiere.

Popularidad: el 25 % [?]

El acceso le deja copiar una selección de filas o una mesa entera a otro programa, sin pasar por el fastidio del mago de Exportación. El acceso copia estas filas a la tabilla con sujetapapeles como un objeto inteligente que puede convertirse en una variedad de formatos amistosos con el software. Usted puede pegarlos como células de Excel, texto de HTML (la lengua de formateo de la Red), o RichText (un estándar de formateo creado por Microsoft y apoyado por todos los Procesadores de textos principales). Ya que HTML y RichText son tan extensamente apoyados, usted nunca tendrá casi un problema copiando sus filas en otro programa cuando usted usa esta técnica.

Aquí está como probarlo:

1. Si usted quiere copiar una mesa entera, entonces, en el cristal de navegación, seleccionan la mesa. Si usted quiere copiar sólo unas filas, entonces selecciónelos en la visión de Datasheet, como mostrado en la Figura 10-1.

   Usted no es limitado con la copia de mesas. Usted también puede copiar los resultados de una pregunta. Sólo seleccione la pregunta en el cristal de navegación. Usted no puede copiar informes o formas, sin embargo.

   Cuando usted copia filas o una mesa entera, el Acceso toma su columna que esconde ajustes (el Artículo 3.1.4) en cuenta. Si usted ha escondido una columna entonces no aparece en el datasheet (seleccionándolo, y luego la elección de Archivos de Casa Más Esconde Columnas), el Acceso no lo copia a la tabilla con sujetapapeles. Esta técnica le ayuda a excluir la información que usted no quiere copiar.

   
   La figura 10-1. Seleccionando filas en el datasheet, haga clic en el margen gris sólo a la izquierda de la primera fila que usted quiere seleccionar. Entonces, arrastre para seleccionar tantas filas como usted quiere. Si usted no quiere tomar su reencaminamiento del ratón, entonces usted puede copiar estas filas dominando la tecla Ctrl, y chasquido del derecho uno de ellos. Entonces, del menú instantáneo, elija la Copia.

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Cualquiera que haya pasado mucho tiempo usando un ordenador de Windows es familiar con la tabilla con sujetapapeles un entre bastidores contenedor que temporalmente almacena la información entonces usted puede transferirlo de un programa al otro. Usando la tabilla con sujetapapeles, usted puede copiar un trocito de texto en pocas palabras documento, y luego pegarlo en un campo en una mesa de Acceso, o viceversa. Que mucho sea fácil. Pero usted probablemente no realiza que puede copiar una mesa entera de la información.

Antes de que usted pruebe esta broma, usted tiene que entender dos hechos claves sobre la tabilla con sujetapapeles:

• La tabilla con sujetapapeles puede almacenar muchos tipos diferentes de la información. La mayor parte del tiempo, usted lo usa para copiar el texto sin formato. Sin embargo, según el programa usted usa, usted también podría copiar formas, cuadros, mesas, y más.

• Algunos tipos de la información pueden convertirse a otros tipos. Si usted copia una selección de células en Excel, entonces usted puede pegarlo como una mesa formateada en pocas palabras programa de procesamiento como la Palabra o WordPerfect. De, si usted copia un diagrama en Visio, entonces usted puede pegarlo como un cuadro en la Pintura. En ambos ejemplos, usted copia un tipo especializado del objeto (células de Excel o un diagrama de Visio) a la tabilla con sujetapapeles de Windows. Sin embargo, este objeto puede degradarse cuando necesita a. Usted puede pegar una copia hecha y derecha del objeto en el programa original sin perder algo, o usted puede pegarlo y convertirlo a algo más simple en un programa menos potente.

Esta flexibilidad es el secreto a la transferencia de datos a y del Acceso. Las siguientes secciones explican como esto trabaja.

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