Formen bekommen ihren Namen von Papierformen, dass Menschengebrauch, um Information zu registrieren, wenn ein Computer nicht handlich ist. Abhängig von Ihrer Situation können Sie eine Zugriffsform schaffen, die einer Papierform ähnelt, die Ihre Gesellschaft oder Organisation verwenden. Wenn Sie an einer Bank arbeiten, können Sie eine Zugriffsform schaffen, die Information in derselben grundlegenden Einordnung wie ein papierbasiertes Kundenbewerbungsformular anlegt. Diese Einordnung macht es leicht, Information vom Papier in Ihre Datenbank zu kopieren. Jedoch den größten Teil der Zeit haben die Formen, die Sie entwerfen, eine wirkliche Entsprechung nicht. Sie werden sie vom Kratzer schaffen, und sie verwenden, um Datenzugang leichter zu machen.

Um zu verstehen, warum Formen ein unentbehrlicher Teil fast aller Datenbanken sind, hilft es, zuerst die Mängel des datasheet zu denken. Hier sind einige Gebiete, wo Formen den datasheet schlagen:

• Bessere Maßnahmen. Im datasheet besetzt jedes Feld eine Einzelspalte. Diese Einordnung arbeitet gut für Tische mit wenigen Feldern, aber führt endlos Seite-zu-Seite das Scrollen in größeren Tischen. In einer Form können Sie sich die Daten überzeugen, die Sie brauchen, ist immer in Sicht. Sie können auch Farbe, Linien, und Bilder verwenden, um zu helfen, verschiedene Klötze des Inhalts zu trennen.

• Extrainformation. Sie können eine Form mit jedem Text einpacken, den Sie wollen, was bedeutet, dass Sie Hinweise hinzufügen können, die newbies helfen, die Daten zu verstehen, die sie liefern müssen. Sie können auch berechnetes detailsfor Beispiel hinzufügen, Sie können berechnen und die Gesamtkäufe zeigen, die von einem Kunden gemacht sind, ohne jemanden zu zwingen, eine getrennte Abfrage anzuheizen.

• Tabellenbeziehungen. Viele Aufgaben schließen das Hinzufügen von Aufzeichnungen zu mehr als einem zusammenhängendem Tisch ein. Wenn ein neuer Kunde einen Auftrag in der Boutique-Blödsinn-Datenbank erteilt, dann müssen Sie eine neue Aufzeichnung in den Kunden und Ordnungstischen zusammen mit einer oder mehr Aufzeichnungen im OrderDetails Tisch schaffen. Eine Form lässt Sie diese ganze Arbeit in einem Platz tun (anstatt Sie zu zwingen, zwei oder drei datasheets zu öffnen).

• Knöpfe und andere Produkte. Formen unterstützen controlsbuttons, Verbindungen, Listen, und andere Fantasiestücke der Benutzerschnittstelle-Sache, die Sie zu Ihrer Form hinzufügen können. Die Person, die Ihre Datenbank verwendet, kann dann auf einen Knopf klicken, um eine zusammenhängende Aufgabe (wie Öffnung einer anderen Form oder Druck eines Berichts) abzuschießen.

Richtig bestimmte Formen sind, was die Streber ein Vorderende einer Datenbank nennen. In einer Datenbank, die Formen verwendet, können Sie Daten editieren, Suchen durchführen, und alle Ihre täglichen Aufgaben aufpassen, ohne jemals einen datasheet zu berühren.

Beliebtheit: 2 % [?]

Der ProductCatalog-Bericht präsentiert alle Aufzeichnungen vom Produkttisch. Jedoch müssen Berichte häufig gerade eine wichtige Teilmenge der Information herausfiltern. Zum Beispiel können Sie die Verkäufe von Produkten in einer spezifischen Kategorie oder den Ordnungen analysieren wollen, die von Kunden in einer spezifischen Stadt gemacht sind. Im Fall vom ProductCatalog ist es logisch, unterbrochene Sachen auszulassen. Immerhin gibt es keinen Grund für den Boutique-Blödsinn, um Sachen anzukündigen, die er nicht mehr verkauft.

Sie können die Ergebnisse einschränken, die in einen Bericht auf zwei Weisen eingeschlossen werden. Sie haben bereits über eine Auswahl erfahren: Das Schaffen einer Abfrage, die die Ergebnisse herauszieht, die Sie, und dann das Verwenden wollen, die fragen, um Ihren Bericht zu bauen. Diese Auswahl ist eine gute Wahl, wenn Sie bereits eine Abfrage haben, die die Rechnung passt oder Sie planen, diese Teilmenge von Daten zu mehreren Zwecken (Berichte, das Redigieren, die anderen Abfragen, und so weiter) zu verwenden.

Eine andere Wahl ist, die Entstörung durch Berichtseinstellungen anzuwenden. Der Vorteil dieser Technik besteht darin, dass Sie die Filtereinstellungen schnell und wiederholt ändern können. Wenn Sie planen, denselben Bericht zu verwenden, mehrere verschiedene Teilmengen von Daten zu drucken, ist diese Annäherung am besten. Zum Beispiel konnten Sie die Produkte in einer Kategorie herausfiltern, sie drucken, und dann die Entstörung regulieren, um Produkte in einer verschiedenen Kategorie auszuwählen, die Sie auch drucken konnten.

Bericht, der durchscheint, arbeitet derselbe Weg datasheet Entstörung tut (besprochen im Detail im Abschnitt 3.2.2). Sie haben zwei Optionen: Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 2 % [?]

Hier ist ein einfacher, aber starker Formatierungstrick: Fügen Sie einen beschatteten Hintergrund zu jeder zweiten Reihe hinzu. Wechselreihe-Formatierung gibt ein wenig polnischen dem einfachsten Bericht, aber es dient auch einem praktischen Zweck. In dichten Berichten machen die beschatteten Bänder es leichter für Leser, jede Reihe zu unterscheiden und einer Reihe von einer Säule bis das folgende zu folgen.

Um ein Wechselreihe-Format anzuwenden, müssen Sie sofort links von jeder Reihe klicken. An diesem Punkt wird die komplette Reihe ausgewählt, und die Reportgestaltungswerkzeuge | Knopf Formatting Font Alternate Fill wird angemacht. (Der Knopf Alternate Fill sieht wie ein Minibratrost aus. Es erscheint direkt unter dem Knopf Fill.) Sie können darauf klicken, und dann eine Farbe wählen.

Wenn Sie auf einen der Werte in der Reihe klicken, wird der Knopf Alternate Fill nicht angemacht, und Sie werden nicht im Stande sein sich zu ändern das Wechseln füllen Farbe.

8.3.1.3. Gridlines

Wenn Sie einen neuen Bericht schaffen, Ihre Daten wird in einem unsichtbaren Tisch eingeordnet. Dieser Tisch schließt keinen gridlines ein, so sehen Ihre Ausdrücke glatt und leicht aus. Aber wenn Sie ein Wandschrank gridline Geliebter sind, werden Sie glücklich sein zu wissen, dass Sie Grenzen zum Berichtstisch hinzufügen können. Es liegt an Ihnen, ob Sie sie überall hinzufügen wollen, um Daten sorgfältig reglementiert in getrennten Zellen zu halten oder gerade sie vernünftig zu verwenden, um wichtige Säulen hervorzuheben. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 2 % [?]

Sie können die Reportgestaltungswerkzeuge | verwenden, Formatierung der Abteilung des Zierbandes Formatierend, um numerische Felder (wie das Preisfeld im ProductCatalog-Bericht) zu regulieren. Sie werden eine Liste des Falls unten finden, die Sie verschiedene Optionen aufpicken lässt, um Zahlen zu formatieren:

• Allgemeine Zahl gibt eine grundlegende, Zahl ohne Rüschen. Zugang gibt jedem Wert die Zahl von dezimalen Ziffern, die es braucht.

• Währung stellt sicher, dass jede Zahl zwei dezimale Punkte hat und das Währungssymbol bekommt, wird es für Ihren Computer (basiert auf seinen geografischen Schauplatz) konfiguriert.

  Eine große Anzahl veranlasst, dass Tausende Separator-Kommas die Ziffern, als in 1.111,99 $ trennen.

• Euro ist der Währung ähnlich, außer ihm zeigt das Währungssymbol für den Euro.

• Befestigt gibt jeder Zahl dieselbe Zahl von dezimalen Plätzen. (Am Anfang ist es zwei, aber Sie können die Zunahme-Dezimalzahlen und Knöpfe Decrease Decimals verwenden, die in der Abbildung 8-15 gezeigt sind, um das zu ändern.) Eine große Anzahl bekommt Kommas nicht.

• Standard ist dasselbe, wie befestigt, außer der Vielzahl bekommen wirklich die Tausende Separator-Komma (als in 1,111.99).

• Prozent nimmt an, dass jede Zahl ein Bruchwert ist, der einen Prozentsatz vertritt, wo 1.0 100 Prozent ist. So, wenn Sie die Nummer 48 haben, ändert Zugang das zu 4800.00 Prozent. (Sie können die Zahl von dezimalen Plätzen mit den Zunahme-Dezimalzahlen und Knöpfen Decrease Decimals ändern.)

• Wissenschaftliche Anzeigen jede Zahl, wissenschaftliche Notation verwendend, so 48 wird 4.80E+01 (der eine Fantasieweise ist, 4.8 multipliziert mit 10¹ zu sagen, gibt Ihnen die Zahl, es wird im Feld versorgt). Wissenschaftliche Notation wird verwendet, um Zahlen zu zeigen, die gewaltig verschiedene Skalen mit einer ähnlichen Zahl von Ziffern haben. Sie können die Zahl von dezimalen Plätzen ändern, die Zunahme-Dezimalzahlen und Knöpfe Decrease Decimals verwendend.

Sie können auch die Zahl von Ziffern ändern, die rechts vom dezimalen Punkt gezeigt werden, auf die Zunahme-Dezimalzahlen und Knöpfe Decrease Decimals in den Reportgestaltungswerkzeugen | klickend, Formatierung der Abteilung des Zierbandes Formatierend.

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Autoformate sind eine große Weise, ein Bündel zu bekommen, getan eilig zu formatieren. Jedoch manchmal wollen Sie mehr von einer persönlichen Berührung verwenden und die verschiedenen Teile Ihres Berichts mit der Hand formatieren.

Um mehr ins Visier genommene Formatierung anzuwenden, müssen Sie einer Zweipunktannäherung folgen. Wählen Sie erstens den Teil des Berichts aus, den Sie formatieren wollen. Klicken Sie zweitens auf einen Befehl in den Reportgestaltungswerkzeugen | Formatierung der Schriftart-Abteilung des Zierbandes (Abbildung 8-15).

Abbildung 8-15. Die Reportgestaltungswerkzeuge | Formatierung der Schriftart-Abteilung sind mit grundlegenden Formatierungswerkzeugen gepackt.

Die Lay-Out-Werkzeuge | Formatierung der Schriftart-Abteilung lassen Sie alle folgenden Details regulieren:

• Die Schriftart- und Schriftart-Größe (ist 11-Punkte-Calibri der Standard, der "auf den Augen" leicht ist)

• Die Textanordnung (verlassen, Recht, oder Zentrum)

• Die Textfarbe und Hintergrundfarbe

Obwohl Sie den Titel, das Datum, oder die Seitenummer-Abteilungen des Berichts formatieren können, werden Sie den grössten Teil Ihrer Zeit verbringen, die Säulenkopfbälle und die Säulenwerte formatierend. Um einen Säulenkopfball zu formatieren, klicken Sie darauf. Um die Säulenwerte zu formatieren, klicken Sie auf irgendwelche der Werte in der Säule. Abbildung 8-16 zeigt ein Beispiel. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 2 % [?]

Bis jetzt haben Sie gelernt, einfache Berichte zu schaffen, die die ganze Information zeigen, die Sie in einem Kompakttisch wollen. Das einzige Problem mit diesen Berichten besteht darin, dass sie alle dasselbe schauen. Wenn Sie in einer Farm des abgeschlossenen Schlafraums für eine multinationale Versicherungsgesellschaft arbeiten, ist diese graue Gleichheit wahrscheinlich ein gutes Ding. Aber diejenigen, die noch einen Puls haben, können ihre Berichte mit Grenzen, exotischen Schriftarten, und einer Spur der Farbe verjazzen wollen.

Die schnellste Weise, Formatierung anzuwenden, soll eines der vorgebauten Autoformate (gezeigt in der Abbildung 8-14) von den Reportgestaltungswerkzeugen | verwenden, Autoformat-Autoformat-Liste Formatierend. Jedes Autoformat wendet eine Kombination von Schriftarten, Farben, und Grenzeinstellungen an. Autoformate lassen Sie den kompletten Blick Ihres Berichts in einem Schritt umgestalten, aber sie geben Ihnen die feinkörnige Kontrolle nicht, um genau die Details anzuwenden, die Sie wollen.

Abbildung 8-14. Klicken Sie der Pfeil des Falls unten (kreiste), um alle verfügbaren Autoformate zu sehen. (Oder wenn Sie einen wirklich großen Monitor haben, scheinen die Autoformat-Vorschauen richtig im Zierband.) Zeigt jede Daumennagel-Vorschau den Farben und ein wenig den Hintergrund, dass das Format verwendet, aber Sie müssen es anwenden, bevor Sie wirklich sehen können, wie was es aussieht.

Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 2 % [?]

Um einen Bericht als eine PDF Datei zu exportieren, brauchen Sie "Sparen Als PDF oder XPS" Zusatzfunktion. Es, Brandung zu www.microsoft.com/downloads, und Suche "nach PDF" zu bekommen. Die Verbindungen werden Sie zu einer Seite führen, wo Sie die Zusatzfunktion herunterladen und sie mit gerade Paar-Klicks installieren können.

Sobald Sie die Zusatzfunktion installieren, werden alle Ihre Büroanwendungen in der Lage sein, ihre Dokumente im PDF-Format zu exportieren. In einem Zugriffsbericht arbeiten Sie diese Magie, indem Sie Druckvorschau-Daten PDF oder XPS wählen, während Sie einen Bericht in der Druckvorschau-Weise haben. Oder Sie können richtiger Klick Ihr Bericht in der Navigationsfensterscheibe, und dann Export-PDF oder XPS wählen.

Wenn Sie eine PDF Datei exportieren, bringen Sie einige Extraoptionen hinein "Veröffentlichen als PDF oder XPS" Dialog-Kasten (Abbildung 8-13). PDF Dateien können mit der verschiedenen Entschlossenheit und den Qualitätseinstellungen exportiert werden (welche größtenteils Berichte betreffen, die Bilder haben). Normalerweise verwenden Sie Einstellungen der höheren Qualität, wenn Sie planen, Ihre PDF Datei zu drucken, weil Drucker höhere Entschlossenheiten verwenden als Computermonitore.

Abbildung 8-13. "Veröffentlichen als PDF, oder XPS" Dialog-Kasten ist sehr dem Export ähnlich, Weil Dialog-Kasten, außer ihm einen Knopf Publish statt eines Knopfs Export hat. Sie können die "Offene Datei nach dem Veröffentlichen" checkbox anmachen, um Zugang zu sagen, die PDF Datei in Adobe Reader zu öffnen (das Annehmen, dass Sie es installieren ließen), nachdem der Veröffentlichen-Prozess abgeschlossen ist, so können Sie das Ergebnis überprüfen.

"Veröffentlichen als PDF, oder XPS" Dialog-Kasten gibt Ihnen etwas Kontrolle über die Qualitätseinstellungen mit "Optimiert für" Optionen. Wenn Sie gerade eine PDF-Kopie exportieren, so können andere Leute die Information in Ihrem Bericht ansehen, "Minimale Größe wählen (online veröffentlichend)", um einen Raum zu sparen. Andererseits, wenn es eine Möglichkeit gibt, dass die Leute, die Ihren PDF lesen, es können ausdrucken wollen, "Standard (das Veröffentlichen online und der Druck)" stattdessen wählen. Sie werden eine ein bisschen größere PDF Datei exportieren, die für einen besseren Ausdruck machen wird. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 6 % [?]

Das Druckvorschau-Etikett ist so etwas wie eine Kuriosität, weil es einige Befehle einschließt, die nichts zu mit dem Druck Ihres Berichts haben. Die Befehle in der Druckvorschau-Datenabteilung lassen Sie einen Schnellschuss der gegenwärtigen Berichtsdaten nehmen, und sie dann in einen anderen Typ der Datei exportieren, so können Sie sie außerhalb des Zugangs oder der Arbeit damit in einem anderen Programm ansehen. Diese Technik ist eine große, um zu verwenden, wenn Sie einige Daten mit anderen Leuten teilen wollen (gelesen: Beeindrucken Sie den Chef).

Obwohl Zugang viele verschiedene Formate unterstützt, für einen Bericht zu exportieren, werden Sie gerade einige mit Berichten verwenden. (Andere sind nützlicher, wenn Sie reine Daten von einem Tisch oder Abfrage, wie erklärt, im Kapitel 10 exportieren.) Die nützlichen Formate, um Berichte zu exportieren, schließen ein:

• Wort. Diese Auswahl gestaltet Ihren Bericht in ein Dokument um, das Sie in Microsoft Word öffnen können. Jedoch verwendet der Format-Zugang ist ein bisschen plump. (Es trennt jede Säule mit Etiketten und jede Linie mit einer harten Rückkehr, die es schwierig macht, die Daten nach der Tatsache im Wort umzuordnen.) Würde eine nettere Exporteigenschaft die Berichtsdaten in einen Worttisch stellen, der sie viel leichter machen würde, damit zu arbeiten.

• HTML-Dokument. Diese Auswahl gestaltet Ihren Bericht in ein reiches HTML-Dokument um, das passend ist, um im Web dahinzueilen oder gerade sich gerade von Ihrer Festplatte zu öffnen. Der Vorteil dieses Formats besteht darin, dass alles Sie müssen es ansehen, ein WWW-Browser ist (und wer hat einen von denjenigen nicht?). Der einzige Nachteil besteht darin, dass die Formatierung, das Lay-Out, und die Seitenzählung Ihres Berichts genau nicht bewahrt werden, der ein Nachteil ist, wenn jemand den exportierten Bericht drucken will.

• Schnellschuss-Zuschauer. Diese Auswahl schafft eine.snp Schnellschuss-Datei, die irgendjemand öffnen kann, um den völlig formatierten Bericht anzusehen und zu drucken. Um die Schnellschuss-Datei anzusehen, brauchen Sie das freie Schnellschuss-Zuschauer-Programm des Microsofts. (Um es, Brandung zu http://office.microsoft.com und Suche "Schnellschuss-Zuschauer herunterzuladen."), Obwohl der Schnellschuss-Zuschauer vollkommen arbeitet so, ziehen die meisten Menschen es vor, das mehr normale PDF-Format zu verwenden (als nächstes in der Liste), der dieselben Eigenschaften zur Verfügung stellt. (Ehrlich ist der Schnellschuss-Zuschauer so etwas wie ein Überbleibsel von früheren Versionen des Büros.)

• PDF oder XPS. Diese Auswahl lässt Sie Ihre genaue Berichtsformatierung bewahren (so kann Ihr Bericht gedruckt werden), und es Leute lässt, die Zugang nicht haben (und haben Sie vielleicht Windows nicht sogar), sehen Sie Ihren Bericht an. Der einzige Nachteil ist, dass diese Eigenschaft ins grundlegende Zugriffspaket nicht eingeschlossen wird. Statt dessen müssen Sie eine freie Zusatzfunktion installieren, um es zu bekommen (Sie werden wie im Abschnitt 8.2.3 sehen). Für mehr Information über den PDF und die XPS-Formate, sieh den Kasten "Lernen, PDFs" unten Zu lieben.

Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

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Eine Vorschau darauf zu bekommen, wie was Ihr gedruckter Bericht, richtiger Klick der Berichtsetikett-Titel aussehen und dann Druckvorschau wählen, oder Knopf-Druckdruckvorschau Office wählen wird. Druckvorschau-Weise lässt Sie keine Änderungen vornehmen oder wählt jeden Teil des Berichts aus. Sie werden auf das Heranholen und, und das Bewegen von der Seite bis Seite beschränkt (sieh Abbildung 8-11). Wenn Sie beendet werden, auf Ihre Druckvorschau schauend, Druckvorschau Nahe Vorschau Nahe Druckvorschau wählen.

Abbildung 8-11. In der Druckvorschau-Weise, um, Klick einmal mit der Maus heranzuholen. Klicken Sie wieder, um zu surren, treten zur Ansicht der ganzen Seite zurück. Sie können auch die Seitennavigationsknöpfe an der Unterseite vom Fenster verwenden, um sich von einer Seite bis das folgende, und der Zoom slider (nicht gezeigt) für das genauere Surren zu bewegen. Aber die nützlichsten Befehle erscheinen im Zierband, das Sie die Druckeinstellungen zwicken und Ihre Berichtsergebnisse zu einem anderen Typ der Datei exportieren lässt. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 2 % [?]

Bis jetzt haben Sie erfahren, wie man einen Bericht schnell schafft, der auf einen Tisch oder eine Abfrage basiert ist. Jedoch haben Sie eine andere Wahl, die Sie mit einem leeren Schiefer anfangen und ausführlich jedes Feld hinzufügen können, das Sie wollen. Beide Annäherungen sind ebenso gültig. Sie können es vorziehen, die schnelle Entwicklungstechnik zu verwenden, wenn Sie einen Bericht bauen wollen, der nah der Struktur eines vorhandenen Tisches oder Abfrage folgt. Andererseits, wenn Sie planen, einen Bericht zu schaffen, der gerade einige Felder von einem Tisch verwendet, können Sie finden, dass es leichter ist, vom Kratzer anzufangen.

Hier ist, wie Sie einen Bericht von von unten nach oben schaffen:

1. Wählen Sie Schaffen Berichtsformblatt-Bericht.

   Ein neuer, leerer Bericht erscheint in der Lay-Out-Ansicht. Die Feldliste erscheint rechts mit allen Tischen in Ihrer Datenbank.

2. Fügen Sie die Felder hinzu, die Sie vom passenden Tisch wollen, entweder indem Sie sie von der Feldliste auf die Berichtsoberfläche schleppen, oder indem Sie auf sie doppelklicken.

   Sie können auch Felder von zusammenhängenden Tischen verwenden. Zum Beispiel können Sie einen Bericht dass Vereinigungsproduktinformation und die Kategorie-Details für jedes Produkt schaffen. In diesem Fall verwendet der Bericht automatisch eine Verbindungslinie-Abfrage (Abschnitt 6.3), um die Ergebnisse zu bekommen.

3. Formatieren Sie die Säulen. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 2 % [?]

Formen bekommen ihren Namen von Papierformen, dass Menschengebrauch, um Information zu registrieren, wenn ein Computer nicht handlich ist. Abhängig von Ihrer Situation können Sie eine Zugriffsform schaffen, die einer Papierform ähnelt, die Ihre Gesellschaft oder Organisation verwenden. Wenn Sie an einer Bank arbeiten, können Sie eine Zugriffsform schaffen, die Information in derselben grundlegenden Einordnung wie ein papierbasiertes Kundenbewerbungsformular anlegt. Diese Einordnung macht es leicht, Information vom Papier in Ihre Datenbank zu kopieren. Jedoch den größten Teil der Zeit haben die Formen, die Sie entwerfen, eine wirkliche Entsprechung nicht. Sie werden sie vom Kratzer schaffen, und sie verwenden, um Datenzugang leichter zu machen.

Um zu verstehen, warum Formen ein unentbehrlicher Teil fast aller Datenbanken sind, hilft es, zuerst die Mängel des datasheet zu denken. Hier sind einige Gebiete, wo Formen den datasheet schlagen:

• Bessere Maßnahmen. Im datasheet besetzt jedes Feld eine Einzelspalte. Diese Einordnung arbeitet gut für Tische mit wenigen Feldern, aber führt endlos Seite-zu-Seite das Scrollen in größeren Tischen. In einer Form können Sie sich die Daten überzeugen, die Sie brauchen, ist immer in Sicht. Sie können auch Farbe, Linien, und Bilder verwenden, um zu helfen, verschiedene Klötze des Inhalts zu trennen.

• Extrainformation. Sie können eine Form mit jedem Text einpacken, den Sie wollen, was bedeutet, dass Sie Hinweise hinzufügen können, die newbies helfen, die Daten zu verstehen, die sie liefern müssen. Sie können auch berechnetes detailsfor Beispiel hinzufügen, Sie können berechnen und die Gesamtkäufe zeigen, die von einem Kunden gemacht sind, ohne jemanden zu zwingen, eine getrennte Abfrage anzuheizen.

• Tabellenbeziehungen. Viele Aufgaben schließen das Hinzufügen von Aufzeichnungen zu mehr als einem zusammenhängendem Tisch ein. Wenn ein neuer Kunde einen Auftrag in der Boutique-Blödsinn-Datenbank erteilt, dann müssen Sie eine neue Aufzeichnung in den Kunden und Ordnungstischen zusammen mit einer oder mehr Aufzeichnungen im OrderDetails Tisch schaffen. Eine Form lässt Sie diese ganze Arbeit in einem Platz tun (anstatt Sie zu zwingen, zwei oder drei datasheets zu öffnen).

• Knöpfe und andere Produkte. Formen unterstützen controlsbuttons, Verbindungen, Listen, und andere Fantasiestücke der Benutzerschnittstelle-Sache, die Sie zu Ihrer Form hinzufügen können. Die Person, die Ihre Datenbank verwendet, kann dann auf einen Knopf klicken, um eine zusammenhängende Aufgabe (wie Öffnung einer anderen Form oder Druck eines Berichts) abzuschießen.

Richtig bestimmte Formen sind, was die Streber ein Vorderende einer Datenbank nennen. In einer Datenbank, die Formen verwendet, können Sie Daten editieren, Suchen durchführen, und alle Ihre täglichen Aufgaben aufpassen, ohne jemals einen datasheet zu berühren.

Beliebtheit: 2 % [?]

Der ProductCatalog-Bericht präsentiert alle Aufzeichnungen vom Produkttisch. Jedoch müssen Berichte häufig gerade eine wichtige Teilmenge der Information herausfiltern. Zum Beispiel können Sie die Verkäufe von Produkten in einer spezifischen Kategorie oder den Ordnungen analysieren wollen, die von Kunden in einer spezifischen Stadt gemacht sind. Im Fall vom ProductCatalog ist es logisch, unterbrochene Sachen auszulassen. Immerhin gibt es keinen Grund für den Boutique-Blödsinn, um Sachen anzukündigen, die er nicht mehr verkauft.

Sie können die Ergebnisse einschränken, die in einen Bericht auf zwei Weisen eingeschlossen werden. Sie haben bereits über eine Auswahl erfahren: Das Schaffen einer Abfrage, die die Ergebnisse herauszieht, die Sie, und dann das Verwenden wollen, die fragen, um Ihren Bericht zu bauen. Diese Auswahl ist eine gute Wahl, wenn Sie bereits eine Abfrage haben, die die Rechnung passt oder Sie planen, diese Teilmenge von Daten zu mehreren Zwecken (Berichte, das Redigieren, die anderen Abfragen, und so weiter) zu verwenden.

Eine andere Wahl ist, die Entstörung durch Berichtseinstellungen anzuwenden. Der Vorteil dieser Technik besteht darin, dass Sie die Filtereinstellungen schnell und wiederholt ändern können. Wenn Sie planen, denselben Bericht zu verwenden, mehrere verschiedene Teilmengen von Daten zu drucken, ist diese Annäherung am besten. Zum Beispiel konnten Sie die Produkte in einer Kategorie herausfiltern, sie drucken, und dann die Entstörung regulieren, um Produkte in einer verschiedenen Kategorie auszuwählen, die Sie auch drucken konnten.

Bericht, der durchscheint, arbeitet derselbe Weg datasheet Entstörung tut (besprochen im Detail im Abschnitt 3.2.2). Sie haben zwei Optionen: Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 2 % [?]

Hier ist ein einfacher, aber starker Formatierungstrick: Fügen Sie einen beschatteten Hintergrund zu jeder zweiten Reihe hinzu. Wechselreihe-Formatierung gibt ein wenig polnischen dem einfachsten Bericht, aber es dient auch einem praktischen Zweck. In dichten Berichten machen die beschatteten Bänder es leichter für Leser, jede Reihe zu unterscheiden und einer Reihe von einer Säule bis das folgende zu folgen.

Um ein Wechselreihe-Format anzuwenden, müssen Sie sofort links von jeder Reihe klicken. An diesem Punkt wird die komplette Reihe ausgewählt, und die Reportgestaltungswerkzeuge | Knopf Formatting Font Alternate Fill wird angemacht. (Der Knopf Alternate Fill sieht wie ein Minibratrost aus. Es erscheint direkt unter dem Knopf Fill.) Sie können darauf klicken, und dann eine Farbe wählen.

Wenn Sie auf einen der Werte in der Reihe klicken, wird der Knopf Alternate Fill nicht angemacht, und Sie werden nicht im Stande sein sich zu ändern das Wechseln füllen Farbe.

8.3.1.3. Gridlines

Wenn Sie einen neuen Bericht schaffen, Ihre Daten wird in einem unsichtbaren Tisch eingeordnet. Dieser Tisch schließt keinen gridlines ein, so sehen Ihre Ausdrücke glatt und leicht aus. Aber wenn Sie ein Wandschrank gridline Geliebter sind, werden Sie glücklich sein zu wissen, dass Sie Grenzen zum Berichtstisch hinzufügen können. Es liegt an Ihnen, ob Sie sie überall hinzufügen wollen, um Daten sorgfältig reglementiert in getrennten Zellen zu halten oder gerade sie vernünftig zu verwenden, um wichtige Säulen hervorzuheben. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 2 % [?]

Sie können die Reportgestaltungswerkzeuge | verwenden, Formatierung der Abteilung des Zierbandes Formatierend, um numerische Felder (wie das Preisfeld im ProductCatalog-Bericht) zu regulieren. Sie werden eine Liste des Falls unten finden, die Sie verschiedene Optionen aufpicken lässt, um Zahlen zu formatieren:

• Allgemeine Zahl gibt eine grundlegende, Zahl ohne Rüschen. Zugang gibt jedem Wert die Zahl von dezimalen Ziffern, die es braucht.

• Währung stellt sicher, dass jede Zahl zwei dezimale Punkte hat und das Währungssymbol bekommt, wird es für Ihren Computer (basiert auf seinen geografischen Schauplatz) konfiguriert.

  Eine große Anzahl veranlasst, dass Tausende Separator-Kommas die Ziffern, als in 1.111,99 $ trennen.

• Euro ist der Währung ähnlich, außer ihm zeigt das Währungssymbol für den Euro.

• Befestigt gibt jeder Zahl dieselbe Zahl von dezimalen Plätzen. (Am Anfang ist es zwei, aber Sie können die Zunahme-Dezimalzahlen und Knöpfe Decrease Decimals verwenden, die in der Abbildung 8-15 gezeigt sind, um das zu ändern.) Eine große Anzahl bekommt Kommas nicht.

• Standard ist dasselbe, wie befestigt, außer der Vielzahl bekommen wirklich die Tausende Separator-Komma (als in 1,111.99).

• Prozent nimmt an, dass jede Zahl ein Bruchwert ist, der einen Prozentsatz vertritt, wo 1.0 100 Prozent ist. So, wenn Sie die Nummer 48 haben, ändert Zugang das zu 4800.00 Prozent. (Sie können die Zahl von dezimalen Plätzen mit den Zunahme-Dezimalzahlen und Knöpfen Decrease Decimals ändern.)

• Wissenschaftliche Anzeigen jede Zahl, wissenschaftliche Notation verwendend, so 48 wird 4.80E+01 (der eine Fantasieweise ist, 4.8 multipliziert mit 10¹ zu sagen, gibt Ihnen die Zahl, es wird im Feld versorgt). Wissenschaftliche Notation wird verwendet, um Zahlen zu zeigen, die gewaltig verschiedene Skalen mit einer ähnlichen Zahl von Ziffern haben. Sie können die Zahl von dezimalen Plätzen ändern, die Zunahme-Dezimalzahlen und Knöpfe Decrease Decimals verwendend.

Sie können auch die Zahl von Ziffern ändern, die rechts vom dezimalen Punkt gezeigt werden, auf die Zunahme-Dezimalzahlen und Knöpfe Decrease Decimals in den Reportgestaltungswerkzeugen | klickend, Formatierung der Abteilung des Zierbandes Formatierend.

Beliebtheit: 2 % [?]

Autoformate sind eine große Weise, ein Bündel zu bekommen, getan eilig zu formatieren. Jedoch manchmal wollen Sie mehr von einer persönlichen Berührung verwenden und die verschiedenen Teile Ihres Berichts mit der Hand formatieren.

Um mehr ins Visier genommene Formatierung anzuwenden, müssen Sie einer Zweipunktannäherung folgen. Wählen Sie erstens den Teil des Berichts aus, den Sie formatieren wollen. Klicken Sie zweitens auf einen Befehl in den Reportgestaltungswerkzeugen | Formatierung der Schriftart-Abteilung des Zierbandes (Abbildung 8-15).

Abbildung 8-15. Die Reportgestaltungswerkzeuge | Formatierung der Schriftart-Abteilung sind mit grundlegenden Formatierungswerkzeugen gepackt.

Die Lay-Out-Werkzeuge | Formatierung der Schriftart-Abteilung lassen Sie alle folgenden Details regulieren:

• Die Schriftart- und Schriftart-Größe (ist 11-Punkte-Calibri der Standard, der "auf den Augen" leicht ist)

• Die Textanordnung (verlassen, Recht, oder Zentrum)

• Die Textfarbe und Hintergrundfarbe

Obwohl Sie den Titel, das Datum, oder die Seitenummer-Abteilungen des Berichts formatieren können, werden Sie den grössten Teil Ihrer Zeit verbringen, die Säulenkopfbälle und die Säulenwerte formatierend. Um einen Säulenkopfball zu formatieren, klicken Sie darauf. Um die Säulenwerte zu formatieren, klicken Sie auf irgendwelche der Werte in der Säule. Abbildung 8-16 zeigt ein Beispiel. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 2 % [?]

Bis jetzt haben Sie gelernt, einfache Berichte zu schaffen, die die ganze Information zeigen, die Sie in einem Kompakttisch wollen. Das einzige Problem mit diesen Berichten besteht darin, dass sie alle dasselbe schauen. Wenn Sie in einer Farm des abgeschlossenen Schlafraums für eine multinationale Versicherungsgesellschaft arbeiten, ist diese graue Gleichheit wahrscheinlich ein gutes Ding. Aber diejenigen, die noch einen Puls haben, können ihre Berichte mit Grenzen, exotischen Schriftarten, und einer Spur der Farbe verjazzen wollen.

Die schnellste Weise, Formatierung anzuwenden, soll eines der vorgebauten Autoformate (gezeigt in der Abbildung 8-14) von den Reportgestaltungswerkzeugen | verwenden, Autoformat-Autoformat-Liste Formatierend. Jedes Autoformat wendet eine Kombination von Schriftarten, Farben, und Grenzeinstellungen an. Autoformate lassen Sie den kompletten Blick Ihres Berichts in einem Schritt umgestalten, aber sie geben Ihnen die feinkörnige Kontrolle nicht, um genau die Details anzuwenden, die Sie wollen.

Abbildung 8-14. Klicken Sie der Pfeil des Falls unten (kreiste), um alle verfügbaren Autoformate zu sehen. (Oder wenn Sie einen wirklich großen Monitor haben, scheinen die Autoformat-Vorschauen richtig im Zierband.) Zeigt jede Daumennagel-Vorschau den Farben und ein wenig den Hintergrund, dass das Format verwendet, aber Sie müssen es anwenden, bevor Sie wirklich sehen können, wie was es aussieht.

Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 2 % [?]

Um einen Bericht als eine PDF Datei zu exportieren, brauchen Sie "Sparen Als PDF oder XPS" Zusatzfunktion. Es, Brandung zu www.microsoft.com/downloads, und Suche "nach PDF" zu bekommen. Die Verbindungen werden Sie zu einer Seite führen, wo Sie die Zusatzfunktion herunterladen und sie mit gerade Paar-Klicks installieren können.

Sobald Sie die Zusatzfunktion installieren, werden alle Ihre Büroanwendungen in der Lage sein, ihre Dokumente im PDF-Format zu exportieren. In einem Zugriffsbericht arbeiten Sie diese Magie, indem Sie Druckvorschau-Daten PDF oder XPS wählen, während Sie einen Bericht in der Druckvorschau-Weise haben. Oder Sie können richtiger Klick Ihr Bericht in der Navigationsfensterscheibe, und dann Export-PDF oder XPS wählen.

Wenn Sie eine PDF Datei exportieren, bringen Sie einige Extraoptionen hinein "Veröffentlichen als PDF oder XPS" Dialog-Kasten (Abbildung 8-13). PDF Dateien können mit der verschiedenen Entschlossenheit und den Qualitätseinstellungen exportiert werden (welche größtenteils Berichte betreffen, die Bilder haben). Normalerweise verwenden Sie Einstellungen der höheren Qualität, wenn Sie planen, Ihre PDF Datei zu drucken, weil Drucker höhere Entschlossenheiten verwenden als Computermonitore.

Abbildung 8-13. "Veröffentlichen als PDF, oder XPS" Dialog-Kasten ist sehr dem Export ähnlich, Weil Dialog-Kasten, außer ihm einen Knopf Publish statt eines Knopfs Export hat. Sie können die "Offene Datei nach dem Veröffentlichen" checkbox anmachen, um Zugang zu sagen, die PDF Datei in Adobe Reader zu öffnen (das Annehmen, dass Sie es installieren ließen), nachdem der Veröffentlichen-Prozess abgeschlossen ist, so können Sie das Ergebnis überprüfen.

"Veröffentlichen als PDF, oder XPS" Dialog-Kasten gibt Ihnen etwas Kontrolle über die Qualitätseinstellungen mit "Optimiert für" Optionen. Wenn Sie gerade eine PDF-Kopie exportieren, so können andere Leute die Information in Ihrem Bericht ansehen, "Minimale Größe wählen (online veröffentlichend)", um einen Raum zu sparen. Andererseits, wenn es eine Möglichkeit gibt, dass die Leute, die Ihren PDF lesen, es können ausdrucken wollen, "Standard (das Veröffentlichen online und der Druck)" stattdessen wählen. Sie werden eine ein bisschen größere PDF Datei exportieren, die für einen besseren Ausdruck machen wird. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 6 % [?]

Das Druckvorschau-Etikett ist so etwas wie eine Kuriosität, weil es einige Befehle einschließt, die nichts zu mit dem Druck Ihres Berichts haben. Die Befehle in der Druckvorschau-Datenabteilung lassen Sie einen Schnellschuss der gegenwärtigen Berichtsdaten nehmen, und sie dann in einen anderen Typ der Datei exportieren, so können Sie sie außerhalb des Zugangs oder der Arbeit damit in einem anderen Programm ansehen. Diese Technik ist eine große, um zu verwenden, wenn Sie einige Daten mit anderen Leuten teilen wollen (gelesen: Beeindrucken Sie den Chef).

Obwohl Zugang viele verschiedene Formate unterstützt, für einen Bericht zu exportieren, werden Sie gerade einige mit Berichten verwenden. (Andere sind nützlicher, wenn Sie reine Daten von einem Tisch oder Abfrage, wie erklärt, im Kapitel 10 exportieren.) Die nützlichen Formate, um Berichte zu exportieren, schließen ein:

• Wort. Diese Auswahl gestaltet Ihren Bericht in ein Dokument um, das Sie in Microsoft Word öffnen können. Jedoch verwendet der Format-Zugang ist ein bisschen plump. (Es trennt jede Säule mit Etiketten und jede Linie mit einer harten Rückkehr, die es schwierig macht, die Daten nach der Tatsache im Wort umzuordnen.) Würde eine nettere Exporteigenschaft die Berichtsdaten in einen Worttisch stellen, der sie viel leichter machen würde, damit zu arbeiten.

• HTML-Dokument. Diese Auswahl gestaltet Ihren Bericht in ein reiches HTML-Dokument um, das passend ist, um im Web dahinzueilen oder gerade sich gerade von Ihrer Festplatte zu öffnen. Der Vorteil dieses Formats besteht darin, dass alles Sie müssen es ansehen, ein WWW-Browser ist (und wer hat einen von denjenigen nicht?). Der einzige Nachteil besteht darin, dass die Formatierung, das Lay-Out, und die Seitenzählung Ihres Berichts genau nicht bewahrt werden, der ein Nachteil ist, wenn jemand den exportierten Bericht drucken will.

• Schnellschuss-Zuschauer. Diese Auswahl schafft eine.snp Schnellschuss-Datei, die irgendjemand öffnen kann, um den völlig formatierten Bericht anzusehen und zu drucken. Um die Schnellschuss-Datei anzusehen, brauchen Sie das freie Schnellschuss-Zuschauer-Programm des Microsofts. (Um es, Brandung zu http://office.microsoft.com und Suche "Schnellschuss-Zuschauer herunterzuladen."), Obwohl der Schnellschuss-Zuschauer vollkommen arbeitet so, ziehen die meisten Menschen es vor, das mehr normale PDF-Format zu verwenden (als nächstes in der Liste), der dieselben Eigenschaften zur Verfügung stellt. (Ehrlich ist der Schnellschuss-Zuschauer so etwas wie ein Überbleibsel von früheren Versionen des Büros.)

• PDF oder XPS. Diese Auswahl lässt Sie Ihre genaue Berichtsformatierung bewahren (so kann Ihr Bericht gedruckt werden), und es Leute lässt, die Zugang nicht haben (und haben Sie vielleicht Windows nicht sogar), sehen Sie Ihren Bericht an. Der einzige Nachteil ist, dass diese Eigenschaft ins grundlegende Zugriffspaket nicht eingeschlossen wird. Statt dessen müssen Sie eine freie Zusatzfunktion installieren, um es zu bekommen (Sie werden wie im Abschnitt 8.2.3 sehen). Für mehr Information über den PDF und die XPS-Formate, sieh den Kasten "Lernen, PDFs" unten Zu lieben.

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Eine Vorschau darauf zu bekommen, wie was Ihr gedruckter Bericht, richtiger Klick der Berichtsetikett-Titel aussehen und dann Druckvorschau wählen, oder Knopf-Druckdruckvorschau Office wählen wird. Druckvorschau-Weise lässt Sie keine Änderungen vornehmen oder wählt jeden Teil des Berichts aus. Sie werden auf das Heranholen und, und das Bewegen von der Seite bis Seite beschränkt (sieh Abbildung 8-11). Wenn Sie beendet werden, auf Ihre Druckvorschau schauend, Druckvorschau Nahe Vorschau Nahe Druckvorschau wählen.

Abbildung 8-11. In der Druckvorschau-Weise, um, Klick einmal mit der Maus heranzuholen. Klicken Sie wieder, um zu surren, treten zur Ansicht der ganzen Seite zurück. Sie können auch die Seitennavigationsknöpfe an der Unterseite vom Fenster verwenden, um sich von einer Seite bis das folgende, und der Zoom slider (nicht gezeigt) für das genauere Surren zu bewegen. Aber die nützlichsten Befehle erscheinen im Zierband, das Sie die Druckeinstellungen zwicken und Ihre Berichtsergebnisse zu einem anderen Typ der Datei exportieren lässt. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

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Bis jetzt haben Sie erfahren, wie man einen Bericht schnell schafft, der auf einen Tisch oder eine Abfrage basiert ist. Jedoch haben Sie eine andere Wahl, die Sie mit einem leeren Schiefer anfangen und ausführlich jedes Feld hinzufügen können, das Sie wollen. Beide Annäherungen sind ebenso gültig. Sie können es vorziehen, die schnelle Entwicklungstechnik zu verwenden, wenn Sie einen Bericht bauen wollen, der nah der Struktur eines vorhandenen Tisches oder Abfrage folgt. Andererseits, wenn Sie planen, einen Bericht zu schaffen, der gerade einige Felder von einem Tisch verwendet, können Sie finden, dass es leichter ist, vom Kratzer anzufangen.

Hier ist, wie Sie einen Bericht von von unten nach oben schaffen:

1. Wählen Sie Schaffen Berichtsformblatt-Bericht.

   Ein neuer, leerer Bericht erscheint in der Lay-Out-Ansicht. Die Feldliste erscheint rechts mit allen Tischen in Ihrer Datenbank.

2. Fügen Sie die Felder hinzu, die Sie vom passenden Tisch wollen, entweder indem Sie sie von der Feldliste auf die Berichtsoberfläche schleppen, oder indem Sie auf sie doppelklicken.

   Sie können auch Felder von zusammenhängenden Tischen verwenden. Zum Beispiel können Sie einen Bericht dass Vereinigungsproduktinformation und die Kategorie-Details für jedes Produkt schaffen. In diesem Fall verwendet der Bericht automatisch eine Verbindungslinie-Abfrage (Abschnitt 6.3), um die Ergebnisse zu bekommen.

3. Formatieren Sie die Säulen. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

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