Die Registerkarte Print Preview ist so etwas wie eine Kuriosität, weil es einige Befehle einschließt, die nichts zu mit dem Druck Ihres Berichts haben. Die Befehle in der Druckvorschau-Datenabteilung lassen Sie einen Schnellschuss der aktuellen Berichtsdaten nehmen, und sie dann in einen anderen Typ der Datei exportieren, so können Sie sie außerhalb des Zugangs oder der Arbeit damit in einem anderen Programm ansehen. Diese Technik ist eine große, um zu verwenden, wenn Sie einige Daten mit anderen Leuten teilen wollen (gelesen: beeindrucken Sie den Chef).

Obwohl Zugang viele verschiedene Formate unterstützt, für einen Bericht zu exportieren, werden Sie gerade einige mit Berichten verwenden. (Andere sind nützlicher, wenn Sie reine Daten von einem Tisch oder Abfrage, wie erklärt, im Kapitel 10 exportieren. ) Die nützlichen Formate, um Berichte zu exportieren, schließen ein:

• Wort. Diese Auswahl gestaltet Ihren Bericht in ein Dokument um, das Sie in Microsoft Word öffnen können. Jedoch verwendet der Format-Zugang ist ein bisschen plump. (Es trennt jede Säule mit Etiketten und jede Linie mit einer harten Rückkehr, die es schwierig macht, die Daten nach der Tatsache im Wort umzuordnen. ) Würde eine nettere Exporteigenschaft die Berichtsdaten in einen Worttisch stellen, der es viel leichter machen würde, damit zu arbeiten.

• HTML-Dokument. Diese Auswahl gestaltet Ihren Bericht in ein reiches HTML-Dokument um, das passend ist, um im Web dahinzueilen oder gerade sich gerade von Ihrer Festplatte zu öffnen. Der Vorteil dieses Formats besteht darin, dass alles Sie müssen es ansehen, ein WWW-Browser ist (und wer hat einen von denjenigen nicht? ). Der einzige Nachteil besteht darin, dass die Formatierung, das Lay-Out, und die Seitenzählung Ihres Berichts genau nicht bewahrt werden, der ein Nachteil ist, wenn jemand den exportierten Bericht drucken will.

• Schnellschuss-Zuschauer. Diese Auswahl schafft eine.snp Schnellschuss-Datei, die jeder öffnen kann, um den völlig formatierten Bericht anzusehen und zu drucken. Um die Schnellschuss-Datei anzusehen, brauchen Sie das freie Schnellschuss-Zuschauer-Programm des Microsofts. (Um es, Brandung zu http://office.microsoft.com und Suche "nach Schnellschuss-Zuschauer herunterzuladen. "), Obwohl der Schnellschuss-Zuschauer vollkommen arbeitet so, ziehen die meisten Menschen es vor, das mehr normale PDF-Format zu verwenden (als nächstes in der Liste), der dieselben Eigenschaften zur Verfügung stellt. (Ehrlich ist der Schnellschuss-Zuschauer so etwas wie ein Überbleibsel von früheren Versionen des Büros. )

• PDF oder XPS. Diese Auswahl lässt Sie Ihre genaue Berichtsformatierung bewahren (so kann Ihr Bericht gedruckt werden), und es Leute lässt, die Zugang nicht haben (und haben Sie vielleicht Windows nicht sogar), sehen Sie Ihren Bericht an. Der einzige Nachteil ist, dass diese Eigenschaft ins grundlegende Zugriffspaket nicht eingeschlossen wird. Statt dessen müssen Sie eine freie Zusatzfunktion installieren, um es zu bekommen (Sie werden wie im Abschnitt 8.2.3 sehen). Für mehr Information über den PDF und die XPS-Formate, sieh den Kasten "Lernen, PDFs" unten Zu lieben.

Macht dir nichts aus dem Format Sie verwenden, ist der Prozess im Wesentlichen dasselbe:

1. Wenn Sie nicht bereits in der Druckvorschau-Weise sind, der Berichtsetikett-Titel rechts anklicken, und dann Druckvorschau wählen.

2. Klicken Sie auf einen der Knöpfe in der Druckvorschau-Datenabteilung des Zierbandes abhängig vom Format, das Sie für Ihren Export verwenden wollen.

   Wählen Sie zum Beispiel Druckvorschau-Datenwort, um die Ergebnisse Ihres Berichts in ein Wortvereinbares Dokument zu kopieren. Einige der Optionen werden laut des Menüs Print Preview Data More versorgt, und Sie werden einen PDF nicht sehen Auswahl exportieren, bis Sie die PDF Zusatzfunktion (wie beschrieben, in der folgenden Abteilung) installieren.

3. Wählen Sie einen Namen für die Bestimmungsort-Datei (Abbildung 8-12).

   Die Bestimmungsort-Datei ist der Platz, wo die exportierten Daten versorgt werden.

   
   Abbildung 8-12. Zugang nimmt an, dass Sie einen Namen wollen, der Ihren Bericht vergleicht (zum Beispiel, ProductCatalog.rtf, wenn der Bericht von ProductCatalog zu einem reichen Textdokument exportiert wird, das im Wort geöffnet werden kann). Jedoch können Sie den Dateinamen dazu ändern, dass Sie wollen.

4. Wenn Sie Ihre exportierte Datei im zusammenhängenden Programm öffnen möchten, überprüfen Sie das untergehende "Offen die Bestimmungsort-Datei, nachdem die Exportoperation abgeschlossen ist."

   Sagen Sie, dass Sie ein Wortdokument exportieren und Sie diese Auswahl wählen; Zugang wird die Daten exportieren, Wort starten, und das Dokument laden. Das ist eine gute Weise sicherzustellen, dass Ihre Exportoperation, wie erwartet, gearbeitet hat. Diese Auswahl arbeitet nur, wenn Sie das Programm haben, brauchen Sie auf Ihrem Computer.

5. Klicken Sie OK, um den Export durchzuführen.

   Ignorieren Sie die anderen zwei checkboxes, die grayed sind. Sie wenden sich nur, um Operationen zu exportieren, die mit anderen Datenbankgegenständen arbeiten.

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   Zeichen: Erinnern Sie Sich, das Exportieren eines Berichts ist Druck eines Berichts ähnlich. Ihre exportierte Datei enthält die Daten, die zu jenem Zeitpunkt bestanden haben. Wenn Sie eine Woche später entscheiden, dass Sie neuere Daten brauchen, müssen Sie Ihren Bericht wieder exportieren.
   

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6. Wählen Sie, ob Sie Ihre Exporteinstellungen sparen wollen.

   Indem Sie Ihre Exporteinstellungen sparen, können Sie Ihre Exportoperation später schnell wiederholen. Zum Beispiel, wenn Sie zu einem Wortdokument exportieren und die Exporteinstellungen sparen, können Sie die Berichtsdaten Morgen, nächste Woche, oder ein Jahr in der Zukunft exportieren.

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   Tipp: Sie brauchen nicht Ihren Bericht zu öffnen, um ihn zu exportieren. Statt dessen können Sie alle Befehle verwenden, die Sie gerade von der Navigationsfensterscheibe brauchen. Klicken Sie gerade der Berichtsname rechts an, und dann wählen Sie Export, um ein Menü aller Ihrer Exportoptionen von PDF Dateien bis HTML-Seiten zu zeigen. Sie werden auch einige Optionen sehen, die in der Registerkarte Export des Zierbandes einschließlich Optionen nicht erscheinen, für den Bericht bei der älteren, fast vergessenen Datenbank und den Spreadsheet-Produkten wie dBase, Paradox, und Lotus 1-2-3 zu exportieren.
   

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Die Registerkarte Print Preview ist so etwas wie eine Kuriosität, weil es einige Befehle einschließt, die nichts zu mit dem Druck Ihres Berichts haben. Die Befehle in der Druckvorschau-Datenabteilung lassen Sie einen Schnellschuss der aktuellen Berichtsdaten nehmen, und sie dann in einen anderen Typ der Datei exportieren, so können Sie sie außerhalb des Zugangs oder der Arbeit damit in einem anderen Programm ansehen. Diese Technik ist eine große, um zu verwenden, wenn Sie einige Daten mit anderen Leuten teilen wollen (gelesen: beeindrucken Sie den Chef).

Obwohl Zugang viele verschiedene Formate unterstützt, für einen Bericht zu exportieren, werden Sie gerade einige mit Berichten verwenden. (Andere sind nützlicher, wenn Sie reine Daten von einem Tisch oder Abfrage, wie erklärt, im Kapitel 10 exportieren. ) Die nützlichen Formate, um Berichte zu exportieren, schließen ein:

• Wort. Diese Auswahl gestaltet Ihren Bericht in ein Dokument um, das Sie in Microsoft Word öffnen können. Jedoch verwendet der Format-Zugang ist ein bisschen plump. (Es trennt jede Säule mit Etiketten und jede Linie mit einer harten Rückkehr, die es schwierig macht, die Daten nach der Tatsache im Wort umzuordnen. ) Würde eine nettere Exporteigenschaft die Berichtsdaten in einen Worttisch stellen, der es viel leichter machen würde, damit zu arbeiten.

• HTML-Dokument. Diese Auswahl gestaltet Ihren Bericht in ein reiches HTML-Dokument um, das passend ist, um im Web dahinzueilen oder gerade sich gerade von Ihrer Festplatte zu öffnen. Der Vorteil dieses Formats besteht darin, dass alles Sie müssen es ansehen, ein WWW-Browser ist (und wer hat einen von denjenigen nicht? ). Der einzige Nachteil besteht darin, dass die Formatierung, das Lay-Out, und die Seitenzählung Ihres Berichts genau nicht bewahrt werden, der ein Nachteil ist, wenn jemand den exportierten Bericht drucken will.

• Schnellschuss-Zuschauer. Diese Auswahl schafft eine.snp Schnellschuss-Datei, die jeder öffnen kann, um den völlig formatierten Bericht anzusehen und zu drucken. Um die Schnellschuss-Datei anzusehen, brauchen Sie das freie Schnellschuss-Zuschauer-Programm des Microsofts. (Um es, Brandung zu http://office.microsoft.com und Suche "nach Schnellschuss-Zuschauer herunterzuladen. "), Obwohl der Schnellschuss-Zuschauer vollkommen arbeitet so, ziehen die meisten Menschen es vor, das mehr normale PDF-Format zu verwenden (als nächstes in der Liste), der dieselben Eigenschaften zur Verfügung stellt. (Ehrlich ist der Schnellschuss-Zuschauer so etwas wie ein Überbleibsel von früheren Versionen des Büros. )

• PDF oder XPS. Diese Auswahl lässt Sie Ihre genaue Berichtsformatierung bewahren (so kann Ihr Bericht gedruckt werden), und es Leute lässt, die Zugang nicht haben (und haben Sie vielleicht Windows nicht sogar), sehen Sie Ihren Bericht an. Der einzige Nachteil ist, dass diese Eigenschaft ins grundlegende Zugriffspaket nicht eingeschlossen wird. Statt dessen müssen Sie eine freie Zusatzfunktion installieren, um es zu bekommen (Sie werden wie im Abschnitt 8.2.3 sehen). Für mehr Information über den PDF und die XPS-Formate, sieh den Kasten "Lernen, PDFs" unten Zu lieben.

Macht dir nichts aus dem Format Sie verwenden, ist der Prozess im Wesentlichen dasselbe:

1. Wenn Sie nicht bereits in der Druckvorschau-Weise sind, der Berichtsetikett-Titel rechts anklicken, und dann Druckvorschau wählen.

2. Klicken Sie auf einen der Knöpfe in der Druckvorschau-Datenabteilung des Zierbandes abhängig vom Format, das Sie für Ihren Export verwenden wollen.

   Wählen Sie zum Beispiel Druckvorschau-Datenwort, um die Ergebnisse Ihres Berichts in ein Wortvereinbares Dokument zu kopieren. Einige der Optionen werden laut des Menüs Print Preview Data More versorgt, und Sie werden einen PDF nicht sehen Auswahl exportieren, bis Sie die PDF Zusatzfunktion (wie beschrieben, in der folgenden Abteilung) installieren.

3. Wählen Sie einen Namen für die Bestimmungsort-Datei (Abbildung 8-12).

   Die Bestimmungsort-Datei ist der Platz, wo die exportierten Daten versorgt werden.

   
   Abbildung 8-12. Zugang nimmt an, dass Sie einen Namen wollen, der Ihren Bericht vergleicht (zum Beispiel, ProductCatalog.rtf, wenn der Bericht von ProductCatalog zu einem reichen Textdokument exportiert wird, das im Wort geöffnet werden kann). Jedoch können Sie den Dateinamen dazu ändern, dass Sie wollen.

4. Wenn Sie Ihre exportierte Datei im zusammenhängenden Programm öffnen möchten, überprüfen Sie das untergehende "Offen die Bestimmungsort-Datei, nachdem die Exportoperation abgeschlossen ist."

   Sagen Sie, dass Sie ein Wortdokument exportieren und Sie diese Auswahl wählen; Zugang wird die Daten exportieren, Wort starten, und das Dokument laden. Das ist eine gute Weise sicherzustellen, dass Ihre Exportoperation, wie erwartet, gearbeitet hat. Diese Auswahl arbeitet nur, wenn Sie das Programm haben, brauchen Sie auf Ihrem Computer.

5. Klicken Sie OK, um den Export durchzuführen.

   Ignorieren Sie die anderen zwei checkboxes, die grayed sind. Sie wenden sich nur, um Operationen zu exportieren, die mit anderen Datenbankgegenständen arbeiten.

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   Zeichen: Erinnern Sie Sich, das Exportieren eines Berichts ist Druck eines Berichts ähnlich. Ihre exportierte Datei enthält die Daten, die zu jenem Zeitpunkt bestanden haben. Wenn Sie eine Woche später entscheiden, dass Sie neuere Daten brauchen, müssen Sie Ihren Bericht wieder exportieren.
   

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6. Wählen Sie, ob Sie Ihre Exporteinstellungen sparen wollen.

   Indem Sie Ihre Exporteinstellungen sparen, können Sie Ihre Exportoperation später schnell wiederholen. Zum Beispiel, wenn Sie zu einem Wortdokument exportieren und die Exporteinstellungen sparen, können Sie die Berichtsdaten Morgen, nächste Woche, oder ein Jahr in der Zukunft exportieren.

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   Tipp: Sie brauchen nicht Ihren Bericht zu öffnen, um ihn zu exportieren. Statt dessen können Sie alle Befehle verwenden, die Sie gerade von der Navigationsfensterscheibe brauchen. Klicken Sie gerade der Berichtsname rechts an, und dann wählen Sie Export, um ein Menü aller Ihrer Exportoptionen von PDF Dateien bis HTML-Seiten zu zeigen. Sie werden auch einige Optionen sehen, die in der Registerkarte Export des Zierbandes einschließlich Optionen nicht erscheinen, für den Bericht bei der älteren, fast vergessenen Datenbank und den Spreadsheet-Produkten wie dBase, Paradox, und Lotus 1-2-3 zu exportieren.
   

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