In der Geschäftswelt sind viele unserer Dokumente zusammenarbeitende Anstrengungen, die geschaffen, editiert werden, oder durch vielfache Leute kommentiert haben. Diese Art der Zusammenarbeit ist im Wort gewöhnlich, Ragen Sie und PowerPoint Hervor, aber es wird zunehmend die Norm im Zugang ebenso. Die allgemeinsten Zugriffskollaborationsdrehbücher schließen das Stellen der Datenbank in eine geteilte Netzmappe oder das Bewegen von einigen oder allen Daten zu einer Seite von SharePoint ein.

Diese Intranet-Lösungen sind fein, wenn Sie nur einige Menschen haben, die an den Daten zusammenarbeiten. Jedoch, und wenn Sie von Dutzenden oder sogar Hunderten von Leuten eingeben müssen? Zum Beispiel könnten Sie einige Daten von jedem Angestellten oder Eingang von einer Vielzahl von Produktmanagern oder Abteilungsleitern brauchen. In solchen Fällen hat es keinen Sinn, um jede Person-Erlaubnis zu geben, auf die Datenbank zuzugreifen. In der Vergangenheit haben Datenbankverwalter gewöhnlich Abfragen jeder Person verbreitet, die um die erforderlichen Daten bittet, und dann würde ein Datenzugang-Benutzer die Antworten in die Datenbank eingeben.

Glücklich wird diese kostspielige und langsame Lösung bald ein Ding der Vergangenheit dank einer neuen Zugriffs-2007-Eigenschaft genannt Access Data Collection (ADC) sein. Mit ADC schaffen Sie eine Form, die Felder für die Daten einschließt, wollen Sie sammeln, diese Form in eine HTML-E-Mail-Nachricht legen, und dann diese Nachricht jeder Person senden, von der Sie die Daten sammeln wollen. Jede Person füllt das Formular aus und gibt die Nachricht zurück, die dann in einer speziellen Meinungsmappe genannt Zugriffsdatenerfassungsantworten gespart wird. Sie synchronisieren dann Zugang (mit der Hand oder automatisch) mit jenen Antworten, und die Daten werden zum zu Grunde liegenden Tisch hinzugefügt.

VERWARNUNG

Viele Menschen stellen ihre E-Mail-Kunden auf, um Nachrichten im Klartext zu lesen, und es ist für ADC nicht gut. Erstens hält die Betrachtung der ADC Nachricht im Klartext den Benutzer davon ab, die Form überhaupt zu sehen. Zweitens, selbst wenn der Benutzer die Nachricht an das HTML umwandelt (durch das Klicken auf die Informationsbar und dann das Klicken auf Display als HTML), nimmt Zugang das als eine "Änderung" zur Form wahr, und es wird die Antwort nicht bearbeiten. D. h. in der Zugriffsdatenerfassungsantwort-Mappe sagt die Datenerfassungsstatus-Säule für die Antwort den folgenden:
Misserfolg: Kann nicht diese E-Mail-Nachricht bearbeiten. Die Form in dieser E-Mail-Nachricht ist entweder korrupt oder ist modifiziert worden.
Der Benutzer muss abbiegen die Meinungsauswahl, Nachrichten im Klartext zu lesen (wählen Sie Werkzeuge, Vertrauenszentrum, klicken Sie auf E-mail Security, und dann klicken Sie, um das Ankreuzfeld Read All Standard Mail in Plain Text auszuschalten), antworten Sie dem und füllen Sie das ADC Formular aus, und dann fassen Sie die Klartext-Auswahl neu.

Das Schaffen der Zugriffsdatenerfassungsnachricht

Am besten aller, eine ADC-Form schaffend, ist ein Schnappen dank eines Zugriffszauberers, der die Form nach und nach baut. Hier ist, wie es arbeitet:

1. 1. In der Navigationsfensterscheibe, klicken Sie auf den Tisch, den Sie verwenden wollen, um die gesammelten Daten zu versorgen.
2. 2. Wählen Sie Außendaten, Schaffen Sie E-Mail. Zugang fängt den ADC Zauberer an.
3. 3. Klicken Sie auf Next. Der Zauberer fragt, ob Sie eine HTML-Form oder eine Form von InfoPath verwenden wollen.
4. 4. Klicken Sie auf HTML Form und dann klicken Sie auf Next.
5. 5. Wenn der Tisch bereits Daten enthält, fragt der Zauberer, ob Sie neue Information sammeln oder vorhandene Information aktualisieren wollen. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen und dann klicken Sie auf Next:
   • Sammeln Sie Neuen Informationseinzigen Klick diese Auswahl, eine leere Form für neue Daten zu senden.
   • Aktualisieren Sie Vorhandenen Informationsklick diese Auswahl, vorhandene Daten für den Empfänger zu senden, um zu editieren. Die Aufzeichnung, die die Adresse des Empfängers enthält, ist die Aufzeichnung, die der Empfänger editiert.
6. 6. Für jedes Feld wollen Sie in die Form einschließen, auf das Feld klicken und dann> (oder Klick>> klicken, um alle Felder hinzuzufügen). Klicken Sie auf Next.
7. 7. Wenn Sie wollen, dass Zugang mit der Meinung automatisch gleichzeitig ist, wenn die Antworten ankommen, klicken Sie, um Automatisch Prozess-Antworten zu aktivieren und Daten Hinzuzufügen, um Ankreuzfeld auf den Tisch zu legen (wo Tisch der Name des Tisches ist, haben Sie im Schritt 1 gewählt), und dann klicken Sie auf Next.
8. 8. Wählen Sie, wie Sie angeben wollen, die Nachrichtenempfänger (klicken Sie auf Next, nachdem Sie Ihre Wahl machen):
   • Gehen Sie in die E-Mail-Adressen in Microsoft Office Outlook-Click diese Auswahl ein, in die Empfänger mit der Hand im Meinungsnachrichtenfenster einzugehen, das später zeigt. Hüpfen Sie zum Schritt 10.
   • Verwenden Sie die E-Mail-Adressen, die in einem Feld im Datenbankklick diese Auswahl versorgt sind, wenn Sie die Adressen der Empfänger in der aktuellen Datenbank versorgen ließen. Gehen Sie zum Schritt 9 weiter.
9. 9. Geben Sie an die Adressen in der Datenbank, eine der folgenden Optionen verwendend (klicken Sie auf Next, wenn Sie getan werden):
   • Der Aktuelle Tisch oder Anfragenklick diese Auswahl, wenn die E-Mail-Adressen im Tisch versorgt werden, verwenden Sie mit ADC. Verwenden Sie die verbundene Liste, um auf das Feld zu klicken, das die Adressen enthält.
   • Ein Verbundener Tabellenklick diese Auswahl, wenn die Adressen in einem anderen Tisch wohnen, der mit dem aktuellen Tisch verbunden ist. Verwenden Sie erstens die verbundene Liste, um auf das Feld im aktuellen Tisch zu klicken, laut dessen die Beziehung basiert. Zweitens, wenn Zugang eine Liste von Feldern im zusammenhängenden Tisch zeigt, verwenden Sie die Liste, um auf das Feld das conÂ-tains die E-Mail-Adressen zu klicken.
10. 10. Editieren Sie die Nachricht Thema und Einführung, wie erforderlich. Wenn die Adressen aus der Zugriffsdatenbank gekommen sind, klicken Sie, wo Sie wollen, haben die Adressen beigetragen: um, Cc-Feld, oder Bcc Feld Bei der Fängerpartei zu sein. Klicken Sie auf Next.
11. 11. Sie haben jetzt zwei Weisen weiterzugehen:
    • Wenn Sie ein Zugriffsfeld für die Empfänger-Adressen wählen, klicken Sie auf Next. Zugang disÂ-spielt eine Liste der Empfänger mit Ankreuzfeldern für jede Adresse. Verlassen Sie die Ankreuzfelder aktiviert für die Empfänger Sie wollen die Nachricht erhalten. Wenn Sie getan werden, klicken Sie auf Send.
    • Wenn Sie Empfänger über die Meinung angeben, klicken Sie auf Create, um die Nachricht zu schaffen, wählen Sie die Empfänger aus, und dann klicken Sie auf Send.

Das Arbeiten mit Zugriffsdatenerfassungsantworten

Wenn Sie eine ADC Nachricht erhalten, müssen Sie die Felder ausfüllen und die Nachricht zurückgeben. Hier sind die Schritte zu folgen:

1. Klicken Sie auf die Zugriffsdatenerfassungsnachricht und dann klicken Sie auf Reply. Zugang zeigt das Nachrichtenfenster.
2. Rollen Sie den Nachrichtenkörper nach unten, bis Sie die Form, wie gezeigt, in der Abbildung 1 sehen.

Abbildung 1, Wenn Sie einer ADC Nachricht antworten, füllt jedes Form-Feld im Körper der Antwort aus.

3. Klicken Sie innerhalb eines Form-Feldes und tippen Sie die Daten.
4. Wiederholen Sie Schritt 3 für jedes Feld.
5. Nachdem Sie jedes Feld ausfüllen, klicken Sie auf Send.

Entdeckung von Doppelaufzeichnungen mit einer Abfrage

Wie erwähnt, früher, wenn Sie Antworten zu Ihren Nachrichten erhalten, werden sie zur Zugriffsdatenerfassungsantwort-Mappe in der Meinung automatisch aufgewühlt. (Das ist eine Submappe der Posteingang-Mappe. ), Wenn Sie Zugang nicht aufgestellt haben, um die Antworten automatisch zu behandeln, folgen Sie diesen Schritten, eine Antwort manuell zu behandeln:

1. In der Meinung, offen die Antwort.
2. Klicken Sie auf Export to Access. Meinung bittet Sie zu bestätigen.
3. OK klicken. Meinung exportiert die Daten.
4. OK klicken.

Technorati Anhängsel: Zugriffsdaten über die E-Mail

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In der Geschäftswelt sind viele unserer Dokumente zusammenarbeitende Anstrengungen, die geschaffen, editiert werden, oder durch vielfache Leute kommentiert haben. Diese Art der Zusammenarbeit ist im Wort gewöhnlich, Ragen Sie und PowerPoint Hervor, aber es wird zunehmend die Norm im Zugang ebenso. Die allgemeinsten Zugriffskollaborationsdrehbücher schließen das Stellen der Datenbank in eine geteilte Netzmappe oder das Bewegen von einigen oder allen Daten zu einer Seite von SharePoint ein.

Diese Intranet-Lösungen sind fein, wenn Sie nur einige Menschen haben, die an den Daten zusammenarbeiten. Jedoch, und wenn Sie von Dutzenden oder sogar Hunderten von Leuten eingeben müssen? Zum Beispiel könnten Sie einige Daten von jedem Angestellten oder Eingang von einer Vielzahl von Produktmanagern oder Abteilungsleitern brauchen. In solchen Fällen hat es keinen Sinn, um jede Person-Erlaubnis zu geben, auf die Datenbank zuzugreifen. In der Vergangenheit haben Datenbankverwalter gewöhnlich Abfragen jeder Person verbreitet, die um die erforderlichen Daten bittet, und dann würde ein Datenzugang-Benutzer die Antworten in die Datenbank eingeben.

Glücklich wird diese kostspielige und langsame Lösung bald ein Ding der Vergangenheit dank einer neuen Zugriffs-2007-Eigenschaft genannt Access Data Collection (ADC) sein. Mit ADC schaffen Sie eine Form, die Felder für die Daten einschließt, wollen Sie sammeln, diese Form in eine HTML-E-Mail-Nachricht legen, und dann diese Nachricht jeder Person senden, von der Sie die Daten sammeln wollen. Jede Person füllt das Formular aus und gibt die Nachricht zurück, die dann in einer speziellen Meinungsmappe genannt Zugriffsdatenerfassungsantworten gespart wird. Sie synchronisieren dann Zugang (mit der Hand oder automatisch) mit jenen Antworten, und die Daten werden zum zu Grunde liegenden Tisch hinzugefügt.

VERWARNUNG

Viele Menschen stellen ihre E-Mail-Kunden auf, um Nachrichten im Klartext zu lesen, und es ist für ADC nicht gut. Erstens hält die Betrachtung der ADC Nachricht im Klartext den Benutzer davon ab, die Form überhaupt zu sehen. Zweitens, selbst wenn der Benutzer die Nachricht an das HTML umwandelt (durch das Klicken auf die Informationsbar und dann das Klicken auf Display als HTML), nimmt Zugang das als eine "Änderung" zur Form wahr, und es wird die Antwort nicht bearbeiten. D. h. in der Zugriffsdatenerfassungsantwort-Mappe sagt die Datenerfassungsstatus-Säule für die Antwort den folgenden:
Misserfolg: Kann nicht diese E-Mail-Nachricht bearbeiten. Die Form in dieser E-Mail-Nachricht ist entweder korrupt oder ist modifiziert worden.
Der Benutzer muss abbiegen die Meinungsauswahl, Nachrichten im Klartext zu lesen (wählen Sie Werkzeuge, Vertrauenszentrum, klicken Sie auf E-mail Security, und dann klicken Sie, um das Ankreuzfeld Read All Standard Mail in Plain Text auszuschalten), antworten Sie dem und füllen Sie das ADC Formular aus, und dann fassen Sie die Klartext-Auswahl neu.

Das Schaffen der Zugriffsdatenerfassungsnachricht

Am besten aller, eine ADC-Form schaffend, ist ein Schnappen dank eines Zugriffszauberers, der die Form nach und nach baut. Hier ist, wie es arbeitet:

1. 1. In der Navigationsfensterscheibe, klicken Sie auf den Tisch, den Sie verwenden wollen, um die gesammelten Daten zu versorgen.
2. 2. Wählen Sie Außendaten, Schaffen Sie E-Mail. Zugang fängt den ADC Zauberer an.
3. 3. Klicken Sie auf Next. Der Zauberer fragt, ob Sie eine HTML-Form oder eine Form von InfoPath verwenden wollen.
4. 4. Klicken Sie auf HTML Form und dann klicken Sie auf Next.
5. 5. Wenn der Tisch bereits Daten enthält, fragt der Zauberer, ob Sie neue Information sammeln oder vorhandene Information aktualisieren wollen. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen und dann klicken Sie auf Next:
   • Sammeln Sie Neuen Informationseinzigen Klick diese Auswahl, eine leere Form für neue Daten zu senden.
   • Aktualisieren Sie Vorhandenen Informationsklick diese Auswahl, vorhandene Daten für den Empfänger zu senden, um zu editieren. Die Aufzeichnung, die die Adresse des Empfängers enthält, ist die Aufzeichnung, die der Empfänger editiert.
6. 6. Für jedes Feld wollen Sie in die Form einschließen, auf das Feld klicken und dann> (oder Klick>> klicken, um alle Felder hinzuzufügen). Klicken Sie auf Next.
7. 7. Wenn Sie wollen, dass Zugang mit der Meinung automatisch gleichzeitig ist, wenn die Antworten ankommen, klicken Sie, um Automatisch Prozess-Antworten zu aktivieren und Daten Hinzuzufügen, um Ankreuzfeld auf den Tisch zu legen (wo Tisch der Name des Tisches ist, haben Sie im Schritt 1 gewählt), und dann klicken Sie auf Next.
8. 8. Wählen Sie, wie Sie angeben wollen, die Nachrichtenempfänger (klicken Sie auf Next, nachdem Sie Ihre Wahl machen):
   • Gehen Sie in die E-Mail-Adressen in Microsoft Office Outlook-Click diese Auswahl ein, in die Empfänger mit der Hand im Meinungsnachrichtenfenster einzugehen, das später zeigt. Hüpfen Sie zum Schritt 10.
   • Verwenden Sie die E-Mail-Adressen, die in einem Feld im Datenbankklick diese Auswahl versorgt sind, wenn Sie die Adressen der Empfänger in der aktuellen Datenbank versorgen ließen. Gehen Sie zum Schritt 9 weiter.
9. 9. Geben Sie an die Adressen in der Datenbank, eine der folgenden Optionen verwendend (klicken Sie auf Next, wenn Sie getan werden):
   • Der Aktuelle Tisch oder Anfragenklick diese Auswahl, wenn die E-Mail-Adressen im Tisch versorgt werden, verwenden Sie mit ADC. Verwenden Sie die verbundene Liste, um auf das Feld zu klicken, das die Adressen enthält.
   • Ein Verbundener Tabellenklick diese Auswahl, wenn die Adressen in einem anderen Tisch wohnen, der mit dem aktuellen Tisch verbunden ist. Verwenden Sie erstens die verbundene Liste, um auf das Feld im aktuellen Tisch zu klicken, laut dessen die Beziehung basiert. Zweitens, wenn Zugang eine Liste von Feldern im zusammenhängenden Tisch zeigt, verwenden Sie die Liste, um auf das Feld das conÂ-tains die E-Mail-Adressen zu klicken.
10. 10. Editieren Sie die Nachricht Thema und Einführung, wie erforderlich. Wenn die Adressen aus der Zugriffsdatenbank gekommen sind, klicken Sie, wo Sie wollen, haben die Adressen beigetragen: um, Cc-Feld, oder Bcc Feld Bei der Fängerpartei zu sein. Klicken Sie auf Next.
11. 11. Sie haben jetzt zwei Weisen weiterzugehen:
    • Wenn Sie ein Zugriffsfeld für die Empfänger-Adressen wählen, klicken Sie auf Next. Zugang disÂ-spielt eine Liste der Empfänger mit Ankreuzfeldern für jede Adresse. Verlassen Sie die Ankreuzfelder aktiviert für die Empfänger Sie wollen die Nachricht erhalten. Wenn Sie getan werden, klicken Sie auf Send.
    • Wenn Sie Empfänger über die Meinung angeben, klicken Sie auf Create, um die Nachricht zu schaffen, wählen Sie die Empfänger aus, und dann klicken Sie auf Send.

Das Arbeiten mit Zugriffsdatenerfassungsantworten

Wenn Sie eine ADC Nachricht erhalten, müssen Sie die Felder ausfüllen und die Nachricht zurückgeben. Hier sind die Schritte zu folgen:

1. Klicken Sie auf die Zugriffsdatenerfassungsnachricht und dann klicken Sie auf Reply. Zugang zeigt das Nachrichtenfenster.
2. Rollen Sie den Nachrichtenkörper nach unten, bis Sie die Form, wie gezeigt, in der Abbildung 1 sehen.

Abbildung 1, Wenn Sie einer ADC Nachricht antworten, füllt jedes Form-Feld im Körper der Antwort aus.

3. Klicken Sie innerhalb eines Form-Feldes und tippen Sie die Daten.
4. Wiederholen Sie Schritt 3 für jedes Feld.
5. Nachdem Sie jedes Feld ausfüllen, klicken Sie auf Send.

Entdeckung von Doppelaufzeichnungen mit einer Abfrage

Wie erwähnt, früher, wenn Sie Antworten zu Ihren Nachrichten erhalten, werden sie zur Zugriffsdatenerfassungsantwort-Mappe in der Meinung automatisch aufgewühlt. (Das ist eine Submappe der Posteingang-Mappe. ), Wenn Sie Zugang nicht aufgestellt haben, um die Antworten automatisch zu behandeln, folgen Sie diesen Schritten, eine Antwort manuell zu behandeln:

1. In der Meinung, offen die Antwort.
2. Klicken Sie auf Export to Access. Meinung bittet Sie zu bestätigen.
3. OK klicken. Meinung exportiert die Daten.
4. OK klicken.

Technorati Anhängsel: Zugriffsdaten über die E-Mail

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