Um eine Exportoperation durchzuführen, folgen Sie diesen Schritten:

1. In der Navigationsfensterscheibe, wählen Sie den Tisch aus, den Sie exportieren wollen.

   Leider können Sie nicht mehr als einen Tisch sofort exportieren. Jedoch können Sie gerade einen Teil eines Tisches exportieren. Eine Weise zu tun soll dieser teilweise Export den Tisch öffnen, und dann die Reihen auswählen, die Sie exportieren wollen. (Sobald Sie den Exportprozess anfangen, sehen Sie eine Auswahl, die Sie gerade die ausgewählten Reihen exportieren lässt. ) Können Sie auch eine Abfrage schaffen, die gerade die Reihen bekommt, die Sie wollen. Sie können die Anfragenergebnisse exportieren, indem Sie die Abfrage in der Navigationsfensterscheibe statt des zu Grunde liegenden Tisches auswählen.

2. Klicken Sie auf den Knopf, der dem Typ der Datei entspricht, die Sie exportieren wollen.

   Wenn Sie ein Format wählen, startet Zugang den Exportzauberer (Abbildung 10-8).

   
   Abbildung 10-8. Der Exportzauberer ändert sich abhängig vom Exportformat verwenden Sie. Aber der erste Schritt immer, um Ihre Datei aufzupicken, und dann die Exportoptionen gezeigt hier zu setzen. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 25 % [?]

Da Sie Information von anderen Dateien importieren und sie in Ihrer Datenbank knallen lassen können, können Sie auch die vorhandene Information nehmen und sie zu einem anderen Format verladen. Sie werden meistenteils garantieren, dass dieser Schritt, eine andere Person oder Programm zu lassen, ihre Hände auf Ihre Information bekommt, ohne Zugang durchgehen zu müssen.

Wenn Sie Ihre Daten exportieren, können Sie alle gleich Formate verwenden, plus die Sie in einer Importoperation, noch einige verwenden können. Hier ist ein Bericht der populärsten Wahlen:

• Zugang. Überträgt den Zugriffstisch (oder ein verschiedener Typ des Gegenstands) zu einer anderen Zugriffsdatenbankdatei. Diese Eigenschaft ist nicht so stark, wie das Importieren des Zugangs protestiert, weil Sie auf einen Gegenstand auf einmal beschränkt werden. Deshalb verwenden Leute es als häufig nicht.

• Hervorragen. Stellt die Daten in die Zellen eines Übertreffen Arbeitsblattes. Vollkommen, wenn Sie die Werkzeuge des Ex-Mobils verwenden wollen, um eine Verkaufstendenz zu analysieren oder eine Gewinnkarte zu planen.

• Wort. Stellt die Daten in ein Wortdokument, jede Säule mit Etiketten und jede Linie mit einer harten Rückkehr trennend. Dieses Format reist sehr ab, um gewünscht zu werden, weil es schwierig ist, die Daten nach der Tatsache im Wort umzuordnen. (Eine nettere Exporteigenschaft würde die Berichtsdaten in einen Worttisch stellen, der es viel leichter machen würde, damit zu arbeiten. )

• PDF oder XPS. Schafft eine druckbereite PDF Datei mit der genauen Formatierung und dem Lay-Out, das Sie sehen würden, ob Sie den Tisch Ihrem Drucker gesandt haben. Unterschiedlich ragen Hervor oder Wortdokumente, Sie können nicht einen PDF fileyou're beschränkt auf die Prüfung des Berichts und das Ausdrucken es editieren.

  ---

  Zeichen: Der PDF oder die XPS Auswahl erscheinen nur, wenn Sie eine freie Zusatzfunktion für das Büro installiert haben. Abschnitt 8.2.3 beschreibt, wie man ihn bekommt.
  

  ---

• HTML-Dokument. Schafft eine webbereite HTML-Webseite, die Sie zu einer Website oder einem Firmenintranet anschlagen können. Das HTML-Format, das Zugang erzeugt, ist bemerkenswert Ihrem echten, gedruckten Bericht ähnlich.

• Textdatei. Lädt die Daten in eine Klartext-Datei mit Etiketten ab, und Räume haben gepflegt, die Daten einzuordnen. Sie verlieren Farben, Schriftarten, Grenzen, und andere Formatierungsdetails. Dieses Format ist nicht sehr usefulthink davon als ein letzter Ausweg, um Daten einem anderen Programm wenn keine der anderen Exportoptionsarbeit zu übertragen.

• XML Datei. Spart die Daten in einem Text.xml Datei ohne jede Formatierung. Diese Auswahl hat Sinn, wenn Sie eine Art automatisiertes Programm verwenden, das die exportierte XML Datei lesen und die Daten bearbeiten kann.

Beliebtheit: 25 % [?]

Textdateien sind der kleinste gemeinsame Nenner für den Datenaustausch. Wenn Sie ein Programm verwenden, das Dateizugang schafft, kann nicht importieren, dann kann Klartext Ihre einzige Allee sein.

Wieder fangen Sie an, indem Sie Ihre Datei wählen, und dann wählen, wie Sie die Information zu Ihrer Datenbank hinzufügen wollen. Dann nimmt der Importzauberer Sie durch noch einige Schritte:

1. Geben Sie den Typ der Textdatei an.

   Zugang kann von zwei Typen von Textdateien importieren:

   • Abgegrenzte Textdateien verwenden eine Art Separator, um anzuzeigen, wo jedes Feld endet. Zum Beispiel sind Joe, Piscapone, 43 eine Linie des Textes Sie können in einem abgegrenzten Textfileit's drei durch Kommas getrennte Feldwerte finden.

   • Textdateien der festen Breite trennen eine Aufzeichnung in getrennte Felder durch die Position. Jedes Feld hat eine bestimmte Anzahl von Charakteren, die ihm zugeteilt sind, und wenn Sie sie alle nicht verwenden, dann füllt Zugang den restlichen Raum (herauf bis das folgende Feld) mit Raumcharakteren.

   Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 26 % [?]

Um von einer Übertreffen Datei zu importieren, sollten Ihre Daten in einem grundlegenden Tisch organisiert werden. Ideal haben Sie Säulenkopfstücke, die die Felder in Ihrer Datenbank vergleichen. Sie sollten irgendwelche Daten zurechtmachen, die Sie nicht importieren wollen (wie andere Zellen unter dem Tisch, die nicht ein Teil des Tisches sind). Sie sollten auch umziehen Werte haben gerechnet das Verwenden Übertreffen Formeln. (Wie Sie im Abschnitt 2.5.5 erfahren haben, sollten Sie nicht berechnete Werte in einem Tisch versorgen, weil sie die Gefahr von inkonsequenten Daten einführen. )

Sobald Sie einen aufgeräumten Tisch von Daten in einer Übertreffen Datei haben, sind Sie bereit, den Importprozess anzufangen:

1. Wählen Sie Außendatenimport Übertreffen, wählen Ihren, Datei Übertreffen, und dann anzugeben, wie Sie die importierte Information zu Ihrer Datenbank hinzufügen wollen. Dann OK klicken.

   Sie haben erfahren, wie man diese Entscheidungen in Schritten 1 bis 3 im Abschnitt 10.3.2 trifft.

2. Wählen Sie das Arbeitsblatt, das Ihre Daten (Abbildung 10-5) aufnimmt.

   Übertreffen Sie Dateien, oder Betriebsanleitungen, beginnen Sie mit drei Arbeitsblättern. Die meisten Menschen plumpsen ihre Daten auf dem ersten, der Sheet1 am Anfang genannt wird. Wenn Sie ein Übertreffen Experte sind, dann könnten Sie eine Abteilung eines komplizierteren Arbeitsblattes als eine genannte Reihe benannt haben. Wenn so, Sie können aufpicken, der Reihe von der Liste genannt hat.

3. Klicken Sie auf Next.

4. Wenn Ihr, Daten Übertreffen, eine Reihe mit Säulenkopfstücken hat, dann wählen Sie die 1. Reihe Enthält Säulenkopfstücke.

   Diese Kopfstücke werden der Startpunkt für Ihre Feldnamen. Wenn Sie nicht wählen, Enthält die 1. Reihe Säulenkopfstücke, dann ragen Sie Hervor behandelt die erste Reihe als eine gewöhnliche Aufzeichnung.

5. Klicken Sie auf Next. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 26 % [?]

Egal was Typ von Daten, die Sie importieren wollen, Sie dieselben grundlegenden Schritte durchgehen werden. Hier ist eine Übersicht:

1. In der Außendatenimportabteilung des Zierbandes, klicken Sie auf den Knopf, der dem Typ der Datei entspricht, die Sie importieren wollen.

   Wenn Sie ein Format wählen, startet Zugang den Importzauberer (Abbildung 10-4).

2. Geben Sie den Namen der Datei ein, die Sie importieren wollen.

   Wenn Sie sich an den Dateipfad nicht erinnern (oder Sie ihn gerade mit der Hand nicht eintippen wollen), dann klicken Sie auf Browse, und dann schiffen Sie zum richtigen Platz im Fenster File Open. Sobald Sie die Datei finden, darauf doppelklicken.

3. Wählen Sie, wohin man den importierten Inhalt in Ihre Datenbank legt.

   Sie haben drei mögliche Wahlen, um Ihre Daten zu legen. Abhängig vom Dateiformat, das Sie, alle verwenden, die diese nicht verfügbar sein können.

   • Schaffen Sie einen neuen Tisch. Diese Auswahl schafft einen frischen neuen Tisch für die Daten, die Sie importieren, der Sie das Kopfweh des Sorgens über widerstreitende Aufzeichnungen rettet. Jedoch, wenn ein Tisch desselben Namens bereits in der Zugriffsdatenbank besteht, dann wischt diese Auswahl es weg. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 25 % [?]

Den größten Teil der Zeit werden Sie Daten importieren es ist in einem dieser fünf Standardformate:

• Zugang. Wenn Sie diese Auswahl verwenden, führen Sie eine Konvertierung nicht durch. Statt dessen nehmen Sie einen Datenbankgegenstand von einer anderen Zugriffsdatenbankdatei, und kopieren sie in die aktuelle Datenbank.

• Hervorragen. Zieht die Daten von einem Übertreffen Spreadsheet.

• Liste von SharePoint. Zieht die Daten von einer Liste es wird auf einem Server von SharePoint (der großer Firmengebrauch veranstaltet, Arbeitern zu helfen, zusammenzuarbeiten). Sie brauchen nicht Information von SharePoint zu importieren, um damit zu arbeiten. Sie können auch Listen von SharePoint direkt im Zugang editieren. Zugang 2007: Das Fehlende Handbuch hat viel mehr über das Bekommen des Zugangs und SharePoint, um zusammenzuarbeiten.

• Textdatei. Zieht die Daten aus einer Klartext-Datei. Gewöhnlich verwenden Klartext-Dateien eine Art Charakter (wie ein Komma), um Feldwerte zu trennen. Dieses allgemein verstandene Format hat durch viele Programme einschließlich so etwa jedes Stückes der jemals schriftlichen Spreadsheet-Software unterstützt. Wenn er diese Auswahl verwendet, sieht Zugang die Textdatei an, weil es versucht sich zu belaufen, wie es organisiert wird. Jedoch bekommen Sie die Chance, den Buckel zu bestätigen oder zu korrigieren, bevor Sie irgendwelche Daten, wie beschrieben, im Abschnitt 10.3.4 importieren.

• XML Datei. Zieht die Daten aus einer strukturierten XML Datei. XML ist ein Quer-Plattform-Format, das verwendet ist, um jeden Typ der Information zu vertreten.

Die Taste More verwendend, werden Sie mehrer anderen, exotischere Importwahlen finden:

• ODBC Datenbank. Die Griff-Information von so etwa jedem Datenbankprodukt, vorausgesetzt dass es einen ODBC Fahrer hat. Diese Auswahl arbeitet besonders gut, wenn Sie Daten aus einer Datenbank der Server-Seite des hohen Endes wie Orakel, SQL Server, oder MySQL bekommen müssen.

• HTML-Dokument. Extrakt-Information von einer Liste oder einem Tisch in einer HTML-Webseite. Seit dem HTML ein Standard ist es notorisch lose (und zuweilen völlig schlampig), Sie sollten versuchen, diese Auswahl zu vermeiden. Sie werden wahrscheinlich Importieren-Probleme haben.

• Meinungsmappe. Zieht Information aus einer Mappe im Meinungs- oder Meinungsschnellzug.

• DBase-Datei, Paradox-Datei, und Lotus 1-2-3 Datei. Zieht Information aus einer mit einem dieser Paläolithischen Programme geschaffenen Datei.

Beliebtheit: 24 % [?]

Obwohl die Zwischenablage-Cut-And-Paste-Annäherung ordentlich ist, läuft sie nicht immer gut. Wenn Sie Daten zu einer Datei exportieren müssen und Sie das entsprechende Programm auf Ihrem Computer nicht installieren lassen (oder Sie gerade zur Sorge nicht wollen, die es führt), dann brauchen Sie eine verschiedene Weise, Ihre Information zu übertragen. Ähnlich, wenn Sie Daten vom Web oder bezaubernde Information aus einem Programm herunterladen, das Windows-Ausschneiden und Einfugen nicht unterstützt, brauchen Sie die flügge Zugriffsimporteigenschaft.

Als Microsoft Zugang 2007 entworfen hat, haben sie ein schönes Bit der Zeit ausgegeben, den Import machend, und Export zeigt klarer und aufrichtiger. Heutzutage können Sie tun das ganze Importieren und das Exportieren von Ihnen wollen von einem einzelnen Zierband-Etikett, das Außendaten (Abbildung 10-3) genannt wird.

Abbildung 10-3. Die Registerkarte-Importabteilung External Data lässt Sie Pfeife-Daten in den Zugang, eine Vielfalt von Formaten verwendend. Die Exportabteilung tut den reverseit nimmt Ihren Tisch, und exportiert es in einem Bündel von verschiedenen Geschmäcken.

Zeichen: Der Import und die Exportabteilungen haben zum Zugang leichte Knöpfe für die populärsten Dateiformate. Wenn Sie nicht sehen, was Sie wollen, dann klicken Sie auf die Taste More, um eine ausgebreitete Liste von Wahlen zu sehen.

Ob Sie importieren oder Daten exportieren, ist der Prozess im Wesentlichen dasselbe. Sie antworten auf einige Fragen darüber, welche Datei Sie verwenden wollen, und wie Sie die Konvertierung machen wollen, und dann Zugang Ihr Gebot tut.

Sobald Sie beenden, einen Import oder Exportoperation durchzuführen, gibt Zugang Ihnen die Auswahl, alle Ihre Schritte zu sparen. Wenn Sie tun, können Sie sie später wiederverwenden. Diese Methode eine große Weise, Zeit zu sparen, wenn Sie denselben Export durchführen oder Prozess wieder importieren müssen (wie, wenn Sie einige Daten jeden Tag importieren, oder eine Zusammenfassung am Ende jedes Monats exportieren müssen).

Beliebtheit: 25 % [?]

Sie können Information vom Zugang in ein anderes Programm leicht genug kopieren, aber Sie nehmen wahrscheinlich nicht an im Stande zu sein, die Rückseite zu tun. Immerhin ist eine Datenbank eine strenge, streng strukturierte Sammlung der Information. Wenn Sie versuchen, einen Tisch aus einem Textverarbeitungsprogramm zu kopieren, dann werden Sie an Lebensinformation wie die Datentypen jeder Säule Mangel haben. Deshalb erlaubt Zugang es nicht.

Jedoch macht Zugang eine spezielle Ausnahme für jedermanns Lieblingsspreadsheet-Programm, Hervorragen. Sie können kopieren eine Auswahl an Zellen darin ragen Hervor, und kleben sie dann in den Zugang auf, um einen neuen Tisch zu schaffen. Diese Verfahren-Arbeiten, weil Hervorragen, unterscheiden wirklich zwischen verschiedenen Typen von Daten (obwohl es fast so nicht pingelig ist wie Zugang). Übertreffen Sie zum Beispiel Vergnügen-Zahlen, Daten, Text, und WAHRE/FALSCHE Werte verschieden.

Hier ist, wie man diese Eigenschaft verwendet:

1. Darin Übertreffen, wählen die Zellen aus, die Sie kopieren wollen.

   Wenn Ihr Spreadsheet Säulentitel einschließt, dann schließen Sie jene Kopfbälle in die Auswahl ein. Zugang kann die Titel als Feldnamen verwenden.

   ---

   Zeichen: Es ist egal, welche Version dessen Sie Übertreffen, beschwindeln havethis Arbeiten mit ihnen allen.
   

   ---

2. Erfolg Ctrl+C, um Ihre Auswahl zu kopieren.

3. Schalten Sie auf den Zugang um.

4. Klicken Sie überall in der Navigationsfensterscheibe, und dann drücken Sie Ctrl+V.

   Zugang bemerkt, dass Sie versuchen, eine Gruppe dessen aufzukleben, Übertreffen Zellen, und er versucht, sie in einen Tisch umzugestalten. Erstens fragt es, ob die erste Reihe in Ihrer Auswahl Säulentitel einschließt.

5. Wenn Sie die Säulentitel im Schritt 1 ausgewählt haben, dann wählen Sie Ja. Wählen Sie sonst Nein.

   Wenn Sie wählen Ja, dann braucht Zugang nicht zufälliges Feld namesinstead zu schaffen, es kann Ihre Kopfbälle verwenden.

   Zugang schafft einen neuen Tisch, um sich mit den neuen Daten zu befassen. Dieser Tisch hat nach der Übertreffen Platte genannt. Wenn Ihre Platte Sheet1 genannt hat (wie so viele darin sind, ragen Hervor), Sie haben jetzt einen Sheet1 Tisch.

   Sobald Zugang den Teig beendet, zeigt er eine Bestätigungsmeldung, um Ihnen mitzuteilen, alles wird erfolgreich beendet.

6. OK klicken.

   Jetzt können Sie Ihren Tisch raffinieren, um sich zu überzeugen, die Datentypen und Feldnamen sind genau, was Sie wollen.

Beliebtheit: 26 % [?]

Zugang lässt Sie eine Auswahl an Reihen oder einem kompletten Tisch zu einem anderen Programm kopieren, ohne die Schlägerei des Exportzauberers durchzugehen. Zugang kopiert diese Reihen zur Zwischenablage als ein intelligenter Gegenstand, der es in eine Vielfalt von softwarefreundlichen Formaten umwandeln kann. Sie können sie aufkleben, wie Zellen, HTML-Text (die Formatierungssprache des Webs), oder RichText (ein Formatierungsstandard Übertreffen, der von Microsoft geschaffen ist und durch alle Haupttextverarbeitungsprogramme unterstützt ist). Da HTML und RichText so weit unterstützt werden, werden Sie fast ein Problem nie haben, Ihre Reihen in ein anderes Programm kopierend, wenn Sie diese Technik verwenden.

Hier ist, wie man es erprobt:

1. Wenn Sie einen kompletten Tisch kopieren wollen, dann, in der Navigationsfensterscheibe, wählen den Tisch aus. Wenn Sie nur einige Reihen kopieren wollen, dann wählen Sie sie in der Ansicht von Datasheet, wie gezeigt, in der Abbildung 10-1 aus.

   Sie werden auf das Kopieren von Tischen nicht beschränkt. Sie können auch Ergebnisse einer Abfrage kopieren. Wählen Sie gerade die Abfrage in der Navigationsfensterscheibe aus. Sie können nicht Berichte oder Formen jedoch kopieren.

   Wenn Sie Reihen oder einen kompletten Tisch kopieren, nimmt Zugang Ihre Säule, die Einstellungen (Abschnitt 3.1.4) in die Rechnung verbirgt. Wenn Sie eine Säule verborgen haben, so erscheint es im datasheet nicht (durch das Auswählen davon, und dann die Auswahl von Hausaufzeichnungen Mehr Säulen Verbirgt), kopiert Zugang es zur Zwischenablage nicht. Diese Technik hilft Ihnen, Information auszulassen, die Sie nicht kopieren wollen.

   
   Abbildung 10-1. Wenn Sie Reihen im datasheet auswählen, klicken Sie auf den grauen Rand gerade links von der ersten Reihe, die Sie auswählen wollen. Dann ziehen Sie herunter, um so viele Reihen auszuwählen, wie Sie wollen. Wenn Sie Ihre Hand von der Maus nicht nehmen wollen, dann können Sie diese Reihen kopieren, indem Sie den Schlüssel von Ctrl unterdrücken, und einer von ihnen rechts anklicken. Dann, vom Kontextmenü, wählen Sie Kopie.

   Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 25 % [?]

Jeder, der viel Zeit verbracht hat, einen Windows-Computer verwendend, ist mit der Zwischenablage ein Behälter hinter den Kulissen vertraut, der provisorisch Information versorgt, so können Sie es von einem Programm bis einen anderen übertragen. Die Zwischenablage verwendend, können Sie einen Schnipsel des Textes in einem Wortdokument kopieren, und es dann in ein Feld in einem Zugriffstisch, oder umgekehrt aufkleben. Dass viel leicht ist. Aber Sie begreifen wahrscheinlich nicht, dass Sie einen kompletten Tisch der Information kopieren können.

Bevor Sie diesen Trick erproben, müssen Sie zwei Schlüsseltatsachen über die Zwischenablage verstehen:

• Die Zwischenablage kann viele verschiedene Typen der Information versorgen. Den größten Teil der Zeit verwenden Sie es, um Klartext zu kopieren. Jedoch abhängig vom Programm, das Sie verwenden, konnten Sie auch Gestalten, Bilder, Tabellen, und mehr kopieren.

• Einige Typen der Information können sie zu anderen Typen umwandeln. Wenn Sie kopieren, eine Auswahl an Zellen darin ragen Hervor, dann können Sie sie als ein formatierter Tisch in einem Textverarbeitungsprogramm wie Wort oder WordPerfect aufkleben. Wenn Sie ein Diagramm in Visio dann kopieren, können Sie ihn als ein Bild in Farbe aufkleben. In beiden Beispielen kopieren Sie ein Spezialtyp des Gegenstands (Übertreffen Sie Zellen oder ein Diagramm von Visio) zur Windows-Zwischenablage. Jedoch kann dieser Gegenstand es degradieren, wenn er muss. Sie können eine flügge Kopie des Gegenstands im ursprünglichen Programm aufkleben, ohne irgendetwas zu verlieren, oder Sie können aufkleben und es zu etwas Einfacherem in einem weniger starken Programm umwandeln.

Diese Flexibilität ist das Geheimnis zu überwechselnden Daten zu und vom Zugang. Die folgenden Abteilungen erklären, wie es arbeitet.

Beliebtheit: 39 % [?]

Um eine Exportoperation durchzuführen, folgen Sie diesen Schritten:

1. In der Navigationsfensterscheibe, wählen Sie den Tisch aus, den Sie exportieren wollen.

   Leider können Sie nicht mehr als einen Tisch sofort exportieren. Jedoch können Sie gerade einen Teil eines Tisches exportieren. Eine Weise zu tun soll dieser teilweise Export den Tisch öffnen, und dann die Reihen auswählen, die Sie exportieren wollen. (Sobald Sie den Exportprozess anfangen, sehen Sie eine Auswahl, die Sie gerade die ausgewählten Reihen exportieren lässt. ) Können Sie auch eine Abfrage schaffen, die gerade die Reihen bekommt, die Sie wollen. Sie können die Anfragenergebnisse exportieren, indem Sie die Abfrage in der Navigationsfensterscheibe statt des zu Grunde liegenden Tisches auswählen.

2. Klicken Sie auf den Knopf, der dem Typ der Datei entspricht, die Sie exportieren wollen.

   Wenn Sie ein Format wählen, startet Zugang den Exportzauberer (Abbildung 10-8).

   
   Abbildung 10-8. Der Exportzauberer ändert sich abhängig vom Exportformat verwenden Sie. Aber der erste Schritt immer, um Ihre Datei aufzupicken, und dann die Exportoptionen gezeigt hier zu setzen. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 25 % [?]

Da Sie Information von anderen Dateien importieren und sie in Ihrer Datenbank knallen lassen können, können Sie auch die vorhandene Information nehmen und sie zu einem anderen Format verladen. Sie werden meistenteils garantieren, dass dieser Schritt, eine andere Person oder Programm zu lassen, ihre Hände auf Ihre Information bekommt, ohne Zugang durchgehen zu müssen.

Wenn Sie Ihre Daten exportieren, können Sie alle gleich Formate verwenden, plus die Sie in einer Importoperation, noch einige verwenden können. Hier ist ein Bericht der populärsten Wahlen:

• Zugang. Überträgt den Zugriffstisch (oder ein verschiedener Typ des Gegenstands) zu einer anderen Zugriffsdatenbankdatei. Diese Eigenschaft ist nicht so stark, wie das Importieren des Zugangs protestiert, weil Sie auf einen Gegenstand auf einmal beschränkt werden. Deshalb verwenden Leute es als häufig nicht.

• Hervorragen. Stellt die Daten in die Zellen eines Übertreffen Arbeitsblattes. Vollkommen, wenn Sie die Werkzeuge des Ex-Mobils verwenden wollen, um eine Verkaufstendenz zu analysieren oder eine Gewinnkarte zu planen.

• Wort. Stellt die Daten in ein Wortdokument, jede Säule mit Etiketten und jede Linie mit einer harten Rückkehr trennend. Dieses Format reist sehr ab, um gewünscht zu werden, weil es schwierig ist, die Daten nach der Tatsache im Wort umzuordnen. (Eine nettere Exporteigenschaft würde die Berichtsdaten in einen Worttisch stellen, der es viel leichter machen würde, damit zu arbeiten. )

• PDF oder XPS. Schafft eine druckbereite PDF Datei mit der genauen Formatierung und dem Lay-Out, das Sie sehen würden, ob Sie den Tisch Ihrem Drucker gesandt haben. Unterschiedlich ragen Hervor oder Wortdokumente, Sie können nicht einen PDF fileyou're beschränkt auf die Prüfung des Berichts und das Ausdrucken es editieren.

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  Zeichen: Der PDF oder die XPS Auswahl erscheinen nur, wenn Sie eine freie Zusatzfunktion für das Büro installiert haben. Abschnitt 8.2.3 beschreibt, wie man ihn bekommt.
  

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• HTML-Dokument. Schafft eine webbereite HTML-Webseite, die Sie zu einer Website oder einem Firmenintranet anschlagen können. Das HTML-Format, das Zugang erzeugt, ist bemerkenswert Ihrem echten, gedruckten Bericht ähnlich.

• Textdatei. Lädt die Daten in eine Klartext-Datei mit Etiketten ab, und Räume haben gepflegt, die Daten einzuordnen. Sie verlieren Farben, Schriftarten, Grenzen, und andere Formatierungsdetails. Dieses Format ist nicht sehr usefulthink davon als ein letzter Ausweg, um Daten einem anderen Programm wenn keine der anderen Exportoptionsarbeit zu übertragen.

• XML Datei. Spart die Daten in einem Text.xml Datei ohne jede Formatierung. Diese Auswahl hat Sinn, wenn Sie eine Art automatisiertes Programm verwenden, das die exportierte XML Datei lesen und die Daten bearbeiten kann.

Beliebtheit: 25 % [?]

Textdateien sind der kleinste gemeinsame Nenner für den Datenaustausch. Wenn Sie ein Programm verwenden, das Dateizugang schafft, kann nicht importieren, dann kann Klartext Ihre einzige Allee sein.

Wieder fangen Sie an, indem Sie Ihre Datei wählen, und dann wählen, wie Sie die Information zu Ihrer Datenbank hinzufügen wollen. Dann nimmt der Importzauberer Sie durch noch einige Schritte:

1. Geben Sie den Typ der Textdatei an.

   Zugang kann von zwei Typen von Textdateien importieren:

   • Abgegrenzte Textdateien verwenden eine Art Separator, um anzuzeigen, wo jedes Feld endet. Zum Beispiel sind Joe, Piscapone, 43 eine Linie des Textes Sie können in einem abgegrenzten Textfileit's drei durch Kommas getrennte Feldwerte finden.

   • Textdateien der festen Breite trennen eine Aufzeichnung in getrennte Felder durch die Position. Jedes Feld hat eine bestimmte Anzahl von Charakteren, die ihm zugeteilt sind, und wenn Sie sie alle nicht verwenden, dann füllt Zugang den restlichen Raum (herauf bis das folgende Feld) mit Raumcharakteren.

   Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 26 % [?]

Um von einer Übertreffen Datei zu importieren, sollten Ihre Daten in einem grundlegenden Tisch organisiert werden. Ideal haben Sie Säulenkopfstücke, die die Felder in Ihrer Datenbank vergleichen. Sie sollten irgendwelche Daten zurechtmachen, die Sie nicht importieren wollen (wie andere Zellen unter dem Tisch, die nicht ein Teil des Tisches sind). Sie sollten auch umziehen Werte haben gerechnet das Verwenden Übertreffen Formeln. (Wie Sie im Abschnitt 2.5.5 erfahren haben, sollten Sie nicht berechnete Werte in einem Tisch versorgen, weil sie die Gefahr von inkonsequenten Daten einführen. )

Sobald Sie einen aufgeräumten Tisch von Daten in einer Übertreffen Datei haben, sind Sie bereit, den Importprozess anzufangen:

1. Wählen Sie Außendatenimport Übertreffen, wählen Ihren, Datei Übertreffen, und dann anzugeben, wie Sie die importierte Information zu Ihrer Datenbank hinzufügen wollen. Dann OK klicken.

   Sie haben erfahren, wie man diese Entscheidungen in Schritten 1 bis 3 im Abschnitt 10.3.2 trifft.

2. Wählen Sie das Arbeitsblatt, das Ihre Daten (Abbildung 10-5) aufnimmt.

   Übertreffen Sie Dateien, oder Betriebsanleitungen, beginnen Sie mit drei Arbeitsblättern. Die meisten Menschen plumpsen ihre Daten auf dem ersten, der Sheet1 am Anfang genannt wird. Wenn Sie ein Übertreffen Experte sind, dann könnten Sie eine Abteilung eines komplizierteren Arbeitsblattes als eine genannte Reihe benannt haben. Wenn so, Sie können aufpicken, der Reihe von der Liste genannt hat.

3. Klicken Sie auf Next.

4. Wenn Ihr, Daten Übertreffen, eine Reihe mit Säulenkopfstücken hat, dann wählen Sie die 1. Reihe Enthält Säulenkopfstücke.

   Diese Kopfstücke werden der Startpunkt für Ihre Feldnamen. Wenn Sie nicht wählen, Enthält die 1. Reihe Säulenkopfstücke, dann ragen Sie Hervor behandelt die erste Reihe als eine gewöhnliche Aufzeichnung.

5. Klicken Sie auf Next. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 26 % [?]

Egal was Typ von Daten, die Sie importieren wollen, Sie dieselben grundlegenden Schritte durchgehen werden. Hier ist eine Übersicht:

1. In der Außendatenimportabteilung des Zierbandes, klicken Sie auf den Knopf, der dem Typ der Datei entspricht, die Sie importieren wollen.

   Wenn Sie ein Format wählen, startet Zugang den Importzauberer (Abbildung 10-4).

2. Geben Sie den Namen der Datei ein, die Sie importieren wollen.

   Wenn Sie sich an den Dateipfad nicht erinnern (oder Sie ihn gerade mit der Hand nicht eintippen wollen), dann klicken Sie auf Browse, und dann schiffen Sie zum richtigen Platz im Fenster File Open. Sobald Sie die Datei finden, darauf doppelklicken.

3. Wählen Sie, wohin man den importierten Inhalt in Ihre Datenbank legt.

   Sie haben drei mögliche Wahlen, um Ihre Daten zu legen. Abhängig vom Dateiformat, das Sie, alle verwenden, die diese nicht verfügbar sein können.

   • Schaffen Sie einen neuen Tisch. Diese Auswahl schafft einen frischen neuen Tisch für die Daten, die Sie importieren, der Sie das Kopfweh des Sorgens über widerstreitende Aufzeichnungen rettet. Jedoch, wenn ein Tisch desselben Namens bereits in der Zugriffsdatenbank besteht, dann wischt diese Auswahl es weg. Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

Beliebtheit: 25 % [?]

Den größten Teil der Zeit werden Sie Daten importieren es ist in einem dieser fünf Standardformate:

• Zugang. Wenn Sie diese Auswahl verwenden, führen Sie eine Konvertierung nicht durch. Statt dessen nehmen Sie einen Datenbankgegenstand von einer anderen Zugriffsdatenbankdatei, und kopieren sie in die aktuelle Datenbank.

• Hervorragen. Zieht die Daten von einem Übertreffen Spreadsheet.

• Liste von SharePoint. Zieht die Daten von einer Liste es wird auf einem Server von SharePoint (der großer Firmengebrauch veranstaltet, Arbeitern zu helfen, zusammenzuarbeiten). Sie brauchen nicht Information von SharePoint zu importieren, um damit zu arbeiten. Sie können auch Listen von SharePoint direkt im Zugang editieren. Zugang 2007: Das Fehlende Handbuch hat viel mehr über das Bekommen des Zugangs und SharePoint, um zusammenzuarbeiten.

• Textdatei. Zieht die Daten aus einer Klartext-Datei. Gewöhnlich verwenden Klartext-Dateien eine Art Charakter (wie ein Komma), um Feldwerte zu trennen. Dieses allgemein verstandene Format hat durch viele Programme einschließlich so etwa jedes Stückes der jemals schriftlichen Spreadsheet-Software unterstützt. Wenn er diese Auswahl verwendet, sieht Zugang die Textdatei an, weil es versucht sich zu belaufen, wie es organisiert wird. Jedoch bekommen Sie die Chance, den Buckel zu bestätigen oder zu korrigieren, bevor Sie irgendwelche Daten, wie beschrieben, im Abschnitt 10.3.4 importieren.

• XML Datei. Zieht die Daten aus einer strukturierten XML Datei. XML ist ein Quer-Plattform-Format, das verwendet ist, um jeden Typ der Information zu vertreten.

Die Taste More verwendend, werden Sie mehrer anderen, exotischere Importwahlen finden:

• ODBC Datenbank. Die Griff-Information von so etwa jedem Datenbankprodukt, vorausgesetzt dass es einen ODBC Fahrer hat. Diese Auswahl arbeitet besonders gut, wenn Sie Daten aus einer Datenbank der Server-Seite des hohen Endes wie Orakel, SQL Server, oder MySQL bekommen müssen.

• HTML-Dokument. Extrakt-Information von einer Liste oder einem Tisch in einer HTML-Webseite. Seit dem HTML ein Standard ist es notorisch lose (und zuweilen völlig schlampig), Sie sollten versuchen, diese Auswahl zu vermeiden. Sie werden wahrscheinlich Importieren-Probleme haben.

• Meinungsmappe. Zieht Information aus einer Mappe im Meinungs- oder Meinungsschnellzug.

• DBase-Datei, Paradox-Datei, und Lotus 1-2-3 Datei. Zieht Information aus einer mit einem dieser Paläolithischen Programme geschaffenen Datei.

Beliebtheit: 24 % [?]

Obwohl die Zwischenablage-Cut-And-Paste-Annäherung ordentlich ist, läuft sie nicht immer gut. Wenn Sie Daten zu einer Datei exportieren müssen und Sie das entsprechende Programm auf Ihrem Computer nicht installieren lassen (oder Sie gerade zur Sorge nicht wollen, die es führt), dann brauchen Sie eine verschiedene Weise, Ihre Information zu übertragen. Ähnlich, wenn Sie Daten vom Web oder bezaubernde Information aus einem Programm herunterladen, das Windows-Ausschneiden und Einfugen nicht unterstützt, brauchen Sie die flügge Zugriffsimporteigenschaft.

Als Microsoft Zugang 2007 entworfen hat, haben sie ein schönes Bit der Zeit ausgegeben, den Import machend, und Export zeigt klarer und aufrichtiger. Heutzutage können Sie tun das ganze Importieren und das Exportieren von Ihnen wollen von einem einzelnen Zierband-Etikett, das Außendaten (Abbildung 10-3) genannt wird.

Abbildung 10-3. Die Registerkarte-Importabteilung External Data lässt Sie Pfeife-Daten in den Zugang, eine Vielfalt von Formaten verwendend. Die Exportabteilung tut den reverseit nimmt Ihren Tisch, und exportiert es in einem Bündel von verschiedenen Geschmäcken.

Zeichen: Der Import und die Exportabteilungen haben zum Zugang leichte Knöpfe für die populärsten Dateiformate. Wenn Sie nicht sehen, was Sie wollen, dann klicken Sie auf die Taste More, um eine ausgebreitete Liste von Wahlen zu sehen.

Ob Sie importieren oder Daten exportieren, ist der Prozess im Wesentlichen dasselbe. Sie antworten auf einige Fragen darüber, welche Datei Sie verwenden wollen, und wie Sie die Konvertierung machen wollen, und dann Zugang Ihr Gebot tut.

Sobald Sie beenden, einen Import oder Exportoperation durchzuführen, gibt Zugang Ihnen die Auswahl, alle Ihre Schritte zu sparen. Wenn Sie tun, können Sie sie später wiederverwenden. Diese Methode eine große Weise, Zeit zu sparen, wenn Sie denselben Export durchführen oder Prozess wieder importieren müssen (wie, wenn Sie einige Daten jeden Tag importieren, oder eine Zusammenfassung am Ende jedes Monats exportieren müssen).

Beliebtheit: 25 % [?]

Sie können Information vom Zugang in ein anderes Programm leicht genug kopieren, aber Sie nehmen wahrscheinlich nicht an im Stande zu sein, die Rückseite zu tun. Immerhin ist eine Datenbank eine strenge, streng strukturierte Sammlung der Information. Wenn Sie versuchen, einen Tisch aus einem Textverarbeitungsprogramm zu kopieren, dann werden Sie an Lebensinformation wie die Datentypen jeder Säule Mangel haben. Deshalb erlaubt Zugang es nicht.

Jedoch macht Zugang eine spezielle Ausnahme für jedermanns Lieblingsspreadsheet-Programm, Hervorragen. Sie können kopieren eine Auswahl an Zellen darin ragen Hervor, und kleben sie dann in den Zugang auf, um einen neuen Tisch zu schaffen. Diese Verfahren-Arbeiten, weil Hervorragen, unterscheiden wirklich zwischen verschiedenen Typen von Daten (obwohl es fast so nicht pingelig ist wie Zugang). Übertreffen Sie zum Beispiel Vergnügen-Zahlen, Daten, Text, und WAHRE/FALSCHE Werte verschieden.

Hier ist, wie man diese Eigenschaft verwendet:

1. Darin Übertreffen, wählen die Zellen aus, die Sie kopieren wollen.

   Wenn Ihr Spreadsheet Säulentitel einschließt, dann schließen Sie jene Kopfbälle in die Auswahl ein. Zugang kann die Titel als Feldnamen verwenden.

   ---

   Zeichen: Es ist egal, welche Version dessen Sie Übertreffen, beschwindeln havethis Arbeiten mit ihnen allen.
   

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2. Erfolg Ctrl+C, um Ihre Auswahl zu kopieren.

3. Schalten Sie auf den Zugang um.

4. Klicken Sie überall in der Navigationsfensterscheibe, und dann drücken Sie Ctrl+V.

   Zugang bemerkt, dass Sie versuchen, eine Gruppe dessen aufzukleben, Übertreffen Zellen, und er versucht, sie in einen Tisch umzugestalten. Erstens fragt es, ob die erste Reihe in Ihrer Auswahl Säulentitel einschließt.

5. Wenn Sie die Säulentitel im Schritt 1 ausgewählt haben, dann wählen Sie Ja. Wählen Sie sonst Nein.

   Wenn Sie wählen Ja, dann braucht Zugang nicht zufälliges Feld namesinstead zu schaffen, es kann Ihre Kopfbälle verwenden.

   Zugang schafft einen neuen Tisch, um sich mit den neuen Daten zu befassen. Dieser Tisch hat nach der Übertreffen Platte genannt. Wenn Ihre Platte Sheet1 genannt hat (wie so viele darin sind, ragen Hervor), Sie haben jetzt einen Sheet1 Tisch.

   Sobald Zugang den Teig beendet, zeigt er eine Bestätigungsmeldung, um Ihnen mitzuteilen, alles wird erfolgreich beendet.

6. OK klicken.

   Jetzt können Sie Ihren Tisch raffinieren, um sich zu überzeugen, die Datentypen und Feldnamen sind genau, was Sie wollen.

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Zugang lässt Sie eine Auswahl an Reihen oder einem kompletten Tisch zu einem anderen Programm kopieren, ohne die Schlägerei des Exportzauberers durchzugehen. Zugang kopiert diese Reihen zur Zwischenablage als ein intelligenter Gegenstand, der es in eine Vielfalt von softwarefreundlichen Formaten umwandeln kann. Sie können sie aufkleben, wie Zellen, HTML-Text (die Formatierungssprache des Webs), oder RichText (ein Formatierungsstandard Übertreffen, der von Microsoft geschaffen ist und durch alle Haupttextverarbeitungsprogramme unterstützt ist). Da HTML und RichText so weit unterstützt werden, werden Sie fast ein Problem nie haben, Ihre Reihen in ein anderes Programm kopierend, wenn Sie diese Technik verwenden.

Hier ist, wie man es erprobt:

1. Wenn Sie einen kompletten Tisch kopieren wollen, dann, in der Navigationsfensterscheibe, wählen den Tisch aus. Wenn Sie nur einige Reihen kopieren wollen, dann wählen Sie sie in der Ansicht von Datasheet, wie gezeigt, in der Abbildung 10-1 aus.

   Sie werden auf das Kopieren von Tischen nicht beschränkt. Sie können auch Ergebnisse einer Abfrage kopieren. Wählen Sie gerade die Abfrage in der Navigationsfensterscheibe aus. Sie können nicht Berichte oder Formen jedoch kopieren.

   Wenn Sie Reihen oder einen kompletten Tisch kopieren, nimmt Zugang Ihre Säule, die Einstellungen (Abschnitt 3.1.4) in die Rechnung verbirgt. Wenn Sie eine Säule verborgen haben, so erscheint es im datasheet nicht (durch das Auswählen davon, und dann die Auswahl von Hausaufzeichnungen Mehr Säulen Verbirgt), kopiert Zugang es zur Zwischenablage nicht. Diese Technik hilft Ihnen, Information auszulassen, die Sie nicht kopieren wollen.

   
   Abbildung 10-1. Wenn Sie Reihen im datasheet auswählen, klicken Sie auf den grauen Rand gerade links von der ersten Reihe, die Sie auswählen wollen. Dann ziehen Sie herunter, um so viele Reihen auszuwählen, wie Sie wollen. Wenn Sie Ihre Hand von der Maus nicht nehmen wollen, dann können Sie diese Reihen kopieren, indem Sie den Schlüssel von Ctrl unterdrücken, und einer von ihnen rechts anklicken. Dann, vom Kontextmenü, wählen Sie Kopie.

   Lesen Sie den Rest dieses Zugangs"

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Jeder, der viel Zeit verbracht hat, einen Windows-Computer verwendend, ist mit der Zwischenablage ein Behälter hinter den Kulissen vertraut, der provisorisch Information versorgt, so können Sie es von einem Programm bis einen anderen übertragen. Die Zwischenablage verwendend, können Sie einen Schnipsel des Textes in einem Wortdokument kopieren, und es dann in ein Feld in einem Zugriffstisch, oder umgekehrt aufkleben. Dass viel leicht ist. Aber Sie begreifen wahrscheinlich nicht, dass Sie einen kompletten Tisch der Information kopieren können.

Bevor Sie diesen Trick erproben, müssen Sie zwei Schlüsseltatsachen über die Zwischenablage verstehen:

• Die Zwischenablage kann viele verschiedene Typen der Information versorgen. Den größten Teil der Zeit verwenden Sie es, um Klartext zu kopieren. Jedoch abhängig vom Programm, das Sie verwenden, konnten Sie auch Gestalten, Bilder, Tabellen, und mehr kopieren.

• Einige Typen der Information können sie zu anderen Typen umwandeln. Wenn Sie kopieren, eine Auswahl an Zellen darin ragen Hervor, dann können Sie sie als ein formatierter Tisch in einem Textverarbeitungsprogramm wie Wort oder WordPerfect aufkleben. Wenn Sie ein Diagramm in Visio dann kopieren, können Sie ihn als ein Bild in Farbe aufkleben. In beiden Beispielen kopieren Sie ein Spezialtyp des Gegenstands (Übertreffen Sie Zellen oder ein Diagramm von Visio) zur Windows-Zwischenablage. Jedoch kann dieser Gegenstand es degradieren, wenn er muss. Sie können eine flügge Kopie des Gegenstands im ursprünglichen Programm aufkleben, ohne irgendetwas zu verlieren, oder Sie können aufkleben und es zu etwas Einfacherem in einem weniger starken Programm umwandeln.

Diese Flexibilität ist das Geheimnis zu überwechselnden Daten zu und vom Zugang. Die folgenden Abteilungen erklären, wie es arbeitet.

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