Gerade wie Tische und Abfragen können Sie mehrere verschiedene Ansichten verwenden, einen Bericht zu ändern. Wenn Sie einen Bericht mit der schnellen Entwicklungstechnik beschrieben früher schaffen, beginnen Sie in der Lay-Out-Ansicht, die ein idealer Startplatz für Berichtsbaumeister ist. Aber abhängig von der Aufgabe in der Nähe können Sie beschließen, auf eine andere Ansicht umzuschalten. Sie haben vier Betrachtungsoptionen:

Abbildung 8-5. Der Spitzenteil des Fensters Field List verzeichnet die Felder vom Tisch (oder Abfrage), auf dem der Bericht basiert. Der mittlere Teil verzeichnet die Felder in irgendwelchen zusammenhängenden Tischen, und der unterste Teil verzeichnet Tische ohne Beziehung (den Sie wahrscheinlich nicht verwenden werden). Um ein Feld hinzuzufügen, schleppen Sie es von der Feldlistenfensterscheibe und lassen Sie es auf Ihrem Bericht fallen. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 2 % [?]

Wenn Sie davon müde sind, bloß Säulen umzuordnen, können Sie versuchen wollen, hinzuzufügen, die nicht bereits eingeschlossen werden oder das Entfernen vorhandener, die Sie nicht wollen. Das Entfernen eines Feldes ist leicht: klicken Sie gerade, um auszuwählen, es, und dann zu drücken Löscht. (Sie können Probevorführung diese Technik mit dem Unterbrochenen Feld im Bericht von ProductCatalog. )

Wenn Sie einen einfachen Bericht mit der schnellen im Abschnitt 8.1.1 beschriebenen Entwicklungstechnik schaffen, enden Sie gewöhnlich mit allen Feldern, die Sie brauchen. Jedoch gibt es zwei Gründe, warum Sie eventuell ein zusätzliches Feld hinzufügen müssen, das nicht bereits im Bericht ist:

• Sie wollen ein Feld hinzufügen es wird in der Ansicht von Datasheet (Abschnitt 3.1.4) verborgen. Wenn Sie einen neuen Bericht schaffen, werden verborgene Felder ausgelassen.

• Sie wollen ein Feld mit der zusammenhängenden Information von einem verbundenen Tisch hinzufügen. Zum Beispiel konnten Sie Felder vom Tisch von ProductCategories hinzufügen, um Information über die Kategorie zu zeigen, dass jedes Produkt darin ist.

Um ein neues Feld hinzuzufügen, brauchen Sie die Hilfe der Feldlistenfensterscheibe (sieh Abbildung 8-5). Um es zu zeigen, wählen Sie Reportgestaltungswerkzeuge | Formatierende Steuerungen Fügen Vorhandene Felder Hinzu.

Wenn Sie ein neues Feld hinzufügen, verwendet Zugang den Feldnamen für das Säulenkopfstück, das nicht immer ist, was Sie wollen. Vielleicht würden Sie Produktnamen (mit einem Raum) zu ProductName bevorzugen. Oder vielleicht würden Sie gern ProductCategoryID zur gerade Kategorie verkürzen. Immerhin zeigt der Bericht den Namen statt des numerischen Kategorie-Personalausweises, weil das Feld von ProductCategoryID einen lookup (Abschnitt 5.2.5) verwendet. Glücklich ist Umbenennung der Säulenkopfbälle leicht. Klicken Sie gerade auf doppel, um umzuschalten, es darin editiert Weise. Sie können dann den vorhandenen Text editieren oder ihn zusammen ersetzen. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 2 % [?]

Sie haben bereits erfahren, wie Sie Säulen ringsherum in einem Bericht herschieben können. Jedoch ist es nicht alles, was Sie bewegen können. Sie können auch Raum zwischen den Reihen hinzufügen (sieh Abbildung 8-4), und passen Sie alle folgenden Elemente an:

• Das Firmenzeichen (an der spitzenlinken Ecke). In einem neuen Bericht sieht das Firmenzeichen wie ein Notizbuch mit einem Kreis darum aus.

• Der Berichtstitel (direkt neben dem Firmenzeichen). Um aufzubrechen, ist das der Name des Tisches oder der Abfrage, auf der der Bericht (wie Produkte) basiert.

• Das Datum und Zeit (der jedes Mal aktualisiert wird, öffnen Sie den Bericht). Am Anfang erscheint das an der spitzenrichtigen Ecke.

• Die Seitenummer. Das erscheint am Zentrum-Boden jeder Seite. In der Lay-Out-Ansicht behandelt Zugang den Bericht, als ob alle Daten eine Seite besetzen, so müssen Sie zum Ende scrollen, um dieses Element zu finden.

  
  Abbildung 8-4. Spitze: Um Raum zwischen den Reihen hinzuzufügen, klicken Sie auf einen Wert in einer der Reihen, und ziehen Sie es herunter.
  Boden: Alle Reihen werden angepasst, um denselben Abstand zu haben.

• Die Berichtsdaten (nach dem Titel). Um sich zu ändern, wo der Tisch im Bericht zuerst auf der Seite erscheint, klicken Sie auf einen der Säulenkopfbälle, und dann ziehen Sie es herunter (um Raum zwischen dem Titel und den Berichtsdaten hinzuzufügen), oder (um den Raum zu entfernen).

• Die Summen (an der Unterseite von einigen Säulen). Zugang fügt automatisch Berechnungen für numerische Felder hinzu. Zum Beispiel, wenn der Bericht von ProductCatalog zuerst geschaffen wird, fügt Zugang eine Summe an der Unterseite von der Preissäule hinzu, die anzeigt, wie viel es kostet, um eines jedes Produktes zu kaufen. (Diese Summe ist von zweifelhaftem valueto ändern es, wählen die Säule aus, und picken dann eine andere zusammenfassende Auswahl von Reportgestaltungswerkzeugen | Menü Formatting Grouping & Totals Totals auf. )

Beliebtheit: 3 % [?]

Man macht gerade zwei Schritte, einen einfachen Bericht und noch viele zur feinen Melodie es zu schaffen. Wenn Sie zur Probevorführung diese Technik für sich wollen, die Boutique-Blödsinn-Datenbank (eingeschlossen mit dem herunterladbaren Inhalt für dieses Kapitel öffnen, das im Abschnitt 03.3.4 erklärt ist) oder eine Datenbank Ihrer Entwicklung, und diesen Schritten folgen:

1. In der Navigationsfensterscheibe, wählen Sie den Tisch aus, den Sie für Ihren neuen Bericht verwenden wollen.

   Dieses Beispiel verwendet den Produkttisch von der Boutique-Blödsinn-Datenbank. Sie können auch einen Bericht schaffen es basiert auf einer Abfrage. Sieh den Kasten "Das Schwere Heben mit einer Abfrage" (Abschnitt 8.1.2) für mehr über diesen Trick tun.

2. Wählen Sie schaffen Berichtsbericht.

   Ein neues Etikett erscheint mit einem einfachen, automatisch erzeugten Bericht. Dieser Bericht ordnet Information in einem Tisch, mit jedem Feld im Tisch (oder Abfrage) das Besetzen einer getrennten Säule ein. Die Berichtsansicht ist etwas dem datasheet ähnlich, abgesehen davon, dass es nettere Formatierung hat und Raum effizienter, wie gezeigt, in der Abbildung 8-2 verwendet.

   Wenn Sie zuerst einen Bericht schaffen, werden die Felder vom linken bis direkt in derselben Ordnung eingeordnet, dass sie im Tisch leben. Es macht keinen Unterschied, wenn Sie die Säulen im datasheet umgeordnet haben. Jedoch werden irgendwelche Säulen, die Sie im datasheet (Abschnitt 3.1.4) verborgen haben, aus dem Bericht ausgeschlossen.

   Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 4 % [?]

• Berichtsgrundlagen
• Der Druck, vorher ansehend, und einen Bericht exportierend
• Formatierung eines Berichts
• Die Entstörung und das Sortieren eines Berichts

Es gibt viele Gründe, eine Hardcopy Ihrer liebevoll aufrechterhaltenen Zugriffsdaten zu schaffen. Mit einem guten Ausdruck können Sie:

• Tragen Sie Ihre Information, ohne Ihren Computer ringsherum zu zerren. Zum Beispiel können Sie eine Warenbestand-Liste nehmen, während Sie einkaufen gehen.

• Zeigen Sie Ihre Information, um auf Benutzer nichtzuzugreifen. Zum Beispiel können Sie Produktkataloge, Bestellscheine und Benotungslisten anderen Leuten austeilen.

• Rezensionsdetails außerhalb des Büros. Zum Beispiel können Sie nach Fehlern suchen, während Sie auf dem Pendlerzug nach Hause sind.

• Beeindrucken Sie Ihren Chef. Immerhin ist es schwierig, mit 286 Seiten von rohen Daten zu streiten.

Im Kapitel 3 haben Sie erfahren, wie man die rohen Daten druckt, ist es in einem Tisch gerade vom datasheet. Diese Technik ist handlich, aber sie stellt relativ wenige Eigenschaften zur Verfügung. Sie haben die Flexibilität nicht, um sich mit großen Blöcken der Information zu befassen, Sie können nicht feine Melodie die Formatierung von verschiedenen Feldern, und Sie haben Werkzeuge wie Gruppierung und Zusammenstellung nicht, die die Information leichter machen kann zu verstehen. Wie Sie wahrscheinlich bereits geglaubt haben, stellt Zugang eine andere Druckeigenschaft zur Verfügung, die diese Lücken ausfüllt. Es hat Berichte genannt, und es erlaubt Ihnen, einen fein abgestimmten Entwurf zu schaffen, der Zugang genau erzählt, wie es Ihre Daten auf den Drucker vorbereiten sollte.

Berichte sind spezialisierte Datenbankgegenstände, viel wie Tische und Abfragen. Infolgedessen können Sie so viele Berichte vorbereiten, wie Sie brauchen, und sie verfügbar unbestimmt behalten. Leben ist nicht als leicht, wenn Sie beim datasheet allein bleiben. Zum Beispiel, wenn Sie die bobblehead Datenbank verwenden, können Sie eine Liste von bobblehead Puppen mit dem Namen der Puppe und Hersteller-Information für Ihre Warenbestand-Liste und eine getrennte Liste mit Preisen für Ihren planenden Prozess drucken wollen. Um hin und her zwischen diesen zwei Typen von Ausdrücken mit dem datasheet umzuschalten, müssen Sie manuell umordnen und Säulen jedes Mal verbergen. Berichte leiden unter diesem Problem nicht, weil jeder Bericht als ein getrennter Datenbankgegenstand gespart wird. So, wenn Sie Ihre Warenbestand-Liste drucken wollen, führen Sie einfach den Bericht von DollInventory. Wenn Sie die planenden Details wollen, heizen Sie den Bericht der Puppe-Preise an. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 3 % [?]

Löschen Sie Abfragen sind am einfachsten und von den Handlungsabfragen am gefährlichsten. Eine löschen Abfrage arbeitet viel wie eine normale ausgesuchte Abfrage. Sie geben eine Reihe von Filterbedingungen an, und dann findet Zugang die zusammenpassenden Aufzeichnungen im Tisch. Aber die löschen Abfrage zeigt die Aufzeichnungen statt dessen nicht gerade sie löscht sie von der Datenbank.

Löschen Sie Abfragen sind groß, für eine riesige Zahl von Aufzeichnungen sofort zu beseitigen, nachdem Sie beendet haben, sie einem anderen Tisch zu übertragen. In der Anhängen-Abfrage hat Beispiel früher (Abschnitt 7.3.1) beschrieben, Sie wollen wahrscheinlich eine Weise, die ursprünglichen Aufzeichnungen zu entfernen, sobald Sie sie zum neuen Tisch kopiert haben. Eine löschen Abfrage passt die Rechnung vollkommen.

Um eine löschen Abfrage zu schaffen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Schaffen Sie eine neue Abfrage durch die Auswahl Schaffen Anderes Anfragendesign.

2. Mit dem Dialogfeld Show Table, das erscheint, fügen Sie den Tisch hinzu, der die Aufzeichnungen hat, die Sie löschen wollen. Dann klicken Sie Close to schließen es.

3. Ändern Sie Ihre Abfrage zu einer löschen Abfrage, indem Sie Anfragenwerkzeuge | wählen, Designanfragentyp Löscht.

   Die Sorte- und Show-Kästen verschwinden von der Säulenliste, und der Löschen Kasten erscheint.

4. Fügen Sie die Felder hinzu, die Sie für die Entstörung verwenden, und dann Ihre Filterbedingungen stellen wollen.

   Ihre Filterbedingungen bestimmen das, welche Aufzeichnungen gelöscht werden, so stellen Sie sicher, dass Sie sie sorgfältig definieren. Wenn Sie keinen Filter conditionsgulpAccess einschließen, wird alle Aufzeichnungen löschen, wenn Sie die Abfrage führen.

5. Fügen Sie irgendwelche anderen Felder hinzu, die Sie untersuchen wollen, um zu bestätigen, dass Sie die richtigen Aufzeichnungen in der datasheet Vorschau bekommen.

   Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 4 % [?]

Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie man ein Anhängen oder Machen-Tisch-Abfrage schafft. Sie werden Aufzeichnungen vom Kontakt-Tisch in der Marketing.accdb Datenbank zum Tisch von PotentialClients in der Sales.accdb Datenbank übertragen. (Sie können beide diese Datenbanken auf der "Fehlenden CD" Seite an www.missingmanuals.com finden. )

1. Öffnen Sie die Quelldatenbank.

   In diesem Beispiel ist es die Marketing.accdb Datenbank, die die Kontakt-Information hat.

2. Schaffen Sie eine neue Abfrage durch die Auswahl Schaffen Anderes Anfragendesign.

   Das Dialogfeld Show Table erscheint.

3. Mit dem Dialogfeld Show Table, fügen Sie den Quelltisch hinzu, der die Aufzeichnungen hat, die Sie kopieren wollen. Dann klicken Sie Close to schließen es.

   Dieses Beispiel verwendet den Kontakt-Tisch.

4. Ändern Sie Ihre Abfrage zu einer anhängen Abfrage, indem Sie Anfragenwerkzeuge | wählen, Designanfragentyp hängt An (oder wählen Sie Anfragenwerkzeuge | Designanfragentyp Macht Tisch, um es zu einer Machen-Tisch-Abfrage umzuwandeln).

   Der Bestimmungsort-Tisch (der Tisch von PotentialClients in der Sales.accdb Datenbank) besteht bereits. Deshalb verwenden Sie eine anhängen Abfrage statt einer Machen-Tisch-Abfrage.

   Wenn Sie Ihre Abfrage zu einem Anhängen oder Machen-Tisch-Abfrage ändern, bittet Zugang Sie, den Bestimmungsort-Tisch zu liefern (der Platz, wo Sie die Aufzeichnungen kopieren werden), wie gezeigt, in der Abbildung 7-6.

5. Wenn Sie die Aufzeichnungen einer anderen Datenbank übertragen, dann eine Andere Datenbank wählen, und dann auf Browse klicken wollen. Durchsuchen Sie zu Ihrer Datenbankdatei, und dann klicken Sie OK, um sie auszuwählen.

   Sie übertragen Aufzeichnungen der Sales.accdb Datenbank. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 6 % [?]

Eine anhängen Abfrage wählt Aufzeichnungen von einem Tisch aus, und fügt sie dann in einen anderen Tisch ein. (Technisch das Sprechen, das Befestigen ist der Prozess, Aufzeichnungen zum Ende eines Tisches hinzuzufügen. )

Sie können eine anhängen Abfrage aus mehreren Gründen schaffen, aber gewöhnlich tun Sie es, um Aufzeichnungen von einem Tisch bis einen anderen zu übertragen. Sie können eine anhängen Abfrage verwenden wollen, um Aufzeichnungen von einer Datenbank bis einen anderen zu übertragen. Dieser handliche Trick, wenn Sie Doppeltische in verschiedenen Datenbanken haben (vielleicht, weil verschiedene Leute die Datenbank auf verschiedenen Computern verwenden müssen).

Eine Aktualisierungsabfrage sucht nach einigen Aufzeichnungen, und modifiziert sie dann. Gewöhnlich werden Sie Ihre Modifizierungen auf ein einzelnes Feld beschränken, aber Zugang lässt Sie so viele Felder ändern, wie Sie wollen. Sie haben auch ein schönes Bit der Flexibilität darin, wie Sie die Aktualisierung anwenden. Die einfachste Auswahl, einen völlig neuen Wert in ein Feld voll zu stopfen. Sie konnten eine Abfrage schaffen, die alle Produkte in einer Kategorie in einen anderen durch das Eingehen in einen neuen Wert im Feld von CategoryID bewegt. Wechselweise konnten Sie die aktuellen Werte in einem Feld nehmen und sie mit einem Ausdruck ändern (eine Spezialdatenbankformel, die eine Vielfalt von verschiedenen Berechnungen durchführen kann). Sie konnten alle Ihre Produktpreise um 10 Prozent vergrößern, oder eine Woche zum Fälligkeitstag jedes hervorragenden Projektes hinzufügen.

In den falschen Händen sind Handlungsabfragen nichts als eine hochtechnologische Weise, sich im Fuß zu schießen. Sie begehen Änderungen (gewöhnlich zu vielfachen Aufzeichnungen), und sobald Sie die Änderungen angewandt haben, können Sie nicht sie umkehren. Einige Datenbankanhänger vermeiden Handlungsabfragen völlig.

Wenn Sie sich wirklich dafür entscheiden, Handlungsabfragen zu verwenden (und es viele handliche Tricks gibt, die Sie mit ihnen vollbringen können), dann müssen Sie die richtigen Vorsichtsmaßnahmen nehmen. Am wichtigsten, bevor Sie eine Handlungsabfrage verwenden, machen Sie eine Datenbankunterstützung! Dieser besonders entscheidende Schritt, wenn Sie eine neue Handlungsabfrage schaffen, weil er das Ergebnis nicht immer erzeugen kann, das Sie erwarten. Um eine Unterstützung zu machen, können Sie kopieren Ihre.accdb Datenbankdatei (gerade wie Sie würde jede andere Datei; ein Weg ist, es, und dann ausgesuchte Kopie rechts anzuklicken). Wenn Sie mit dem Windows-Forscher nicht panschen wollen, dann können Sie eine Unterstützung schaffen ohne abzureisen Zugang durch das Auswählen der Taste Office behelfen Sich unterstützen Datenbank (Abschnitt 1.3.1).

Unterstützungen sind für die Katastrophe-Wiederherstellung groß, aber es ist noch eine gute Idee zu vermeiden, einen Fehler an erster Stelle zu machen. Eine sichere Annäherung soll durch das Schaffen einer ausgesuchten Abfrage anfangen. Sie können sich dann Ihre Abfrage auswählend der richtigen Aufzeichnungen vor dem Machen des nächsten Schritts überzeugen, und das Umwandeln davon in eine Handlungsabfrage (durch die Auswahl von einer der Handlung fragen Typen in den Anfragenwerkzeugen | Designanfragentyp-Abteilung des Zierbandes).

Die Handlungsanfragenfamilie

Zugang hat vier Typen von Handlungsabfragen:

• Eine Aktualisierungsabfrage ändert die Werte in einer oder mehr Aufzeichnungen.

• Eine anhängen Abfrage wählt eine oder mehr Aufzeichnungen aus, und fügt sie dann zu einem vorhandenen Tisch hinzu.

• Eine Machen-Tisch-Abfrage wählt eine oder mehr Aufzeichnungen aus, und schafft dann einen neuen Tisch für sie.

• Eine löschen Abfrage löscht eine oder mehr Aufzeichnungen.

  In den folgenden Abteilungen werden Sie Probevorführung alle diese Abfragen.

Beliebtheit: 3 % [?]

Gerade wie Tische und Abfragen können Sie mehrere verschiedene Ansichten verwenden, einen Bericht zu ändern. Wenn Sie einen Bericht mit der schnellen Entwicklungstechnik beschrieben früher schaffen, beginnen Sie in der Lay-Out-Ansicht, die ein idealer Startplatz für Berichtsbaumeister ist. Aber abhängig von der Aufgabe in der Nähe können Sie beschließen, auf eine andere Ansicht umzuschalten. Sie haben vier Betrachtungsoptionen:

Abbildung 8-5. Der Spitzenteil des Fensters Field List verzeichnet die Felder vom Tisch (oder Abfrage), auf dem der Bericht basiert. Der mittlere Teil verzeichnet die Felder in irgendwelchen zusammenhängenden Tischen, und der unterste Teil verzeichnet Tische ohne Beziehung (den Sie wahrscheinlich nicht verwenden werden). Um ein Feld hinzuzufügen, schleppen Sie es von der Feldlistenfensterscheibe und lassen Sie es auf Ihrem Bericht fallen. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 2 % [?]

Wenn Sie davon müde sind, bloß Säulen umzuordnen, können Sie versuchen wollen, hinzuzufügen, die nicht bereits eingeschlossen werden oder das Entfernen vorhandener, die Sie nicht wollen. Das Entfernen eines Feldes ist leicht: klicken Sie gerade, um auszuwählen, es, und dann zu drücken Löscht. (Sie können Probevorführung diese Technik mit dem Unterbrochenen Feld im Bericht von ProductCatalog. )

Wenn Sie einen einfachen Bericht mit der schnellen im Abschnitt 8.1.1 beschriebenen Entwicklungstechnik schaffen, enden Sie gewöhnlich mit allen Feldern, die Sie brauchen. Jedoch gibt es zwei Gründe, warum Sie eventuell ein zusätzliches Feld hinzufügen müssen, das nicht bereits im Bericht ist:

• Sie wollen ein Feld hinzufügen es wird in der Ansicht von Datasheet (Abschnitt 3.1.4) verborgen. Wenn Sie einen neuen Bericht schaffen, werden verborgene Felder ausgelassen.

• Sie wollen ein Feld mit der zusammenhängenden Information von einem verbundenen Tisch hinzufügen. Zum Beispiel konnten Sie Felder vom Tisch von ProductCategories hinzufügen, um Information über die Kategorie zu zeigen, dass jedes Produkt darin ist.

Um ein neues Feld hinzuzufügen, brauchen Sie die Hilfe der Feldlistenfensterscheibe (sieh Abbildung 8-5). Um es zu zeigen, wählen Sie Reportgestaltungswerkzeuge | Formatierende Steuerungen Fügen Vorhandene Felder Hinzu.

Wenn Sie ein neues Feld hinzufügen, verwendet Zugang den Feldnamen für das Säulenkopfstück, das nicht immer ist, was Sie wollen. Vielleicht würden Sie Produktnamen (mit einem Raum) zu ProductName bevorzugen. Oder vielleicht würden Sie gern ProductCategoryID zur gerade Kategorie verkürzen. Immerhin zeigt der Bericht den Namen statt des numerischen Kategorie-Personalausweises, weil das Feld von ProductCategoryID einen lookup (Abschnitt 5.2.5) verwendet. Glücklich ist Umbenennung der Säulenkopfbälle leicht. Klicken Sie gerade auf doppel, um umzuschalten, es darin editiert Weise. Sie können dann den vorhandenen Text editieren oder ihn zusammen ersetzen. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 2 % [?]

Sie haben bereits erfahren, wie Sie Säulen ringsherum in einem Bericht herschieben können. Jedoch ist es nicht alles, was Sie bewegen können. Sie können auch Raum zwischen den Reihen hinzufügen (sieh Abbildung 8-4), und passen Sie alle folgenden Elemente an:

• Das Firmenzeichen (an der spitzenlinken Ecke). In einem neuen Bericht sieht das Firmenzeichen wie ein Notizbuch mit einem Kreis darum aus.

• Der Berichtstitel (direkt neben dem Firmenzeichen). Um aufzubrechen, ist das der Name des Tisches oder der Abfrage, auf der der Bericht (wie Produkte) basiert.

• Das Datum und Zeit (der jedes Mal aktualisiert wird, öffnen Sie den Bericht). Am Anfang erscheint das an der spitzenrichtigen Ecke.

• Die Seitenummer. Das erscheint am Zentrum-Boden jeder Seite. In der Lay-Out-Ansicht behandelt Zugang den Bericht, als ob alle Daten eine Seite besetzen, so müssen Sie zum Ende scrollen, um dieses Element zu finden.

  
  Abbildung 8-4. Spitze: Um Raum zwischen den Reihen hinzuzufügen, klicken Sie auf einen Wert in einer der Reihen, und ziehen Sie es herunter.
  Boden: Alle Reihen werden angepasst, um denselben Abstand zu haben.

• Die Berichtsdaten (nach dem Titel). Um sich zu ändern, wo der Tisch im Bericht zuerst auf der Seite erscheint, klicken Sie auf einen der Säulenkopfbälle, und dann ziehen Sie es herunter (um Raum zwischen dem Titel und den Berichtsdaten hinzuzufügen), oder (um den Raum zu entfernen).

• Die Summen (an der Unterseite von einigen Säulen). Zugang fügt automatisch Berechnungen für numerische Felder hinzu. Zum Beispiel, wenn der Bericht von ProductCatalog zuerst geschaffen wird, fügt Zugang eine Summe an der Unterseite von der Preissäule hinzu, die anzeigt, wie viel es kostet, um eines jedes Produktes zu kaufen. (Diese Summe ist von zweifelhaftem valueto ändern es, wählen die Säule aus, und picken dann eine andere zusammenfassende Auswahl von Reportgestaltungswerkzeugen | Menü Formatting Grouping & Totals Totals auf. )

Beliebtheit: 3 % [?]

Man macht gerade zwei Schritte, einen einfachen Bericht und noch viele zur feinen Melodie es zu schaffen. Wenn Sie zur Probevorführung diese Technik für sich wollen, die Boutique-Blödsinn-Datenbank (eingeschlossen mit dem herunterladbaren Inhalt für dieses Kapitel öffnen, das im Abschnitt 03.3.4 erklärt ist) oder eine Datenbank Ihrer Entwicklung, und diesen Schritten folgen:

1. In der Navigationsfensterscheibe, wählen Sie den Tisch aus, den Sie für Ihren neuen Bericht verwenden wollen.

   Dieses Beispiel verwendet den Produkttisch von der Boutique-Blödsinn-Datenbank. Sie können auch einen Bericht schaffen es basiert auf einer Abfrage. Sieh den Kasten "Das Schwere Heben mit einer Abfrage" (Abschnitt 8.1.2) für mehr über diesen Trick tun.

2. Wählen Sie schaffen Berichtsbericht.

   Ein neues Etikett erscheint mit einem einfachen, automatisch erzeugten Bericht. Dieser Bericht ordnet Information in einem Tisch, mit jedem Feld im Tisch (oder Abfrage) das Besetzen einer getrennten Säule ein. Die Berichtsansicht ist etwas dem datasheet ähnlich, abgesehen davon, dass es nettere Formatierung hat und Raum effizienter, wie gezeigt, in der Abbildung 8-2 verwendet.

   Wenn Sie zuerst einen Bericht schaffen, werden die Felder vom linken bis direkt in derselben Ordnung eingeordnet, dass sie im Tisch leben. Es macht keinen Unterschied, wenn Sie die Säulen im datasheet umgeordnet haben. Jedoch werden irgendwelche Säulen, die Sie im datasheet (Abschnitt 3.1.4) verborgen haben, aus dem Bericht ausgeschlossen.

   Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 4 % [?]

• Berichtsgrundlagen
• Der Druck, vorher ansehend, und einen Bericht exportierend
• Formatierung eines Berichts
• Die Entstörung und das Sortieren eines Berichts

Es gibt viele Gründe, eine Hardcopy Ihrer liebevoll aufrechterhaltenen Zugriffsdaten zu schaffen. Mit einem guten Ausdruck können Sie:

• Tragen Sie Ihre Information, ohne Ihren Computer ringsherum zu zerren. Zum Beispiel können Sie eine Warenbestand-Liste nehmen, während Sie einkaufen gehen.

• Zeigen Sie Ihre Information, um auf Benutzer nichtzuzugreifen. Zum Beispiel können Sie Produktkataloge, Bestellscheine und Benotungslisten anderen Leuten austeilen.

• Rezensionsdetails außerhalb des Büros. Zum Beispiel können Sie nach Fehlern suchen, während Sie auf dem Pendlerzug nach Hause sind.

• Beeindrucken Sie Ihren Chef. Immerhin ist es schwierig, mit 286 Seiten von rohen Daten zu streiten.

Im Kapitel 3 haben Sie erfahren, wie man die rohen Daten druckt, ist es in einem Tisch gerade vom datasheet. Diese Technik ist handlich, aber sie stellt relativ wenige Eigenschaften zur Verfügung. Sie haben die Flexibilität nicht, um sich mit großen Blöcken der Information zu befassen, Sie können nicht feine Melodie die Formatierung von verschiedenen Feldern, und Sie haben Werkzeuge wie Gruppierung und Zusammenstellung nicht, die die Information leichter machen kann zu verstehen. Wie Sie wahrscheinlich bereits geglaubt haben, stellt Zugang eine andere Druckeigenschaft zur Verfügung, die diese Lücken ausfüllt. Es hat Berichte genannt, und es erlaubt Ihnen, einen fein abgestimmten Entwurf zu schaffen, der Zugang genau erzählt, wie es Ihre Daten auf den Drucker vorbereiten sollte.

Berichte sind spezialisierte Datenbankgegenstände, viel wie Tische und Abfragen. Infolgedessen können Sie so viele Berichte vorbereiten, wie Sie brauchen, und sie verfügbar unbestimmt behalten. Leben ist nicht als leicht, wenn Sie beim datasheet allein bleiben. Zum Beispiel, wenn Sie die bobblehead Datenbank verwenden, können Sie eine Liste von bobblehead Puppen mit dem Namen der Puppe und Hersteller-Information für Ihre Warenbestand-Liste und eine getrennte Liste mit Preisen für Ihren planenden Prozess drucken wollen. Um hin und her zwischen diesen zwei Typen von Ausdrücken mit dem datasheet umzuschalten, müssen Sie manuell umordnen und Säulen jedes Mal verbergen. Berichte leiden unter diesem Problem nicht, weil jeder Bericht als ein getrennter Datenbankgegenstand gespart wird. So, wenn Sie Ihre Warenbestand-Liste drucken wollen, führen Sie einfach den Bericht von DollInventory. Wenn Sie die planenden Details wollen, heizen Sie den Bericht der Puppe-Preise an. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 3 % [?]

Löschen Sie Abfragen sind am einfachsten und von den Handlungsabfragen am gefährlichsten. Eine löschen Abfrage arbeitet viel wie eine normale ausgesuchte Abfrage. Sie geben eine Reihe von Filterbedingungen an, und dann findet Zugang die zusammenpassenden Aufzeichnungen im Tisch. Aber die löschen Abfrage zeigt die Aufzeichnungen statt dessen nicht gerade sie löscht sie von der Datenbank.

Löschen Sie Abfragen sind groß, für eine riesige Zahl von Aufzeichnungen sofort zu beseitigen, nachdem Sie beendet haben, sie einem anderen Tisch zu übertragen. In der Anhängen-Abfrage hat Beispiel früher (Abschnitt 7.3.1) beschrieben, Sie wollen wahrscheinlich eine Weise, die ursprünglichen Aufzeichnungen zu entfernen, sobald Sie sie zum neuen Tisch kopiert haben. Eine löschen Abfrage passt die Rechnung vollkommen.

Um eine löschen Abfrage zu schaffen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Schaffen Sie eine neue Abfrage durch die Auswahl Schaffen Anderes Anfragendesign.

2. Mit dem Dialogfeld Show Table, das erscheint, fügen Sie den Tisch hinzu, der die Aufzeichnungen hat, die Sie löschen wollen. Dann klicken Sie Close to schließen es.

3. Ändern Sie Ihre Abfrage zu einer löschen Abfrage, indem Sie Anfragenwerkzeuge | wählen, Designanfragentyp Löscht.

   Die Sorte- und Show-Kästen verschwinden von der Säulenliste, und der Löschen Kasten erscheint.

4. Fügen Sie die Felder hinzu, die Sie für die Entstörung verwenden, und dann Ihre Filterbedingungen stellen wollen.

   Ihre Filterbedingungen bestimmen das, welche Aufzeichnungen gelöscht werden, so stellen Sie sicher, dass Sie sie sorgfältig definieren. Wenn Sie keinen Filter conditionsgulpAccess einschließen, wird alle Aufzeichnungen löschen, wenn Sie die Abfrage führen.

5. Fügen Sie irgendwelche anderen Felder hinzu, die Sie untersuchen wollen, um zu bestätigen, dass Sie die richtigen Aufzeichnungen in der datasheet Vorschau bekommen.

   Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 4 % [?]

Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie man ein Anhängen oder Machen-Tisch-Abfrage schafft. Sie werden Aufzeichnungen vom Kontakt-Tisch in der Marketing.accdb Datenbank zum Tisch von PotentialClients in der Sales.accdb Datenbank übertragen. (Sie können beide diese Datenbanken auf der "Fehlenden CD" Seite an www.missingmanuals.com finden. )

1. Öffnen Sie die Quelldatenbank.

   In diesem Beispiel ist es die Marketing.accdb Datenbank, die die Kontakt-Information hat.

2. Schaffen Sie eine neue Abfrage durch die Auswahl Schaffen Anderes Anfragendesign.

   Das Dialogfeld Show Table erscheint.

3. Mit dem Dialogfeld Show Table, fügen Sie den Quelltisch hinzu, der die Aufzeichnungen hat, die Sie kopieren wollen. Dann klicken Sie Close to schließen es.

   Dieses Beispiel verwendet den Kontakt-Tisch.

4. Ändern Sie Ihre Abfrage zu einer anhängen Abfrage, indem Sie Anfragenwerkzeuge | wählen, Designanfragentyp hängt An (oder wählen Sie Anfragenwerkzeuge | Designanfragentyp Macht Tisch, um es zu einer Machen-Tisch-Abfrage umzuwandeln).

   Der Bestimmungsort-Tisch (der Tisch von PotentialClients in der Sales.accdb Datenbank) besteht bereits. Deshalb verwenden Sie eine anhängen Abfrage statt einer Machen-Tisch-Abfrage.

   Wenn Sie Ihre Abfrage zu einem Anhängen oder Machen-Tisch-Abfrage ändern, bittet Zugang Sie, den Bestimmungsort-Tisch zu liefern (der Platz, wo Sie die Aufzeichnungen kopieren werden), wie gezeigt, in der Abbildung 7-6.

5. Wenn Sie die Aufzeichnungen einer anderen Datenbank übertragen, dann eine Andere Datenbank wählen, und dann auf Browse klicken wollen. Durchsuchen Sie zu Ihrer Datenbankdatei, und dann klicken Sie OK, um sie auszuwählen.

   Sie übertragen Aufzeichnungen der Sales.accdb Datenbank. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 6 % [?]

Eine anhängen Abfrage wählt Aufzeichnungen von einem Tisch aus, und fügt sie dann in einen anderen Tisch ein. (Technisch das Sprechen, das Befestigen ist der Prozess, Aufzeichnungen zum Ende eines Tisches hinzuzufügen. )

Sie können eine anhängen Abfrage aus mehreren Gründen schaffen, aber gewöhnlich tun Sie es, um Aufzeichnungen von einem Tisch bis einen anderen zu übertragen. Sie können eine anhängen Abfrage verwenden wollen, um Aufzeichnungen von einer Datenbank bis einen anderen zu übertragen. Dieser handliche Trick, wenn Sie Doppeltische in verschiedenen Datenbanken haben (vielleicht, weil verschiedene Leute die Datenbank auf verschiedenen Computern verwenden müssen).

Eine Aktualisierungsabfrage sucht nach einigen Aufzeichnungen, und modifiziert sie dann. Gewöhnlich werden Sie Ihre Modifizierungen auf ein einzelnes Feld beschränken, aber Zugang lässt Sie so viele Felder ändern, wie Sie wollen. Sie haben auch ein schönes Bit der Flexibilität darin, wie Sie die Aktualisierung anwenden. Die einfachste Auswahl, einen völlig neuen Wert in ein Feld voll zu stopfen. Sie konnten eine Abfrage schaffen, die alle Produkte in einer Kategorie in einen anderen durch das Eingehen in einen neuen Wert im Feld von CategoryID bewegt. Wechselweise konnten Sie die aktuellen Werte in einem Feld nehmen und sie mit einem Ausdruck ändern (eine Spezialdatenbankformel, die eine Vielfalt von verschiedenen Berechnungen durchführen kann). Sie konnten alle Ihre Produktpreise um 10 Prozent vergrößern, oder eine Woche zum Fälligkeitstag jedes hervorragenden Projektes hinzufügen.

In den falschen Händen sind Handlungsabfragen nichts als eine hochtechnologische Weise, sich im Fuß zu schießen. Sie begehen Änderungen (gewöhnlich zu vielfachen Aufzeichnungen), und sobald Sie die Änderungen angewandt haben, können Sie nicht sie umkehren. Einige Datenbankanhänger vermeiden Handlungsabfragen völlig.

Wenn Sie sich wirklich dafür entscheiden, Handlungsabfragen zu verwenden (und es viele handliche Tricks gibt, die Sie mit ihnen vollbringen können), dann müssen Sie die richtigen Vorsichtsmaßnahmen nehmen. Am wichtigsten, bevor Sie eine Handlungsabfrage verwenden, machen Sie eine Datenbankunterstützung! Dieser besonders entscheidende Schritt, wenn Sie eine neue Handlungsabfrage schaffen, weil er das Ergebnis nicht immer erzeugen kann, das Sie erwarten. Um eine Unterstützung zu machen, können Sie kopieren Ihre.accdb Datenbankdatei (gerade wie Sie würde jede andere Datei; ein Weg ist, es, und dann ausgesuchte Kopie rechts anzuklicken). Wenn Sie mit dem Windows-Forscher nicht panschen wollen, dann können Sie eine Unterstützung schaffen ohne abzureisen Zugang durch das Auswählen der Taste Office behelfen Sich unterstützen Datenbank (Abschnitt 1.3.1).

Unterstützungen sind für die Katastrophe-Wiederherstellung groß, aber es ist noch eine gute Idee zu vermeiden, einen Fehler an erster Stelle zu machen. Eine sichere Annäherung soll durch das Schaffen einer ausgesuchten Abfrage anfangen. Sie können sich dann Ihre Abfrage auswählend der richtigen Aufzeichnungen vor dem Machen des nächsten Schritts überzeugen, und das Umwandeln davon in eine Handlungsabfrage (durch die Auswahl von einer der Handlung fragen Typen in den Anfragenwerkzeugen | Designanfragentyp-Abteilung des Zierbandes).

Die Handlungsanfragenfamilie

Zugang hat vier Typen von Handlungsabfragen:

• Eine Aktualisierungsabfrage ändert die Werte in einer oder mehr Aufzeichnungen.

• Eine anhängen Abfrage wählt eine oder mehr Aufzeichnungen aus, und fügt sie dann zu einem vorhandenen Tisch hinzu.

• Eine Machen-Tisch-Abfrage wählt eine oder mehr Aufzeichnungen aus, und schafft dann einen neuen Tisch für sie.

• Eine löschen Abfrage löscht eine oder mehr Aufzeichnungen.

  In den folgenden Abteilungen werden Sie Probevorführung alle diese Abfragen.

Beliebtheit: 3 % [?]