Eine leichte Methode, die Sie verwenden können, um Ihren Zugang zu machen, berichtet lesbarer soll die Aufzeichnungen sortieren. Zum Beispiel kann ein auf dem Kundentisch gestützter Bericht auf den Werten im Feld von CompanyName sortiert werden. Hier sind die Schritte, denen Sie folgen, um einen Bericht zu sortieren:

1. Wählen Sie Design, Gruppe & Sorte, um die Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe zu öffnen.
2. Klicken Sie auf Add a Sort. Zugang fügt eine Sorte Durch die Liste zur Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe hinzu.
3. Verwenden Sie die Sorte Durch die Liste, um den Namen des Feldes auszuwählen, auf dem Sie sortieren wollen. Zugang fügt eine Sorte-Ordnungsliste zur Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe hinzu.
4. Verwenden Sie die Sorte-Ordnungsliste, um entweder ein Steigen oder hinuntersteigende Sorte zu wählen. Bemerken Sie, dass der Name der Sorte vom Feldtyp abhängt. Zum Beispiel, für Textfelder, sehen Sie Mit auf der Spitze (eine steigende Sorte) und Mit Z auf dem Obersten (das Absteigen); für numerische Felder sehen Sie vom Kleinsten bis Größten (eine steigende Sorte) und vom Größten bis Kleinsten (das Absteigen)
5. Wiederholen Sie Schritte 2-4, den Bericht über andere Felder, wie erforderlich, zu sortieren.

Für noch mehr Kontrolle über die Berichtsproduktion können Sie auch Berichtsgruppen schaffen. Eine Gruppe ist eine Sammlung von zusammenhängenden Aufzeichnungen. In einem Kundenbericht, zum Beispiel, können Sie die Aufzeichnungen in Gruppen durch das Land organisieren. Ähnlich in einer Rechnung berichten, dass Sie Gruppen von Rechnungen für jeden Kunden schaffen können.

Warum nicht nur Sorte der Bericht über das passende Feld, stattdessen? Das würde auch arbeiten, aber Gruppierung gibt Ihnen einen großen Vorteil gegenüber dem Sortieren: Sie bekommen zwei neuen Berichtsgruppenkopfball der Abteilungen-a und eine Gruppenfußzeile. Sie können diese Abteilungen verwenden, um Text und Berechnungen zu zeigen. Zum Beispiel können Sie den Gruppenkopfball verwenden, um die Gruppe zu identifizieren, und Sie können die Gruppenfußzeile verwenden, um zusammenfassende Information über die Gruppe (wie die Summe eines besonderen Feldes oder die Gesamtzahl von Aufzeichnungen in der Gruppe) zu drucken.

Um Ihren Bericht zu gruppieren, folgen Sie diesen Schritten:

1. Wählen Sie Design, Gruppe & Sorte, um die Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe zu öffnen.
2. Klicken Sie auf Add a Group. Zugang fügt eine Gruppe Auf der Liste zur Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe hinzu.
3. Verwenden Sie die Gruppe Auf der Liste, um das Feld auszuwählen, das Sie als die Basis der Gruppierung verwenden wollen.
4. Verwenden Sie die Sorte-Ordnungsliste, um eine Sorte-Ordnung für die Gruppen auszuwählen. (Bemerken Sie, dass das die Aufzeichnungen innerhalb der Gruppe nicht sortiert. Wenn Sie innerhalb jeder Gruppe sortieren wollen, sieh Schritt 12. )
5. Klicken Sie auf More, um eine Liste von Eigenschaften für das Feld zu zeigen.
6. Verwenden Sie die Gruppe Durch die Liste, um anzugeben, wie Zugang die Gruppen schafft:
   • Um eine Gruppe für jeden einzigartigen Wert im Feld zu schaffen, wählen Sie Durch den Kompletten Wert (das ist der Verzug).
   • Wenn das Feld numerisch ist, klicken Sie auf eine vorherbestimmte Auswahl, solcher als Durch 5s oder Durch 100s. Klicken Sie wechselweise auf Custom und dann verwenden Sie den Zwischenraum-Textkasten, um in den numerischen Wert einzugehen, um als der Gruppenbasiszwischenraum zu verwenden. Zum Beispiel, wenn Sie 20 hereingehen, werden die Aufzeichnungen in Zwischenräumen 20 (solcher als 1-20, 21-40, und so weiter) gemäß den Werten im Feld gruppiert.
   • Wenn das Feld Text ist, wählen Sie entweder Durch den Ersten Charakter oder Durch die Ersten Zwei Charaktere. Klicken Sie wechselweise auf Custom und dann verwenden Sie den Charakter-Textkasten, um in die Zahl von Charakteren einzugehen, um als die Gruppenbasis zu verwenden. Zum Beispiel, wenn Sie 4 hereingehen, werden die Aufzeichnungen gemäß den ersten vier Briefen im Feld gruppiert.
   • Wenn das Feld Daten oder Zeiten enthält, wählen Sie einer der verschiedenen hat groupÂ-ing Optionen vorherbestimmt: Bei Tage, Vor der Woche, Vor dem Monat, Durch das Viertel, oder Vor dem Jahr. Sie können auch auf Custom klicken und dann Durch den Textkasten und die Liste verwenden, um die Zahl von Minuten, Stunden, Tagen, Wochen, Monaten, Vierteln, oder Jahre zu veranlassen, als die Gruppierung zu verwenden.
7. Verwenden Sie die Gesamtliste, um entweder Ohne Summen zu wählen oder das Feld auszuwählen, auf dem Sie wollen, dass die Summen für jede Gruppe zeigen. Sieh "Das Hinzufügen von Berechnungen zu einem Bericht," später in diesem Kapitel für mehr Details.
8. Verwenden Sie Mit der Titelkontrolle, um einen Titel anzugeben, der in der Gruppenkopfball-Abteilung zeigt.
9. Für den Gruppenkopfball, wählen Sie entweder Mit einer Kopfball-Abteilung oder Ohne eine Kopfball-Abteilung.
10. Für die Gruppenfußzeile, wählen Sie entweder Mit einer Fußzeile-Abteilung oder Ohne eine Fußzeile-Abteilung.
11. Verwenden Sie das Behalten zusammen haben Schlagseite, um anzugeben, ob Sie wollen, dass Zugang den Gruppenkopfball und die Fußzeile mit dem Gruppendetail auf derselben Seite behält:
    • Tun Sie Nicht Keep Group Zusammen Auf Einer Seite - Wählt diesen Artikel, wenn Sie sich darüber nicht sorgen.
    • Behalten Sie Whole Group Zusammen Auf Einer Seite - Wählen diesen Artikel, wenn Sie wollen, dass Zugang die komplette Gruppe - den Gruppenkopfball, Detail (Aufzeichnungen), und Gruppenfußzeile - auf derselben Seite zeigt. (Wenn das nicht möglich ist, ignoriert Zugang diese Einstellung. )
    • Behalten Sie Kopfball, und die Erste Aufzeichnung Zusammen Auf Einer Seite - Wählen diesen Artikel, wenn Sie wollen, dass Zugang den Gruppenkopfball auf derselben Seite wie die erste Gruppenaufzeichnung zeigt. Das hält den Gruppenkopfball davon ab, verwaist zu sein, oder allein an der Unterseite von einer Seite zu zeigen.
12. Wenn Sie die innerhalb jeder Gruppe sortierten Aufzeichnungen wollen, klicken Sie auf Add a Sort und dann wählen Sie ein Sorte-Feld und Sorte-Ordnung.
13. Klicken Sie auf die Taste (X) Close, um die Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe zu schließen.

Abbildung 1 zeigt eine vollendete Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe, dass Gruppen die Produkte durch die Kategorie über das Feld von CategoryName berichten. Bemerken Sie, dass die Designansicht den Gruppenkopfball und die Gruppenfußzeile-Abteilungen einschließt. (Diese Abteilungen werden die Namen Kopfball von FieldName und Fußzeile von FieldName gegeben, wo FieldName der Name des Feldes ist, das in der Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe angegeben ist. )

Gebrauch der Abbildung 1 die Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe, um die Berichtsaufzeichnungen zu sortieren und die Aufzeichnungen zu gruppieren, die auf den Werten in einem oder mehr Feldern gestützt sind.

Ich habe eine Berechnung von Graf Values für das Feld von UnitsInStock hinzugefügt, und ich habe die Show im Gruppenfußzeile-Ankreuzfeld aktiviert, um die Summe in die Gruppenfußzeile zu legen (sieh Abbildung 2). Zugang hat den =Count ([CategoryName]) berechnete Kontrolle zur Fußzeile hinzugefügt, und ich habe den erklärenden Textkasten hinzugefügt (Zahl von Produkten: ).

Abbildung 2 Eine Vorschau auf den in der Abbildung 1 gezeigten Bericht.

Technorati Anhängsel: kundenspezifische Berichtsgruppen, Zugang 2007

Beliebtheit: 4 % [?]

Eine leichte Methode, die Sie verwenden können, um Ihren Zugang zu machen, berichtet lesbarer soll die Aufzeichnungen sortieren. Zum Beispiel kann ein auf dem Kundentisch gestützter Bericht auf den Werten im Feld von CompanyName sortiert werden. Hier sind die Schritte, denen Sie folgen, um einen Bericht zu sortieren:

1. Wählen Sie Design, Gruppe & Sorte, um die Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe zu öffnen.
2. Klicken Sie auf Add a Sort. Zugang fügt eine Sorte Durch die Liste zur Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe hinzu.
3. Verwenden Sie die Sorte Durch die Liste, um den Namen des Feldes auszuwählen, auf dem Sie sortieren wollen. Zugang fügt eine Sorte-Ordnungsliste zur Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe hinzu.
4. Verwenden Sie die Sorte-Ordnungsliste, um entweder ein Steigen oder hinuntersteigende Sorte zu wählen. Bemerken Sie, dass der Name der Sorte vom Feldtyp abhängt. Zum Beispiel, für Textfelder, sehen Sie Mit auf der Spitze (eine steigende Sorte) und Mit Z auf dem Obersten (das Absteigen); für numerische Felder sehen Sie vom Kleinsten bis Größten (eine steigende Sorte) und vom Größten bis Kleinsten (das Absteigen)
5. Wiederholen Sie Schritte 2-4, den Bericht über andere Felder, wie erforderlich, zu sortieren.

Für noch mehr Kontrolle über die Berichtsproduktion können Sie auch Berichtsgruppen schaffen. Eine Gruppe ist eine Sammlung von zusammenhängenden Aufzeichnungen. In einem Kundenbericht, zum Beispiel, können Sie die Aufzeichnungen in Gruppen durch das Land organisieren. Ähnlich in einer Rechnung berichten, dass Sie Gruppen von Rechnungen für jeden Kunden schaffen können.

Warum nicht nur Sorte der Bericht über das passende Feld, stattdessen? Das würde auch arbeiten, aber Gruppierung gibt Ihnen einen großen Vorteil gegenüber dem Sortieren: Sie bekommen zwei neuen Berichtsgruppenkopfball der Abteilungen-a und eine Gruppenfußzeile. Sie können diese Abteilungen verwenden, um Text und Berechnungen zu zeigen. Zum Beispiel können Sie den Gruppenkopfball verwenden, um die Gruppe zu identifizieren, und Sie können die Gruppenfußzeile verwenden, um zusammenfassende Information über die Gruppe (wie die Summe eines besonderen Feldes oder die Gesamtzahl von Aufzeichnungen in der Gruppe) zu drucken.

Um Ihren Bericht zu gruppieren, folgen Sie diesen Schritten:

1. Wählen Sie Design, Gruppe & Sorte, um die Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe zu öffnen.
2. Klicken Sie auf Add a Group. Zugang fügt eine Gruppe Auf der Liste zur Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe hinzu.
3. Verwenden Sie die Gruppe Auf der Liste, um das Feld auszuwählen, das Sie als die Basis der Gruppierung verwenden wollen.
4. Verwenden Sie die Sorte-Ordnungsliste, um eine Sorte-Ordnung für die Gruppen auszuwählen. (Bemerken Sie, dass das die Aufzeichnungen innerhalb der Gruppe nicht sortiert. Wenn Sie innerhalb jeder Gruppe sortieren wollen, sieh Schritt 12. )
5. Klicken Sie auf More, um eine Liste von Eigenschaften für das Feld zu zeigen.
6. Verwenden Sie die Gruppe Durch die Liste, um anzugeben, wie Zugang die Gruppen schafft:
   • Um eine Gruppe für jeden einzigartigen Wert im Feld zu schaffen, wählen Sie Durch den Kompletten Wert (das ist der Verzug).
   • Wenn das Feld numerisch ist, klicken Sie auf eine vorherbestimmte Auswahl, solcher als Durch 5s oder Durch 100s. Klicken Sie wechselweise auf Custom und dann verwenden Sie den Zwischenraum-Textkasten, um in den numerischen Wert einzugehen, um als der Gruppenbasiszwischenraum zu verwenden. Zum Beispiel, wenn Sie 20 hereingehen, werden die Aufzeichnungen in Zwischenräumen 20 (solcher als 1-20, 21-40, und so weiter) gemäß den Werten im Feld gruppiert.
   • Wenn das Feld Text ist, wählen Sie entweder Durch den Ersten Charakter oder Durch die Ersten Zwei Charaktere. Klicken Sie wechselweise auf Custom und dann verwenden Sie den Charakter-Textkasten, um in die Zahl von Charakteren einzugehen, um als die Gruppenbasis zu verwenden. Zum Beispiel, wenn Sie 4 hereingehen, werden die Aufzeichnungen gemäß den ersten vier Briefen im Feld gruppiert.
   • Wenn das Feld Daten oder Zeiten enthält, wählen Sie einer der verschiedenen hat groupÂ-ing Optionen vorherbestimmt: Bei Tage, Vor der Woche, Vor dem Monat, Durch das Viertel, oder Vor dem Jahr. Sie können auch auf Custom klicken und dann Durch den Textkasten und die Liste verwenden, um die Zahl von Minuten, Stunden, Tagen, Wochen, Monaten, Vierteln, oder Jahre zu veranlassen, als die Gruppierung zu verwenden.
7. Verwenden Sie die Gesamtliste, um entweder Ohne Summen zu wählen oder das Feld auszuwählen, auf dem Sie wollen, dass die Summen für jede Gruppe zeigen. Sieh "Das Hinzufügen von Berechnungen zu einem Bericht," später in diesem Kapitel für mehr Details.
8. Verwenden Sie Mit der Titelkontrolle, um einen Titel anzugeben, der in der Gruppenkopfball-Abteilung zeigt.
9. Für den Gruppenkopfball, wählen Sie entweder Mit einer Kopfball-Abteilung oder Ohne eine Kopfball-Abteilung.
10. Für die Gruppenfußzeile, wählen Sie entweder Mit einer Fußzeile-Abteilung oder Ohne eine Fußzeile-Abteilung.
11. Verwenden Sie das Behalten zusammen haben Schlagseite, um anzugeben, ob Sie wollen, dass Zugang den Gruppenkopfball und die Fußzeile mit dem Gruppendetail auf derselben Seite behält:
    • Tun Sie Nicht Keep Group Zusammen Auf Einer Seite - Wählt diesen Artikel, wenn Sie sich darüber nicht sorgen.
    • Behalten Sie Whole Group Zusammen Auf Einer Seite - Wählen diesen Artikel, wenn Sie wollen, dass Zugang die komplette Gruppe - den Gruppenkopfball, Detail (Aufzeichnungen), und Gruppenfußzeile - auf derselben Seite zeigt. (Wenn das nicht möglich ist, ignoriert Zugang diese Einstellung. )
    • Behalten Sie Kopfball, und die Erste Aufzeichnung Zusammen Auf Einer Seite - Wählen diesen Artikel, wenn Sie wollen, dass Zugang den Gruppenkopfball auf derselben Seite wie die erste Gruppenaufzeichnung zeigt. Das hält den Gruppenkopfball davon ab, verwaist zu sein, oder allein an der Unterseite von einer Seite zu zeigen.
12. Wenn Sie die innerhalb jeder Gruppe sortierten Aufzeichnungen wollen, klicken Sie auf Add a Sort und dann wählen Sie ein Sorte-Feld und Sorte-Ordnung.
13. Klicken Sie auf die Taste (X) Close, um die Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe zu schließen.

Abbildung 1 zeigt eine vollendete Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe, dass Gruppen die Produkte durch die Kategorie über das Feld von CategoryName berichten. Bemerken Sie, dass die Designansicht den Gruppenkopfball und die Gruppenfußzeile-Abteilungen einschließt. (Diese Abteilungen werden die Namen Kopfball von FieldName und Fußzeile von FieldName gegeben, wo FieldName der Name des Feldes ist, das in der Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe angegeben ist. )

Gebrauch der Abbildung 1 die Gruppe, Sorte, und Gesamtfensterscheibe, um die Berichtsaufzeichnungen zu sortieren und die Aufzeichnungen zu gruppieren, die auf den Werten in einem oder mehr Feldern gestützt sind.

Ich habe eine Berechnung von Graf Values für das Feld von UnitsInStock hinzugefügt, und ich habe die Show im Gruppenfußzeile-Ankreuzfeld aktiviert, um die Summe in die Gruppenfußzeile zu legen (sieh Abbildung 2). Zugang hat den =Count ([CategoryName]) berechnete Kontrolle zur Fußzeile hinzugefügt, und ich habe den erklärenden Textkasten hinzugefügt (Zahl von Produkten: ).

Abbildung 2 Eine Vorschau auf den in der Abbildung 1 gezeigten Bericht.

Technorati Anhängsel: kundenspezifische Berichtsgruppen, Zugang 2007

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